Ein effektiver ROI-Rahmen für die Entwicklung einer Work-from-anywhere-Richtlinie

„Die durch COVID-19 verursachte tektonische Verschiebung hat ‚Arbeit‘ von einem Substantiv zu einem Verb gemacht. Von einem Ort, an dem wir waren, zu einer Sache, die wir tun, unabhängig vom Ort.“ – Joe Brady, CEO – Amerika, The Instant Group

Unternehmen sehen sich heute einem enormen Druck von aktuellen und potenziellen Mitarbeitern ausgesetzt, flexiblere Arbeitsregelungen anzubieten, und es gibt mehr Optionen als je zuvor. Während die durch die COVID-19-Pandemie verursachte abrupte Umstellung auf Remote-Arbeit zunächst chaotisch war, hat sich die Arbeit von zu Hause aus (WFH) als weitaus praktikabler erwiesen als von den meisten erwartet. Unternehmen – und ganze Branchen – die zuvor nicht in Betracht gezogen hatten, solche Richtlinien einzuführen, versuchen nun, sie dauerhaft zu machen, um Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten.

Jetzt, da wir die kulturellen und technologischen Barrieren für das Arbeiten von zu Hause aus weitgehend überwunden haben, ist die nächste logische Grenze das Arbeiten von überall (WFA). Dieses Maß an Freiheit und Flexibilität wurde einst als Fantasie abgeschrieben. Aber jetzt, vor dem Hintergrund des Großen Rücktritts und der Wiedereröffnung der globalen Grenzen, wird es für viele Arbeitgeber – und Arbeitnehmer – im Jahr 2022 wahrscheinlich oberste Priorität haben, ob sie den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, von überall aus zu arbeiten oder nicht.

Die Haupthindernisse für das Arbeiten von überall sind rechtliche und steuerliche Aspekte. Zu den wichtigsten Risiken gehören die Einhaltung von Steuervorschriften (für Arbeitnehmer und Arbeitgeber), Einwanderungsbedenken, lokale Arbeitsgesetze und Datensicherheitsprobleme. Obwohl diese Risiken zunächst entmutigend erscheinen mögen, können sie gehandhabt werden. Große Unternehmen wie Spotify und Revolut haben bereits WFA-Richtlinien. Solche Richtlinien gewähren Mitarbeitern nicht unbedingt absolute Freiheit. Vielmehr können sie so gestaltet werden, dass sie Arbeitnehmern ein gewisses Maß an Flexibilität bieten, während sie gleichzeitig strategische Beschränkungen auferlegen, um Risiken zu minimieren.

Ich habe in EMEA, APAC und den USA gearbeitet und selbst viel Zeit als weltumspannender Remote-Arbeiter verbracht. Ich bin Wirtschaftsprüfer und hatte leitende Positionen für globale multinationale Unternehmen inne, wodurch ich an mehr als 150 Standorte reisen konnte. Ich habe die Herausforderungen im Umgang mit komplexen Unternehmenssteuer-, Individualsteuer- und Arbeitsrechtsfragen in mehreren Gerichtsbarkeiten aus erster Hand erlebt.

Meine Familie und ich haben festgestellt, dass es lebensverändernd ist, von überall aus zu arbeiten. Meine 5-jährige Tochter hat bereits in vier Ländern gelebt und mehr als 20 bereist. Die Möglichkeit, von überall aus arbeiten zu können, hat es uns ermöglicht, wirklich in verschiedene Kulturen einzutauchen und unseren Leidenschaften auf eine Weise nachzugehen, wie wir es in Kurzurlauben nie könnten. Diese neue Arbeitsweise inspirierte mich, mein eigenes Unternehmen zu gründen: Heute berate ich Unternehmen und Privatpersonen bei der Umsetzung von WFA.

