Zahlen Sie nicht, um bei kommerziellen Veranstaltungen zu sprechen

Das Einrichten einer Konferenz ist kein leichtes Unterfangen. Es braucht Zeit, Mühe, Geduld und Aufmerksamkeit für all die kleinen Details, die ein wirklich unvergessliches Erlebnis ausmachen. Das ist nicht auf die leichte Schulter zu nehmen und oft ein großer persönlicher und finanzieller Einsatz . Schließlich muss jemand ein gutes Team aufbauen und all diese Vorkehrungen treffen: Flüge, Catering, Partys, Abzeichen und alles dazwischen.

Die Arbeit, die hinter den Kulissen stattfindet, bleibt oft unbemerkt, und das ist teilweise ein Zeichen dafür, dass die Planung gut gelaufen ist. Es gibt Hunderte von zugänglichen und erschwinglichen Treffen, Community-Events, gemeinnützigen Veranstaltungen und kleinen lokalen Gruppen – alle angetrieben von unglaublichen persönlichen Bemühungen bescheidener, freundlicher und großzügiger Menschen, die an den Wochenenden ihre Zeit spenden, um eine Umgebung zu schaffen, in der Menschen sich austauschen und teilen können zusammen lernen. Ich liebe diese Veranstaltungen, und ich habe absoluten Respekt und Bewunderung für die Arbeit, die sie leisten, und ich würde mich freuen, bei diesen Veranstaltungen zu sprechen und diese Menschen Tag und Nacht mit all meinen Ressourcen und meiner Energie zu unterstützen. Das sind unglaubliche Leute, die unglaubliche Arbeit leisten; ihre Bemühungen verdienen es, unterstützt und gelobt zu werden.

Im Gegensatz zu diesen Veranstaltungen zielen Handels- und Unternehmenskonferenzen in der Regel auf Mitarbeiter von Unternehmen und Organisationen mit Schulungsbudgets ab, um ihre Mitarbeiter zur Weiterbildung zu schicken. An kommerziellen Konferenzen an sich ist nichts auszusetzen, und es gibt natürlich ein breites Spektrum solcher Veranstaltungen – von eintägigen, einspurigen Zusammenkünften mit wenigen Rednern bis hin zu einwöchigen mehrspurigen Festivals mit eine größere Auswahl an Lautsprechern. Letztere haben tendenziell einen höheren Ticketpreis und oft einen viel breiteren Umfang. Abhängig von der Größe und dem Ruf der Veranstaltung haben einige von ihnen mehr oder weniger Gewicht in der Branche, sodass einige als wichtiger für die Teilnahme oder als prestigeträchtiger für einen Vortrag angesehen werden.

Sowohl kommerzielle als auch nichtkommerzielle Veranstaltungen haben in der Regel die sogenannten C all F or Papers ( CFPs ), die Redner aus der ganzen Welt einladen, Bewerbungen für Vorträge einzureichen, mit der Chance, für die Präsentation bei der Veranstaltung ausgewählt zu werden. CFPs sind in der Branche weithin akzeptiert und etabliert; Die Idee von CFPs wird jedoch manchmal in Frage gestellt und diskutiert und nicht immer in einem positiven Licht gesehen. Während einige Organisatoren und Redner davon ausgehen, dass sie die Barriere für das Sprechen mit neuen Talenten senken, sind CFPs für andere ein einfacher Ausweg, um Rednerplätze zu besetzen. Das Argument ist, dass CFPs Diversität und Inklusion in eine Überprüfungsphase drängen, anstatt sie im Vorfeld aktiv anzustreben. Infolgedessen fühlen sich akzeptierte Redner möglicherweise wie „auserwählt“, was sie dazu veranlasst, eine geringwertige Vergütung zu akzeptieren.

Der Schlüssel zu einem fairen, vielfältigen und interessanten Line-Up liegt wohl irgendwo in der Mitte. Es sollte die Aufgabe des Organisators sein, aktiv Referenten zu suchen, zu prüfen und einzuladen , die zum Thema und Umfang der Veranstaltung passen. Zugegeben, als Organisator ist es viel schwieriger, als nur einen Aufruf für Redner einzurichten und darauf zu warten, dass eingehende E-Mails erscheinen, es sei denn, Sie sind damit einverstanden, dass die gleichen Redner im Laufe der Jahre auf Ihrer Veranstaltung auftreten. Die Kombination einer gründlichen Kuration mit einer Phase der aktiven CFP-Einreichung funktioniert wahrscheinlich am besten, aber es ist Sache des Veranstalters, wie die Referenten auf beide „verteilt“ werden. Glücklicherweise heben viele Ressourcen neue Stimmen in der Branche hervor, wie z. B. WomenWhoDesign, das ein guter Ausgangspunkt ist, um sich von den „üblichen Verdächtigen“ aus dem Konferenzzirkel zu entfernen.

