Hacer que los equipos de productos distribuidos trabajen de manera más eficiente con monday.com

(Este es un artículo patrocinado). La forma en que trabajan los equipos de productos está cambiando: la industria del software se está moviendo rápidamente hacia el trabajo remoto. Solo en los EE. UU., el 43 % de los estadounidenses empleados han pasado al menos algún tiempo trabajando de forma remota, y ese número ha aumentado constantemente en los últimos años. Muchos productos digitales exitosos en el mercado actual fueron diseñados y desarrollados por un equipo distribuido. Dichos equipos no tienen una oficina en el sentido tradicional. Todos eligen trabajar desde donde les gusta, tanto geográfica como funcionalmente (en un espacio de coworking, cafetería, oficina en casa, etc.).

Si bien un equipo de productos distribuidos puede sonar tentador para usted, crear un proceso de diseño efectivo en dicho equipo requiere mucho esfuerzo. La colaboración y la comunicación son dos de los desafíos más importantes que enfrentan los equipos distribuidos. Administrar un equipo distribuido requiere una comprensión de cómo operan las personas de su equipo, así como un conjunto de herramientas digitales que hacen que las operaciones del equipo sean lo más eficientes posible. Es por eso que invertir en la tecnología y las herramientas remotas adecuadas es tan importante para los gerentes de producto.

Si es un administrador de equipo que busca establecer un proceso de diseño sólido para un equipo distribuido, entonces este artículo es para usted. Encontrará siete de los desafíos más comunes que los equipos de productos distribuidos deben superar y aprenderá cómo una herramienta de administración de equipos llamada monday.com (anteriormente dapulse ) puede ayudarlos con eso.

1. Desarrollar una comprensión compartida de los objetivos de un proyecto

Cuando se trata de organizar un proceso de trabajo en un equipo remoto, uno de los objetivos clave es mantener a todo el equipo en sintonía. La gerencia necesita establecer metas y asegurarse de que todos en el equipo las entiendan y las acepten. Desarrollar la comprensión es especialmente importante para los equipos remotos porque la interacción tiende a ser más esporádica. Asegúrese de que todos en el equipo sepan lo siguiente:

• ¿Cuáles son los objetivos generales del proyecto? Cuando un equipo entiende claramente la estrategia del producto (lo que quiere construir y por qué), esa comprensión motiva el compromiso.

• ¿Qué se espera de ellos y cómo encajan en el panorama general? La gente quiere saber cuál es su papel en el proceso. Aunque todos los miembros del equipo profundizarán en los detalles cuando trabajen en un proyecto, comprender el panorama general les ayudará a concentrarse en lo que es realmente importante.

• ¿Qué están haciendo otras personas involucradas en el proyecto? Cada miembro del equipo debe tener visibilidad sobre en qué están trabajando los otros miembros del equipo.

Cuanto más sepan todos, mejor podrán trabajar en equipo.

Visualice el proceso de desarrollo de productos

Ayudar a todos en el equipo a saber qué se espera de ellos y cuándo es posible usar la función de monday.com llamada "línea de tiempo". La línea de tiempo hace que las tareas sean más visuales: los miembros del equipo podrán ver cuándo está programada cada tarea, cuánto tiempo llevará y cómo encaja en todo el proyecto. La herramienta le permite ver no solo en qué tareas están trabajando los miembros de su equipo, sino también cómo se distribuyen esas tareas a lo largo del tiempo. Es excelente para cuando algunas actividades dependen de otras (por ejemplo, los desarrolladores esperan maquetas de los diseñadores).

2. Administrar la carga de trabajo del equipo

Como le dirá cualquiera que haya trabajado alguna vez en un equipo remoto, el trabajo remoto es bastante diferente del trabajo cara a cara. A muchos gerentes de proyectos les resulta difícil administrar la carga de trabajo del equipo.

