リモート設計チームをまとめるために必要なツール

コロナウイルスはあなたのオフィスの労働条件を変えましたか？ あなたの設計チームは現在リモートで作業していますか？

生産性やコミュニケーションの低下により、チームをまとめるのに苦労している可能性があります。 残念ながら、人々が自宅で仕事をしていると、先延ばしが新しい常態になる可能性があります。 作業基準が低下する可能性があり、コミュニケーションが少なくなる（またはまったくない）か、応答が遅れることに気付く場合もあります。

リモートで作業すると設計チームに影響を与える可能性があるため、従業員が効果的に作業し続けるためのツールを実装することをお勧めします。 このニーズを満たすのに役立ついくつかのオプションについて説明します。 詳細については読み続けてください！

チームチャット

チームのコミュニケーションを維持する最も簡単な方法の1つは、チームチャットアプリの使用を選択することです。 これらのアプリを使用すると、チームはインスタントメッセージングに似たソフトウェアを使用してオフィスのような環境を作成できます。

利用可能な各アプリには、チームメンバーにメッセージを送信するためのさまざまなオプションがありますが、通常は、チーム全体に対応する機能とダイレクトメッセージの可用性が含まれます。 通常、選択したチームメンバーと、または特定のトピックについて、チャネルや会話を作成できます。

全員のコミュニケーションを維持するだけでなく、これらのアプリを使用すると、仕事での共同作業、アイデアのブレインストーミング、進行中のプロジェクトに関する最新情報の入手が容易になります。 各チームメンバーは、住んでいる場所に基づいて通知を設定できます。世界中にいる場合は、通常の勤務時間中にメッセージを表示します。

チームチャットアプリを使用すると、企業文化を構築し、チームメンバーの関与を維持できます（会話が仕事に関するものでなくても）。メールよりも正式ではない連絡先にアプリを使用することを選択して、潜在的な友情を開花させることができます。 。

コミュニケーションアプリを定期的に使用することで、従業員の説明責任感が高まり、エンゲージメントが向上し、問題を徹底的にフォローアップできるようになります。 コンテスト、インタラクティブな従業員インタビュー、またはチームビルディング演習を主催することを選択できます。

チームの一部が直接会ったことがない場合でも、他の従業員やマネージャーとの新しいつながりを感じるでしょう。 これは、主に遠隔地にいるチームにとって大きなメリットであり、従業員の離職率を減らすのに役立ちます。

クラウドストレージ

自宅でもオフィスでも、ドキュメントを保存するための便利な方法が必要です。 多くの通常のオフィス設定では、オフィスにいる間だけアクセスできるネットワークサーバーにドキュメントを保存します。

多くのオフィスはクラウドストレージオプションに移行しているため、従業員はどこからでも作業でき、会社のファイルにアクセスできます。 Googleドライブ、Dropbox、OneDrive、またはその他のサービスのいずれを使用する場合でも、チームの新しく改善された生産性に満足する可能性があります。

会社のニーズに最適なサービスを選択するには、価格、提供される機能、サポートが利用可能かどうか（およびその費用）を確認する必要があります。一部のサービスは、個人や中小企業に無料のストレージを提供しますが、通常、クラウドストレージサービスは、組織の規模に基づいて計画を拡張します。

全体として、クラウドストレージには、コストにやさしく、インターネットがあればどこからでも簡単にアクセスでき、安全でスケーラブルであるという事実など、多くの利点があることに気付くでしょう。 また、複数のチームメンバーや部門とのコラボレーションが必要なプロジェクトでもうまく機能し、複数の人が同じドキュメントに一度にアクセスして、変更をリアルタイムで表示できます。

ソフトウェア統合

チームチャットとストレージのニーズに使用することを選択したプログラムのタイプによっては、ソフトウェア統合を使用してプログラムのパフォーマンスを最適化できる場合があります。 これらの統合により、個別の個別のプログラムではなく、さまざまなアプリケーションやプログラムを実行して連携させることができます。

