Float.comの紹介：スプレッドシートのより良い代替手段
公開: 2022-03-10（これは後援された投稿です。）今日の非常に競争の激しい市場では、迅速に行動することが不可欠です。 結局のところ、「時は金なり」という有名なことわざがどうなるかは誰もが知っています。 製品を作成するときに製品チームが速く動くほど、市場で成功する可能性が高くなります。 プロジェクトマネージャーの場合は、チームメンバーの各時間を最大限に活用するのに役立つツールが必要です。
クリエイティブチームは通常、新しく革新的な製品に取り組んでいますが、多くのチームは依然としてレガシーツールを使用して作業を管理しています。 スプレッドシートは、プロジェクトマネージャーのツールボックスで最も一般的なツールの1つです。 これは2人または3人のメンバーのチームには十分かもしれませんが、チームが成長するにつれて、チームの時間を管理することは困難な仕事になります。
プロジェクトマネージャーがスプレッドシートだけを使用してチームを管理しようとすると、通常、次の問題に直面します。
1.一目でわかることの欠如
プロジェクトで実際に何が起こっているのかを理解するには、多くの作業が必要です。 忙しい人とそうでない人を視覚的に把握するのは難しいです。 その結果、一部のチームメンバーは過負荷になり、他のメンバーはやることが少なすぎる可能性があります。 また、特定の仕事や特定のクライアントに費やされている時間の明確な内訳を取得することはできません。これは、請求目的だけでなく、次に誰を雇うかなど、代理店の将来の決定を通知するためにも重要です。
2.利害関係者に報告するのは難しい
プロジェクト管理の拠点としてスプレッドシートを使用する場合、人と時間に関するデータを具体的な洞察に変換することは困難です。 スプレッドシートツールが提供するチャート作成機能の範囲が限られているため、データの視覚化も事実上不可能です。 その結果、スプレッドシートを使用したレポート作成は時間のかかる作業になります。 プロジェクトに多くの人と活動があるほど、レポートによってプロジェクトマネージャーの時間が費やされます。
3.スプレッドシートは人ではなくタスクを管理します
個々のスプレッドシートを使用してプロジェクトを管理することは、起こるのを待っている災害です。 単一のスプレッドシートで単一のプロジェクトの明確な内訳を示すことはできますが、すべてのプロジェクトにわたる特定のチームメンバーの過負荷と過小負荷を示す方法はありません。
4.プロジェクトの概要の欠如
多くの設計者がトンネルビジョンに苦しんでいることは業界でよく知られています。プロジェクトの全体像を念頭に置いていない場合、彼らの焦点は進行中のタスクの解決に向けられます。 しかし、トンネルビジョンの問題は設計者に限定されていません。 プロジェクト管理にも存在します。
プロジェクトマネージャーがスプレッドシートのようなツールを使用する場合、プロジェクトの高レベルの概要を作成することは通常困難です（または不可能ですらあります）。 プロジェクトマネージャーがこの概要の作成に多くの時間を費やしている場合でも、会社の方向性が変わるとすぐに全体像が古くなります。
5.古い情報のリスク
製品開発は迅速に進み、プロジェクトマネージャーが継続的に監視し、必要なすべての変更をスプレッドシートに導入するのに苦労しています。 これは時間がかかるだけでなく、あまり面白くありません。その結果、多くの場合、完了しません。
テクノロジーが私たちの生活をより良くする方法：フロートの紹介
技術の目的は常に革新に焦点を合わせるために機械的な仕事を減らすことでした。 クリエイティブエージェンシーまたは製品エージェンシーの最終的な目標は、製品の設計と人間の管理プロセスを可能な限り自動化することです。これにより、チームは創造性と実行の深い作業に集中できます。
これを念頭に置いて、クリエイティブエージェンシー向けのリソース管理アプリであるFloatを見てみましょう。 Floatを使用すると、誰が何に取り組んでいるのかを簡単に理解できるようになり、チーム全体の信頼できる唯一の情報源になります。