La mayoría de los equipos de productos utilizan software de seguimiento de proyectos para planificar y estimar su trabajo. Por lo general, un equipo preparará todo el trabajo en una lista de tareas, en la que cada tarea tiene una descripción de texto y un tiempo estimado. El mayor inconveniente de este enfoque es que no es muy representativo. Por ejemplo, los tableros Kanban, utilizados por muchos equipos de productos en la actualidad, no son muy representativos: es casi imposible comprender el orden en que se deben completar las tareas con un vistazo al tablero, especialmente cuando tienen dependencias.

Realice un seguimiento de todo lo que su equipo está trabajando

El costo de interacción (es decir, el esfuerzo cognitivo o físico requerido para completar una acción) juega un papel vital en la experiencia del usuario de un producto. Cuanto más esfuerzo se requiere para completar una operación, menos utilizable se vuelve la interfaz para el usuario final. Si el gerente de proyecto tiene que cambiar a diferentes productos para ver el progreso del equipo, eso creará una fricción innecesaria y dificultará que el equipo trabaje de manera eficiente.

monday.com reúne y muestra los datos de progreso de una manera lógica y comprensible. La herramienta tiene una característica llamada tablero. El tablero es donde todos los miembros del equipo pueden realizar un seguimiento de todo en lo que el equipo está trabajando. La principal ventaja del tablero es que permite a los gerentes de producto monitorear el progreso del equipo en tiempo real y ver instantáneamente quién está trabajando en qué y ver dónde están las cosas.

Comunicar el estado actual

Cada equipo necesita un mecanismo que facilite la comprensión de lo que sucede de un vistazo.

Una forma de resolver este problema es usar códigos de colores para diferentes elementos. La codificación por colores acelera la búsqueda visual porque permite a los usuarios filtrar rápidamente un objeto (u objetos) en particular al conocer el color asociado con él. monday.com utiliza códigos de colores para indicar el estado actual de una tarea. Por ejemplo, es fácil ver dónde se han atascado las cosas simplemente mirando el tablero y encontrando todas las tareas coloreadas en rojo.

Cree, modifique y asigne tareas con unos pocos clics

Agregar tareas en una herramienta de administración de proyectos no parece muy emocionante. En general, cuanto más tiempo lleve, menos feliz estará el gerente de producto.

monday.com simplifica el proceso de ingreso de datos. Los gerentes pueden agregar rápidamente filas al tablero; monday.com las llama pulsos. Los pulsos pueden ser tareas, proyectos, misiones, tareas pendientes, etc. Crear un pulso requiere solo unos pocos clics.

Después de crear un pulso, simplemente asígnelo a un miembro del equipo.

Adapte la plataforma a sus necesidades

No existe tal cosa como un proceso de diseño universal. Cada proyecto es diferente y requiere su propio proceso de diseño. Una herramienta de gestión de productos debe ser muy adaptable al cambio; el equipo de producto debe poder personalizar el proceso de acuerdo con sus necesidades, sin tener que esforzarse mucho en la personalización.

monday.com es extremadamente personalizable y permite al usuario configurar casi cualquier opción. Puedes personalizar monday.com para administrar cualquier flujo de trabajo o proceso, abordar cualquier desafío y administrar básicamente cualquier cosa.

Cuando se trata de crear un tablero, no es necesario comenzar desde cero. Una multitud de plantillas le permiten comenzar rápidamente. Por ejemplo, la plantilla "Tareas de equipo" sería muy útil para los equipos de productos.

Después de seleccionar una plantilla para sus necesidades, puede personalizarla manipulando diferentes secciones. Los equipos de productos a menudo necesitan combinar tareas en grupos, donde cada grupo representa un hito (por ejemplo, "Versión 1", "Versión 2", etc.). Hacer esto en monday.com es relativamente simple. Como propietario de un tablero, puede tener tantos grupos como desee.

