Hinzufügen von Zeit zu Ihrem Zeitplan als Profi

Dieser Artikel wurde freundlicherweise von unseren lieben Freunden bei Trafft unterstützt, deren Mission es ist, Menschen dabei zu helfen, den Buchungsteil ihres Geschäfts zu automatisieren – egal ob sie Einzelunternehmer oder Großunternehmen sind. Danke!

Viele von uns – mich eingeschlossen – sind sich vielleicht nicht bewusst, wie ihre Zeit jeden Tag verbracht wird. Einige der jetzt auf iPhone oder Android verfügbaren Apps können bei der Erkenntnis helfen, indem sie uns mitteilen, wie viel Zeit wir mit Spielen, E-Mails oder YouTube auf unserem Handy verbringen. Dies kann jedoch nur einen Bruchteil Ihres Tages erfassen.

Eines meiner Lieblingsvideos, das ich persönlich drei- oder viermal angesehen habe, ist ein Video von Max Joseph, in dem erklärt wird, wie man mehr liest. Die in diesem Video beschriebenen Techniken können auf alle Aspekte des Lebens angewendet werden, obwohl der Schwerpunkt darauf liegt, mehr Bücher zu lesen.

Die Erklärung ist, dass Sie zuerst verstehen müssen, wie viele Seiten Sie in fünf Minuten lesen können. Wenn Sie in diesem Zeitraum 10 Seiten lesen, dann lesen Sie in einer 30-minütigen Sitzung durchschnittlich 60 Seiten, sodass Sie bei einer halbstündigen Lesezeit pro Tag bis zu 420 Seiten pro Woche fertigstellen können. Das können leicht 40 bis 50 Bücher pro Jahr sein!

Dieselben Prinzipien können auf unsere Arbeitsaufgaben angewendet werden. Natürlich sind unsere Arbeitsziele nicht so linear skalierbar wie das Lesen, also müssen wir entsprechend zuweisen und die richtigen Erwartungen setzen. Ich kann nicht genug betonen, dass übermäßig ehrgeizige Zeitpläne zu Müdigkeit und Motivationsverlust führen können. Ich glaube an die Pomodoro-Methode, aber der 30-Minuten-Block ist sehr nützlich ; Es ist nicht viel Zeit, aber es reicht aus, um mindestens eine Aufgabe oder Teilaufgabe gut in Gang zu bringen.

Im obigen Bild habe ich drei Beispieltage skizziert, die aus meinen eigenen Tagen stammen können oder nicht. Jede Zahl oben ist die Stunde des Tages von Mitternacht bis 23:59, während das Quadrat 30-Minuten-Blöcke darstellt. In meine Aufzeichnungen für den ganzen Tag füge ich einen Farbcode für meine Arbeitszeiten ein und werde ein separates Diagramm haben, um meine Arbeitszeiten speziell aufzuteilen.

Sie können sehen, dass ich im Arbeitstag das Dunkelblau als „Aufgaben erledigen“ markiert habe, was für meinen Fall das Produktdesign darstellte. Als nächstes kommen Meetings und zuletzt die Arbeit an Präsentationen. Lila, Grün und Gelb stellen denselben Schlüssel dar wie der ganze Tag, um Verwirrung zu vermeiden.

Diese beiden Zeitpläne, die meinem ähnlich sind, können dem ähneln, was Sie heute erleben. Zeitpläne sind verstreut und unorganisiert; Dieses Format bereitet Sie so ziemlich auf ein Scheitern vor.

Werfen wir nun einen Blick auf eine Aufschlüsselung, wie unser Tag bei der Arbeit verbracht wird:

Treffen

Ich denke, man kann mit Sicherheit sagen, dass wir alle Meetings verachten, aber sie scheinen endlos zu sein. In Zeiten wie diesen schätze ich die Unternehmen, für die ich gearbeitet habe, mit der „Es hätte eine E-Mail- oder Slack-Nachricht sein können“-Kultur. In gewisser Weise bringt es die Leute dazu, darüber nachzudenken, ob es notwendig ist, ein Meeting zu vereinbaren und sich Zeit zu nehmen – und wenn ein Meeting ein Setup ist, muss den Eingeladenen eine klare Agenda präsentiert werden. Meetings sind schwierig, wenn Sie einen Zeitplan verwalten, es sei denn, Sie befinden sich in einer Position oder einem Unternehmen, in dem Meetings auf ein Minimum beschränkt werden.