プロダクトマネージャーが時間と人の管理の課題を克服するのを支援する
Floatはチームのコラボレーションを促進し、作業をより効果的にします。 方法は次のとおりです。
1.ビジュアルチームプランナー：チームとタスクの概要を見る
Floatを使用すると、[スケジュール]タブを使用してタスクを視覚的に計画できます。 このビューでは、プロジェクトの割り当てを割り当てて更新できます。 ドラッグアンドドロップインターフェイスにより、チームのスケジュールが簡単になります。
スケジュールビューの例を次に示します。
しかし、それだけではありません。 あなたはもっとできる：
- タスクに優先順位を付ける
あなたは単にそれらを他のものの上に動かすことによってこれをすることができます。 - 重複するタスク
「Shift」を押して、選択したタスクを新しい場所にドラッグするだけです。
- タスクを拡張する
チームの誰かがタスクを完了するために余分な時間が必要な場合は、ビジュアルインターフェイスを使用してワンクリックで時間を延長できます。 - タスクを分割する
チームの誰かがタスクのサポートを必要としていることが明らかになった場合、タスクをパーツに分割し、各パーツを別のメンバーに割り当てるのは簡単です。
2.組み込みのレポートと統計
Floatの組み込みのレポートおよび統計機能（「使用率」レポート）により、プロジェクトマネージャーは、週、月、または四半期の終わりに手作業を行う時間を節約できます。
レポートの形式をカスタマイズするのは比較的簡単です。 あなたはできる：
- 「人」におけるチームメンバー（従業員、請負業者、すべて）の役割を選択します。
- 「タスク」でタスクのタイプ（暫定、確認済み、完了）を選択します。
Floatを使用すると、チームメンバーにさまざまな役割を定義できることに注意してください。 たとえば、誰かがパートタイムで働いている場合、「プロファイル」設定でこれを定義し、その人の仕事がパートタイムのみであることを指定できます。 この機能は、予算を計算する必要がある場合にも便利です。
チームメンバーにその週の個々の時間をメールで送信できます。
3.検索とフィルタリング：必要なすべての情報をすぐに利用できます
チームのすべての情報が1か所にまとめられています。 プロジェクトごとに異なるスプレッドシートを使用する必要はありません。 新しいプロジェクトを追加するには、「プロジェクト」をクリックして新しいオブジェクトを追加するだけです。
フィルタリングツールを使用して、特定のプロジェクトを強調表示することもできます。 関連するタスクを一目で確認する簡単な方法は、タグでフィルタリングし、特定のタイプのプロジェクト（たとえば、請負業者がいるプロジェクト）のみを残すことです。
4.すべてのプロジェクトの概要を把握する
Floatを使用すると、何がいつ起こったかを常に記録できます。 -プロジェクトの設定でマイルストーンを設定し、アクティビティフィードで今後のマイルストーンを監視します。
- ユーザーまたはチームにドリルダウンして、スケジュールを確認します。 誰かがスケジュールを超過しているのを見つけたら（赤でそれがわかります）、他のチームメンバーをそのアクティビティに移動して再グループ化できます。
日、週、または月ごとに表示できるため、ズームアウトしてプロジェクトの全体像を簡単に確認できます。
5.古い情報のリスクを減らす
知る必要のあるすべてを見つけるために、複数のツールを切り替える必要はありません。 これは、情報が最新であることを意味します（多くのツールよりも、単一のツールを使用してプロジェクトを管理する方がはるかに簡単です）。
Floatは、使用するすべてのサービスに簡単に接続できます。
結論
チームのプロジェクト管理に多くの要望が残されている場合、Floatは簡単です。 Floatを使用すると、チームのプロジェクトについて知っておく必要のあるすべての情報を1か所で簡単に確認できるため、プロジェクトマネージャーは、ペースの速いデジタル設計と開発の世界を処理するために必要な情報と機能を利用できます。 今日からFloatを始めましょう！