Top 10 der einfachen Möglichkeiten, Ihre Zeitmanagementfähigkeiten zu verbessern

In der heutigen Zeit ist es viel einfacher, ein kontrolliertes Zeitgefühl zu spüren. Während das Jonglieren von Arbeit und Privatleben manchmal überwältigend werden kann, kann das Einbeziehen von Zeitmanagementfähigkeiten erheblich dazu beitragen, Harmonie zu gewährleisten. Mithilfe von Zeitmanagement-Tipps können Sie Ihre Zeit zwischen Aufgaben einfach planen und ausgleichen.

Effektives Zeitmanagement ist entscheidend für Menschen, die sich darauf freuen, die Kontrolle über knappe Fristen und herausfordernde Zeitpläne zu erlangen. Mit Zeitmanagement-Tipps kann man für einen besseren Ruf am Arbeitsplatz sorgen oder in Bezug auf persönliche Verantwortlichkeiten vorankommen.

Schritte zur Verbesserung der Zeitmanagementfähigkeiten

Im Folgenden finden Sie einige praktische Zeitmanagementfähigkeiten, die Ihnen dabei helfen können, am Laufen zu bleiben. Diese Schritte helfen Ihnen nicht nur, eine bessere Version von sich selbst zu finden, sondern stellen auch sicher, dass Sie effizient arbeiten.

1. Organisation

Das Organisieren von Aufgaben ist der Prozess, die eigenen Prioritäten gewissenhaft im Auge zu behalten, was Aufgaben wie das Führen von Aufzeichnungen über jede Kleinigkeit umfasst. Einer der wichtigsten Schritte zum Verständnis einer Organisation ist die Analyse der Routine und die Einschätzung, welche Aufgaben zuerst und welche zuletzt zu erledigen sind. Eine organisierte Liste hilft Ihnen, Ihre Produktivität zu steigern, was zu einem effizienten Arbeitsprozess führt.

2. Priorisierung

Priorisierung ist eine Fähigkeit, die maximalen Aufwand und Zeit für eine Aufgabe oder einen bestimmten Satz von Funktionen erfordert. Wenn Sie Ihre Ziele priorisieren, nutzen Sie Ihre Zeit optimal und schaffen so eine florierende Umgebung an Ihrem Arbeitsplatz und für sich selbst.

Um Aufgaben zu priorisieren, müssen Sie mit einer To-Do-Liste oder einem Planer beginnen und Prioritäten zuweisen. Sie können beispielsweise mehrere Studien entwickeln und sie unter Bezeichnungen wie „primär“, „sekundär“ und „unwichtig“ platzieren. Es wird Ihnen helfen, sich von übermäßiger Arbeit zu befreien und Stress abzubauen.

3. Zielsetzung

Wie der Begriff schon sagt, ist Zielsetzung der Prozess der Festlegung von Zielen und Zielen, die Ihnen helfen sollen, Ihre Ziele zu erreichen. Es gibt Ihnen eine transparente Vorstellung davon, was getan werden muss, und hilft Ihnen bei Dingen, die Sie vermeiden können, um einen besseren Einblick in Ihre Arbeit zu erhalten.

Es ist leicht, sich ohne Ziele ablenken zu lassen, während man unterwegs vor weiteren Herausforderungen steht. Sowohl kurzfristige als auch langfristige Ziele sind notwendig. Ein kurzfristiges Ziel kann der Abschluss eines Online-Kurses oder die Erstellung eines Sparplans sein. Ein langfristiges Ziel konzentriert sich normalerweise auf ein Projekt, das über Monate oder Jahre abgeschlossen werden muss.

4. Planung

Um ein Ziel zu erreichen, müssen Sie einen Plan entwickeln. Die Vorteile eines Plans sind vielfältig. Erstens hilft Ihnen die Planung, die Art des Projekts zu verstehen, das Sie zu übernehmen hoffen. Zweitens ermöglicht Ihnen die Planung, innere Diskrepanzen zu beseitigen. Außerdem ist die richtige Planung der Schlüssel zu jedem Zeitmanagement. Die Planung kümmert sich auch um die Zeit, die Sie in die Erledigung einer Aufgabe investieren.