Viele Veranstaltungen verpflichten sich nachdrücklich und öffentlich, mit einem Verhaltenskodex ein integratives und vielfältiges Umfeld für Teilnehmer und Referenten zu schaffen. Der Verhaltenskodex erläutert die Werte und Grundsätze der Konferenzveranstalter sowie Kontaktdaten für den Fall, dass Konflikte oder Verstöße auftreten. Die bloße Präsenz eines solchen Codes auf einer Konferenz-Website sendet ein Signal an Teilnehmer, Referenten, Sponsoren und das Team, dass man sich Gedanken darüber gemacht hat, eine integrative, sichere und freundliche Umgebung für alle Teilnehmer der Veranstaltung zu schaffen. Bei kommerziellen Veranstaltungen wird der Verhaltenskodex jedoch zu oft als unnötige Neuerung angesehen und daher entweder vernachlässigt oder vergessen.

Jetzt gibt es wunderbare, freundliche, professionelle, gut gestaltete und gut kuratierte kommerzielle Veranstaltungen mit einem hervorragenden Ruf. Diese Veranstaltungen verpflichten sich zu vielfältigen und integrativen Line-ups und decken immer mindestens die Spesen, Flüge und Unterkünfte der Redner ab. Der Grund, warum sie sich im Laufe der Jahre einen Namen gemacht haben, liegt darin, dass die Organisatoren es sich leisten können, Jahr für Jahr ihr ganzes Herzblut in die Durchführung dieser Veranstaltungen zu stecken – vor allem, weil ihre Zeit und Mühe durch den Gewinn der Konferenz vergütet wird.

Viele nichtkommerzielle Veranstaltungen, die von großartigen Ideen und harter Arbeit angetrieben werden, mögen beim ersten, zweiten und dritten Mal erfolgreich sein, aber leider ist es nicht ungewöhnlich, dass sie nur wenige Jahre später wieder verschwinden. Vor allem, weil die Einrichtung und Aufrechterhaltung der Qualität solcher Veranstaltungen viel persönliche Zeit, Mühe und Motivation über die regulären Arbeitszeiten hinaus erfordert und es ohne das Rückgrat eines starken, stabilen Teams oder Unternehmens im Rücken einfach wirklich schwierig ist, dies aufrechtzuerhalten.

Manche Konferenzen sind nicht ganz so. Tatsächlich würde ich argumentieren, dass einige Konferenzen so ziemlich das genaue Gegenteil sind. Es ist wahrscheinlicher, dass sie Ressourcen in hervorragendes Catering und Beleuchtung und Videoproduktion vor Ort investieren, als in den Kern der Veranstaltung: die Qualität der Inhalte, wie sie von den Referenten geliefert werden. Was hinter den Kulissen solcher Veranstaltungen lauert, ist trotz des happigen Eintrittspreises eine vergiftete, kaputte Konferenzkultur . Und in den meisten Fällen tragen die Referenten alle ihre konferenzbezogenen Ausgaben, Flüge und Unterkünfte (ganz zu schweigen von der persönlichen und beruflichen Zeit, die sie bereits für die Vorbereitung, die Proben und die An- und Abreise zur Veranstaltung aufwenden). aus der eigenen Tasche. Das ist nicht richtig und sollte in unserer Branche nicht akzeptabel sein.

Der kaputte Zustand kommerzieller Konferenzen

Persönlich hatte ich das Privileg, im Laufe der Jahre auf vielen Veranstaltungen zu sprechen, und meistens gab es ein grundlegendes Missverhältnis zwischen der Sichtweise der Organisatoren auf Vorträge und meiner Wahrnehmung. Verstehen Sie mich nicht falsch: Auf Tech-Konferenzen zu sprechen hat enorme Vorteile und ist eine lohnende Erfahrung voller Abenteuer, Networking, Reisen und Lernen; aber es kostet auch Zeit und Mühe, normalerweise weg von Ihrer Familie, Ihren Freunden und Ihrem Unternehmen. Für einen bestimmten Vortrag kann es leicht über 80 Stunden Arbeit dauern, nur um alle Recherchen und Inhalte vorzubereiten, ganz zu schweigen von Proben- und Reisezeit. Das ist eine enorme Verpflichtung und Zeitinvestition .