Da WFA ein neuer und sich entwickelnder Politikbereich ist, der Vorschriften aus einer enormen Anzahl von Ländern umfasst, gibt es immer noch mehr Fragen als Antworten. Davon abgesehen gelingt es den Arbeitgebern, trotz einiger Unklarheiten voranzukommen und Entscheidungen zu treffen. Der einfachste – und vielleicht beste – Weg, die Risiken und Vorteile des Angebots einer WFA-Police zu bewerten, ist die Linse eines umfassenden ROI-Rahmens. Diese Art der Analyse kann Ihnen dabei helfen, eine fundierte Entscheidung darüber zu treffen, ob die Einführung einer WFA-Richtlinie die richtige Wahl für Ihr Unternehmen ist, und Ihnen dabei helfen, eine Richtlinie für Ihre Risikotoleranz zu optimieren.

Von „Homeoffice“ zu „Work from Anywhere“

Ich erwähnte den wachsenden Druck, dem Arbeitgeber von Arbeitnehmern ausgesetzt sind, sie nicht nur aus der Ferne, sondern zunehmend von überall aus arbeiten zu lassen. Sie fragen sich vielleicht: Was genau ist der Unterschied?

WFH bezieht sich auf Vollzeitbeschäftigte, deren Unternehmen es ihnen ermöglichen, aus der Ferne zu arbeiten, normalerweise bequem von zu Hause aus. WFH-Richtlinien gelten in der Regel für Arbeitnehmer, die sich in einem Land aufhalten und entweder teilweise oder die ganze Zeit von „zu Hause“ aus arbeiten können.

WFA-Richtlinien sind anders. Sie erlauben Mitarbeitern, vorübergehend im Ausland zu arbeiten, typischerweise für mehr als sieben Tage, aber weniger als 365. Die Dauer innerhalb dieses Bereichs fällt in vielen Ländern in eine rechtliche Grauzone. Diese Aufenthalte sind länger als normale Geschäftsreisen, erfordern aber keinen dauerhaften Wohnsitzwechsel.

Während WFA für einige (mich eingeschlossen) kein neues Konzept ist, ist es etwas, das oft durch regulatorische Ritzen geschlüpft ist. Da sich jedoch immer mehr Menschen den WFA-Rängen anschließen, wird der vorübergehende Aufenthalt wahrscheinlich einer verstärkten behördlichen Prüfung und strengeren Durchsetzung unterliegen. Diese sich verändernde Landschaft ist ein Grund mehr, eine gut durchdachte WFA-Richtlinie zu entwickeln, die Ihr Unternehmen vor rechtlichen und steuerlichen Compliance-Risiken schützt.

WFA-Richtlinien: Was können Arbeitgeber gewinnen?

Sowohl harte Daten als auch starke anekdotische Beweise weisen darauf hin, dass die Möglichkeit für Mitarbeiter, aus der Ferne zu arbeiten, den Arbeitgebern greifbare Vorteile bringen kann, indem sie ihnen hilft, Top-Talente anzuziehen und zu halten, die Mitarbeiterzufriedenheit und -produktivität zu steigern und den Bedarf an und die Kosten für Büroflächen zu senken. Arbeitgeber, die die Option WFA dauerhaft anbieten, profitieren zusätzlich vom Zugriff auf den globalen Talentpool. Das Softwareunternehmen GitLab schätzt den Nettonutzen, den es dadurch erhält, dass es ein vollständig dezentrales Unternehmen ist, auf 18.000 US-Dollar pro Mitarbeiter und Jahr.

Schon vor der Pandemie deuteten wissenschaftliche Untersuchungen führender Universitäten darauf hin, dass die Ermöglichung von Fernarbeit die Produktivität der Mitarbeiter steigern könnte. Eine Studie aus dem Jahr 2013 unter der Leitung des Stanford-Wirtschaftsprofessors Nicholas Bloom ergab, dass der Übergang von der traditionellen Büroarbeit zur Arbeit von zu Hause aus zu einer Steigerung der Mitarbeiterproduktivität um 13 % führte. Eine nachfolgende Beobachtungsstudie, die von Professoren der Harvard University und der Northeastern University durchgeführt wurde, ergab, dass die Möglichkeit, Mitarbeitern von WFH zu WFA zu wechseln, zu einer weiteren Produktivitätssteigerung von 4,4 % führte.

