10 Tipps zum Organisieren von Kundenakten (2023)

Die Eckpfeiler eines jeden erfolgreichen Unternehmens sind Struktur, Sicherheit und Organisation, daher ist es wichtig, alle Ihre Dokumente im Griff zu haben, insbesondere die Organisation von Kundenunterlagen.

Den Überblick über Kundendatensätze zu behalten, kann lästig oder schwierig sein, aber letztendlich hilft es Ihnen, effizienter und effektiver zu werden. In der heutigen Welt der Datenschutzverletzungen und Cyberkriminalität kann man nie vorsichtig genug sein.

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Wie Sie die Dateien Ihrer Kunden sichern, sichern und organisieren, kann zeitaufwändig und kostspielig sein. Sie sind jedoch letztendlich dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß gehandhabt und gesichert werden. Unser Ziel in diesem vorgestellten Beitrag ist es, Ihnen dabei zu helfen, Ihre Optionen zu sortieren und erschwingliche Lösungen zu finden.

Hier sind 10 Tipps, wie Sie sicherstellen können, dass Sie Ihre Kundendatensätze organisiert, gesichert und gesichert aufbewahren.

10 Tipps zum Organisieren von Kundendatensätzen

Stift

1. Hardcopy- und elektronische Dateisicherung

Entscheiden Sie, ob Sie Hardcopy-Dateien, elektronische Dateien oder beides aufbewahren möchten. Ihre Entscheidung sollte berücksichtigen, wie viel Platz Sie zur Verfügung haben.

Während elektronische Backups sehr wenig Speicherplatz beanspruchen, müssen Client-Dateien im Falle eines Computerausfalls oder einer Datenbeschädigung häufig gesichert werden. Sie können auf Backblaze B2 oder einem anderen Cloud-Speicher sichern, um die Datensicherheit zu verbessern und die Zugänglichkeit zu gewährleisten.

In Bezug auf die Sicherung und Organisation von Dateien per Hardcopy nehmen diese Dateien viel mehr Platz ein und können zusätzliche Ressourcen erfordern, um sie sicher aufzubewahren. Die ultimative Option ist jedoch, sowohl digitale als auch gedruckte Kopien von Kundenunterlagen zu haben.

2. Verwenden Sie Passwortschutz und dedizierten Computer

Wenn Sie Ihr Dateisystem auf einem Computer aufbewahren, verwenden Sie den Passwortschutz , den Ihr Betriebssystem bietet, insbesondere wenn die Dateien persönliche Informationen enthalten.

Halten Sie nach Möglichkeit einen separaten Computer oder Laptop für geschäftliche Zwecke bereit. Kleine, preiswerte Laptops ohne viel Schnickschnack eignen sich hervorragend als dedizierte Backups für kleine Geschäftsdateien und andere Aufzeichnungen.

3. Verwenden Sie eine sichere Aufbewahrung von guter Qualität für die Hardcopy

Benötigen Sie einen sicheren Bereich für Akten mit vertraulichen Informationen? Persönliche und sensible Informationen benötigen möglicherweise einen verschlossenen Schrank oder Safe, um sie vor neugierigen Blicken zu schützen.

Die Investition in hochwertige Schließsysteme könnte langfristig gut für Ihr Unternehmen sein. Wenn Sie beabsichtigen, Papierakten aufzubewahren, kaufen Sie einen Aktenschrank. Kartons oder Ordnerstapel auf dem Schreibtisch sind zwar eine einfache Lösung, aber auf Dauer nicht machbar.

Ein kleiner, abschließbarer Aktenschrank mit zwei oder drei Schubladen ist kostengünstig und für jedes Unternehmen geeignet, das gerade erst anfängt.

4. Verwenden Sie einen Hauptindex

Ein Hauptindex ist eine bequeme Möglichkeit, Dateien zu finden, insbesondere wenn Sie eine große Anzahl von Clients haben. Einträge in Ihrem Stammverzeichnis (das eine Computerdatei oder eine einfache Kartei oder Rolodex sein kann) sollten nicht vertrauliche Informationen zur Identifizierung des Kunden enthalten, wie Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

5. Versuchen Sie, ein Codesystem zu verwenden

Auch die Kennzeichnung von Aktenordnern und Einträgen in Ihrem Stammverzeichnis mit entsprechenden Identifikationscodes kann sinnvoll sein. Beispielsweise könnten Sie den Namen des Kunden und das Datum Ihrer ersten Anstellung bei ihm in einer alphanumerischen Kombination verwenden.

