Gestión de activos digitales: una guía completa

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La gestión de activos digitales presenta una solución de software y sistemas que permite a las empresas almacenar, organizar, administrar, recuperar y distribuir los activos digitales de una organización. Quizás se esté preguntando qué es la gestión de activos digitales. Bueno, la gestión de activos digitales se refiere a un proceso comercial y una tecnología de gestión de la información.

¿Qué son los activos digitales?

Los activos digitales se refieren a cualquier forma de contenido que se puede almacenar electrónicamente, lo que le permite crear, publicar, administrar y compartir con cualquier persona dentro y fuera de su organización. El entorno digital que cambia rápidamente en la actualidad significa que no hay límite para lo que abarca los activos digitales.

Los archivos como videos, fotos, documentos, videos y otros medios se consideran activos. Prácticamente todos los departamentos se involucran en activos digitales que impulsan el crecimiento y el éxito de su organización. Curiosamente, una plataforma de gestión de activos digitales permite a los miembros del equipo dentro de su organización buscar, colaborar y compartir activos de manera efectiva.

¿Cuáles son los beneficios de la gestión de activos digitales?

La transformación digital efectiva requiere que las organizaciones administren cada archivo digital en su ecosistema de medios. Cuanto más crezca su negocio, mayor será su biblioteca de activos digitales.

Existen innumerables beneficios asociados con la gestión de activos digitales para su organización.

1. Acceso a archivos rápido y fácil

Cualquiera que busque comprender la gestión de activos digitales puede relacionarse con pasar demasiado tiempo en un solo archivo.

La mayoría de las soluciones de gestión de activos digitales están basadas en la nube y, por lo tanto, permiten que todos tengan acceso a los activos digitales las 24 horas del día, los 7 días de la semana, desde cualquier lugar, siempre que tengan una conexión a Internet. El software permite a las empresas almacenar todo su contenido digital en una ubicación centralizada. De esta manera, los accionistas internos y externos pueden encontrar lo que necesitan más rápido.

Del mismo modo, aquellas empresas que entienden la gestión de activos digitales tienen acceso a derechos y permisos que se pueden adaptar a las necesidades de diferentes usuarios, lo que garantiza que las personas adecuadas tengan acceso al sistema.

2. Contenido actualizado

Si está buscando comprender la gestión de activos digitales, entonces debe comprender que su riesgo de archivos obsoletos se reduce significativamente. La gestión de activos digitales garantiza que los activos esenciales se actualicen fácilmente al cargarlos.

Con información actualizada, su negocio se mantiene alerta porque hay información disponible sobre el mercado actual. Los usuarios del sistema también tienen la tranquilidad que necesitan para desempeñarse bien mientras usan la información más actualizada.

3. Mejora la seguridad y protección de activos importantes

La gestión de activos digitales elimina el riesgo de perder información comercial crítica. Evita que sus archivos se pierdan al garantizar un almacenamiento seguro y protegido en una ubicación central, a diferencia de lo que sucede con los discos duros externos.

4. Mejora el intercambio directo de archivos

Con un sistema de gestión de activos digitales, puede compartir fácilmente sus archivos con otras personas dentro del sistema. Por ejemplo, sus partes interesadas internas y externas necesitan acceso a una buena parte de la información de su empresa.

Puede controlar cómo se utilizan los activos después de compartirlos con diferentes usuarios porque el sistema le permite establecer fechas de vencimiento y realizar un seguimiento de su historial de uso compartido.

5. Reducir los costos operativos

La gestión de activos digitales ahorra costos operativos. Un sistema de gestión de activos digitales puede ahorrarle a su organización una gran cantidad de tiempo dedicado a realizar tareas de alto valor, lo que aumenta el rendimiento de la organización.

La gestión de activos digitales puede ayudarlo a mejorar su retorno de la inversión al permitir una creación, almacenamiento, recuperación y distribución más rápidos de sus activos digitales.

Desafíos asociados con la gestión de activos digitales

Pronto llegará al resultado final si no está administrando adecuadamente sus activos digitales. Estos son algunos de los desafíos que enfrentan las empresas con la gestión de activos digitales y cómo los resuelven.

Accesibilidad de los Activos

Difícilmente puede controlar sus activos digitales si no tiene un sistema de gestión digital que funcione. Lo más probable es que las personas equivocadas estén utilizando los activos equivocados, lo que puede ser costoso para su negocio.

Afortunadamente, puede recuperar el control con una solución centralizada que ayuda a establecer flujos de trabajo, administra el acceso al sistema y agiliza el proceso de aprobación para que los archivos correctos lleguen a las manos adecuadas.

Fuerza laboral desconectada

Si no está administrando adecuadamente sus activos digitales, existe una alta probabilidad de que tenga una fuerza laboral desconectada.

Puede aprovechar una plataforma unificada que ayuda a impulsar la colaboración y el uso compartido. Con una plataforma de gestión de activos digitales, puede mejorar el rendimiento del equipo mediante la democratización de los activos, la mejora de la coherencia entre canales y la creación de flujos de trabajo ágiles.

Con el software de gestión de activos digitales, su equipo se fortalece, ya que tienen una única fuente de información para todos los activos de su marca. La seguridad de la información también mejora enormemente, ya que le permite a su equipo almacenar, compartir, organizar y compartir su biblioteca digital.

Tiempo y dinero perdidos

Continuará contando con pérdidas significativas si su equipo dedica un tiempo precioso a buscar activos extraviados. Con una plataforma centralizada, su fuerza laboral puede organizar, monitorear y mantener cada activo en su negocio, dándoles tiempo para enfocarse en hacer crecer su negocio.

¿Cuándo debería invertir en un software de gestión de activos digitales?

• Cuando se consumen recursos para encontrar sus activos. El software de gestión de activos digitales puede ayudar si se tarda varios minutos en encontrar y compartir archivos digitales. Viene con una amplia gama de herramientas que pueden ayudarlo a organizar y buscar archivos.
• Cuando no se puede acceder a sus activos de manera conveniente, la accesibilidad es crucial para la productividad entre los miembros del equipo. Si su equipo no puede acceder a los archivos con facilidad, podría ser difícil adelantar los plazos y las inconsistencias de la marca también pueden ser comunes.
• Suponga que necesita seguridad de nivel empresarial para compartir y acceder al almacenamiento. Debe bloquear los documentos comerciales esenciales en un entorno estable y seguro. Un sistema de gestión de activos digitales le permite disfrutar de un centro de datos seguro para el monitoreo las 24 horas.
• Si experimenta cuellos de botella durante la colaboración creativa. Con un sistema de gestión de activos digitales, puede recibir alertas en tiempo real que aumentan la comunicación del proyecto. Por ejemplo, su personal se actualizará cuando se agreguen nuevos archivos y comentarios.

Pensamientos finales

La gestión de activos digitales se utiliza en todas las industrias en las que están involucrados los activos digitales. Al buscar el mejor software de gestión de activos digitales para su empresa, primero debe identificar los desafíos actuales de su negocio.

• Identifique a los usuarios clave y discuta la funcionalidad que requieren.
• Cree una lista de características importantes a tener en cuenta al buscar proveedores de gestión de activos digitales.
• Tenga cuidado al considerar el tipo de plataforma de gestión de activos digitales que sea adecuada para su negocio. Por ejemplo, puede evaluar los beneficios de un sistema de gestión de activos digitales basado en la nube sobre una solución instalada en las instalaciones para su empresa.
• Seleccione el mejor software que beneficiará a su negocio y que sus empleados aprovecharán.