14 secretos de seguimiento del tiempo que todos los diseñadores deben conocer
Publicado: 2021-06-16Ya sea que sea un profesional independiente o un empleado de una empresa de diseño gráfico, el proceso de diseño sigue siendo el mismo. Hay muchos pasos involucrados en cada categoría de diseño que crean el método complicado para el mejor resultado creativo. Y cuando está trabajando en múltiples proyectos simultáneamente, se vuelve realmente tedioso si carece de habilidades organizativas.
Por lo tanto, la gestión del tiempo y el seguimiento del tiempo son partes muy importantes de la vida de un profesional del diseño gráfico. Es posible que tenga que informar a su jefe como parte de su trabajo, o puede que tenga que hacerlo por sus prácticas satisfactorias. Pero con el diseño, puede ser un poco desafiante rastrear cada paso y cada proceso debido a su naturaleza fluida. Y por lo tanto, hemos reunido 14 secretos de seguimiento del tiempo que todos los diseñadores deben conocer.
Estos secretos son la guía de un experto y hablan sobre cómo puede realizar un seguimiento del trabajo en su carrera de diseño con un mínimo de molestias. Vamos a sumergirnos en los detalles.
1. Las entradas de tiempo manuales son más factibles para los principiantes:
Para principiantes, no es recomendable seguir largas hojas de cálculo y manuales complicados. El sencillo proceso de seguimiento del tiempo comienza anotando el tiempo manualmente en su documento personal. Ese es el paso básico que todo principiante debe tomar antes de saltar a cualquier fórmula de seguimiento de tiempo difícil. No es importante hacer un seguimiento de todo desde el primer día.
Si desea incluir esto en su rutina, hágalo simple y fácil para comenzar. Mantener un temporizador en su teléfono y anotar las entradas de tiempo de inactividad del comienzo y el final de alguna tarea o proyecto puede ser su primer paso ideal. Así que no haga las cosas abrumadoras para que esta práctica sea más conveniente y fácil de incorporar.
2. Divida el proyecto en pasos:
La actividad más predominante entre los diseñadores con seguimiento del tiempo es dividir el proyecto en algunos pasos clave. Realmente te ayuda a analizar qué paso lleva cuánto tiempo y qué puedes hacer para mejorar el rendimiento general. Es posible que tenga un proceso diferente para diferentes proyectos. Entonces, para llevar el seguimiento del tiempo con más detalle, puede dividir el proyecto en algunos segmentos clave comunes y analizar su tiempo para saber qué sucede exactamente con ese proceso.
La planificación, la investigación, la conceptualización, el diseño, las pruebas y la entrega son pasos básicos de cualquier proyecto de diseño. Todos ellos también pueden tener otros segmentos vitales, por lo que, de acuerdo con su proyecto, puede crear las divisiones y realizar un seguimiento de su tiempo.
3. Es importante analizar sus capacidades antes de ponderar todos los pasos:
Cuando se trata de decidir una ponderación de tiempo aproximada para cada uno de sus procesos, no debe tomar decisiones precipitadas; esto en lo que se refiere al proceso de estimación de un proyecto. Después de practicar el seguimiento del tiempo durante un tiempo, puede estimar el tiempo aproximado para los próximos proyectos. Pero antes de eso, asegúrese de haber examinado sus capacidades a fondo.
No es lo mismo para todos los diseñadores, así que nunca pongas un rastreador de tiempo según algunos datos aleatorios en línea o presión de grupo. Conozca sus habilidades y límites, y luego decida cuánto tiempo necesita para terminar un proceso específico. Es crucial para cada diseñador hacer un informe de seguimiento de tiempo válido.
4. Cada actividad pequeña no puede ser parte del seguimiento del tiempo:
Es muy probable que agregue sus pequeñas actividades al plan de seguimiento del tiempo, lo cual no es algo beneficioso. Algunos pasos clave estándar son una parte esencial del seguimiento del tiempo y requieren su atención, pero no debe incluir los títulos de sus actividades personalizadas en el seguimiento del tiempo. Porque en lugar de ayudarte a tener una idea clara, pueden crear confusión y complicaciones en tu proyecto.
Con la práctica de seguimiento del tiempo, lo más simple es mejor que nada, así que trate de hacer que cada elemento sea mínimo y evite agregar actividades innecesarias de proyectos pequeños al plan. Un consejo simple sería usar los términos más amplios en lugar de partes de actividades más pequeñas para hacer un plan de seguimiento de tiempo perfecto.