Pero no se detiene allí. Puede utilizar la función de lista de verificación para desglosar aún más las tareas. Por ejemplo, cada tarea se puede dividir en pasos más pequeños. Esta característica es útil cuando se deben realizar algunas actividades antes de que se pueda completar la tarea; por ejemplo, si una especificación de producto debe ser aprobada por algunos diseñadores antes de que se pueda entregar al equipo de desarrollo. La lista de verificación se encuentra dentro de un pulso, en la sección "Actualizaciones", y puede ayudar a crear una estructura para cada pulso.

Planifique la carga de trabajo del equipo visualmente

Los diseñadores, desarrolladores y gerentes a menudo trabajan con plazos reducidos y proyectos simultáneos. Un equipo debe poder responder rápidamente a los comentarios sobre su producto de las partes interesadas y los usuarios. Siguiendo el ciclo construir-medir-aprender, un equipo de producto debe ser realmente flexible; debe estar listo para implementar los comentarios de las sesiones de prueba y ajustar el proceso de diseño de acuerdo con la nueva información. El mismo nivel de flexibilidad debe estar en todos los productos que utiliza el equipo.

Usando la línea de tiempo de monday.com , es posible hacer correcciones y mejorar la eficiencia del equipo. El editor visual facilita el proceso de gestión de tareas. El gerente de producto puede ver dónde se encuentra cada proyecto en cada punto, y puede ver y enfocarse en las áreas de dificultad, de manera rápida y efectiva.

La línea de tiempo permite ver la capacidad de cada miembro del equipo durante un período de tiempo determinado (por ejemplo, las próximas semanas), ver dónde tienen espacio para realizar más trabajo y dónde necesitan delegar tareas a otros.

3. Crear comunicaciones internas efectivas

La comunicación juega un papel fundamental en el proceso de diseño. Cuando se trata de diseño de productos, es esencial que todos los miembros del equipo estén en sintonía. A diferencia de los equipos ubicados, un equipo distribuido no tendrá la oportunidad de organizar reuniones cara a cara regulares. Cuando elimina la interacción cara a cara, no puede esperar que las cosas funcionen de la misma manera. Los patrones de comunicación mal establecidos pueden hacer que algunos miembros del equipo sientan que están trabajando en el vacío.

Las herramientas son más importantes en el trabajo remoto porque son la base de la comunicación. El objetivo es asegurarse de que todos en el equipo se sientan conectados.

Centralice toda la comunicación

En el mundo actual, nos comunicamos con una variedad de herramientas: desde el correo electrónico tradicional hasta mensajeros en línea como Skype, WhatsApp, Slack y Facebook Messenger. Tener que cambiar de una herramienta de administración de tareas a otra herramienta de comunicación puede ser estresante. Peor aún, parte de la información puede perderse durante la transición (por ejemplo, la bandeja de entrada de un correo electrónico puede llenarse hasta el punto de que un miembro del equipo puede pasar por alto un correo electrónico crítico).

Los equipos de productos pueden usar monday.com como una única plataforma de comunicación para su lugar de trabajo. Y sería una solución mucho mejor porque permite la comunicación en el contexto de cada tarea. Con monday.com , ya no necesitas usar el correo electrónico para la comunicación interna. Cuando un miembro del equipo hace clic en un pulso en cualquier tablero, se abre un cuadro a la derecha de la pantalla que muestra las "actualizaciones". Simplemente mencione el nombre de usuario de una persona ("@johndoe") y envíe su mensaje. Lo bueno es que el hilo del chat permanece con esa tarea, por lo que encontrar una conversación después de un tiempo es relativamente fácil.

Reduzca las reuniones y optimice las reuniones requeridas

Las reuniones son una parte esencial del proceso de comunicación. Cuando se trata de revisar planes y generar ideas sobre decisiones de diseño, no hay sustituto para una reunión. Pero para un equipo distribuido, la cantidad de horas potenciales disponibles para reuniones en tiempo real puede ser limitada, por lo que es esencial aprovechar al máximo ese tiempo. Un equipo distribuido debe intentar continuamente reducir su número de reuniones y maximizar la efectividad del tiempo que los miembros del equipo tienen juntos.