Wenn John Smith Sie beispielsweise am 22. März 2023 zum ersten Mal eingestellt hat, könnte Ihr Code für seine Akte JSM-32223 lauten. Ihre eigenen persönlich erstellten Codes haben eine schnelle Interpretation für Sie, wenn Sie direkt zu einer Datei gehen müssen.

6. Die Verwendung von Notizen kann hilfreich sein

Machen Sie sich Notizen zu Ihren Dateien. Das Erstellen persönlicher Notizen über Kunden hilft Ihnen, sich schneller an Personen und ihre Bedürfnisse zu erinnern, anstatt viele Seiten einer ganzen Akte nach der kleinen Information zu überfliegen, nach der Sie suchen.

7. Probieren Sie ein Online-Tool aus

Online-Tools können für die Archivierung praktisch sein, und mit vielen jetzt verfügbaren Programmen werden Informationen automatisch für Sie gesichert. Wenn Sie sich für ein Online-Tool entscheiden, überprüfen Sie es zuerst und sehen Sie sich die Bewertungen an.

Informieren Sie sich über Sicherheit, Vertraulichkeit und Verlässlichkeit in Ihrem Geschäftsbereich. Wenn Sie Zweifel haben oder zu viele schlechte Bewertungen finden, halten Sie sich fern und suchen Sie nach einem hoch bewerteten Ablagetool.

Denken Sie auch daran, dass Online-Dateien nicht so sicher sind wie die auf Ihrem PC oder Aktenschrank.

8. Nehmen Sie sich Zeit zum Organisieren

Nehmen Sie sich Zeit, um an Ihren Dateien zu arbeiten. Wenn Sie nicht alles auf einem Computer oder online haben, wird sich Ihr Ablagesystem nicht automatisch selbst organisieren. Lassen Sie nicht zu, dass sich Papierkram auf Ihrem Schreibtisch ansammelt.

Während „organisiertes Chaos“ theoretisch amüsant ist, weckt das Hereinkommen auf einem mit Papierstapeln bedeckten Schreibtisch kein Vertrauen bei einem Kunden. Schieben Sie die Einreichung nicht auf, bis Sie im Papierkram ertrinken. Nur ein paar Minuten am Ende eines jeden Tages oder eine halbe Stunde einmal pro Woche reichen aus, um die Dateien in Ordnung zu bringen.

9. Alte Dokumente vernichten

Achten Sie darauf, alte und nicht mehr existierende Dateien zu schreddern; Werfen Sie sie niemals ganz in den Müll. Der Diebstahl von nicht geschredderten Unterlagen, die persönliche Informationen enthalten, ist eine der häufigsten Methoden für Identitätsdiebstahl. Investieren Sie in einen Aktenvernichter.

Kleine, persönliche Aktenvernichter, die Discs und schwerere Materialien sowie Papier vernichten, sind praktisch, kostengünstig und immer nützlich. Einige Bürobedarfsgeschäfte bieten einen Aktenvernichtungsservice an, um Ihre sensiblen Dokumente zu entsorgen.

10. Holen Sie sich jemanden zur Hilfe

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie Ihre Akte nicht bewältigen können, könnte es Ihren Verstand wert sein, jemanden einzustellen, der dies für Sie erledigt.

Unternehmen, die gerade erst anfangen und laufen, haben nicht viel Portokasse, aber Sie brauchen niemanden, der Vollzeit auf der Gehaltsliste steht. Bitten Sie einen Freund oder ein Familienmitglied, das Erfahrung mit der Archivierung hat, Ihnen gegen ein wenig zusätzliches Geld zu helfen.

Tipps zum Organisieren von Kundendatensätzen – Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein proaktiver Ansatz zur Sicherung und Organisation der Aufzeichnungen Ihrer Kunden eine der wichtigsten Sicherheitsmaßnahmen sein wird, die Sie für Ihr Unternehmen implementieren können.

Es ist ein ernstes Problem in einer Welt von Hackern mit der bösen Absicht, Sie und Ihren Kunden zu zerstören. Tun Sie, was nötig ist, um bei der Organisation und Sicherung von Kundendatensätzen den Überblick zu behalten, und Sie sind bereit, falls das Undenkbare passiert.

Organisiert zu sein, die Haftung zu senken und das Risiko zu reduzieren, ist für Geschäftsinhaber immer befriedigend!