職場での効果的なコミュニケーションへのガイド

どこにいても、誰と話しても、効果的なコミュニケーションが必要です。

しかし、職場では、コミュニケーションスキルはおそらくあなたのキャリアの成功を決定することができる1つの個人的な特徴です。 実際、効果的なコミュニケーションの欠如は、効率、目的、企業の士気などの他の要因を混乱させる可能性があります。

「優れたコミュニケーションスキル」という言葉は使い古されており、その意味が不確かになっています。 優れたコミュニケーションスキルは、指示を理解し、シンプルでありながら明確な方法で情報を伝えることができることを示します。 これは、従業員として持つことができる最も基本的でありながら不可欠なスキルの1つです。 実際、コミュニケーションスキルは面接官が候補者の中で最初に判断するものの1つです。

効果的なコミュニケーションの要素

多くの場合、人々は優れたコミュニケーションスキルが「上手に話すことができる」以上のものであることを忘れます。 確かに、効果的なコミュニケーションには言語能力が不可欠です。 しかし、効果的なコミュニケーションには他にも多くの要素があります。

アクティブリスニング

コミュニケーションは双方向の道です。 これが、聞くことは話すことと同じくらい重要である理由です。 職場では、目の前の人の話を聞いて、彼らの思考過程を理解する必要があります。 積極的に耳を傾けないと、主題から外れたことを言って誤解を招く可能性があります。 アクティブリスニングを練習する最良の方法の1つは、質問をすることです。 彼らが言ったことを言い換えて、彼らにそれを繰り返すこともできます。 これはあなたが彼らが伝えようとしていたことを理解したことを他の人に保証します。

忍耐

あなたはあなたの職場で人々の多様なグループにまたがります。 会話中に、自分の主張を理解できないように思えると、イライラしたり圧倒されたりすることがあります。 したがって、他人だけでなく自分自身にも忍耐強くなるように練習することが重要です。 あなたが出会うすべての人が最初にあなたを理解することを期待することはできません。 時間をかけて理解してもらいましょう。 これは、マネージャーやチームリーダーなどの指導的立場にある場合に特に重要です。 チームが安心し、よりオープンにコミュニケーションできるように、チームには辛抱強く待つ必要があります。 チームワークにはオープンなコミュニケーションが不可欠です。

明快さと結束

職場で会話を始める前に、その背後に目的があることを確認してください。 このコミュニケーションから何を達成しようとしているのかを頭の中でメモしてください。 提供したいポイントの概要を作成します。 適切なメッセージを送信することは重要であるため、明確かつまとまりのある方法で送信することも重要です。 明確さの欠如は混乱とエラーにつながるだけであり、最終的には遅延と不十分な意思決定につながります。 同僚、先輩、部下のいずれと話しているかに関係なく、会話を明確かつ的確に保つことを忘れないでください。 明確にすることで、物事がタイムリーに行われるようになります。

共感

チームの一員として働くということは、他の人のアイデアにもオープンである必要があることを意味します。 ですから、あなたが彼らに同意するかどうかに関係なく、あなたは彼らの考えや意見にオープンであることがあなた自身の中にあることを見つける必要があります。 あなたが誰かに同意しないときでさえ、あなたは彼らの意見を尊重しなければなりません。 はい、言うのは簡単です。 しかし、あなたはその人に共感し、彼らが特定の方法で行動したかもしれない理由を理解するために彼らの立場に立つ必要があります。 さらに、あなたはいつでも彼らの状況をよりよく理解するために質問をすることができます。

前向きな姿勢

私たちは皆、天気の悪い日や天気の悪い日があります。 少し時間を取ってペースを取り戻すことは問題ありませんが、そのエネルギーを運んで仕事をしないでください。 職場の人との付き合い方に影響を与えないでください。 あなたの個人的な生活の中で何が起こっているかに関係なく、仕事で前向きな姿勢を維持するようにしてください。 一方、職場の人に問題がある場合は、それを話してください！ それらの人々に手を差し伸べて、それを乗り越えてあなたの悩みを克服する方法を見つけてください。 何をするにしても、状況に対処することを忘れないでください。 あなたがそれを抑制することを選択した場合、あなたの挑戦はあなたに負担をかけ、それ故に事態を悪化させるほど大きくなるだけだからです。

声のトーン

声のトーンは、コミュニケーションの過程で重要な要素です。 それは会話の全体的なムードを設定することができます。 たとえば、イライラしたり攻撃的な方法で会話を始めた場合、話している相手も同じように反応する可能性が高くなります。 声のトーンには、組み込む感情と使用する音量が含まれます。 1つの文は、あなたの口調や強調することを選択した単語に応じて、複数の意味を持つことができます。 さらに、声のトーンは、同僚との会話だけでなく、顧客対応の仕事にも適用できます。 特に、すでに怒り狂っている顧客の状況を悪化させたくない場合は、落ち着いて話をする必要があります。

正直さと開放性

良好なコミュニケーションには、人々が正直でオープンであることが必要です。 誰かと話すときは、心を開いてください。 結論に飛びつく前に、または彼らにスナップバックして無意味な議論につながる前に、彼らの視点を理解することを約束してください。 交渉して、妥協点に到達するようにしてください。 オープンマインドですべての会話にアプローチすることは、より成功した結果につながります。 さらに、常に正直である。 仕事で何か問題が発生した場合は、人事部または上司に連絡してください。 気になるかもしれないことを指摘してください。 あなたが正直なアプローチで入ると、彼らはそれを感知し、真に会話にふけるでしょう。