Doch viele Kongressveranstalter sehen das anders. Die Größe der Veranstaltung mit Hunderten und Tausenden von Teilnehmern an der Konferenz wird als faire Rechtfertigung für den Mangel an Referenten-/Schulungsbudgets oder Diversitäts-/Studentenstipendien angesehen. Es ist bemerkenswert schmerzhaft, immer und immer wieder denselben Gesprächen gegenüberzustehen: Die allgemeine Erwartung ist, dass Redner kostenlos sprechen sollten, da sie eine einzigartige Gelegenheit zum Reden erhalten haben, und dass weder Flüge noch Spesen aus demselben Grund übernommen werden sollten .

Es ist traurig zu sehen, dass Einladungs-E-Mails die Themen Diversität, Honorar und Spesen vorsichtig vermeiden oder herunterspielen . Stattdessen konzentrieren sie sich eher auf die Größe der Veranstaltung, die dort vertretenen Marken, die großen Namen, die in der Vergangenheit gesprochen haben, und die Möglichkeiten, die eine solche Konferenz bietet. Tatsächlich vermeiden es viele CFPs sanft, überhaupt zu erwähnen, wie die Konferenz mit Ausgaben umgeht. Dadurch wird ein Bewerber, der auf Kostenübernahme angewiesen ist, oft diskriminiert, weil ein Bewerber, dessen Kosten von seinem Unternehmen getragen werden, bevorzugt wird. Einige Veranstaltungen erfordern ausdrücklich einzigartige Inhalte für den Vortrag, decken jedoch keine Rednerkosten ab und bitten die Redner im Wesentlichen, kostenlos zu arbeiten.

Es ist enttäuschend (auf Anfrage), schnelle Antworten zu erhalten, in denen erklärt wird, dass es nicht wirklich ein Budget für Redner gibt, da von den Arbeitgebern erwartet wird, dass sie Flüge und Unterkunft übernehmen. Manchmal stellen die Organisatoren als Zeichen des guten Glaubens gerne einen kostenlosen Platinum-Pass zur Verfügung, der exklusiven Zugang zu allen Konferenzvorträgen über alle Tracks gewährt (im Wert von etwa 2500 US-Dollar). Und manchmal geht es sogar bis zur Ausbeutung, wenn Veranstalter einen „großzügigen“ Rabatt von 50 % auf den regulären Ticketpreis anbieten, inklusive Zugang zum Bereich der Speakers Lounge, wo man möglicherweise „Entscheider“ mit Gestaltungsmöglichkeiten und Hoffnung treffen könnte einzigartige und vorteilhafte Verbindungen.

Es ist sowohl traurig als auch frustrierend zu lesen, dass „die meisten“ Redner „glücklich waren, sich nur mit einem Platz auf der Konferenz zufrieden zu geben“. Schließlich erhalten sie eine „ unglaubliche Menge an Entscheidungsträgern“. Anscheinend, so die Erfolgsbilanz der Konferenz, hat sie in der Vergangenheit Dutzenden von Rednern „zuverlässig“ geholfen, neue Jobs zu finden und mit neuen C-Level-Kunden in Kontakt zu treten. Sobald Organisatoren erneut (in etwas ernsterem Ton) gefragt werden, materialisiert sich plötzlich ein Rednerbudget. Das bedeutet im Grunde, dass die Veranstalter bereit sind, ein Honorar nur an Referenten zu zahlen, die sich tatsächlich so trauen, immer wieder danach zu fragen.

Und dann, ein paar Monate später, ist es verletzend zu sehen, dass die gleichen Organisatoren sich dafür entschieden haben, die Ausgaben der Redner nicht zu übernehmen, Aufzeichnungen von Konferenzvorträgen hinter einer Paywall veröffentlichen und weiter von der Arbeit der Redner profitieren, ohne daran zu denken, die Inhalte der Redner zu erstatten oder zu subventionieren, die sie sind Umpacken und Weiterverkaufen. Es ist nicht ungewöhnlich, alles unter der Prämisse rechtlicher Formalitäten abzuwickeln und den Redner zu bitten, bei seiner Ankunft einen Rednervertrag zu unterzeichnen.

Als Branche sollten und können wir besser sein. Eine solche Behandlung von Rednern zeigt einen grundlegenden Mangel an Respekt für Zeit, Mühe und Arbeit, die von sachkundigen und erfahrenen Experten in unserer Branche geleistet werden. Es ist auch ein Zeichen für einen sehr kaputten Zustand, der viele Tech-Events dominiert. Es ist daher nicht verwunderlich, dass Webkonferenzen keinen besonders guten Ruf haben und oft als unfair, langweilig, Betrug, voller gesponserter Sitzungen, mangelnder Vielfalt oder Geldverschwendung kritisiert werden.