Die Botschaft der Mitarbeiter ist klar und konsequent: Unflexible Arbeitszeitregelungen sind einer der Hauptgründe, warum sie ihren Job kündigen. In einer kürzlich von GoodHire durchgeführten Umfrage gaben 74 % der Befragten an, dass sie irgendeine Art von Fernarbeitsregelung benötigen würden, um an ihrem derzeitigen Arbeitsplatz zu bleiben.

Immer mehr Beweise deuten darauf hin, dass viele Arbeitnehmer sogar bereit wären, eine Lohnkürzung für die Option, dauerhaft von zu Hause aus zu arbeiten, in Kauf zu nehmen. Während der Betrag je nach Quelle variiert, sagen die meisten der Befragten, dass sie Gehaltskürzungen von 5 % bis 10 % akzeptieren würden, um Fernarbeitsvereinbarungen dauerhaft zu machen.

Was sind die Nachteile von WFA-Richtlinien?

Es gibt Hemmungen, eine WFA-Richtlinie zu übernehmen, vor allem der Compliance-Albtraum, den WFA hervorrufen kann. Wir betrachten dies vor allem aus der Perspektive des Arbeitgebers, der in der Regel einem höheren Risiko ausgesetzt ist. Arbeitnehmer, die für längere Zeit in einem anderen Land als ihrem ständigen steuerlichen Wohnsitz arbeiten, sind jedoch ebenfalls bestimmten Risiken ausgesetzt.

Das Hauptrisiko, dem Arbeitgeber in WFA-Szenarien ausgesetzt sind, ist die Möglichkeit, eine „Betriebsstätte“ (PE) auszulösen. PE beschreibt die Aktivitäten eines Unternehmens in einem fremden Land, die erheblich und andauernd sind und ausreichen, um eine Steuerpflicht in diesem Land zu begründen. Verschiedene Länder und ihre jeweiligen Steuerabkommen verwenden möglicherweise leicht unterschiedliche Kriterien zur Definition von Betriebsstätte, aber die meisten verlassen sich auf die Leitlinien von Artikel 5 des Mustersteuerabkommens der OECD.

Es gibt zwei Hauptwege, wie ein Unternehmen PE auslösen kann: das Betreiben einer festen Geschäftsstätte (physisch oder virtuell) in einem Land und/oder die Vergütung eines abhängigen Vertreters in diesem Land (normalerweise jemand, der befugt ist, Verträge im Namen des Unternehmens zu unterzeichnen). ). Leitende Angestellte und Verkäufer sind typische Beispiele für abhängige Agenten, obwohl die Bezeichnung je nach Land und Situation unterschiedlich ist. Aus diesen Gründen sind sowohl die Art der Arbeit, die in einem Land durchgeführt wird, als auch die Zeitdauer und der Grad der Regelmäßigkeit, mit der diese Arbeit stattfindet, wichtige Faktoren, die Sie bei der Entwicklung Ihrer WFA-Richtlinie berücksichtigen sollten.

Nehmen wir an, ein leitender Direktor in Ihrem Unternehmen – jemand, der für wichtige strategische Entscheidungen verantwortlich ist und befugt ist, Verträge im Namen des Unternehmens zu unterzeichnen – möchte jedes Jahr sieben Monate in seinem Sommerhaus im Ausland leben. Die Art der durchgeführten Arbeit, kombiniert mit der beträchtlichen Zeitdauer, die in einem einzelnen Land verbracht wird, und der wiederkehrenden Art der Besuche, wird wahrscheinlich PE auslösen, indem sowohl die Tests „fester Geschäftssitz“ als auch „abhängiger Vertreter“ nicht bestanden werden.