Wir werden später in diesem Artikel noch einmal auf Techniken zurückkommen, wie man Meetings verwaltet, es kann einige Finesse von Ihrer Seite erfordern, wenn Sie anfangen, aber auf lange Sicht werden Sie großartige Ergebnisse erzielen.

Fun Fact : Ich habe die Zeit von Mitte März bis Mitte April 2020 damit verbracht, zu sehen, wie viele Meetings aufgrund von COVID-19 und Telearbeit in meinen Zeitplan aufgenommen wurden. Obwohl es sich im Laufe der Zeit eingependelt hat, war der Anfang entsetzlich. Fast eine ganze Woche wurde in diesem Monat für Besprechungen aufgewendet, von denen viele eine E-Mail hätten sein können.

Ziele erstellen

Treten Sie einen Schritt zurück, atmen Sie tief durch und werfen Sie einen Blick auf alle Aufgaben, die Sie auf Makroebene erledigen müssen. Lassen Sie uns unsere Aufgaben kategorisch aufteilen, dies kann nach verschiedenen Rollen oder Namen von Projekten erfolgen. Wie Sie fortfahren, können Sie Kategorien in zwei Spalten eintragen: eine für Privat und eine für Arbeit . (Ich persönlich finde, dass die Trennung der beiden Teile dazu beiträgt, die Trennung zwischen Privat- und Arbeitsleben aufrechtzuerhalten.)

Für meine Arbeitsziele habe ich folgende Ziele:

• Reichweite
• Marketing
• Vernetzung
• Marktforschung
• Design und Entwicklung
• Lernen
• Offene Zeit

Für meine Liste habe ich nur meine Arbeitsaufgaben kategorisiert und überlasse es Ihnen, diese für persönliche Aufgaben separat zu erledigen.

Beim Lernen kann ich kleine Online-Sitzungen abhalten oder an Konferenzen teilnehmen, Blog-Beiträge lesen – alles, um meine Fähigkeiten zu erweitern. Es ist wichtig, diese Kategorie zu haben, um sich Zeit zum Aufbau von Fähigkeiten zu geben. Das Schlimmste, was Sie sich selbst antun können, ist, mit der Zeit zu stagnieren.

Die offene Zeit ermöglicht es Ihnen, eine der anderen Kategorien zu ersetzen oder einige andere Nebenaufgaben zu übernehmen. Abhängig von Ihrem Zeitplan können Sie es über die Woche oder alle auf einmal an einem bestimmten Tag haben – ich persönlich versuche, dies jeden Dienstag und Donnerstag zu haben.

Diese Liste unterscheidet sich je nach Ihrer Rolle oder Ihrem Geschäftsmodell. Wenn Sie ein Team haben, gibt es möglicherweise eine Kategorie für Teammanagement oder Teambindung. Woche für Woche können sich deren Prioritäten ändern, und so muss jede Woche die zugewiesene Zeit entsprechend bewertet und geplant werden.

Organisieren der Aufgaben

Nachdem wir unsere Kategorien definiert haben, müssen wir alle unsere Aufgaben und Backlog-Elemente in jede Kategorie einordnen. Für diesen Teil würde ich weiterhin das Tool verwenden, mit dem Sie sich am wohlsten fühlen. Ich persönlich bevorzuge die Verwendung von Microsoft To-Do , da es einfach mit meinem Kalender synchronisiert werden kann. Aber Sie können sich mit der für Sie am besten geeigneten Methode vorbereiten. Sobald die Aufgaben organisiert sind, stellen Sie sicher, dass Sie sie so priorisieren, wie Sie es für richtig halten.

Planung der Woche

Am Anfang jeder Woche oder am Vorabend ist es eine gute Idee, Ihre Ziele zu planen und zu planen, welche Kategorien Ihnen helfen werden, diese Ziele in dieser Woche zu erreichen. Wenn Sie sich beispielsweise ganz auf Marketing, Lernen und Öffentlichkeitsarbeit konzentrieren möchten, können Sie diese Blöcke einfach zu Ihrem Kalender hinzufügen.

Abhängig von Ihrem Arbeitsstil können Sie sich entscheiden, jeden Tag für Tag zu erledigen oder Ihren Tag in Hälften oder Viertel aufzuteilen. Ich persönlich konzentriere mich lieber einen halben Tag auf bestimmte Ziele, da zwei Stunden oft nicht ausreichen, um etwas Wesentliches zu erledigen.

Daraus können Sie jetzt ersehen, dass unser Tag, wenn er im vorherigen quadratischen Blockformat betrachtet wird, von Tag zu Tag viel organisierter und geplanter aussieht.