Redner, lassen Sie die Organisatoren Sie einladen

Persönlich habe ich in all den Jahren selten Beratungsprojekte von „Exposure“ auf der Bühne erhalten. Oftmals kostet die Zeit ohne Familie und Unternehmen viel mehr als jedes bereitgestellte Honorar. Ich habe auch nicht viele „Entscheider“ in der Speaker Lounge getroffen, da sie dazu neigen, große Versammlungen und öffentliche Räume vorsichtig zu meiden, um endlose Pitches und Fragen zu vermeiden. Eine Sache, zu der große Konferenzen führen, ist, Einladungen zu mehr Konferenzen zu erhalten; Von einem Vortragsengagement auf Firmenveranstaltungen einen Großkunden zu erwarten, hat sich für mich jedoch als ziemlich unrealistisch erwiesen. Tatsächlich bekomme ich viel mehr Arbeit von kleineren Veranstaltungen und Treffen, bei denen Sie tatsächlich die Möglichkeit haben, sich mit Menschen zu unterhalten, die sich in einem kleineren, intimen Raum befinden.

Natürlich hat jeder seine eigenen Erfahrungen und entscheidet selbst, was für ihn akzeptabel ist, aber meine persönliche Erfahrung hat mich gelehrt, meine Erwartungen drastisch zu senken . Deshalb habe ich nach ein paar Jahren als Redner begonnen, neben den Vorträgen auch Workshops zu leiten. Bei einer großen Gruppe von Personen, die an einer kommerziellen Veranstaltung teilnehmen, können ganztägige Workshops in der Tat ein angemessenes Einkommen bringen, mit einer fairen 50% / 50%-Gewinnaufteilung zwischen dem Workshop-Coach und dem Konferenzveranstalter.

Zugegebenermaßen wurde ich bei der Durchsicht dieses Artikels von einigen Rednern angesprochen, die sehr unterschiedliche Erfahrungen gemacht haben; Zu großen Projekten und Kunden kamen sie erst nach einer aktiven Redephase auf Großveranstaltungen. Ihre Erfahrung mag also unterschiedlich sein, aber eines habe ich im Laufe der Jahre gelernt: Es ist absolut entscheidend, dass es immer wieder zu Branchengesprächen kommt, daher werden die Organisatoren die Gelegenheit ergreifen, Sie zum Reden einzuladen. Für Redner ist das eine viel bessere Position.

Wenn Sie ein neuer Redner sind, erwägen Sie, kostenlos bei lokalen Treffen zu sprechen; es ist fair und ehrenhaft – und ein großartiges Training für größere Veranstaltungen; Die kleinere Gruppengröße und der informellere Rahmen ermöglichen es Ihnen, wertvolles Feedback darüber einzuholen, was dem Publikum gefallen hat und wo Sie sich verbessern können. Sie können auch durch Artikel, Webinare und Open-Source-Projekte Sichtbarkeit erlangen . Und eine E-Mail an einen Organisator mit einem interessanten Thema neben einem aufgezeichneten Vortrag, Artikeln und Open-Source-Projekten kann sie auf Sie und Ihre Arbeit aufmerksam machen. Die Organisatoren suchen sachkundige und begeisterte Redner, die lieben und leben, was sie tun, und diese Energie und Expertise an das Publikum weitergeben können.

Natürlich kann es Zeiten geben, in denen es vernünftig ist, Bedingungen zu akzeptieren, um eine Gelegenheit zu erhalten, potenzielle Kunden zu erreichen, aber diese Entscheidung muss sorgfältig abgewogen und im Hinblick auf den erforderlichen Aufwand und Zeitaufwand abgewogen werden. Schließlich tust du ihnen einen Gefallen, nicht umgekehrt. Wenn Sie auf großen kommerziellen Konferenzen ohne Vergütung sprechen, tauschen Sie im Grunde Ihren Namen, Ihre Zeit und Ihr Geld gegen das Versprechen , Aufmerksamkeit zu erlangen, während Sie der Konferenz dabei helfen, Tickets zu verkaufen.

Organisatoren, weisen Sie zuerst das Redebudget zu

Ich glaube nicht eine Sekunde lang, dass die meisten Organisatoren schlechte Absichten haben; Ich glaube auch nicht, dass sie um jeden Preis Abstriche machen wollen, um den Gewinn zu maximieren. Aus meinen Gesprächen mit Organisatoren erkenne ich deutlich, dass sie die gleichen Ziele verfolgen wie Community-Events, da sie ihr Bestes tun, um ein wunderbares und unvergessliches Event für alle Beteiligten zu schaffen, während sie gleichzeitig die Rechnungen für all die hart arbeitenden Menschen bezahlen, die daran beteiligt sind das Ereignis passiert. Schließlich ist das Tagungsgeschäft kein einfaches, und man weiß kaum, wie der Ticketverkauf im nächsten Jahr laufen wird. Dennoch scheint es ein grundlegendes Missverhältnis zwischen Prioritäten und Erwartungen zu geben .

