Compartir archivos es solidario: las mejores formas de compartir archivos con los clientes
Publicado: 2018-11-13Como diseñador gráfico, puede sentir que la mitad de su jornada laboral se dedica a luchar para encontrar una manera de compartir archivos grandes con sus clientes. Si está creando grandes materiales promocionales, estructuras de sitios web, libros electrónicos o contenido de video de cualquier tipo, sus archivos probablemente sean muy voluminosos y muchas formas tradicionales de transferir un documento rápido de Word no funcionarán para usted. Si busca constantemente mejores soluciones para compartir archivos, tenemos algunas sugerencias para que las pruebe. Las sugerencias a continuación están dirigidas a diseñadores, creadores y cualquier persona que trabaje con tipos de archivos grandes.
6 soluciones rápidas y seguras para compartir archivos
Subir a un espacio compartido de Drive
En este punto, hay un puñado de diferentes espacios de estilo de "unidad" donde usted y su cliente pueden usar sus clientes de correo electrónico o una vía similar para iniciar sesión en un espacio compartido basado en la nube. El problema con estas carpetas de Drive es que tienen un espacio más limitado de lo que crees. Como diseñador, sus archivos podrían superar un espacio como este, momento en el que tendrá que pagar o comenzar a eliminar archivos valiosos.
Usa tu sistema de chat interno
Si se comunica con su cliente a través de un sistema de chat interno o un software de chat, puede enviar archivos con bastante facilidad. La mayoría de los sistemas de chat permiten arrastrar y soltar desde su almacenamiento interno, espacio de almacenamiento estilo Dropbox o donde sea que guarde sus archivos. La advertencia de usar las capacidades de transferencia de archivos propias de la mayoría de los sistemas de chat es que la mayoría de los sistemas de chat limitan el tamaño del archivo que están dispuestos a transferir y algunos no admiten archivos de video en absoluto. Puede comprimir lo que pueda, pero al final, será necesario que actualice si sus archivos son demasiado grandes. Como alternativa, también puede insertar fácilmente enlaces a archivos cargados en Dropbox sin ninguna limitación de tamaño usando el escritorio de Dropbox o clientes móviles que no sean los límites de cuota en su cuenta de Dropbox.
Comparta el acceso a su propio espacio de almacenamiento
¿Por qué pasar por la molestia de enviar archivos? Guarda tus archivos en la nube y dale a tu cliente una contraseña segura o punto de acceso al espacio. De esta manera solo carga archivos una vez. Esto puede hacerse de muchas maneras. Si está almacenando sus archivos en algún lugar interno y desea que su cliente pueda iniciar sesión de forma segura, puede proporcionarle una cuenta de bóveda de contraseñas. De esta manera, nunca verán su contraseña ni tendrán acceso externo a su espacio de alojamiento y cuando esté listo para cortar el acceso, usted tendrá el control. Sin embargo, hay una manera más fácil: si ya está utilizando una plataforma de almacenamiento como Dropbox o similar, puede agregar a su cliente como usuario de ese espacio. Cuando cargue allí, su cliente tendrá acceso y nuevamente: cuando necesite cerrar el acceso, tendrá el control final. Si está buscando un equilibrio entre rapidez y facilidad, seguridad y ancho de banda, es posible que desee darse una vuelta por una herramienta como Dropbox o similar.
Enviar a través de un disco duro grande + servicio de mensajería
Esta es la versión más grande, elegante y costosa de guardar los trabajos de la universidad en una unidad flash para llevarlos a la escuela. Si bien sacar los archivos de la nube parece un poco anticuado, cargarlos en un disco duro externo es tan seguro como el propio disco duro. Al trabajar a través de un servicio de mensajería, puede garantizar (y pagar) la protección de estos archivos. Así es como las corporaciones masivas, tecnológicas y de nombre familiar transportan archivos cuando las cosas deben mantenerse seguras. Esto probablemente sea menos realista para usted si está trabajando con un presupuesto más ajustado, pero para una agencia pequeña o para aquellos con clientes gubernamentales/legales/otros centrados en la seguridad, esta podría ser una buena opción.
Use una herramienta aleatoria para compartir archivos en el navegador
Se sorprendería del tamaño de los archivos que pueden manejar algunos de estos sitios de transferencia de archivos en línea. Una búsqueda en Google revelará docenas de opciones y la mayoría de ellas funcionan: su destinatario recibirá su archivo en una sola pieza y más rápido de lo que podría esperar. El gran riesgo de estos productos de transferencia es que no hay promesa de seguridad. Si solo está creando un activo promocional o de marketing informal, puede sentirse cómodo enviándoselo rápidamente a su cliente sin preocuparse por la seguridad, pero los activos internos o cualquier cosa protegida dentro del NDA de su cliente probablemente no sea su mejor opción.
Uso compartido de archivos FTP
Este método de la vieja escuela para compartir archivos puede parecer un poco anticuado o voluminoso para aquellos de ustedes que han hecho crecer sus negocios en la nube, pero aún funciona y, a diferencia de nuestra sugerencia anterior, es MUY seguro. La razón principal por la que los diseñadores y otros creativos no usan este método es porque no saben que existe. Al ser una de las formas menos fáciles de usar y más back-end para transferir archivos, las acciones de FTP pueden asustar a la gente. Aquí hay una guía amigable sobre cómo administrar una transferencia FTP de archivos.
Compartir archivos no siempre se siente perfecto, ¿verdad? Está buscando la combinación correcta de facilidad e inmediatez, ancho de banda para el tamaño de sus archivos, asequibilidad y seguridad, lo que puede parecer que está buscando una perfección que no existe. Sin embargo, si está dispuesto a experimentar con opciones más técnicas, opciones más lentas u opciones que requieren más trabajo, puede encontrar algo que funcione para su negocio. Quién sabe, puede que encuentres la solución perfecta después de probar algunos de estos.
¿Qué piensas?
Comenta a continuación y cuéntanos cómo envías tus archivos más grandes y malos a tu cliente y por qué prefieres el método que usas actualmente. Nos encantaría tener una discusión sobre lo que funciona para diferentes industrias o necesidades.
Si conoce a un diseñador gráfico, desarrollador, creador o cualquier persona que se beneficiaría de una revisión de las mejores formas de compartir archivos, ¡comparta este artículo!
*Esta es una publicación patrocinada por Dropbox. Todas son mis opiniones. Dropbox no está afiliado ni respalda ningún otro producto o servicio mencionado.