Meetings sollten hoffentlich in denselben Blöcken geplant werden, auf die sie sich beziehen – und versuchen Sie, Ihren Zeitplan so weit wie möglich durchzusetzen. Die Öffnungszeiten sind so geplant, dass sie als frei angezeigt werden, was Ad-hoc-Aufgaben und eingehende Kundenmeetings während der möglicherweise eingehenden Blöcke ermöglicht. Es ist wichtig, diese Blöcke zu haben, um eine gewisse Flexibilität zu ermöglichen, da wir nicht zu starr sein wollen .

Ich füge die Aufgaben in jedem Block als Details hinzu. Dies ermöglicht mir, mehrtägige Aufgaben zu verwalten, und es ist viel einfacher, auf diese Weise zu verwalten. Sie können sehen, dass ich meine Aufgaben auf der rechten Seite auf die gleiche Weise kategorisiert habe – auf diese Weise kann ich mich auf das konzentrieren, was erledigt werden muss . Sie können sehen, dass ich die in dem Block aufgeführten Unteraufgaben, die in meiner Aufgabenliste aufgeführt sind, untergeordnet habe.

Wenn Sie ein Meeting mit Ihrem Team überprüfen müssen, können Sie die Meetings einfach mit Blöcken kaskadieren. Der Kalender sieht in Stoßzeiten vielleicht chaotisch aus, aber es ist ein organisiertes Chaos.

Sicherungsaufgaben

Manchmal scheitern Projekte, Aufgaben werden früher als erwartet beendet oder ein Blocker. Die Verwendung dieses Blockplans ermöglicht es uns, Aufgaben zu übernehmen und uns auf dieselbe Kategorie zu konzentrieren, anstatt zu einer anderen Kategorie zu springen und unsere Denkweise ändern zu müssen. Nehmen Sie einfach die nächste verfügbare Aufgabe aus dieser Kategorie an, um Ihren Schwung aufrechtzuerhalten.

Tipp : Ich würde nicht vorschlagen, einen bestimmten Block mit Aufgaben zu überbuchen, da dies dazu führen kann, dass Sie den Fokus verlieren oder das Gefühl haben, dass nichts erreicht wird. Fügen Sie stattdessen zwei oder drei überschaubare Aufgaben hinzu und fügen Sie bei Bedarf weitere zu einem Block hinzu. Wenn Sie mit der agilen Planung für Teams vertraut sind – stellen Sie sich dies als Ihren persönlichen Sprint und die agile Planung vor, wird sich Ihre Fähigkeit, die Aufgaben einzuschätzen, die Sie in einem Zeitrahmen erledigen können, natürlich mit der Zeit verbessern. Vielleicht haben Sie sogar eine Reflexionsphase ähnlich einer Retro mit Ihrem Team oder sich selbst, wenn Sie eine Ein-Mann-Show wie ich sind.

Kunden und Dienstleistungen

So sehr wir auch gerne 100 % Kontrolle über unseren Kalender hätten, es ist einfach nicht möglich. Viele Faktoren, einschließlich Kunden und Teammitglieder, führen zu Terminkonflikten. Wir haben gerade im vorherigen Abschnitt herausgefunden, wie Zeitpläne intern verwaltet werden.

In vielen Fällen möchten wir ein kundenorientiertes Erlebnis schaffen, aber wir möchten auch nicht zu viel Zeit damit verbringen, Zeitpläne zu erstellen und zu verwalten. Mit Tools wie Trafft, die über Softwarefunktionen zur Terminplanung verfügen, können wir unsere Kalender ganz einfach so einrichten, dass Kunden direkt Zeit bei Ihnen buchen können . Natürlich ist das letzte, was wir wollen, ein weiteres Tool in der Scheune, das verwaltet werden muss, und Trafft hat einen sehr cleveren Job gemacht, indem es einen Großteil des Prozesses automatisiert hat, einschließlich der Entgegennahme von Zahlungen, der Verwaltung von Dienstleistungen und der Rechnungsstellung an Kunden.

Kalendereinrichtung mit Traffict

Das bereits erwähnte Blockkalenderformat geht Hand in Hand mit Trafft. Möglicherweise haben Sie unterschiedliche Arten von Diensten oder priorisieren Kunden nach unterschiedlichen Kriterien. Mit Trafft können wir ganz einfach Services erstellen und bestimmte Zeiten zuweisen, zu denen diese Services gebucht werden können – und wenn Ihr Kalender verbunden ist, blockieren die Buchungszeiten auch Zeiten, die in Ihrem Kalender nicht verfügbar sind.

