2022年のオフボーディングガイド
公開: 2022-05-30オフボーディングは戦略的なプロセスです。 プロセスを開始するHRチームから始まりますが、ITプロフェッショナルも含まれます。 1つの悪い面接は、企業に数千ドルの費用がかかる悪意のあるインサイダーに変わる可能性があります。 それを正しく行うには、データ損失のリスクを軽減するソリューションが必要です。 ベストプラクティスは、ゼロトラストサイバーセキュリティアプローチを実装することにより、そのプロセスを最大限に活用することです。
オンボーディングとは、企業が仕事を受け入れることに同意した後、新しい人員を順応させるために行うことを指す場合、オフボーディングはその逆を意味します。 従業員がここで働く予定がなくなった場合、分離が始まります。 そしてそれを正しく行うためには、その個人との関係を可能な限りきちんと提供するのに役立つシステムが必要です。
これを念頭に置いて、以下は2022年のオフボーディングのガイドと組織が知っておくべきことです。
オフボーディングとは何ですか？
分離にはさまざまな理由があります。 給与紛争や会社からの労働者への依頼が多すぎる場合に発生することがあります。 それが何であれ、会社はこの分離が友好的な条件で行われることを望んでいます。 最も悲しい部分は、常にそうであるとは限らないということです。
移行を成功させることは、長期的に繁栄したい企業にとって重要です。 そして、プロセスを開始する正しい方法は、出口面接からのフィードバックを使用することです。 もう1つのステップは、知識を他の人と共有することです。
オフボーディング活動の調整は、HRチームの仕事です。 中堅企業にとって、それは問題ではありません。 ただし、小規模な企業の背後に専任のHRチームがいることはめったにありません。 多くの場合、あなたは会社の所有者としてプロセスを管理するかもしれません。 場合によっては、直属の上司またはオフィスマネージャーがそれを処理する必要があります。
その分離の間に、労働者は会社に属していない私物を奪うかもしれません。 同時に、労働者はHRが1つか2つの書類に署名するのに少し時間を費やすかもしれません。 彼は機器を提出し、出口のインタビューを通じてフィードバックを収集し、パスワードとアクセス権を無効にする必要があります。
移行を出発するための優れた戦略は、オープンアクセスを保証せず、ルーズエンドもありません。 何も失われるべきではなく、セキュリティ違反の機会があってはなりません。 したがって、データ損失のリスクを軽減するためにそれを正しく行う必要があります。
効果的な終了戦略の利点は次のとおりです。
- 役割へのスムーズな移行。
- ルーズエンドを結ぶ能力;
- 直接かつ正直なフィードバックを得る。
- 最終的な肯定的な印象を持って会社を去る機会。
- ドアを開けたままにして、将来戻ってきます。
退職は、人員のライフサイクルの全体像の一部と考えてください。 従業員の初日から退職後までです。
ただし、最初に、ワーカーのライフサイクルを構築および最適化する方法を理解する必要があります。 それを間違えると、高額な訴訟、企業秘密の喪失、組織の資産、または貧弱な雇用主のブランドに直面するリスクがあります。 代わりに、あなたはあなたの指先で良い戦略でそれぞれを避ける可能性が高くなります。
だから、あなたの目標を知っています。 したがって、次のことを行うことができます。
- リスクを軽減し、
- 効率を改善し、
- 生産性を高める。
避けるべきオフボーディングの間違い
間違いは常に起こります。 それらは私たちの日常生活の一部です。 また、終了ミスも例外ではありません。 重要なのは、この期間中の失敗を恐れないことです。 失敗すればするほど、学ぶことが多くなります。
最もよく見られる間違いのリストを下に移動して、何を期待するかを学びます。 ここにあります：
- セキュリティへの焦点が弱い
適切な出口戦略は、労働者が良い条件で会社を辞めるのに役立ちます。 ただし、セキュリティは長期的には組織に利益をもたらすため、最優先事項です。
- あまりにも非人格的であること
終了はしばしば離婚のように見えます。 それは良い条件で始まりますが、最終的にはめったに平和ではありません。 退社の理由が何であれ、状況によって戦略を変更する必要がない限り、HRチームは友好的であり続ける必要があります。
- 効果的なオフボーディング戦略を作成するためにデータを使用しない
すべての出来事には意味がある。 オフボーディングも同様です。 終了プロセスがどのようなものであっても、時間の経過とともに改善する必要があります。 そのためには、測定が鍵となります。 データがなければ、データがなければ自分がどこにいるかを知ることはできません。
- 終了面接をスキップする
出口面接を避けることは常に悪い考えです。 このように、全体像を描く詳細はわかりません。 あなたの職場を改善する方法を知ることはあなたの時間の価値があります。
- 知識を保存しない
