Kinder Tools: So verbessern Sie das Enterprise UX Design für die psychische Gesundheit

Ein paar Jahre, nachdem ich nach Großbritannien gezogen war, schickte mir die südafrikanische Finanzbehörde per E-Mail eine „letzte Forderung“ nach Steuernachzahlungen und saftigen Strafgebühren, die – ohne dass ich es wusste – seit einem Jahrzehnt angefallen waren.

Ich bin ein gewissenhafter Mensch, also war diese Rechnung ein Schock. Ich habe mich sofort beim neuen Self-Service-Portal der Finanzseite angemeldet, das angeblich das Einreichen von Steuererklärungen und das Vorbringen von Streitigkeiten vereinfacht.

Es war nicht einfach.

Die Navigation war flach und verwirrend; Schlüsselaktionen wurden auf den Seiten vergraben und erhielten keine Priorität. Wichtige Informationen wurden als Warnmodalitäten angezeigt, die nach dem Schließen nicht mehr gefunden werden konnten. Der Call-to-Action „Holen Sie sich Hilfe bei der elektronischen Einreichung“ war eine gefälschte Tür, die zu einer Seite führte, auf der stand, dass keine Agenten verfügbar seien.

Als UX/UI-Designer mit mehr als 15 Jahren Erfahrung in der Erstellung benutzerzentrierter Websites, Apps und Systeme war ich entsetzt. Ich habe auch ADHS, Angstzustände und Depressionen; und als Person mit einem neurodivergenten Gehirn und diesen psychischen Erkrankungen löste die unbrauchbare Website in einer ohnehin schon stressigen Situation erhöhte Unruhe, Grübeln und Panik aus.

Fast eine Milliarde Menschen weltweit leben mit einer psychischen Störung, und Hunderte Millionen haben ADHS. Im Jahr 2021 waren psychische Gesundheitsprobleme die Hauptursache für Arbeitsausfälle im Vereinigten Königreich und machten Arbeitgeberverluste von bis zu 43 Mrd. £ (57 Mrd. $) aus.

Die Forschung über die Auswirkungen von UX-Design auf die psychische Gesundheit befindet sich noch in einem frühen Stadium, aber gutes Design ist zugänglich und berücksichtigt eine Vielzahl von Grundlagen. Eine verwirrende UX könnte Angst auslösen, wie es bei mir der Fall war; sich wiederholende Aufgaben könnten Depressionen verschlimmern; Für jemanden mit einer Aufmerksamkeitsstörung könnte eine Lawine von Warnungen einen produktiven Arbeitstag zum Scheitern bringen.

Verbesserung des UX-Designs für die psychische Gesundheit

Bei Arbeitnehmern, die mit psychischen Gesundheitsstörungen zu kämpfen haben, können die Anforderungen schlecht konzipierter Unternehmensprodukte die Symptome verschlimmern. Designer können helfen, indem sie einige Schmerzpunkte verbessern, die der Wissensarbeit eigen sind. Viele dieser vorgeschlagenen UX-Lösungen bauen auf vorhandener Technologie auf oder erweitern die Verfügbarkeit nicht ausreichend genutzter Funktionen. Andere setzen auf Fortschritte beim maschinellen Lernen.

Optimieren Sie das Workflow-Management

Forscher haben chronische Langeweile bei der Arbeit mit Depressionen in Verbindung gebracht, und sich wiederholende, niedere Aufgaben können Frustration und Angst um verschwendete Zeit auslösen. Die Erhöhung der Büroautomatisierung für sich wiederholende Aufgaben und die Einbeziehung von vorausschauendem Design durch maschinelles Lernen könnten dazu beitragen, die Arbeitnehmer von diesen negativen Auswirkungen zu befreien und ihnen die Möglichkeit zu geben, sich der kreativen Problemlösung zu widmen.

Erstellen Sie Massenbearbeitungsoptionen. Vieles, was wir in Tools wie Jira, GitHub und Excel tun, sind Variationen bereits abgeschlossener Arbeiten. Tabellen sind beispielsweise in Unternehmensanwendungen allgegenwärtig, aber die Möglichkeit, Inhalte in großen Mengen zu filtern, auszuwählen, zu duplizieren und zu verwalten, fehlt häufig auf Tabellenebene.

Bieten Sie intelligente Vorlagen an. Ich kenne Projektmanager, die ihre eigenen Vorlagen lieber in Workflow-Apps wie Jira erstellen. In diesen Fällen können maschinell lernende Vorlagen Abkürzungen bieten, indem sie Aktionen und Formate basierend auf dem Workflow-Verlauf eines Benutzers vorschlagen.

