リモート会議を生産的に行うためのヒント

会議が主に対面で行われるようになったのはそれほど昔のことではありません。 多くの Web デザイナー (私自身を含む) の悔しさのあまり、リモートでの集まりはクライアントに広く受け入れられていませんでした。 数年でこんなに違うなんて。

会議は、ゆっくりとリモート プラットフォームに向かう傾向にありました。 その後、COVID-19 パンデミックが発生しました。 突然、Zoom や同様のプロバイダーが好ましい選択肢になりました。 最近では、クライアントのオフィスよりもリビングルームから会議を行う可能性が高くなります。 ここに苦情はありません。

リモート会議はウイルスから身を守るだけでなく、時間を大幅に節約します。 面倒な出張やメールの返信を逃すことはもうありません。

ただし、このレベルの利便性には代償があります。 リモート会議は気まずく、邪魔が入り乱れることがあります。 技術的に困難なクライアントの中には、基本をまだマスターしていない人もいるかもしれません (マイクをオンにしてください)。

この素晴らしい新しい世界を最大限に活用する方法を知りたいですか? 生産的なリモート会議を開催するのに役立ついくつかのヒントを読んでください。

静かな場所を探す

テクノロジーのおかげで、ほぼどこからでもビデオ会議に接続できます。 ただし、場所を賢く選択することは依然として重要です。

理想的には、静かで気を散らすことのない場所を見つけることです。 結局のところ、破壊的な環境で生産性を維持することは困難です。 バックグラウンド ノイズ、あなたの後ろを動き回る人々、注意を引こうとする動物や子供たち - これらはすべて、物事を成し遂げる上での障害となります。

つまり、コーヒー ショップや混雑した屋外スペースなどの混雑した公共の場所を避けるということです。 何かがうまくいかない可能性が多すぎます。 さらに、それは少し専門的ではないように見えます。

自宅で仕事をしている場合は、一人になれる小さな場所を探してみてください。ドアを閉めることができれば理想的です。 犬が吠えたりドアベルが鳴ったりするのを防ぐことはできないかもしれませんが (犬を怒らせます)、混乱を最小限に抑えることはできます。

気を散らすものが少なければ少ないほど、誰もが目前のタスクに集中できるようになります。

議題を設定する

失敗した会議から得られるものはありません。 ご存知のように、時間がかかりすぎて、無関係な主題に逸れているもの. 終わったときの気持ちは、達成感というより安堵感です。 そして、これはリモート設定で特に一般的であるようです.

これは、ちょっとした計画が大いに役立つ場所です。 会議の議題を設定して共有することで、関係者全員が何を期待すべきかを知ることができます。

議題は非常に柔軟に設定できます。これは、世界で最も組織化された人ではない場合に役立ちます。 物事を細かく計画する必要はありません。 大まかな概要と推定時間枠でもうまくいきます。

主催者にとって、議題は会話を軌道に乗せるための簡単な方法を提供します。 特定の議題が終わったら、議題をちらりと見て、「次の議題に移りましょう」と言うことができます。 これは非常に貴重な生産性ツールです。

モデレーション ツールを活用する

どの会議プラットフォームを選択しても、いくつかのユーザー モデレート ツールが含まれている可能性があります。 参加者をミュートし、「プレゼンター」の役割を他の人に渡すことができます。

これらの機能を責任を持って利用することが重要です。 鉄拳で会議を支配したくありません。 それは共同作業のプロセスを損なう可能性が高くなります。

それでも、大勢の参加者がいるイベントでは効果的です。 これにより、人々が互いに話し合うのを防ぐことができます。 また、誰かの邪魔なマイクのフィードバックやその他のさまざまなノイズを静かにする簡単な方法でもあります。

発表者の役割は、他の参加者が画面を共有できるため、特に便利です。 話しているポイントを説明し、全員を同じページに配置するのに役立ちます。

ミーティングが自由参加になり始めた場合は、管理ツールを使用して物事を制御できます。 同様に、最初からそれらを使用して、スムーズなセーリングを確保できます。

今後の参考のための記録

いくつかの詳細を忘れて、対面会議から出てきたことがありますか? これは、最も献身的なノートテイカーにも起こります。

ありがたいことに、ほとんどのリモート会議プラットフォームには記録機能が備わっています。 これにより、あなたと他の参加者の両方が戻って重要な情報を参照できるようになります。

記録は、トレーニング セッションに特に役立ちます。 多くの情報が飛び交い、シャッフルの中でいくつかの概念が失われる可能性があります。 ビデオを利用できるようにすることで、クライアントは自力で解決する機会を得ることができます。 また、パニックに陥った電子メールを 1 つか 2 つ受信する必要がなくなる場合もあります。

また、録音行為に伴う潜在的なプライバシーの懸念にも注意する必要があります。 一部のプラットフォームでは、会議が記録されているという通知が表示されますが、これも同様に通知することをお勧めします。 後悔するよりも安全であることをお勧めします。

リモート会議を最大限に活用する

リモート会議の利点は否定できません。 彼らは環境とあなたの忙しいスケジュールに適しています. しかし、それはやはり生産性の問題です。

この種の会議はよりカジュアルであることが多いため、準備と集中を怠る傾向があります。 これは、分散して長期化する仮想の集まりにつながります。 それはほとんど成功のレシピではありません。

解決策は、昔ながらの備えと最新のテクノロジーを組み合わせることです。 気が散らない環境に身を置く。 出席者を正しい道に導くために使用できる基本的なアジェンダを作成します。 また、選択したプラットフォームが提供する便利なツールを利用してください。

これらの手順を組み合わせることで、会議を順調に進めることができ、時間を大幅に節約できます。 これが21世紀のビジネスの在り方です。