知識の共有は、労働者が会社を辞めることを決定した後の最初のステップの1つです。 これは、トレーニングコストと将来の担当者の学習曲線を削減する方法です。
- オフボーディングとセキュリティ
セキュリティが重要である理由を理解するために、ここで学習するデータをいくつか示します。 ITプロフェッショナルの52％は、元従業員のデータに引き続きアクセスできる人を知っています。 そして、それが私たちが考えたくないものであったとしても、今がその時です。 人々が去った後に会社のシステムやネットワークにアクセスできないように、それを正しく行ってください。
多くの場合、既存の労働者がセキュリティリスクの理由です。 リモートの担当者がいる場合は、ギャップを確認するときが来ました。 考慮すべき点がいくつかあります。
- データロス
企業がデータを処理しない場合はまれです。 あなたはあなたのデータ損失を保護するために時間、お金、そして努力を投資するために最善を尽くします。 そうでなければ、あなたの会社は正しい方法で運営し機能することができません。 また、それはあなたの顧客を保護する方法です。 顧客との信頼と関係を構築するには、データセーフなエクスペリエンスを確保する必要があります。 悲しい統計の一部になりたくない場合は、ギャップを確保してください。 データ漏えい調査レポートに記載されているように、従業員の約40％が以前のオフィスからデータを盗みました。
- コンプライアンスの問題
故意であろうと偶然であろうと、あなたの元労働者は機密データを取ります。 物事は起こります。 悪い部分は、規制順守法が厳格であるということです。 それらを管理することは難しい作業です。
- 評判の低下
評判が重要です。 良い評判はほんの数分で失われる可能性があります。 データが失われると、顧客、ベンダー、パートナーの間で失われるリスクがあります。
- 生産性の損失
官僚主義はバラのベッドではありません。 しかし、それは非常に重要です。 1つの失われた人事文書はあなたの効率を低下させます。
効果的なオフボーディング戦略を作成するためのヒント
戦略の作成を開始するときは、戦略がゼロトラストセキュリティアーキテクチャの一部として定義されていることを確認してください。 これは、本質的に最小特権の原則を使用するため、従うべきベストプラクティスです。
技術的な観点から、従業員に仕事をするための最低限のアクセス権を与えることは賢明です。 したがって、分離プロセスを簡単にたどることができ、特権クリープなどの問題を回避できます。
ゼロトラストセキュリティアプローチのもう1つの利点は、集中化です。 ユーザーが誰であるかを理解し、ユーザーが何をいつ行うかを確認します。 また、マイクロセグメンテーション法を使用します。 ユーザーがアクセスするたびにブロックします。
それでは、効果的な分離戦略を作成するためのヒントを見ていきましょう。
- ブランド化されたオフボーディングプロセスを作成する
それがプロセスの最も創造的な部分です。 悪魔は細部に宿っています。 つまり、元労働者を卒業生と呼んでも、ブランドに対する全体的な認識が向上するということです。 多くの場合、あなたの元労働者はいつかあなたの請負業者や顧客になるかもしれません。 そして、前向きな実務経験があれば、彼らはあなたのところに来る可能性が高くなります。 同じ状況であなたが望むようにあなたの従業員を扱いなさい。
- すべてを体系化する
いくつかのシステムに従う詳細な計画を作成します。 プロセスの各ステップを説明して、何も失われないようにします。 雇用後の支払い、401（k）、健康保険の移行、物理的および知的財産の譲渡、機密保持契約および競業避止義務の署名に関するガイドを含めます。
- 透明性のある知識共有プロトコルを作成する
- 知識の伝達を文書化する
- 双方向のフィードバック
退職した労働者から彼が経験したことを聞くことだけが重要ではありません。 フィードバックは双方向であり、他の方法では気付かないかもしれないほど多くの情報を学ぶ必要があります。 どんな会社の日常生活でも、常に「サンタバーバラ」が起こっています。 あなたがすべての技巧を知っているとき、それはまれです。 間違った決定は悪影響を及ぼします。
それで、次は何ですか？
準備ができたと思ったら、よく考えてください。 宿題を終え、最終的なドキュメントを準備したことを確認してください。 ドキュメントを確認します。 HRチームの福利厚生ステータスレターをリクエストします。
お金の問題は労働者にとって熱い。 だから、最終的な給料を間違えないでください。 未払いの賃金とコミッション、未払いの費用、退職金、医療費の口座残高、未使用の休暇の支払いが含まれていることを確認します。
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すべての組織プロセスに対応するオールインワンソフトウェアは存在しないため、効果的な戦略の作成には時間がかかります。 あなたの失敗から学ぶことを恐れて、あなたは可能な限り最も安全な終了プロセスを手に入れます。