5. Delegation

Das Delegieren von Aufgaben ist eine praktische Fähigkeit, die Sie zu den Zeitmanagementfähigkeiten zählen können. Während Sie an Ihrem Projekt arbeiten, können Sie Ihren Teammitarbeitern Aufgaben zuweisen oder sie delegieren. Dadurch werden Stress und Arbeitsbelastung der Teammitglieder verringert. Darüber hinaus wird auch sichergestellt, dass die eigene Zeit effektiv genutzt wird.

6. Kommunikation

Als Teamleiter können Sie Aufgaben an Teammitglieder delegieren. Die Kunst der Kommunikation zu kennen ist der Schlüssel zu jedem effizienten Zeitmanagement. Eine gute Beziehung in der Kommunikation kann Wunder für Sie bewirken.

Kommunikation verbessert die zwischenmenschlichen Beziehungen am Arbeitsplatz und hilft Ihnen, Vertrauen zu Ihren Untergebenen zu gewinnen. Auch bei der Lösung von Konflikten ist sie von entscheidender Bedeutung. Daher ist Kommunikation ein wertvolles Gut, das sich am Arbeitsplatz lohnt.

7. Stressbewältigung

Stress kann eine überwältigende Emotion sein, wenn es darum geht, den Arbeitsdruck zu erhöhen. Um Ihre Zeit effizient zu nutzen, müssen Sie verstehen, wie Sie mit Stress umgehen. Aktivitäten wie Yoga, Radfahren, Bewegung und Meditation können helfen, Ihren Stress unter Kontrolle zu halten. Als Ergebnis können Sie Aufgaben effektiv ausführen, ohne unter den Schleier des Stresses zu fallen.

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8. Flexibilität

Nicht alle Menschen sind mit natürlichen Zeitmanagementfähigkeiten ausgestattet. Infolgedessen kann es ziemlich schwierig sein, Flexibilität zu erreichen. Wenn Sie sich jedoch dafür entscheiden, im Job eine flexible Art zur Schau zu stellen, können Sie sich effektiv im Zeitmanagement trainieren. Bevor Sie eine Aufgabe übernehmen, überprüfen Sie Ihren Planer und prüfen Sie, ob Sie noch freie Zeit haben. Wenn es sich um eine vorrangige Aufgabe handelt, teilen Sie dies Ihrem Vorgesetzten mit.

Leitfaden zur Verbesserung der Zeitmanagementfähigkeiten

Mehrere Schritte können Sie zum Erreichen eines Ziels oder zum Erledigen einer Aufgabe führen. Nachdem wir nun die notwendigen Schritte besprochen haben, die man für ein effektives Zeitmanagement unternehmen kann, wollen wir uns einem umfassenderen und praktischen Ansatz zur effektiven Zeitnutzung zuwenden.

• Setzen Sie sich Ziele, die erreichbar sind.

Dazu können Hinweise gehören, die Sie auffordern, eine dringende Aufgabe zu erledigen, ein paar Lektionen in einer neuen Sprache zu lernen oder Ihren Kleiderschrank zu organisieren. Denken Sie daran, dass Sie Ihre Ziele nur erreichen können, wenn Sie die Zeit messen, die Sie für die Erledigung einer Aufgabe benötigen.

• Planen Sie Aufgaben in Ihrem Organizer.

Sie können einen Planer Ihrer Wahl auswählen. Beginnen Sie mit Ihrer ersten Aufgabe und weisen Sie ihr Zeit zu. Sie halten sich vielleicht nicht immer an die strengen Zeitpläne, aber Sie können sich immer darauf freuen, einen Job innerhalb kurzer Zeit abzuschließen.

• Priorisieren Sie Aufgaben entsprechend der Deadline.

Wenn die Aufgabe zeitbasiert ist, ist es wichtig, sich der Frist bewusst zu sein, ohne die das Erledigen der Aufgabe mühsam sein kann.