5. Los bloques de tiempo siempre son muy útiles:
Para fomentar la práctica del seguimiento del tiempo, existen algunos trucos útiles que pueden facilitar el proceso. Dividir tu día en bloques de tiempo es uno de ellos. Por supuesto, también puede dividirlo en semanas y días, pero, por lo general, los diseñadores trabajan a diario y prefieren dividirlo en horas. Dividir su día en bloques de tiempo y asignar cada bloque a una actividad particular es una forma más simple de seguimiento del tiempo.
Mediante este proceso, se vuelve más fácil comprender la proporción de tiempo de cada actividad. Y te vuelves más alerta y claro sobre cómo administrar cada hora y decidir el peso. Por lo tanto, es un truco simple y brillante para practicar más el seguimiento del tiempo en una rutina diaria.
6. La presión creada por el seguimiento del tiempo puede mejorar la productividad:
Idealmente, la presión no es el objetivo principal del seguimiento del tiempo. Y las prácticas estrictas de seguimiento del tiempo en las oficinas tampoco son muy beneficiosas para nadie. Pero si miras el lado positivo, el seguimiento del tiempo inevitablemente crea presión y disciplina, lo que puedes tomar como un desafío positivo y convertirlo a tu favor.
Antes del seguimiento del tiempo, es posible que esté trabajando en estilo libre, pero ahora sigue un patrón determinado y organiza su tiempo muy bien, lo que seguramente puede aumentar la eficiencia. Una buena gestión y un proceso de diseño disciplinado fomentan mejores resultados y una producción más rápida. Entonces, en lugar de abrumarte con la presión, intenta establecer una presión soportable y disfrútala con resultados inesperados.
7. Los rastreadores automáticos de tiempo pueden ofrecer soluciones sorprendentes:
Hay increíbles herramientas y software de seguimiento de tiempo automático disponibles en el mercado. Puede encontrarlo de forma gratuita y también para versiones pagas. Son ampliamente utilizados en grandes organizaciones para facilitar las cosas. Estas herramientas tienen excelentes funciones y opciones para respaldar sus actividades de seguimiento del tiempo. Obtiene una experiencia fantástica que hace que el proceso de seguimiento del tiempo sea más emocionante y agradable.
Las herramientas automáticas pueden encargarse de todas las actividades menores y mayores por usted y le brindan el resultado deseado. Además, puede obtener varios análisis e informes, guardar sus datos, crear nuevos elementos y hacerlo más profesional. Entonces, si desea acceder a los beneficios avanzados de seguimiento de tiempo, es bueno obtener algunas herramientas inteligentes de seguimiento de tiempo.
8. El cálculo estricto e imparcial es imprescindible:
Si usted es un diseñador dedicado que quiere implementar el seguimiento del tiempo por sí mismo, es importante ser completamente honesto con el proceso. Después de obtener todos los datos de seguimiento de su proyecto, debe calcular y llegar a una conclusión adecuada. No hay alcance de excusas y resultados confusos para las prácticas correctas de seguimiento del tiempo.
Debe ser estricto y realizar cálculos imparciales para conocer el estado preciso de su seguimiento del tiempo. Un informe medio neutral no sirve de nada para un diseñador que quiere tener los beneficios de un control de tiempo disciplinado. Entonces, a la larga, es mejor hacer que los estándares sean correctos desde el principio. Trate de asegurarse de observar críticamente los datos y hacer informes adecuados.
9. Categorizar proyectos y hacer etiquetas es un paso esencial:
La parte de informes espera atención y esfuerzos tanto como la parte de seguimiento del tiempo. Cuando maneja múltiples proyectos, necesita comprender la naturaleza y las expectativas de cada proyecto. El seguimiento del tiempo de un día no puede ayudarlo a profundizar en la línea del proyecto. Así que comience a analizar los datos de seguimiento del tiempo según los proyectos. Y luego cree sus etiquetas personalizadas para diferentes tipos de proyectos para que su trabajo sea más organizado y fluido.
Puede hacerlo en función de las actividades principales, los entregables, los clientes o los plazos. De acuerdo con su trabajo y mercado, debe dar este paso y crear categorías y etiquetas para fines de seguimiento del tiempo.
10. Las distracciones y las enmiendas no son consistentes:
Una cosa que debe comprender en el seguimiento del tiempo es que sus distracciones y luego las enmiendas seguidas no son una parte constante de su práctica de seguimiento del tiempo. Pueden ser posibles en la etapa inicial, pero está altamente prohibido que se conviertan en parte natural. Sin embargo, si desea evitar que comiencen sus distracciones, intente usar el intervalo de tiempo de distracción en el programa.