Die Einrichtung einer Konferenz ist ein ehrenwerter Gedanke, aber Sie benötigen einen umfassenden Finanzplan, der festlegt, was sie kostet und wie viel Sie ausgeben können. Wie oben erwähnt, verblassen zu viele vielversprechende Events, weil sie von der Motivation einer kleinen Gruppe von Menschen angetrieben werden, die auch mit ihrem regulären Job Geld verdienen müssen. Konferenzorganisatoren verdienen es, Einnahmen zu erhalten, die sie im gesamten Team teilen können, da die Arbeit auf freiwilliger Basis oft nicht nachhaltig ist.

Um besser zu verstehen, wie man dorthin kommt, kann ich nur das fantastische Conference Organizer's Handbook von Peter-Paul Koch empfehlen, das eine allgemeine Strategie für den Aufbau einer wirklich professionellen Veranstaltung von der Planung über die Preisgestaltung bis zur Durchführung abdeckt – ohne auszubrennen. Bruce Lawson hat auch eine umfassende Liste mit Fragen vorbereitet, die auch in der Willkommens-E-Mail an die Referenten gestellt werden könnten. Außerdem hat Lara Hogan ein aufschlussreiches Buch über das Entmystifizieren öffentlicher Reden geschrieben, das ich nur sehr ermutigen kann, es sich ebenfalls anzusehen.

Ja, Veranstaltungsorte sind teuer, und ja, Catering ist es auch, und ja, AV und technische Einrichtung auch. Aber bevor Sie Tausende für Essen, Roll-Ups, T-Shirts und eine offene Bar zuweisen, sollten Sie zuerst angemessene Budgets für Redner zuweisen , insbesondere für neue Stimmen in der Branche – sie sind diejenigen, die wahrscheinlich Dutzende oder Hunderte von Stunden mit der Vorbereitung verbringen werden dass man redet.

Jared Spool bemerkte beim Lesen dieses Artikels:

„Das Rednerbudget sollte vor dem Veranstaltungsort und dem Catering stehen. Schließlich zahlen die Teilnehmer, um die Redner zu sehen. Sie können einen mittelmäßigen Veranstaltungsort und ein mittelmäßiges Catering haben, aber wenn Sie ein hervorragendes Programm haben, ist es eine fabelhafte Veranstaltung. Im Gegensatz dazu können Sie einen großartigen Veranstaltungsort und fantastisches Essen haben, aber wenn die Redner langweilig oder vom Thema abweichen, wird die Veranstaltung nicht erfolgreich sein. Vortragsbudgets sind eine Investition in den Wert des Programms . Jeder investierte Cent zahlt sich mehrfach aus. Dasselbe kann man sicherlich nicht für den Veranstaltungsort oder das Essen sagen.“

Kein ausgefallener Schnickschnack ist erforderlich; Speaker-Dinner oder Speaker-Geschenke sind ein wunderbares Zeichen der Aufmerksamkeit und Wertschätzung, können aber keine Spesendeckung ersetzen. Es ist weder fair noch ehrlich, die Kosten auf die Referenten abzuwälzen , und es ist einfach nicht akzeptabel, von ihnen zu erwarten, dass sie diese Kosten für die Präsentation übernehmen, insbesondere wenn eine Konferenzgebühr mehrere hundert Euro (oder Dollar) pro Ticket kostet. Indem Sie die Ausgaben nicht decken, entziehen Sie der Branche das Gehör von Gruppen, die ihre eigenen Konferenzreisen nicht ohne Weiteres finanzieren können – Menschen, die sich um Kinder oder andere Verwandte kümmern; Menschen mit Behinderungen, die nicht ohne ihren Betreuer reisen können, oder Menschen aus abgelegenen Gebieten oder Ländern mit niedrigem Einkommen, in denen ein Flug einen erheblichen Teil oder sogar mehrere Monate ihres Einkommens ausmachen kann.

