Die Tools, die Sie benötigen, um Ihr Remote-Designteam zusammenzuhalten

Hat das Coronavirus die Arbeitsbedingungen in Ihrem Büro verändert? Arbeitet Ihr Designteam jetzt remote?

Möglicherweise haben Sie Schwierigkeiten, Ihr Team zusammenzuhalten, weil die Produktivität oder die Kommunikation nachgelassen haben. Wenn Menschen von zu Hause aus arbeiten, kann das Aufschieben leider zur neuen Normalität werden; Arbeitsstandards können sinken und Sie werden möglicherweise auch weniger (oder keine) Kommunikation oder verzögerte Antworten bemerken.

Da die Arbeit aus der Ferne Ihr Designteam beeinträchtigen kann, möchten Sie möglicherweise Tools implementieren, mit denen Ihre Mitarbeiter effektiv arbeiten können. Wir werden Sie über verschiedene Möglichkeiten informieren, um diesen Bedarf zu decken. Lesen Sie weiter für weitere Informationen!

Team-Chats

Eine der einfachsten Möglichkeiten, Ihr Team in Kommunikation zu halten, besteht darin, sich für die Verwendung von Team-Chat-Apps zu entscheiden. Diese Apps ermöglichen Ihrem Team, eine büroähnliche Umgebung durch Software zu schaffen, die Instant Messaging ähnelt.

Jede der verfügbaren Apps verfügt über verschiedene Optionen zum Versenden von Nachrichten an Ihre Teammitglieder, umfasst jedoch in der Regel die Möglichkeit, Ihr gesamtes Team anzusprechen, und die Verfügbarkeit von Direktnachrichten. Im Allgemeinen können Sie Kanäle oder Konversationen mit ausgewählten Teammitgliedern oder zu bestimmten Themen erstellen.

Abgesehen davon, dass alle in Kommunikation bleiben, werden Sie feststellen, dass diese Apps es einfacher machen, an der Arbeit zusammenzuarbeiten, Ideen zu sammeln und über laufende Projekte auf dem Laufenden zu bleiben. Jedes Teammitglied kann seine Benachrichtigungen basierend auf seinem Wohnort einstellen – wenn sie sich auf der ganzen Welt befinden, werden sie Nachrichten während ihrer normalen Arbeitszeit sehen.

Mit Team-Chat-Apps können Sie eine Unternehmenskultur aufbauen und Ihre Teammitglieder bei der Stange halten (auch wenn es nicht um die Arbeit geht). Sie können sich dafür entscheiden, Apps für einen weniger formellen Kontaktpunkt als E-Mail zu verwenden, damit potenzielle Freundschaften entstehen können .

Bei regelmäßiger Nutzung von Kommunikations-Apps werden Sie feststellen, dass die Mitarbeiter ein erhöhtes Verantwortungsgefühl, ein besseres Engagement und die Fähigkeit haben, alle Probleme gründlich zu verfolgen. Sie können Wettbewerbe, interaktive Mitarbeitergespräche oder Teambuilding-Übungen veranstalten.

Auch wenn sich Teile Ihres Teams noch nie persönlich getroffen haben, werden sie eine neue Verbundenheit mit anderen Mitarbeitern und Führungskräften spüren. Dies ist ein großer Vorteil für Teams, die hauptsächlich remote arbeiten, und trägt dazu bei, die Mitarbeiterfluktuation zu reduzieren.

Cloud-Speicher

Ob Sie zu Hause oder im Büro arbeiten, Sie brauchen eine praktische Möglichkeit, Ihre Dokumente zu speichern. In vielen normalen Büroumgebungen speichern Sie Dokumente auf einem Netzwerkserver, auf den nur im Büro zugegriffen werden kann.

Viele Büros wechseln zu Cloud-Speicheroptionen, damit Mitarbeiter von überall aus arbeiten und weiterhin auf Unternehmensdateien zugreifen können. Unabhängig davon, ob Sie sich für Google Drive, Dropbox, OneDrive oder einen anderen Dienst entscheiden, Sie werden wahrscheinlich mit der neuen und verbesserten Produktivität Ihres Teams zufrieden sein.

Um auszuwählen, welcher Dienst am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt, müssen Sie sich die Preispunkte, die angebotenen Funktionen und die Verfügbarkeit von Support (und zu welchen Kosten) ansehen. Einige Dienste bieten Privatpersonen und kleineren Unternehmen kostenlosen Speicherplatz, aber Sie werden es tun In der Regel stellen Sie fest, dass Cloud-Speicherdienste ihre Pläne basierend auf der Größe Ihres Unternehmens skalieren.

Insgesamt werden Sie feststellen, dass Cloud-Speicher viele Vorteile bietet, einschließlich der Tatsache, dass er kostengünstig, von überall mit Internet leicht zugänglich, sicher und skalierbar ist. Es eignet sich auch gut für Projekte, die eine Zusammenarbeit mit mehreren Teammitgliedern oder Abteilungen erfordern, indem es mehreren Personen gleichzeitig Zugriff auf dasselbe Dokument gewährt und Änderungen in Echtzeit anzeigt.