Microsoft Team Integrationsは、利用可能な最も有名な統合ソフトウェアの1つです。 このソフトウェアを使用すると、あなたとあなたのチームは各アプリを相互にリンクして、プログラム間をシームレスに移動し、すべてのデータに簡単にアクセスできます。

あらゆるタイプのソフトウェア統合がクラウドストレージで最適に機能することがわかります。 ただし、従来のサーバーストレージでも機能する可能性があります。 選択するソフトウェア統合のタイプは、すべてのアプリとプログラムに合わせて最適化する必要があります。 たとえば、チームのコミュニケーションにSlack、ホワイトボードとしてTrello、ストレージとしてGoogleドライブを使用している場合は、これらのプログラムで使用することを目的とした統合ソフトウェアを見つける必要があります。

各プログラムは単独で簡単に実行できますが、統合ソフトウェアは特定のプロジェクトに関するコミュニケーションをさらに改善することで生産性を向上させることがわかります。 また、スタンドアロンプ​​ログラムよりも統合ソフトウェアを使用すると、データがより高速に共有され、はるかに簡単に共有されることに気付くでしょう。

コラボレーションのためのホワイトボード

オフィスのホワイトボードと非常によく似た仮想ホワイトボードを使用すると、チームメンバーは進行中のプロジェクトを確認し、リアルタイムで共同作業を行うことができます。 定期的に会議を開いてさまざまな計画に取り組む代わりに、設計のすべてのフェーズの進捗状況を簡単に確認できるため、すべてのチームメンバーが必要に応じてアイデアを提案できます。

ホワイトボードアプリを使用すると、クラウドストレージソフトウェアからドキュメントを投稿したり、チームチャットアプリと統合したり、すべてのチームメンバーが自分に割り当てられているタスクを正確に確認したりできます。 これらのアプリを使用すると、クライアントを連れて特定のプロジェクトの進捗状況を確認できるため、最終的なプレゼンテーションの前に欠陥を修正することができます。

常に、あるホワイトボードプログラムを好む人もいます。会社のホワイトボードソフトウェアを選択する最良の方法は、すでに使用されているソフトウェアとどのオプションが機能するかを比較することです。 安価であるという理由だけでホワイトボードアプリを選択すると、それが役に立たないサービスであると感じ、最終的にはお金、時間、労力を浪費することになります。

どちらのホワイトボードプログラムを使用する場合でも、オンボーディングが簡単で、チームがソフトウェアを使用したいように、ユーザーフレンドリーである必要があります。 これらのアプリは、多くのスペースを必要とし、必要なファイルを簡単に添付できる機能を備えている必要がある大きなアイデアに最適です。 プレゼンテーションまたはブレーンストーミングに重点を置いているかどうかにかかわらず、チームに最適なアプリを選択できます。

好みのホワイトボードの互換性を再確認してください。Microsoftで実行されているコンピューターでうまく機能するものもあれば、AppleiOSでうまく機能するものもあります。 特定のホワイトボードアプリは、これらのオペレーティングシステムのいずれかを使用しているときにうまく機能し、ChromeOSでも簡単に使用できます。

リモートワークを新しい「通常」にするかどうかの決定

チームチャットアプリ、クラウドストレージ、ソフトウェア統合を使用することを選択すると、リモートでの作業は正常に感じることができ、多くの人がそれを好むことに気付くでしょう。 チームメンバーは、リモートでの作業にまだ苦労している可能性があります。 多くの場合、これは監視の欠如と「監視なし」の感覚に慣れていないことが原因です。

これが引き続き問題であることがわかった場合は、作業時間の追跡、やることリスト、さらには部門の一部の自動化を可能にする他の生産性アプリを見つけることを検討してください。 リモートでの作業は最初はかなり調整することができますが、最終的にはあなたとあなたのチームはそれがもたらす自由を楽しむようになります！