• Konzentrieren Sie sich zu einem bestimmten Zeitpunkt auf eine Aufgabe.

Es ist wichtig zu wissen, dass Multitasking nicht jedermanns Sache ist. Darüber hinaus stellt die Konzentration auf jeweils eine Aufgabe sicher, dass Sie sich zu 100 Prozent einem Studium widmen und Nachlässigkeit vermeiden.

• Minimieren Sie Unterbrechungen und Störquellen.

Verwenden Sie bei der Ausführung einer Aufgabe, die die meiste Aufmerksamkeit erfordert, keine Telefone oder überprüfen Sie keine Benachrichtigungen zu E-Mails, sozialen Medien und dergleichen. Sie können auch Geräuschquellen eliminieren.

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• Machen Sie kurze Pausen zwischen der Erledigung einer Aufgabe.

Pausen sind eine der wichtigsten Methoden, um Burnout zu vermeiden. Es ist in Ordnung, nicht rund um die Uhr produktiv und effizient zu sein. Sie müssen Ihre Grenzen kennen und eine Pause einlegen, wenn die Arbeit Sie belastet.

• Überprüfen Sie Ihren Planer bis zum Ende des Tages.

Wenn Sie Ihren Planer oder Organizer durchgehen, können Sie sich die Freiheit nehmen, Erfolgserlebnisse zu verspüren. Gleichzeitig hilft es Ihnen, sich um alle Aufgaben zu kümmern, die Sie an diesem Tag nicht erledigt haben.

• Nutze Reinforcement Learning.

Mit dieser Technik können Sie Ihre Bemühungen am Arbeitsplatz oder im persönlichen Bereich belohnen. Reinforcement Learning stellt sicher, dass Sie den Wert einer Aufgabe kennen, die Ihrer Zeit und Ihrem Aufwand zugute kommt.

Zeitmanagement-Statistik

Eine im Jahr 2021 durchgeführte Umfrage zeigt, dass 18 % der US-Bevölkerung über ein dediziertes Zeitmanagementsystem namens TMS verfügen. Andere beziehen sich auf Timeboxing, Eat That Frog! und die Pomodoro-Technik.

12 % bevorzugen einen Terminkalender oder einen Tagesplaner, während 6 % eine bestimmte Technik verwenden, die ihren besten Bedürfnissen entspricht. Die meisten Menschen verwenden die Eisenhower-Matrix, eine etablierte und beliebte Zeitmanagementtechnik. Bei der Durchführung von Zeitaudits hinken 49 % der Menschen hinterher. Im selben Zusammenhang führen 31 % gelegentliche Audits durch, während 20 % diese Audits regelmäßig durchführen.

Einige häufige Ablenkungen, die zu Problemen beim Zeitmanagement in einem professionellen Arbeitsbereich beitragen, sind gesprächige Kollegen, spontane Meetings, lange Stunden in sozialen Medien, Bürolärm und das Gefühl überwältigender Emotionen bei der Arbeit. Diese Gründe tragen dazu bei, dass sich 80 % der Mitarbeiter bei der Arbeit unmotiviert fühlen.

Einige verbringen am Ende insgesamt 30 Tage pro Jahr mit dem E-Mail-Management und verlieren anschließend den Fokus auf das regelmäßige Abrufen von E-Mails. Aus den gleichen Gründen fühlen sich 43 % der Mitarbeiter gestresst.

Fazit

Zeitmanagement-Fähigkeiten vermitteln Ihnen zwar die Grundlagen, die für einen wachsenden Arbeitsbereich entscheidend sind, sie können Sie jedoch auch bei der Lösung von Problemen unterstützen, die eine erhebliche Hürde für die Erledigung einer Aufgabe darstellen können. Es ist wichtig, Ruhe zu bewahren und eine Reihe von Methoden oder Techniken zur Lösung eines Problems beizubehalten. Gleichzeitig kann ein professioneller Kurs wie ein Advance General Management Program von upGrad Ihre Fähigkeiten weiter verbessern und Ihnen lukrative Marktchancen in Ihrem relevanten Bereich eröffnen!