Kommunikationsbarrieren beseitigen

Die Remote-Zusammenarbeit über kulturelle und sprachliche Grenzen hinweg ist seit Beginn der COVID-19-Pandemie üblicher geworden. Um dies zu erleichtern, gibt es eine Fülle virtueller Kommunikations- und Kollaborationstools, aber audiovisuelle Verzögerungen, das Fehlen von Körpersprache und Augenkontakt sowie App-Benachrichtigungen können die Angst verstärken und die Produktivität verringern – selbst bei Menschen ohne psychische Gesundheitsstörungen. Die Verbesserung der Unternehmenskommunikationstools in einigen wichtigen Punkten kann dabei helfen.

Übersetzen Sie den Kontext, nicht nur die Sprache. Die Übersetzung hat in den letzten zehn Jahren einen langen Weg zurückgelegt, aber das Anbieten mehrerer potenzieller Bedeutungen für Sprachen mit hohem Kontext und die Angabe des Vertrauensniveaus jeder Übersetzung würden das Unbehagen von Nicht-Muttersprachlern bei der Verwendung von Chat-Apps wie der Instant Messaging-Plattform von Microsoft Teams lindern. Idealerweise würden diese Merkmale auch gängige Redewendungen kennzeichnen, die keine wörtliche Übersetzung haben und ein Risiko für Missverständnisse darstellen.

Reduzieren Sie Unterbrechungen. Jira und andere Produktmanagement-Tools sind dafür bekannt, Unmengen von Benachrichtigungs-E-Mails zu produzieren. Das Stummschalten dieser Benachrichtigungen kann jedoch dazu führen, dass wichtige Entwicklungen verpasst werden. In Zukunft könnten Tools so programmiert werden, dass sie Benachrichtigungen basierend auf dem Chatvolumen, Anomalien (z. B. wenn Ihr Chef in einen Thread springt) und Schlüsselwörtern senden.

Designer bei Slack arbeiten beispielsweise an einem KI-System, das eine Nachricht nach der anderen in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit anzeigt. Tools, die Informationen wie dieses sortieren, können dabei helfen, Benutzer zu informieren, ohne sie zu überfordern.

Kompensieren Sie die Mängel des Videos. Videoanrufe sind für die meisten Wissensarbeiter jetzt wie gewohnt. Doch Nutzer mit „Zoom-Angst“ befürchten, dass sie durch technische Pannen inkompetent dastehen. Apps könnten Störungen normalisieren und entpersonalisieren, indem sie die Teilnehmer automatisch mit einem Badge oder einer Chat-Nachricht benachrichtigen, wenn ein anderer Benutzer Verbindungsprobleme hat.

Das automatische Erhöhen der Lautstärke für Benutzer, die leise sprechen, und das Stummschalten anderer Teilnehmer, bis ein Redner fertig ist, um versehentliche Unterbrechungen zu vermeiden, könnte auch das Vertrauen der Kollegen stärken. Ein weiterer intelligenter Tweak: Standardmäßig wird die Selbstansicht ausgeblendet. Ein Bild von sich selbst für ein ganzes Meeting zu sehen, kann dazu führen, dass Menschen sich auf ihr Aussehen fixieren und Angst darüber verspüren – ein Phänomen, das Forscher „Zoom-Dysmorphie“ nennen.

Aktualisieren Sie die Schulungsressourcen

Menschen mit Depressionen neigen zu Selbstbeschuldigungen, die als Reaktion auf eine ungeschickte UX-Architektur aufflammen können. Zu viele Unternehmensprodukte verlassen sich auf faule Walkthroughs oder unvollständige Hilfeanleitungen, um Kernfunktionen oder Updates zu kommunizieren. (Das Internet ist vollgepackt mit Tutorials zur Vervollständigung grundlegender Funktionen in Tools wie Microsoft Word und Jira.) Stattdessen sollten Produktdesigner darauf drängen, solide und vielfältige Schulungs- und Supportoptionen anzubieten.

Bieten Sie bei der ersten Verwendung gründliche Walkthroughs an. Wenn Sie Benutzer während des Onboardings durch ihre erste Aufgabe führen, werden sie schnell mit den wichtigsten Funktionen vertraut gemacht. Verwenden Sie so oft wie möglich Videoclips, Animationen und Bilder. Die Leute werden nicht lesen, wenn sie es nicht müssen, aber Bewegung wird ihre Aufmerksamkeit auf sich ziehen.

Verwenden Sie echte Menschen für den Kundensupport. Steigern Sie Ihren menschlichen Support, wenn Sie ein größeres Update veröffentlichen oder Änderungen vornehmen, die sich auf den Arbeitsablauf der Benutzer auswirken, da diese Ereignisse am wahrscheinlichsten zu Verwirrung führen. Je früher Sie diese Verwirrung lösen, desto weniger wahrscheinlich wird sie Angst erzeugen. Chatbots mögen bei der Sichtung hervorragend sein, aber sie sollten Benutzer auf Anfrage immer sofort mit Live-Agenten verbinden, oder wenn sie keine zufriedenstellende Antwort geben können. Live-Kundensupport ist teuer, aber in Chatbot-Schleifen stecken zu bleiben, kann dazu führen, dass sich Benutzer ängstlicher und isolierter fühlen.