Jared fährt fort:

„Die Formel lautet:

Break_Even = Fixed_Costs /( Ticket_Price – Variable_Costs )

Kosten wie Redner und Veranstaltungsort sind die größten für Break-Even-Zahlen. Verpflegungskosten sind meist variable Kosten und sollten pro Teilnehmer berechnet werden, um sie dann vom Preis abzuziehen. Um das Rednerbudget zu berechnen, bestimmen Sie im Voraus, wie hoch der Ticketpreis und die variablen Kosten pro Teilnehmer sind, und verwenden Sie dann die Nettomarge daraus, um herauszufinden, wie viele Redner Sie sich leisten können, indem Sie die Nettomarge in das gesamte Rednerbudget einbeziehen. Das sagt Ihnen, wie viele Tickets Sie verkaufen müssen, um einen Gewinn zu erzielen. (Wenn Sie die gleiche Strategie für den Veranstaltungsort verfolgen, wissen Sie, wie hoch Ihre Gewinnspanne insgesamt ist und wann Sie beginnen, Gewinne zu erzielen.) Erwägen Sie , Rednern einen Bonus zu zahlen, die vom Publikum als am besten bewertet werden . Sie belohnen also genau das, was den Teilnehmern zugute kommt.“

Das ist ein großartiger Rahmen, in dem man arbeiten kann. Anstatt das Rednerbudget von den Ticketverkäufen und variablen Kosten abhängig zu machen, legen Sie zuerst das Rednerbudget fest. Was wäre ein faires Honorar für Referenten? Nun, es gibt keine allgemeine Regel, wie man das feststellt. Bei kleineren kommerziellen Veranstaltungen in Europa ist es jedoch üblich, jedem Redner den Preis von 3–5 Tickets zuzuweisen. Für eine große Konferenz mit Hunderten und Tausenden von Teilnehmern sollten drei Tickets wahrscheinlich das Minimum sein, aber es müsste auch auf gleichzeitige Vorträge verteilt werden und hängt daher von der Anzahl der Tracks ab und davon, wie viele Teilnehmer pro Vortrag erwartet werden.

Geben Sie ein Honorar, auch wenn es nicht viel ist. Bitten Sie die Redner auch, alle Quittungen zu sammeln, damit Sie sie später bezahlen können, oder stellen Sie eine Tagespauschale (pauschale Deckung der täglichen Ausgaben) bereit, um den Ärger mit Quittungen zu vermeiden. Schlagen Sie als Standardverfahren vor, die Flugtickets für den Redner zu kaufen , es sei denn, er würde es gerne selbst tun. Einige Redner haben möglicherweise nicht das Privileg, Hunderte von Dollar für ein Ticket auszugeben, und müssen Monate auf die Rückerstattung warten. Außerdem ist es eine nette Geste, einen im Voraus bezahlten Transport vom und zum Flughafen zu organisieren, sodass Fahrer mit einem Schild im Ankunftsbereich auf einen Sprecher warten. (Es gibt nichts Frustrierenderes, als zu erkennen, dass Ihr Taxifahrer nur lokales Bargeld akzeptiert, um die Fahrt zu bezahlen – und das nach einer frustrierenden Flugverspätung, die spät in der Nacht ankommt.)

Sobald alle diese Kosten gedeckt sind, sollten Sie erwägen, einen Mentor bereitzustellen, der Neuankömmlingen dabei hilft, den Vortrag ein paar Mal zu entwerfen, zu verfeinern, anzupassen, zu überprüfen und zu wiederholen, und einen separaten Zeitpunkt einplanen, an dem sie den Veranstaltungsort besuchen und ihre Folien durchgehen können, nur um dies zu tun ein Gefühl dafür bekommen, wie es auf der Bühne sein wird.

Auf der positiven Seite: Wenn Sie sich jemals über eine hohe Abbruchquote von Rednern bei Ihrer Veranstaltung gewundert haben, könnte die Nichtdeckung der Kosten ein guter Grund dafür sein. Wenn Redner alleine zahlen, sollten Sie nicht erwarten, dass sie das Vortragsengagement als Priorität behandeln.

Wie Laurie Barth bei der Durchsicht dieses Artikels feststellte:

„Wenn Sie für Ihre Zeit nicht bezahlt werden, haben Sie wahrscheinlich weniger unbezahlte Zeit für die Vorbereitung Ihres Vortrags und/oder weniger Anreiz, die Reise und die Zeit für den Vortrag zu priorisieren.“

Die Zeit, die Arbeit, der Einsatz und das Engagement Ihrer Referenten machen die Konferenz zu einem Erfolg.