職場で効果的なコミュニケーションを実装する方法

雇用主として、職場で効果的なコミュニケーションを実現するために努力することが重要です。 結局のところ、効果的なコミュニケーションは生産的なワークスペースにつながります。 しかし、一度に非常に多くの人と取引している場合、それは少し圧倒される可能性があります。 これは、性格、思考プロセス、理解力、労働倫理などの点ですべてが異なるためです。

従業員間の効果的なコミュニケーションを実装するためのいくつかの方法を次に示します。

従業員トレーニングプログラム

前述のように、従業員はそれぞれ異なります。 誰もが社会的である必要はなく、インタラクティブな能力を持っている必要もありません。 時々あなたはそれを人々から引き出す必要があります。 これを実現するための優れた方法は、職場で従業員トレーニングプログラムを編成することです。 これらのプログラムは、お互いの前でくつろぎ、社交をより快適にする方法について人々を導くことができます。 従業員は、効果的なコミュニケーションによって生産性レベルがどのように向上するかを学ぶことができます。 プログラムは、リスニングスキル、コミュニケーションの基礎、オンラインコミュニケーションなどのトピックで構成できます。

模範を示します

効果的なコミュニケーションで従業員を参加させる最良の方法の1つは、例を示すことです。 従業員の前での良好で効果的なコミュニケーションをモデル化することは、社会的学習を促進するための優れた方法です。 これは、雇用主の性質と態度が従業員の考え方に大きな影響を与える可能性がある中小企業や企業に特に当てはまります。 彼らの仕事のほとんどは、日常的にお互いに顔を合わせてコミュニケーションすることを含みます。

したがって、雇用主が良い模範を示した場合、従業員はそれを実行します。 従業員は、上司が設定した例に従って行動をモデル化します。 一方、大企業で働いている場合は、新しい従業員と、すでに効果的なコミュニケーションを実践している古い従業員を組み合わせることができます。

監督者

職場で効果的なコミュニケーションスキルを実装するもう1つの効果的な方法は、効果的なコミュニケーションスキルを持つ従業員を監督またはリーダーシップの役割に配置することです。 チームリーダーまたはスーパーバイザーになることで、これらの従業員はこれらのスキルを同僚に伝えることができます。 その結果、彼らが担当するチームまたはグループがフォロースルーします。 さらに、従業員が上司レベルに昇進するのを見ると、従業員ごとに適切な基準を設定するだけでなく、スキルにもっと取り組むように動機付けられます。

業績評価

業績評価は、従業員のモチベーションの大きな源です。 雇用主が実施できる方針は、パフォーマンスレポートまたは評価にコミュニケーションスキルと効率を含めることです。 このようにして、従業員はコミュニケーションスキルに取り組み、目標を達成するように動機付けられます。 また、従業員の目標を設定し、それらの目標を達成するためのインセンティブを与えることもできます。 コミュニケーションの目標を達成した従業員に対して、報酬を提供したり、報酬プログラムを設定したりできます。

チームビルディング演習

チームビルディングの演習は、人々が絆を深め、お互いを知るための優れた方法です。 そして、従業員間の絆が深まるほど、お互いのコミュニケーションがうまくいきます。 チームと従業員を、お互いのコミュニケーションを強化するために団結して働くようにする活動に参加させます。

通信チャネルを簡素化する

ほとんどの企業は、組織内のコミュニケーションの自由な流れを困難にする厳格なコミュニケーションチャネルとチェーンに従事しています。 電子メール、インスタントメッセージ、スラックチャネルなどの通信チャネルを常に監視していると、従業員に不必要なストレスがかかるだけです。 通過しやすく、従業員を圧倒しない雇用チャネルを作成します。 部下が上層部をよりオープンでアクセスしやすいものにします。 コミュニケーションチャネルがシンプルになると、従業員はより頻繁にコミュニケーションを取り、コミュニケーションスキルが向上します。

1対1のセッションを実施する

従業員が個人的に話したときに、声を上げてコミュニケーションをとる可能性が高いことが効果的であることが証明されています。 マネージャーとして、あなたはあなたの雇用主と頻繁に一対一のセッションを行う必要があります。 新入社員として入社する新入社員でも、過去4年間会社で働いているアソシエイトでもかまいません。 みんなのために時間を作ってください。 セッション中は、態度を落ち着かせ、落ち着いてください。 自然なアイコンタクトを維持し、快適に感じさせます。

フィードバックシステムを実装する

一方向のコミュニケーションはこれまでしかできません。 メッセージ、電子メール、ニュースレターなどの送信–メッセージの片側のみを送信します。 あなたの会社のシステムにフィードバックシステムを実装します。 従業員に参加してフィードバックを送信するように促し、質問をするように促します。 これにより、彼らは耳を傾けていると感じるだけでなく、経営陣とのコミュニケーションも向上します。 これは、オンラインフォームを使用するか、スタッフ会議中に行うことができます。 この方法は、考慮に入れることができるいくつかの真の改善やアイデアを歓迎するのにも最適です。

私たちが働いている分野に関係なく、私たちは皆、異なるスタイルとコミュニケーションの方法を持っています。 従業員は日々の大部分をオフィスで働いています。 組織の使命とビジョンとのつながりを維持できるようにすることは、従業員の関与を向上させる1つの方法です。 職場でのコミュニケーションチャネルがオープンで効果的であればあるほど、従業員が自分の意見を聞いたり、ループにとらわれていないと感じたときに発生する噂や信頼の欠如をうまく管理できます。