Tipps für die Registrierung von Veranstaltungen auf Ihrer Website

Die Online-Registrierung von Veranstaltungen ist zu einer immer beliebteren Funktion geworden. Es bietet ein hohes Maß an Komfort für Benutzer und Website-Eigentümer. Und diese Art von Funktionalität steht praktisch jedem mit einer Website zur Verfügung.

Wenn Sie ein Webdesigner sind, stehen die Chancen gut, dass Kundenanfragen nach Möglichkeiten zur Registrierung von Veranstaltungen in den letzten Jahren zugenommen haben. Unternehmen gaben traditionelle Methoden bereits auf – und eine globale Pandemie beschleunigte diesen Trend nur noch.

Und es gibt eine Fülle von Umsetzungsmöglichkeiten. Von Nischen-WordPress-Plugins bis hin zu Veranstaltungsdiensten von Drittanbietern haben viele Anbieter diesen Bereich bevölkert. Für jeden Bedarf und jedes Budget ist etwas dabei.

Dennoch wird nicht jede Methode Ihren Bedürfnissen entsprechen. Deshalb ist es wichtig, den gesamten Prozess abzubilden – von der Benutzerregistrierung über den Umgang mit Daten bis hin zu den Ereignissen nach der Veranstaltung.

Bevor Sie sich also online für Veranstaltungen anmelden, lesen Sie unsere Tipps zur Auswahl des richtigen Tools.

Art und Häufigkeit Ihrer Veranstaltungen

Eine Sache, die Sie bei der Arbeit mit Kunden feststellen werden, ist, dass keine zwei gleich sind. Dies gilt insbesondere, wenn es um Veranstaltungen geht. Jede Organisation hat einzigartige Präferenzen und Richtlinien.

Daher sollten Sie viele Fragen stellen. Finden Sie heraus, wie Veranstaltungen für sie aussehen. Versuchen Sie beispielsweise Folgendes zu ermitteln:

• Die Anzahl der Veranstaltungen pro Jahr;
• Art der Veranstaltungen (virtuell oder persönlich);
• Wie viele Teilnehmer werden für jede Veranstaltung erwartet;
• Wo Veranstaltungen stattfinden (physische Veranstaltungsorte oder Online-Meeting-Plattformen);
• Welche Kosten werden von den Registranten getragen;

Art und Häufigkeit der Ereignisse spielen eine entscheidende Rolle. Stellen Sie sich einen Kunden vor, der eine einzige jährliche Konferenz veranstaltet. Ihre Bedürfnisse können ganz anders sein als bei jemandem, der monatliche Treffen veranstaltet.

Kunden mit mehreren Veranstaltungen könnten von einem Registrierungssystem profitieren, das an einen Kalender gebunden ist. Dies würde es Benutzern ermöglichen, Ereignisse in chronologischer Reihenfolge zu durchsuchen. Und die Anzeige bevorstehender Ereignisse kann zu einem integralen, einfach zu implementierenden Bestandteil der Homepage der Website werden.

Persönliche und virtuelle Veranstaltungen weisen in der Regel auch einige wesentliche Unterschiede auf. Die Nutzung einer Remote-Meeting-Plattform wie Zoom bedeutet, dass ein Link an die Registrierten verteilt wird. Aber wäre es nicht schön, ein Registrierungssystem zu verwenden, das direkt mit der Plattform verknüpft ist? Das würde eine Ebene der Bequemlichkeit für Benutzer und Site-Administratoren hinzufügen.

Veranstaltungen, die persönlich stattfinden, sollten so viele Informationen zum Veranstaltungsort wie möglich enthalten. Die Adresse, Telefonnummer und Website-URL der Einrichtung kommen mir in den Sinn. Bonuspunkte für Systeme, die eine Karte und einen Link zu Wegbeschreibungen oder anderen Transportmitteln enthalten.

Denken Sie an die Erfassung von Benutzerdaten

Es ist davon auszugehen, dass die meisten Veranstaltungsregistrierungssysteme grundlegende Kontaktinformationen (Name, E-Mail-Adresse) erfassen. Und Daten wie Postanschriften und Telefonnummern werden für die Kompatibilität mit Online-Zahlungsgateways benötigt.