Checkliste des Veranstalters

• Decken Sie standardmäßig alle Ausgaben des Redners ab und erläutern Sie, was von Anfang an (in Einladungsschreiben) und bevor jemand seine Zeit in das Ausfüllen eines CFP-Formulars investiert;
• Vermeiden Sie Ärger mit Quittungen und bieten Sie mindestens eine Tagespauschale an;
• Schlagen Sie vor, die Flugtickets für den Redner zu kaufen, anstatt sie später zu erstatten, und organisieren Sie gegebenenfalls eine im Voraus bezahlte Transportabholung.
• Stellen Sie frühzeitig Budgets und Honorare für Referenten, Coaching und Mentoring bereit. Guter Inhalt ist teuer, und wenn Ihre Ticketpreise ihn nicht decken können, verfeinern Sie das Konferenzformat, um es rentabel zu machen;
• Bieten Sie die Möglichkeit, ein Honorar und von Unternehmen getragene Ausgaben für Diversity-/Studentenstipendien zu spenden;
• Akzeptieren Sie grundsätzlich niemals die Annullierung des Honorars. Wenn der Redner nicht bezahlt werden kann oder seine Ausgaben nicht gedeckt werden können, widmen Sie die Mittel dem Stipendium oder einer Wohltätigkeitsorganisation und machen Sie dies öffentlich;
• Seien Sie ehrlich und aufrichtig in Bezug auf Ihre Erwartungen und erklären Sie, welche Kosten Sie übernehmen und welche nicht, im Voraus im CFP oder in der Einladung zum Vortrag.

Redner, fragen Sie herum, bevor Sie zustimmen, zu sprechen

Denken Sie zweimal nach, bevor Sie einen Vorschlag für Konferenzen einreichen, die trotz eines hohen Ticketpreises nicht mindestens Ihre Kosten decken. Es ist nicht akzeptabel, dass Sie aufgefordert werden, Ihre Reise und Unterkunft selbst zu bezahlen. Wenn eine Veranstaltung Ihre Kosten nicht deckt, zahlen Sie dafür, bei ihrer Veranstaltung zu sprechen. Es mag nicht viel ausmachen, wenn Ihre Zeit und Kosten von Ihrem Arbeitgeber übernommen werden, aber Freiberufler und neue Redner werden dadurch benachteiligt. Wenn Ihr Unternehmen bereit ist, für Ihr Vortragsengagement zu zahlen, bitten Sie die Organisatoren, den gleichen Betrag an eine Wohltätigkeitsorganisation Ihrer Wahl zu spenden , oder sponsern Sie ein Diversitäts-/Studentenstipendium, damit Neuankömmlinge bei der Veranstaltung sprechen können.

Lassen Sie sich angesichts Ihres Interesses und der Gelegenheit ein angemessenes Honorar für Ihre Zeit einfallen, und machen Sie, wenn möglich, Ausnahmen für gemeinnützige Organisationen, Community-Events oder wann immer Sie einen einzigartigen Wert für sich selbst sehen. Gehen Sie bei Konferenzen, auf denen Sie sprechen, sehr gründlich und selektiv vor und fragen Sie ruhig nach, wie andere Redner in der Vergangenheit behandelt wurden. Schauen Sie sich frühere Ausgaben der Veranstaltung an und fragen Sie Referenten, die dort teilgenommen oder gesprochen haben, nach ihren Erfahrungen sowie nach dem Ruf der Konferenz insgesamt.

Wenn Sie neu in der Branche sind, kann es ziemlich unangenehm sein, herumzufragen, aber es ist tatsächlich eine gängige Praxis unter Rednern, also sollten sie für die Idee empfänglich sein. Ich bin sehr zuversichtlich, dass die meisten Redner gerne helfen würden, und ich weiß, dass unser gesamtes Team – Rachel, Bruce, ich und die gesamte Smashing Crew – jederzeit gerne helfen würden.

Bevor Sie sich verpflichten, auf einer Konferenz zu sprechen, stellen Sie Fragen . Ethan Marcotte hat eine nützliche kleine Vorlage mit Fragen zur Vergütung und allgemeinen Behandlung von Rednern vorbereitet ( danke an Jared für den Tipp !). Fragen Sie nach der Kapazität und der erwarteten Teilnehmerzahl der Konferenz und nach dem regulären Ticketpreis. Fragen Sie, welches Publikum erwartet wird und welches Profil es hat. Erkundigen Sie sich nach der Zugänglichkeit der Konferenz, dh ob dem Publikum Untertitel/Transkripte der Vorträge oder sogar Gebärdensprachdolmetscher zur Verfügung stehen. Fragen Sie, ob es eine Verpflichtung zu einer vielfältigen Auswahl an Rednern gibt. Fragen Sie, ob andere Redner bezahlt werden, und wenn ja, wie viel. Fragen Sie, ob Reise und Unterkunft standardmäßig für alle Redner abgedeckt sind. Fragen Sie, ob es eine Möglichkeit gibt, das Honorar zu erhöhen, indem Sie einen Workshop, eine Überprüfungssitzung oder andere Aktivitäten durchführen. Da Sie Ihre Zeit, Ihre Talente und Ihr Fachwissen der Veranstaltung widmen, betrachten Sie sie als Ihr Projekt und schätzen Sie die Zeit und Mühe, die Sie in die Vorbereitung investieren. Entscheiden Sie, was für Sie akzeptabel ist, und machen Sie Ausnahmen, wenn es darauf ankommt.