Wird Ihrem Unternehmen im Ausland eine Betriebsstätte zugerechnet, riskieren Sie eine deutlich höhere Körperschaftsteuerbelastung. Andererseits ist es unwahrscheinlich, dass ein Junior-Softwareentwickler, der einen Monat pro Jahr von einem Airbnb auf einer Karibikinsel aus arbeitet, PE auslöst.

PE trägt das größte finanzielle Risiko, wenn es Mitarbeitern die WFA ermöglicht, aber es ist nicht das einzige Risiko. Ich habe die anderen Hauptrisiken in der folgenden Tabelle umrissen.

Wie können Sie die WFA-Richtlinie Ihres Unternehmens so entwickeln und optimieren, dass die potenziellen Vorteile maximiert und gleichzeitig die größten Risiken gemindert werden? Mit einem ROI-Framework.

Ein ROI-Framework für WFA-Richtlinien

Ähnlich wie Investoren die Rendite einer Investition berechnen, versuchen Unternehmen oft, die Rendite einer strategischen Geschäftsentscheidung im Verhältnis zu ihren Kosten zu schätzen (oder nachträglich zu messen). Ein ROI-Framework kann ein hilfreiches Instrument bei der Entwicklung einer WFA-Policy oder beim Vergleich von Policy-Optionen sein. Die Eingaben werden zweifellos ungenau sein, da weder den Kosten noch den Nutzen konkrete Zahlenwerte zugeordnet werden können. Unabhängig davon kann Ihnen dieser theoretische Rahmen dabei helfen zu sehen, wie verschiedene Aspekte Ihrer Richtlinie geändert werden können, um Ihren ROI zu maximieren, entweder durch Erhöhung des Nutzens oder Senkung der Kosten.

Für unsere Zwecke sollte die „Kosten“-Seite der Gleichung die zusätzlichen Verwaltungsausgaben für die Umsetzung einer WFA-Richtlinie sowie die „Kosten“ jedes der in der folgenden Grafik aufgeführten Hauptrisiken berücksichtigen. Sie können die Kosten eines bestimmten Risikos abschätzen, indem Sie die Wahrscheinlichkeit des Eintretens des negativen Ergebnisses mit den Kosten der Strafe multiplizieren, die anfallen würde.

Wenn Sie beispielsweise eine WFA-Police für 30 Tage pro Jahr anbieten, ist die Wahrscheinlichkeit äußerst gering, dass ein Mitarbeiter PE in einem fremden Land auslöst. Obwohl die Strafkosten für PE hoch sind, ist die Wahrscheinlichkeit, dass diese Kosten entstehen, in diesem Szenario vernachlässigbar, sodass Ihr Unternehmen durch das Anbieten dieser Police in einer ziemlich sicheren Position bleibt.

Umgekehrt könnte ein inakzeptables Risiko darin bestehen, jemandem in einer risikoreichen Position wie dem Vertrieb zu erlauben, mehr als die Hälfte des Jahres in einem Land zu verbringen, in dem ein erhebliches Risiko besteht, eine Betriebsstätte zu gründen, die das Unternehmen Millionen kosten könnte. In diesem Fall wäre es schwierig, einen Business Case zu erstellen, der es ihnen ermöglicht, von überall aus zu arbeiten.

(In der vorstehenden Tabelle stammen die geschätzten Kosten für den Ersatz eines Mitarbeiters von Gallup, und einige Umfragen zu den Präferenzen der Mitarbeiter wurden von Goodhire, Owl Labs und Vidyard durchgeführt.)

Berücksichtigen Sie beim Entwickeln und Vergleichen potenzieller WFA-Richtlinien vier Schlüsselfragen. Die Antworten fließen direkt in den ROI einer bestimmten Policenoption ein, sodass Sie Ihre Police optimieren können, indem Sie die Vorteile maximieren und die Risiken minimieren.