Aber die Datenanforderungen können weit über diese wesentlichen Dinge hinausgehen. Je nach Organisation kann Folgendes erforderlich sein:

• Mitglieds-ID;
• Essenspräferenzen;
• Zugänglichkeitsanforderungen;
• T-Shirt Größe;
• Name der Firma / Organisation;
• Wahlmöglichkeiten für Konferenzsitzungen;
• Opt-in, um E-Mails oder Druckmaterialien zu erhalten;
• Hochladen von Fotos oder anderen Dokumenten;

Und diese Beispiele kratzen nur an der Oberfläche dessen, was möglich ist. Es gibt keine festen Grenzen dafür, welche Arten von Daten gesammelt werden können.

Daher sollten Sie sicherstellen, dass die Event-Registrierungs-App diese Anforderungen erfüllen kann. Einige Tools bieten eine Auswahl an Formularfeldern, die angepasst werden können. Praktisch ist auch die Möglichkeit, erforderliche Felder festzulegen.

Es ist auch wichtig, wie Sie auf die gesammelten Daten zugreifen. Idealerweise gibt es eine webbasierte Benutzeroberfläche zum Anzeigen von Registrierungen. Optionen zum Exportieren und Freigeben dieser Daten in verschiedenen Formaten sorgen für noch mehr Flexibilität.

Denken Sie zuletzt darüber nach, wie Registrierungsdaten mit Diensten verknüpft werden könnten, die Sie bereits nutzen. Das oben genannte E-Mail-Opt-In könnte beispielsweise eine Verbindung zu einem Anbieter wie Mailchimp herstellen. Dieses bisschen Automatisierung wird die Wartung viel einfacher machen.

Kommunikation vor und nach der Veranstaltung

Es ist entscheidend, vor und nach einer Veranstaltung mit den Registranten in Kontakt zu bleiben. Es ist eine Möglichkeit, die neuesten Informationen zusammen mit hilfreichen Erinnerungen bereitzustellen. Außerdem fördert es das Feedback der Benutzer während des gesamten Prozesses.

Auch hier kann jede Funktionalität, die sich in Ihre vorhandenen Kommunikationstools einfügt, diese Aufgabe vereinfachen. Zumindest eine Option zur gezielten Ansprache der Registranten einer bestimmten Veranstaltung reicht aus.

Es ist auch erwähnenswert, dass die Kommunikation über das Versenden einer E-Mail hinausgeht. Ihre Website kann auch als wichtiger Knotenpunkt dienen. Es kann Veranstaltungsinformationen hosten und es Registranten ermöglichen, Änderungen an ihren Reservierungen vorzunehmen.

Nicht jede Event-App ist für diese Art der Nutzung geeignet. Sie können jedoch einen Einkaufswagen oder ein Mitgliedschafts-Plugin verwenden, um die Lücken zu füllen.

Das ist ein Vorteil bei der Verwendung von WordPress oder einem ähnlichen Content-Management-System (CMS). Es ist einfach, verwandte Funktionen hinzuzufügen, die die Ereignisregistrierung verbessern. Benutzer können mehr tun, während Websitebesitzer mehr Optionen zum Verwalten von Veranstaltungen und Registranten haben.

Wählen Sie die richtige Online-Plattform für die Registrierung von Veranstaltungen

Bei der Annahme von Online-Veranstaltungsanmeldungen ist es das Ziel, einen Prozess zu implementieren, der für die Benutzer einfach und intuitiv ist. Auf der anderen Seite muss es auch den Bedürfnissen der Kunden entsprechen. Es sollte Flexibilität bei der Erfassung von Daten und der Verwaltung von Registrierungen bieten.

Die vielleicht größte Hürde dabei ist die Wahl der richtigen Plattform. Bei so vielen Optionen kann es schwierig sein, sie einzugrenzen.

Alles beginnt jedoch damit, die Bedürfnisse des Projekts zu verstehen. Sobald Sie die Art und Häufigkeit von Ereignissen sowie die Daten- und Kommunikationsanforderungen kennen, haben Sie ein klareres Bild davon, wie die Dinge funktionieren sollten. Von dort aus können Sie bestimmen, welche Plattform am sinnvollsten ist.

Und die gesammelten Erfahrungen sind wertvoll. Es wird eine große Hilfe sein, wenn Sie in Zukunft an ähnlichen Projekten arbeiten.