専門家としてのスケジュールに時間を追加する

この記事は、個人の起業家であろうと企業であろうと、人々がビジネスの予約部分を自動化するのを支援することを使命とするTrafftの親愛なる友人たちによって親切にサポートされています。 ありがとう！

私自身も含めて、私たちの多くは、自分たちの時間が毎日どのように費やされているかを理解していない可能性があります。 iPhoneまたはAndroidで利用できるようになったアプリの中には、ゲーム、メール、または携帯電話でのYouTubeの視聴に費やした時間を教えてくれるものがあります。 ただし、これは1日のほんの一部しかキャプチャできない場合があります。

私が個人的に3、4回見た私のお気に入りのビデオの1つは、詳細を読む方法についてのMaxJosephによるビデオです。 このビデオで説明されているテクニックは、より多くの本を読むことに焦点を当てているにもかかわらず、人生のあらゆる側面に適用できます。

説明は、最初に5分間に何ページ読むことができるかを理解する必要があるということです。 この期間に10ページを読んだ場合、30分のセッションで平均60ページを読み、毎日30分の読み取り期間で週に最大420ページを読み終えることができます。 それは簡単に年間40から50冊の本になる可能性があります！

これらの同じ原則は、私たちの作業タスクに適用できます。 もちろん、私たちの仕事の目標は読書ほど直線的にスケーラブルではないので、それに応じて割り当て、適切な期待を設定する必要があります。 スケジュールに意欲的すぎると、倦怠感やモチベーションの低下を引き起こす可能性があることを強調することはできません。 私はポモドーロ法に従うと信じていますが、 30分のブロックは非常に便利です; それほど時間はかかりませんが、少なくとも1つのタスクまたはサブタスクを十分に実行するには十分です。

上の画像では、私自身の日からのものである場合とそうでない場合がある3つのサンプル日を概説しています。 上記の各数字は、真夜中から23:59までの時間であり、正方形は30分のブロックを表しています。 一日の記録では、勤務時間に1つのカラーコードを入れて、勤務時間を分割するための別の図を作成します。

平日は、ダークブルーを「タスクを実行する」とマークしました。これは、私の場合の製品設計を表しています。 次は会議で、最後はプレゼンテーションに取り組んでいます。 紫、緑、黄色は、混乱を減らすために1日中同じキーを表します。

私のようなこれらのタイムスケジュールは両方とも、あなたが今日経験しているものと似ているかもしれません。 スケジュールは散在していて整理されていません。 このフォーマットは、ほとんど失敗の準備をしています。

それでは、私たちの1日がどのように仕事に費やされているかについての内訳を見てみましょう。

ミーティング

私たちは皆、会議を軽蔑していると言っても差し支えないと思いますが、それでも彼らは終わりがないようです。 このような時代に、私が働いてきた企業が「メールやスラックメッセージだったかもしれない」という文化を持っていることに本当に感謝しています。 ある意味で、人々は会議を設定して時間をかける必要があるかどうかを考え始めることができます。会議が設定である場合は、招待された人が受け入れる前に明確な議題を提示する必要があります。 スケジュールを管理するときは、会議を最小限に抑える立場または会社にいない限り、会議は困難です。

会議の管理方法については、この記事の後半でテクニックを再検討します。最初に開始するときは多少の工夫が必要かもしれませんが、長期的には素晴らしい結果が得られます。

おもしろ情報： 2020年3月中旬から4月中旬にかけて、COVID-19とリモートワークにより、スケジュールに追加された会議の数を確認しました。 時間の経過とともに横ばいになりましたが、最初は恐ろしいものでした。 その月のほぼ1週間分の時間が会議に費やされ、その多くは電子メールであった可能性があります。

目標の作成

一歩下がって、深呼吸して、マクロレベルで完了する必要のあるすべてのタスクを確認してください。 タスクをカテゴリ別に分けてみましょう。これは、プロジェクトのさまざまな役割や名前による場合があります。 続行する方法については、カテゴリを2つの列に入れることができます。1つは個人用、もう1つは仕事用です。 （私は個人的に、2つのビットを分離することが、個人的な生活と仕事上の生活の間の分割を維持するのに役立つと思います。）