Integrieren Sie Mini-Tutorials. Für erfahrene Benutzer können Feature-Updates Arbeitsabläufe stören, und Erklärvideos oder exemplarische Vorgehensweisen lassen sich nur schwer in einen arbeitsreichen Arbeitstag integrieren. Versuchen Sie stattdessen, Mini-Tutorials hinzuzufügen, die ausgelöst werden, wenn ein Benutzer versucht, eine Aktion im Zusammenhang mit dem Update auszuführen. Heben Sie beispielsweise neue Werkzeugstandorte hervor, wenn ein Benutzer ein Projekt öffnet.

Stellen Sie sicher, dass alle Tutorials in einem Hilfecenter leicht zu finden sind. Es ist frustrierend, ein Popup zu schließen und später zu erkennen, dass dies Ihre einzige Chance war, etwas über ein Update zu erfahren.

Fokus und Effizienz steigern

Eine bessere UX kann Engpässe reduzieren und das Gefühl der Autonomie stärken, die Arbeit effizienter machen und Stress reduzieren.

Integrieren Sie Tools für Mikro-Aufholvorgänge. Kalender sind oft mit Stehmeetings, Besprechungen und Briefings überfüllt. Stellen Sie sich vor, Mitarbeiter könnten stattdessen bei Bedarf Huddles innerhalb eines Projekts oder Dokuments anfordern. (Slack, Figma und Miro nutzen integrierte Collaboration-Tools in großem Umfang.) Dies ermöglicht es Benutzern, um Hilfe zu bitten, geplante Meetings zu reduzieren und Langeweile und Stress zu reduzieren.

Fördern Sie Konzentration und Ausfallzeiten. Alle Tools, einschließlich E-Mail, sollten die Möglichkeit bieten, die Kommunikation während vordefinierter Konzentrations- oder Entspannungsphasen stummzuschalten. Im Idealfall würden diese Tools auf die Arbeitszeiten eines Benutzers reagieren (im Tool festgelegt oder aus einem Arbeitskalender gezogen) und Pausen für Bewegung und Essen vorschlagen. Statistiken über die letzten Aktivitäten eines Benutzers, wie z. B. ein Diagramm, das seine Überstunden in dieser Woche anzeigt, in Verbindung mit Gesundheitsdaten, die die Selbstpflege unterstützen, könnten gesündere Arbeitsgewohnheiten fördern.

Um zu verhindern, dass Benutzer die Zeit vergessen, könnten Unternehmenstools das Ende der Arbeitszeit auch mit einer feierlichen Nachricht oder einem kurzen Wechsel zu einer Graustufen-Benutzeroberfläche markieren, um die Benutzer zum Abmelden zu animieren.

Vermeiden Sie Mikromanagement. Manager können Funktionen zur Zusammenarbeit verwenden, um die Arbeit der Mitarbeiter zu überwachen oder zu stören. Einige Figma-Benutzer berichten beispielsweise, dass Manager und Führungskräfte den Multiplayer-Modus verwenden, um ihnen bei der Arbeit zuzusehen, was Angst und Unmut hervorruft. Benutzer brauchen Privatsphäre, um gut denken zu können und sich mit Fehlern wohl zu fühlen. Dies kann bedeuten, dass sie ihre Projekte sperren, bis sie eine Überprüfung durch die Stakeholder anfordern, und eine Fortschrittscheckliste teilen, auf die sich Manager beziehen können, anstatt Mitarbeiter zu „spionieren“ oder ihnen Nachrichten zu senden, um Updates zu erhalten.

Beheben Sie Engpässe direkt vor Ort. Lassen Sie Mitarbeiter eine „Rallye“ anfordern – eine Funktion für aktive Projekte, die ein dringendes Problem an die Spitze der Warteschlange eines Managers rücken würde. Dies würde Probleme schneller lösen und auch Chefs, die zu Mikromanagement neigen, ein klareres Gefühl dafür geben, wann sie sich einmischen sollten.

Design für Seelenfrieden

Tools für die Remote-Zusammenarbeit haben ein unglaubliches Potenzial, um die Arbeit effizienter und flexibler zu gestalten. Enterprise UX kann jedoch auch Frustration und Angst mit sich bringen, die sich negativ auf neurodivergente Arbeitnehmer und Menschen mit psychischen Problemen auswirken. Auch Benutzer ohne diese Bedenken können von einem Design profitieren, das Ablenkungen, Ineffizienzen und Missverständnisse reduziert. Wenn wir als Designer die Zugänglichkeit für psychische Gesundheit in UX priorisieren, können wir Remote-Arbeit zu einer lebensverbessernden Option für alle machen.

Haben Sie weitere Gestaltungsideen, die die psychische Gesundheit von Büroangestellten entlasten würden? Lass es uns in den Kommentaren wissen.