Tome una reunión inicial semanal como ejemplo. Esta reunión se lleva a cabo un lunes y los miembros del equipo se reúnen para analizar los planes para la semana. Para muchos equipos, tales reuniones rara vez son productivas. Muy a menudo, la información compartida en una reunión inicial semanal queda obsoleta poco después de la reunión y los miembros del equipo deben volver a priorizar las tareas.

monday.com le ahorra al equipo una gran cantidad de tiempo en las reuniones. En lugar de discutir el plan para la semana, el gerente de producto puede desglosar tareas complejas en objetivos alcanzables semanales. Esto ayudará a los miembros del equipo a planificar la semana en función de lo que deben hacer.

Comparta recursos valiosos con todo el equipo, no con miembros individuales

Imagina que has encontrado un recurso realmente valioso y quieres compartirlo con tus compañeros. Tuiteas al respecto y envías un enlace a un chat grupal. Recibe comentarios como, “¡Recurso increíble! ¡Gracias!" de algunas personas en el chat. Poco después, la mayoría de sus compañeros se olvidan del recurso, especialmente si no pueden usarlo en el trabajo que están haciendo en este momento. Triste, ¿verdad? Podemos hacerlo mejor.

En lugar de enviar un enlace a un chat grupal, comparta todos los recursos que encuentre en un tablero separado. monday.com tiene una plantilla llamada "Recursos e inspiración de diseño". Lo mejor de este enfoque es que será mucho más fácil para los miembros del equipo encontrar un recurso en particular cuando realmente lo necesiten.

Organice mejores sesiones de planificación y lluvia de ideas

La priorización de tareas es una actividad típica en la gestión ágil de proyectos. Los miembros del equipo se reúnen, discuten tareas y votan qué implementar en el próximo sprint.

monday.com incorpora votaciones. Los miembros del equipo pueden usar la columna de votación cuando quieran decidir algo juntos como equipo. Simplemente agregue una columna de votación a un tablero y los miembros del equipo podrán emitir su voto con un solo clic.

Notifique a los miembros del equipo en tiempo real

El miedo a perderse algo (FOMO) es un problema común en los equipos distribuidos. Cuando trabajan de forma remota, los miembros del equipo pueden tener miedo de perderse una información importante. Como resultado, pasan mucho tiempo en las herramientas de comunicación, revisando el correo y los mensajeros. Esto puede distraer mucho. Los miembros del equipo deben dedicar menos tiempo a las herramientas de comunicación y más tiempo a las herramientas que usan para diseñar (herramientas para la creación de prototipos y el desarrollo). Es demasiado fácil perder el día leyendo mensajes y respondiendo.

Una herramienta de comunicación debe brindar información vital justo cuando los miembros del equipo la necesitan; debe tener un mecanismo efectivo de notificación. monday.com notifica a los usuarios a través de computadoras de escritorio y dispositivos móviles en tiempo real. La plataforma cuenta con una aplicación para iOS y Android. La aplicación permite a los miembros del equipo mantenerse conectados en su teléfono o tableta y responder rápidamente desde cualquier lugar. También es posible personalizar las reglas de notificación. Por ejemplo, puede administrar qué actividad activa un correo electrónico.

Crea un horario de trabajo para tu equipo

Si su equipo está distribuido en todo el mundo y necesita organizar una reunión, debe asegurarse de que no se lleve a cabo en horas incómodas (como en medio de la noche). Sería genial ver las horas de trabajo de los miembros del equipo.

El tablero de horarios de trabajo es una piedra angular de sus operaciones comerciales. Los miembros del equipo en cada zona horaria pueden comprometerse con los horarios que les convengan. Esto ayuda a los gerentes de productos a programar reuniones en horarios que funcionen para todos.