Software-Integrationen

Abhängig von der Art der Programme, die Sie für Ihre Team-Chat- und Speicheranforderungen verwenden, können Sie deren Leistung möglicherweise durch Softwareintegrationen optimieren. Diese Integrationen ermöglichen es, dass verschiedene Anwendungen und Programme ausgeführt werden und zusammenarbeiten – anstelle von getrennten und individuellen Programmen.

Microsoft Team Integrations ist eine der bekannteren verfügbaren Integrationssoftware. Diese Software ermöglicht es Ihnen und Ihrem Team, jede Ihrer Apps miteinander zu verknüpfen, um nahtlos von Programm zu Programm zu wechseln, wobei alle Daten leicht zugänglich sind.

Sie werden feststellen, dass jede Art von Softwareintegration am besten mit Cloud-Speicher funktioniert; Herkömmlicher Serverspeicher kann jedoch auch weiterhin funktionieren. Die Art der Softwareintegration, die Sie wählen, sollte für alle Ihre Apps und Programme optimiert sein. Wenn Sie beispielsweise Slack für die Teamkommunikation, Trello als Whiteboard und Google Drive als Speicher verwenden, sollten Sie eine Integrationssoftware finden, die für die Verwendung mit diesen Programmen vorgesehen ist.

Während jedes Ihrer Programme problemlos eigenständig ausgeführt werden kann, werden Sie feststellen, dass Integrationssoftware die Produktivität steigert, indem sie die Kommunikation über bestimmte Projekte weiter verbessert; Sie werden auch feststellen, dass Daten durch Integrationssoftware schneller und viel einfacher geteilt werden als durch eigenständige Programme.

Whiteboards für die Zusammenarbeit

Ein virtuelles Whiteboard ist einem Whiteboard in einem Büro sehr ähnlich und ermöglicht Teammitgliedern, laufende Projekte zu sehen und in Echtzeit zusammenzuarbeiten. Anstatt regelmäßige Meetings abzuhalten, um an verschiedenen Plänen zu arbeiten, können Sie den Fortschritt jeder Phase des Designs leicht verfolgen, sodass alle Teammitglieder bei Bedarf Ideen einbringen können.

Whiteboard-Apps ermöglichen es Ihnen, Dokumente aus Ihrer Cloud-Speichersoftware zu veröffentlichen, können in Team-Chat-Apps integriert werden und ermöglichen es jedem Teammitglied, genau zu sehen, welche Aufgaben ihm zugewiesen sind. Diese Apps ermöglichen es auch, Kunden hinzuzuziehen, um den Fortschritt ihrer jeweiligen Projekte zu sehen, und geben ihnen die Möglichkeit, etwaige Fehler vor der endgültigen Präsentation zu korrigieren.

Einige Leute werden ausnahmslos eine Vorliebe für das eine oder andere Whiteboard-Programm haben – der beste Weg, die Whiteboard-Software Ihres Unternehmens auszuwählen, besteht darin, zu vergleichen, welche Optionen mit Ihrer bereits verwendeten Software funktionieren. Wenn Sie sich für eine Whiteboard-App entscheiden, nur weil sie billig ist, werden Sie das Gefühl haben, dass es sich um einen nutzlosen Service handelt, der letztendlich Geld, Zeit und Mühe verschwendet.

Welches Whiteboard-Programm Sie auch wählen, es muss benutzerfreundlich sein, damit das Onboarding einfach ist und Ihr Team die Software verwenden möchte. Diese Apps eignen sich hervorragend für große Ideen, die viel Platz benötigen, und sollten die Möglichkeit haben, alle benötigten Dateien einfach anzuhängen. Sie können die App auswählen, die für Ihr Team am besten geeignet ist – egal, ob sie sich auf Präsentationen oder Brainstorming konzentriert.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Kompatibilität Ihres bevorzugten Whiteboards noch einmal überprüfen – einige funktionieren möglicherweise besser mit Computern, die auf Microsoft laufen, andere funktionieren möglicherweise besser mit Apple iOS. Bestimmte Whiteboard-Apps funktionieren gut mit einem dieser Betriebssysteme und können auch problemlos mit Chrome OS verwendet werden.

Entscheidung, ob Fernarbeit die neue „Normalität“ sein sollte

Wenn Sie sich für eine Team-Chat-App, einen Cloud-Speicher oder Software-Integrationen entscheiden, werden Sie feststellen, dass sich das Arbeiten aus der Ferne normal anfühlen kann und dass viele Menschen es sogar bevorzugen. Teammitglieder haben möglicherweise immer noch Probleme mit der Arbeit aus der Ferne; oft liegt dies an der mangelnden Aufsicht und daran, dass das Gefühl, „keine Aufsicht“ zu haben, neu ist.

Wenn Sie feststellen, dass dies weiterhin ein Problem darstellt, sollten Sie nach anderen Produktivitäts-Apps suchen, mit denen Sie Arbeitszeiten und To-Do-Listen verfolgen oder sogar Teile Ihrer Abteilung automatisieren können. Obwohl die Arbeit aus der Ferne anfangs eine ziemliche Umstellung sein kann, werden Sie und Ihr Team schließlich die Freiheit genießen, die sie mit sich bringt!