1. Ist WFA eine praktikable Option für Ihr Unternehmen?

Nicht alle Jobs lassen sich gut aus der Ferne erledigen. Das mag offensichtlich erscheinen, ist aber nicht immer so eindeutig, wie Sie vielleicht denken. WFA kann die Sache noch komplizierter machen, wenn Mitarbeiter in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Im Laufe der Pandemie stellten jedoch viele Unternehmensleiter fest, die einst dachten, dass ihre Unternehmen nicht aus der Ferne oder asynchron funktionieren könnten, dass sie es tatsächlich könnten.

Und sogar Branchen, die feste Zeitpläne und eine physische Präsenz erfordern – wie Automobilwerke – haben möglicherweise Abteilungen (Finanzen, Recht, Personal), die unabhängiger arbeiten können. Bevor Sie ernsthaft darüber nachdenken, eine WFA-Policy einzuführen, fragen Sie sich, ob asynchrone Remote-Arbeit für Ihr Unternehmen möglich wäre und wie wahrscheinlich dies zu einer geringeren Produktivität führen würde. Denken Sie dabei sowohl für das Unternehmen als Ganzes als auch in Bezug auf einzelne Abteilungen und Rollen.

In einigen Fällen können branchenspezifische Vorschriften ein einschränkender Faktor dafür sein, wo Mitarbeiter arbeiten können. Beispielsweise sind bestimmte Arten von Finanzinstituten stark reguliert und müssen möglicherweise bestimmte Lizenzanforderungen erfüllen, um Geschäfte über Staats- und Ländergrenzen hinweg tätigen zu können. In anderen Fällen ist Remote-Arbeit möglich, aber weniger effizient. Asynchrones Arbeiten stellt vor allem in Bezug auf die Kommunikation gewisse Herausforderungen dar – kann aber auch die Effizienz steigern, indem rund um die Uhr gearbeitet wird. McKinsey & Company hat ermittelt, welche Branchen sich am besten für Remote Work eignen.

2. Wie viele Tage WFA sollten Sie in einem bestimmten Jahr einplanen?

Die Anzahl der Tage, die Sie Mitarbeitern pro Jahr erlauben, von überall aus zu arbeiten, sollte von zwei Faktoren abhängen.

Überlegen Sie zunächst, wie in Frage 1 besprochen, ob die Produktivität durch längere Zeiträume der Fernarbeit negativ beeinflusst wird. Beispielsweise sind viele Jobs im Technologiesektor, wie etwa die Softwareentwicklung, relativ unabhängig und werden oft aus der Ferne ausgeführt. Es ist schwer vorstellbar, wie WFA für längere Zeit Probleme bereiten könnte. In anderen Branchen oder Funktionen, die ein hohes Maß an Zusammenarbeit erfordern, kann es jedoch von Zeit zu Zeit ein oder zwei Monate außerhalb des Büros praktikabel sein, längere Zeiträume sind jedoch möglicherweise nicht ideal.

Denken Sie zweitens an externe Vorschriften. Viele Visa- und Einwanderungsbestimmungen basieren auf Standardzeiträumen (z. B. 30, 90 oder 183 Tage). Beispielsweise dürfen amerikanische Staatsbürger mit einem herkömmlichen Touristenvisum im Allgemeinen bis zu 90 Tage in einem bestimmten Land verbringen. Es ist unwahrscheinlich, dass die Durchführung von Remote-Arbeiten für ein in den USA ansässiges Unternehmen aus dem Ausland – Arbeiten, die keine Interaktion mit dem lokalen Markt beinhalten – innerhalb dieses Zeitrahmens ein ernsthaftes Risiko darstellen würde, PE auszulösen.

Es ist kein Zufall, dass die meisten WFA-Richtlinien, die bisher von großen Unternehmen verabschiedet wurden, zwischen einem und drei Monaten pro Jahr liegen. Shopify-Mitarbeiter dürfen WFA für drei Monate pro Jahr nutzen, Revolut bietet zwei Monate WFA an, während American Express einen Monat zulässt. Für jede gegebene WFA-Police verringert eine kürzere Dauer die Wahrscheinlichkeit mehrerer wichtiger Risiken: Auslösen von PE, Verstoß gegen Einwanderungsbestimmungen und Unterwerfung unter das lokale Arbeitsrecht.