私の仕事の目標には、次の目標があります。

• アウトリーチ
• マーケティング
• ネットワーキング
• 市場調査
• 設計と開発
• 学ぶ
• 営業時間

私のリストでは、私は自分の仕事のタスクを分類しただけであり、個人的なタスクについては別々に同じことを完了することに任せます。

学習は、私が小さなオンラインセッションを行ったり、会議に出席したり、ブログの投稿を読んだりする場所です。 スキルを身に付ける時間を与えるために、このカテゴリーを持つことが重要です。 あなたが自分自身にできる最悪のことは、時間の経過とともに停滞することです。

オープンタイムでは、他のカテゴリの代わりに使用したり、他の副次的なタスクを引き受けたりすることができます。 スケジュールによっては、週全体に散らばったり、特定の日に一度に散らばったりする場合があります。個人的には、毎週火曜日と木曜日にこれを行うようにしています。

このリストは、役割やビジネスモデルによって異なります。 チームがある場合は、チーム管理またはチームボンディングのカテゴリがあります。 これらの優先順位は週ごとに変わる可能性があるため、毎週、割り当てられた時間を評価し、それに応じてスケジュールする必要があります。

タスクの整理

カテゴリを定義したので、すべてのタスクとバックログアイテムを各カテゴリに入れる必要があります。 この部分では、私はあなたが最も使いやすいツールを使い続けます。 個人的には、カレンダーと簡単に同期できるMicrosoftTo-Doを使用することを好みます。 ただし、自分に最適な方法で準備することができます。 タスクを整理したら、適切と思われる優先順位を付けてください。

週の計画

毎週の初めまたは前夜に、あなたの目標が何であるか、そしてどのカテゴリーがあなたが今週それらの目標を達成するのを助けるかを計画することは良い考えです。 たとえば、マーケティング、学習、アウトリーチに完全に集中したい場合は、これらのブロックをカレンダーに追加するだけです。

働き方に応じて、毎日行うか、1日を半分または4分の1に分割するかを決めることができます。 私は個人的に、特定の目的に半日集中することを好みます。なぜなら、2時間では、何か実質的なことを成し遂げるのに十分な時間ではないことが多いからです。

このことから、以前の正方形のブロック形式で表示したときの私たちの日は、日々、はるかに整理され、計画されているように見えることがわかります。

うまくいけば、会議は関連するのと同じブロックでスケジュールする必要があります—そして可能な限りスケジュールを実施するようにしてください。 営業時間は無料として表示されるようにスケジュールされており、入ってきた可能性のあるブロック中にアドホックタスクと着信クライアントミーティングが可能になります。厳格になりすぎないように、ある程度の柔軟性を確保するためにこれらのブロックを用意することが重要です。 。

各ブロック内にタスクを詳細として追加します。 これにより、数日間の長いタスクを管理でき、その方法での管理がはるかに簡単になります。 右側で同じようにタスクが分類されていることがわかります。このようにして、実行する必要のあることに集中できます。 タスクリストにリストされているブロックに箇条書きのサブタスクをサブスクライブしたことがわかります。

チームでレビューする会議がある場合は、会議をブロックでカスケードするだけです。 忙しい時間帯にカレンダーが混沌とし始めるかもしれませんが、それは組織化された混沌です。

バックアップタスク

プロジェクトが失敗したり、タスクが予想より早く終了したり、ブロッカーが発生したりすることがあります。 このブロックプランを利用することで、別のカテゴリにジャンプして考え方を変えることなく、タスクを取得して同じカテゴリに集中できます。 そのカテゴリから利用できる次のタスクを実行するだけで、勢いを維持できます。

ヒント：タスクで特定のブロックをオーバーブッキングすることはお勧めしません。フォーカスを失ったり、何も達成されていないと感じたりする可能性があるためです。 代わりに、2つまたは3つの管理可能なタスクを追加し、必要に応じてブロックにさらに追加します。 チームのアジャイル計画に精通している場合—これを個人的なスプリントおよびアジャイル計画と考えてください。当然、時間とともに、時間枠内で完了できるタスクを見積もるスキルが向上します。 あなたが私のような一人のショーであるなら、たぶんあなたのチームやあなた自身とのレトロのような振り返りの期間さえあります。