De esta manera, puede entrenar su cerebro para usar todo tipo de distracción y otras actividades solo en ese período de tiempo: cuanto menor sea la distracción, mayores serán los resultados y, finalmente, no habrá modificaciones. Así que entrénese para seguir un patrón disciplinado y use el tiempo sabiamente para obtener un informe de seguimiento de tiempo perfecto.
11. Mantener una hoja personal e informes son los ingredientes secretos:
Incluso si tiene un superior al que informar, es mejor mantener una nota personal y un informe. Los datos de seguimiento del tiempo pueden tener varios factores que afectan, y si está utilizando una herramienta automática, entonces muchas variables no estarán bajo su control. Y es por eso que una hoja personal de seguimiento del tiempo puede ayudarlo mucho a analizar su trabajo real, y es fácil de mantener y fácil de obtener resultados fructíferos.
Por lo tanto, incluya una hoja personal de entradas de tiempo en sus prácticas de seguimiento de tiempo, especialmente cuando confíe en alguna herramienta o método subcontratado. De esta manera, puede brindar un análisis de seguimiento de tiempo concreto a su cliente o empleador.
12. Actividades no facturables También importa:
Como se mencionó anteriormente, el proceso de diseño puede tener capas de actividades relacionadas con la investigación, la planificación, la preparación y el diseño. Entonces, cuando realiza un seguimiento del tiempo de su trabajo para un determinado proyecto, también debe incluir algunas actividades no facturables porque también contribuyen mucho al resultado final.
Sus horas de investigación, la recopilación de aprobaciones y licencias esenciales, la realización de múltiples enmiendas y muchas otras actividades menores que quizás no incluya como un trabajo de diseño central también deben contarse en el informe de seguimiento del tiempo. Porque completan tu proyecto y te cuestan muchas cosas.
13. Estime el proyecto y supervíselo cada vez:
Después de trabajar en una práctica de seguimiento de tiempo adecuada durante un tiempo, puede pasar a la parte de estimación y seguimiento. Con cada nuevo proyecto, puede estimar el tiempo por adelantado y luego monitorearlo en varios intervalos para verificar qué tan cerca puede llegar a sus propias predicciones.
Es un paso esencial porque le da autoridad sobre su ciclo de gestión del tiempo. Poco a poco, sabrías cuántas horas invertirías en diferentes actividades y proyectos antes de trabajar. Pero solo puede suceder cuando haya observado críticamente su patrón de seguimiento del tiempo y haya aprendido sobre su sistema de trabajo.
14. Los métodos y estándares complejos no son necesarios:
Si cree que solo las prácticas profesionales complicadas de seguimiento del tiempo pueden ayudar a su proceso de diseño, está muy equivocado. A veces no es necesario tomar el camino difícil porque las opciones simples también pueden hacer el trabajo. Según su patrón de trabajo y comprensión, puede idear cualquier plan básico para mantener el control del tiempo correcto.
El motivo final del seguimiento del tiempo es tener datos claros del tiempo y las tareas respectivas, que no necesariamente tienen que incluir procesos y estándares complejos. Trate de hacerlo lo más simple posible para que sea fácil de seguir e implementar cada vez que trabaje en un nuevo proyecto.
El seguimiento del tiempo realmente ayuda a un diseñador a conocer sus propias áreas de experiencia y mejoras. Entregar un diseño exitoso es el objetivo final del trabajo de un diseñador, pero entregarlo dentro de un plazo razonable también es igualmente importante. Implementar prácticas de seguimiento del tiempo desde el comienzo de una carrera puede ayudarlo mucho a largo plazo.
Le ayuda a trabajar sin problemas con mejores habilidades organizativas. Y en algún momento, todo diseñador siente que cada uno de sus procesos debe tener un marco de tiempo definido para pronosticar un proyecto completo antes de acordar un plazo determinado. Entonces, con los secretos mencionados anteriormente, probablemente tenga una idea de cómo puede comenzar y dónde necesita trabajar.
Puede lograr un mejor pago y una mejor efectividad con las prácticas adecuadas de seguimiento del tiempo. Así que observe su patrón de trabajo y comience a implementar prácticas de seguimiento de tiempo con la máxima prioridad para convertirse en el mejor del mercado.