3. Welche Länder schließen Sie ein oder aus?

Sie können diese Frage auf drei Arten angehen: eine vorab genehmigte Länderliste, eine Liste verbotener Länder oder eine Kombination aus beidem. (Aus geopolitischen oder Sicherheitsgründen verbieten die meisten Unternehmen zumindest einige Länder.)

Berücksichtigen Sie bei der Festlegung, welche Länder in Ihre Police aufgenommen werden sollen, welche Risiken für jeden Standort besonders relevant sind, sowie das Gesamtrisikoniveau. Die USA und Großbritannien haben beispielsweise einige der strengsten Vorschriften in diesem Bereich: Selbst Aufenthalte, die an 30 Tage grenzen, können steuerliche Probleme aufwerfen. Im Gegensatz dazu und insbesondere im Verlauf der Pandemie haben eine Reihe von Ländern Richtlinien mit dem ausdrücklichen Ziel eingeführt, Remote-Arbeiter anzuziehen. Viele Länder, deren Volkswirtschaften zuvor stark vom Tourismus abhängig waren, haben eine kalkulierte Entscheidung getroffen, Visa-Programme für Fernarbeit anzubieten, um relativ gut verdienende Fernarbeiter und die damit verbundenen freiwilligen Ausgaben anzuziehen.

4. Sollten Sie Ihr Leistungsmanagementsystem dynamisch mit Ihrer WFA-Richtlinie verknüpfen?

Während die meisten Daten darauf hindeuten, dass die Erweiterung der Mitarbeiterflexibilität, sei es durch WFH oder WFA, zu einer höheren Produktivität führt, gibt es Möglichkeiten, wie Sie diesen Vorteil möglicherweise verstärken können. So wie Arbeitgeber in der Vergangenheit leistungsabhängige Prämien oder bezahlte Sabbaticals für diejenigen angeboten haben, die für eine bestimmte Anzahl von Jahren im Unternehmen geblieben sind, kann die Möglichkeit, Mitarbeitern von überall aus zu arbeiten, als Anreiz genutzt werden, der entweder an Leistung oder Bindung geknüpft ist.

Was ist die richtige WFA-Richtlinie für Ihr Unternehmen?

Nichts ist ohne Risiko. Einerseits kann die Einführung einer WFA-Richtlinie Ihr Unternehmen einer Vielzahl von Compliance-Risiken aussetzen. Auf der anderen Seite besteht die Gefahr, dass Sie einige Ihrer besten Talente verlieren, wenn Sie es versäumen, zumindest eine gewisse Flexibilität bei der internationalen Fernarbeit zu bieten. Was muss ein Arbeitgeber tun?

Ich hoffe, dass Ihnen das ROI-Framework ein grundlegendes Verständnis der potenziellen Kosten und Vorteile einer WFA-Richtlinie vermitteln wird. Darüber hinaus sollte es Ihnen helfen, verschiedene Richtlinienoptionen zu vergleichen und zu sehen, wie sich die Anpassung bestimmter Komponenten Ihrer WFA-Richtlinie auf den ROI auswirken kann.

Allerdings sind einige der Risikobereiche komplex. Sie variieren von Land zu Land und entwickeln sich ständig weiter, da die Regulierungsbehörden versuchen, sich an eine zunehmend geomobile globale Belegschaft anzupassen. Während dieses Grundgerüst Ihnen helfen kann, eine WFA-Richtlinie mit relativ geringem Risiko für Ihr Unternehmen zu entwickeln, kann es sich lohnen, professionellen Rat einzuholen, wenn Sie eine umfassendere Richtlinie in Betracht ziehen.