クライアントとサービス

カレンダーを100％制御したいのですが、それは不可能です。 クライアントやチームメンバーを含む多くの要因により、スケジュールに矛盾が生じます。 前のセクションで、スケジュールを内部で管理する方法を発見しました。

多くの場合、クライアントファーストのエクスペリエンスを作成したいのですが、スケジュールの作成と管理にあまり時間をかけたくないのです。 会議のスケジューリングソフトウェア機能を備えたTrafftのようなツールを使用すると、クライアントが直接あなたと時間を予約できるようにカレンダーを簡単に設定できます。 もちろん、私たちが最後に望んでいるのは、管理する小屋の別のツールです。Trafftは、支払いの受け取り、サービスの管理、クライアントへの請求など、プロセスの多くを自動化するという非常に巧妙な仕事をしています。

トラフィックを使用したカレンダーの設定

前述のブロックカレンダー形式は、Trafftと密接に関連しています。 さまざまな種類のサービスを利用したり、さまざまな基準に応じて顧客に優先順位を付けたりすることができます。 Trafftを使用すると、サービスを簡単に作成し、それらのサービスを予約できる特定の時間を割り当てることができます。カレンダーが接続されている場合、予約時間はカレンダーで利用できない時間もブロックします。

私のユースケースの場合—クライアントがプロジェクトの実行を見積もる期間にサービスを分割します。 ワークロード、現在のプロジェクトの種類によっては、一部のプロジェクトを拒否する必要がある場合があります。 Trafftはまた、動的に保つためにいくつかの変数をカスタマイズおよび追加できるクイックメールテンプレートを提供します。

これは、リードを獲得しながら、クライアントに状況を知らせるための優れた方法です。 私が本当に楽しんでいる機能の1つは、電子メールを遅らせることができることです。この方法では、それほど自動化されていないようです。 クライアントがフォームに記入してから数時間後に、自動返信が送信される場合があります。

追加のカテゴリのオプションがあることに気付くかもしれません。これにより、さまざまなサービスを分割できます。たとえば、プロジェクトの相談や、クライアントが何を望んでいるかを正確に把握している（またはすでに話し合っている）有料サービスに対する新しいプロジェクトの問い合わせなどです。

個人的には相談料はかかりませんが、StripeとPayPalの支払い方法を利用してオプションを利用できます。

チームと

ビジネスに特定のサービスを引き受ける複数の従業員がいる場合は、ニーズに合わせて予約フォームを簡単に変更したり、 A/Bテストを行ったりすることができます。

多くの予約フォームソフトウェアに欠けていることが多い私のお気に入りの機能の1つは、フォームの順序をカスタマイズするオプションです。 デフォルトでは、優先する従業員を選択してから、その従業員から利用可能なサービスを選択します。

私のサービスでは、新しいクライアントに希望の日時を選択させる方が理にかなっています。

幸運にもオフィスマネージャーが電話の予約を管理できる場合（または自分でこれを行う場合）、予約の作成は従業員ポータルから簡単に実行でき、指定した日時に基づいて従業員を割り当てることができます。

請求

予約制では、従業員や年配者に応じて異なる価格を設定することもできます。 小規模なプロジェクトの場合、サービスの価格は異なる場合がありますが、年功序列の低い人が必要になる場合もあります。したがって、予約された請求書とサービスの価格は、図のようにクライアントに対して異なる場合があります。

ご想像のとおり、Trafftを使用すると、請求書をブランドのロゴと色で簡単にカスタマイズできます。 ロゴをドラッグアンドドロップして、8つのスタイリングカラーから選択できます。

目標とKPI

Trafftが他の機能とは一線を画すことができる最後の主要な機能は、KPIと目標を追跡するための次の機能です。 特定のサービスのために従業員が費やした時間と収益を理解することは、従業員があまり利用していないサービスに焦点を当てるか、従業員が会社に提供しているすでに優れたサービスを改善および拡大することで、ビジネスの成長を促進するための優れた方法です。

結論

特に最近は、私たち全員が喧嘩をしているので、ワークフローを追加せずに強化する方法と補完的な製品を見つけて紹介したかったのです。 製品はあなたのために働くべきであり、その逆ではないという確固たる信念を持っていることは、個人的に私のためにTrafftへの見通しを狭めました。 フィードバックやその他のソフトウェアや時間管理のテクニックがあれば、ぜひ聞いてみてください。