4. Involucrar a los usuarios en el proceso de diseño

La mayoría de los productos comercialmente exitosos se crearon con un fuerte enfoque en el público objetivo. Los diseñadores saben que si quieren lanzar un producto exitoso, deben presentar a los usuarios reales el proceso de diseño. La participación del usuario es más eficiente e influyente en las primeras etapas del desarrollo del producto, porque el costo de realizar cambios aumenta a medida que se desarrolla el sistema. En general, cuanto antes cree un ciclo de retroalimentación sólido, mejor será el producto final.

Comparta diseños con los usuarios y recopile comentarios valiosos

La retroalimentación que un equipo de producto recibe de los usuarios es extremadamente valiosa. Puede validar que el equipo de diseño se está moviendo en la dirección correcta.

En monday.com , los usuarios pueden crear un tablero y elegir con quién compartirlo. Por ejemplo, si está trabajando con un cliente, puede configurar un tablero para su proyecto e invitarlo a trabajar como invitado. El tablero podría incluir características clave en las que desea trabajar. Tan pronto como comparta el tablero, el cliente recibirá una notificación y luego podrá abrir el tablero, revisar el plan y solicitar modificaciones.

5. Encuentre fácilmente toda la información requerida

La documentación es otro desafío. Los equipos distribuidos no tienen un espacio compartido físicamente donde puedan compartir la documentación del producto. La información puede almacenarse en muchos lugares diferentes: correo electrónico, unidades en la nube, computadoras locales, etc. Podría hacer que los miembros del equipo pierdan información importante y no se den cuenta. Esto conduce a un conocimiento fragmentado.

Centralizar todos los documentos

Tener todos los documentos en un solo lugar es fundamental para el éxito. monday.com sincroniza toda la información en un único centro accesible. Todos los miembros del equipo pueden almacenar todas las discusiones relevantes en una base de datos de búsqueda. La plataforma ofrece una opción para cargar diferentes tipos de archivos simplemente arrastrando y soltando. La próxima vez que un diseñador necesite compartir las especificaciones de un producto, todo lo que debe hacer es subir un archivo a la plataforma.

Buscar cualquier cosa y todo

Cualquiera que haya trabajado alguna vez con una base de conocimiento le dirá cuán crítica es la funcionalidad de búsqueda. Sin una búsqueda adecuada, la posibilidad de encontrar información disminuye significativamente.

monday.com te permite encontrar rápidamente cualquier cosa en la que haya trabajado tu equipo, incluidas imágenes, actualizaciones, proyectos y tareas. Su trabajo se convierte en una rica base de conocimientos.

Por ejemplo, cuando necesite encontrar la última versión de la especificación de un producto, todo lo que necesita hacer es hacer clic en el cuadro de búsqueda, seleccionar la pestaña "Archivos" e ingresar el nombre del proyecto como consulta de búsqueda.

6. Haga de la herramienta de colaboración una parte natural del equipo

La plataforma que elija para la gestión del equipo debe sentirse como una segunda naturaleza. La tecnología debería funcionar para usted y su equipo, no al revés.

Minimice el tiempo requerido para aprender una herramienta

Cuando introduce una nueva herramienta en el proceso de diseño, un objetivo debe ser tener un acuerdo total para trabajar con esta herramienta. Este acuerdo no siempre es fácil de lograr porque los miembros del equipo suelen ser escépticos acerca de la próxima "herramienta mágica que resolverá todos sus problemas". Lo que es peor es que tienen que pasar más tiempo aprendiendo a usarlo. Nadie quiere aprender software nuevo.

Una de las ventajas más significativas de monday.com es su intuición. Independientemente de si ha usado una aplicación similar antes, monday.com se puede elegir sin capacitación. Los miembros del equipo podrán entender cómo usar la herramienta sin preparación.