Für meinen Anwendungsfall habe ich meine Dienstleistungen danach unterteilt, wie lange der Kunde das Projekt für die Ausführung schätzt. Abhängig von meiner Arbeitsbelastung und der Art von Projekten, die ich derzeit habe, muss ich möglicherweise einige Projekte ablehnen. Trafft bietet auch schnelle E-Mail-Vorlagen, die ich anpassen und einige Variablen hinzufügen kann, um es dynamisch zu halten.

Es ist eine großartige Möglichkeit, Leads zu erfassen, aber die Kunden dennoch über die Situation zu informieren. Eine Funktion, die mir sehr gefällt, ist die Möglichkeit, die E-Mail zu verzögern – auf diese Weise scheint sie nicht so automatisiert zu sein. Ich kann die automatische Antwort einige Stunden, nachdem der Kunde das Formular ausgefüllt hat, versenden lassen.

Sie können oben bemerken, dass es Optionen für zusätzliche Kategorien gibt – dies ermöglicht Ihnen, verschiedene Dienstleistungen aufzuteilen, z. B. Projektberatung oder neue Projektanfragen gegen kostenpflichtige Dienstleistungen, bei denen der Kunde möglicherweise genau weiß, was er will (oder bereits mit Ihnen besprochen hat).

Obwohl ich persönlich keine Gebühren für die Beratung erhebe, ist die Option mit den Zahlungsmethoden Stripe und PayPal verfügbar.

Mit Teams

Wenn Ihr Unternehmen mehrere Mitarbeiter hat, die eine bestimmte Dienstleistung übernehmen, können Sie das Terminformular ganz einfach an Ihre Bedürfnisse anpassen oder A/B-Tests durchführen , welche Methode für Sie am besten geeignet ist.

Eine meiner Lieblingsfunktionen, die in vielen Terminformular-Software oft fehlt, ist die Option, die Reihenfolge des Formulars anzupassen. Die Standardeinstellung ist die Auswahl des bevorzugten Mitarbeiters und dann die Auswahl der verfügbaren Dienste dieses Mitarbeiters.

Bei meinen Dienstleistungen ist es sinnvoller, den neuen Kunden sein bevorzugtes Datum und seine bevorzugte Uhrzeit auswählen zu lassen:

Wenn Sie das Glück haben, einen Büroleiter zu haben, der Telefontermine verwaltet (oder Sie dies selbst tun), können Sie ganz einfach einen Termin über das Mitarbeiterportal erstellen und Mitarbeiter basierend auf der angegebenen Uhrzeit und dem angegebenen Datum zuweisen.

Fakturierung

Bei Terminbuchungen können Sie sogar je nach Mitarbeiter und Dienstalter unterschiedliche Preise festlegen. Bei kleinen Projekten kann der Preis einer Dienstleistung abweichen, aber auch jemanden mit weniger Dienstalter erfordern – daher können die Rechnung und die gebuchte Dienstleistung für den Kunden einen anderen Preis haben als dargestellt.

Wie zu erwarten, kann die Rechnung mit Trafft ganz einfach mit Ihrem Markenlogo und Ihren Farben angepasst werden. Sie können Ihr Logo per Drag-and-Drop verschieben und zwischen acht Styling-Farben wählen.

Ziele und KPIs

Die letzte und wichtigste Funktion, die es Trafft wirklich ermöglicht, sich von den anderen abzuheben, ist die kommende Funktion zur Verfolgung von KPIs und Zielen. Zu verstehen, wie viel Zeit und Umsatz ein Mitarbeiter aufgrund bestimmter Dienstleistungen aufgewendet hat, ist eine großartige Möglichkeit, das Wachstum in Ihrem Unternehmen zu fördern – indem Sie sich entweder auf Dienstleistungen konzentrieren, die vom Mitarbeiter weniger genutzt werden, oder die bereits großartigen Dienstleistungen verbessern und erweitern, die sie für Ihr Unternehmen erbringen.

Fazit

Da wir alle hektisch sind, besonders in diesen Zeiten, wollte ich unbedingt eine Methode und ein ergänzendes Produkt finden und einführen, die unseren Workflow verbessern , ohne ihn zu ergänzen. Die feste Überzeugung, dass Produkte für Sie funktionieren sollten und nicht umgekehrt, hat die Aussichten für mich persönlich auf Trafft eingegrenzt. Wenn Sie Feedback oder andere Software- und Zeitmanagementtechniken haben, würde ich gerne davon hören!