Escalable

Cuando las empresas seleccionan una herramienta de colaboración, a menudo la consideran una inversión. Quieren una herramienta que escalará con el negocio.

monday.com es adecuado para equipos de cualquier tamaño, desde dos trabajadores independientes que trabajan juntos hasta miles que colaboran en todo el mundo. La herramienta escala contigo, de la simplicidad a la complejidad, con total facilidad. Además, a medida que tu negocio se expande, monday.com hace que sea sencillo cambiar a una versión premium (Standard, Pro o Enterprise) y obtener más funciones premium de la plataforma.

Integre la plataforma con las herramientas existentes

Una herramienta de gestión de tareas es esencial para cualquier equipo que desee obtener buenos resultados. Pero la caja de herramientas del equipo también debe respaldar el proceso de diseño (para la creación de prototipos y el desarrollo) y la recopilación de artefactos de diseño (por ejemplo, en Google Drive o Dropbox). Es esencial que la herramienta de gestión de equipos se integre a la perfección con otras herramientas que utiliza el equipo.

Cuando se trata de integración, monday.com hace mucho para ser parte del ecosistema de software establecido. Puede conectarse a Dropbox, Zapier, Google Drive y otras herramientas para compartir. Como miembro del equipo, puede adjuntar un archivo de maqueta a sus actualizaciones y compartirlo en el contexto de las tareas con las que se relaciona.

monday.com también viene con una arquitectura de API abierta, que permite a los desarrolladores crear sus propias integraciones.

7. Mantenga al equipo motivado

Tener la atmósfera adecuada es extremadamente importante. Los líderes de equipo no solo deben estar en sintonía con cada persona del equipo, sino que también deben buscar continuamente formas de aumentar el compromiso.

Celebre los éxitos con los miembros del equipo

Es natural que la gente busque reconocimiento. La necesidad de aprobación social nos impulsa a buscar la confirmación de las personas que conocemos (padres, amigos, colegas). Cuando alguien reconoce nuestros resultados diciendo algo tan simple como "¡Buen trabajo!", nos sentimos motivados para trabajar hacia nuestras metas. Es esencial que los jugadores de equipo sean reconocidos, especialmente cuando trabajan de forma remota.

monday.com tiene algunas características que ayudan a crear una sensación de reconocimiento. La primera es la función de pulgar arriba, que es básicamente una reacción positiva a una actividad. La mayoría de la gente está familiarizada con esto por las redes sociales. Las personas están acostumbradas a medir el efecto de una publicación por la cantidad de "me gusta" que obtienen. monday.com te permite aprobar el trabajo de tus compañeros de equipo.

Otra buena característica son los GIF animados. Puedes animar los comentarios con GIF. monday.com te permite elegir entre miles de GIF al responder a tus compañeros de equipo, lo que agregará un poco de personalidad a tus comentarios.

Por último, pero no menos importante, monday.com tiene una función de confeti. Tan pronto como un diseñador complete su última tarea "en progreso" en un tablero, verá un efecto de confeti animado. Este detalle sutil agrega un poco de placer y motiva a los miembros del equipo a tener un tablero completamente verde.

Conclusión

Establecer un proceso efectivo en un equipo distribuido es difícil. Lo que funciona para un equipo colocado no necesariamente funcionará para un equipo distribuido, y lo que funciona para un equipo distribuido no necesariamente funcionará para otro.

Desarrolle una cultura de trabajo amistosa a distancia centrándose en las siguientes prioridades:

• Priorizar la transparencia.
  Mantenga la información importante accesible para todos.

• Manténgase al tanto de la actividad del equipo.
  Comprenda lo que está haciendo cada miembro de su equipo y dónde se encuentra el equipo en el proceso de un vistazo.

• Construir un sistema de comunicación eficaz.
  La base de los equipos distribuidos es la comunicación. Cree un sistema saludable de reuniones y hábitos para mantener a las personas comunicadas.

• Bajar la barrera de entrada.
  Elija una herramienta de colaboración en equipo que sea la menos dolorosa para todos. Debe ser un punto de referencia que reúna todo.