Da Sie von Organisatoren eine faire Behandlung erwarten, behandeln Sie auch Organisatoren gleich. Respektieren Sie die Zeit und Bemühungen der Organisatoren. Sie decken Ihre Ausgaben, aber das bedeutet nicht, dass es akzeptabel ist, einen erheblichen Betrag auszugeben, ohne vorher um Erlaubnis zu fragen. Natürlich können unerwartete Kosten entstehen und persönliche Probleme auftreten, und die meisten Organisatoren werden das voll und ganz verstehen. Aber nutzen Sie die Gelegenheit nicht als Freibrief für gehobene Cocktails oder ausgefallene Mahlzeiten – Sie werden wahrscheinlich nicht wieder eingeladen. Wenn Sie aufgrund von Umständen nicht kommen können, um zu sprechen, schlagen Sie einen Redner vor, der Ihre Sitzung ersetzen könnte , und informieren Sie den Organisator, sobald Sie im Voraus dazu in der Lage sind.

Checkliste für Redner

• Denken Sie zweimal nach, bevor Sie sich für eine große kommerzielle Veranstaltung bewerben, die Ihre Ausgaben nicht deckt.
• Wenn Ihr Unternehmen die Kosten übernimmt, sollten Sie die Organisatoren bitten, den gleichen Betrag an eine Wohltätigkeitsorganisation Ihrer Wahl zu spenden oder ein Diversity-/Studentenstipendium zu sponsern.
• Seien Sie bei Konferenzen, auf denen Sie sprechen, sehr gründlich und wählerisch und fragen Sie, wie andere Redner in der Vergangenheit behandelt wurden;
• Bereiten Sie eine kleine Vorlage mit Fragen vor, die Sie einem Organisator stellen können, bevor Sie einen Vortrag bestätigen.
• Unterstützen Sie gemeinnützige Organisationen und lokale Veranstaltungen, wenn Sie Ihre Zeit kostenlos als Redner einsetzen können;
• Wählen Sie ein faires Honorar für einen Vortrag und entscheiden Sie von Fall zu Fall;
• Fragen Sie, ob Videos öffentlich verfügbar sein werden,
• Erkundigen Sie sich nach der Zugänglichkeit der Konferenz, d. h. ob es Untertitel/Transkripte von Vorträgen oder Gebärdensprachdolmetscher geben wird.
• Behandeln Sie Organisatoren mit Respekt, wenn Sie Ihr Engagement stornieren oder Ihre Vereinbarungen ändern müssen.

Unsere Branche verdient Besseres

Als Teilnehmer haben Sie immer die Wahl. Natürlich möchten Sie lernen und besser werden, und Sie möchten sich mit wunderbaren Gleichgesinnten wie Ihnen vernetzen. Seien Sie jedoch selektiv bei der Auswahl der Konferenz, an der Sie als nächstes teilnehmen möchten. In den meisten Fällen werden all das unglaubliche Catering und der kostenlose Alkohol die ganze Nacht über auf den Schultern der Redner getragen, die kostenlos sprechen und ihre Ausgaben aus eigener Tasche bezahlen. Konferenzen, die die Zeit und die beruflichen Fähigkeiten der Redner respektieren, entschädigen sie natürlich und decken ihre Kosten.

Unterstützen Sie also Konferenzen, die Tech-Speaker unterstützen und befähigen . Es gibt viele von ihnen da draußen – es erfordert nur etwas mehr Mühe, sie zu erkunden und zu entscheiden, an welcher Veranstaltung Sie als nächstes teilnehmen möchten. Webkonferenzen können großartig, wunderbar, inspirierend und freundlich sein – unabhängig davon, ob es sich um große kommerzielle Konferenzen oder kleine, von der Community betriebene Konferenzen handelt – aber in erster Linie müssen sie fair und respektvoll sein und zuerst die Grundlagen behandeln. Redner gut zu behandeln ist eine dieser Grundlagen.

Leseempfehlung der Redaktion:

• Erste Schritte im öffentlichen Reden, von Rachel Andrew,
• Handbuch für Konferenzorganisatoren, von Peter-Paul Koch,
• Meine Fragen für Event-Organisatoren von Ethan Marcotte,
• Wie man einen Konferenzsprecher einlädt, von Bruce Lawson,
• Demystifying Public Speaking, ein Buch von Lara Hogan,
• Respekt steht immer an erster Stelle, mit freundlichen Grüßen.

Mein herzlicher Dank gilt Rachel Andrew, Bruce Lawson, Jesse Hernandez, Amanda Annandale, Mariona Ciller, Sebastian Golasch, Jared Spool, Peter-Paul Koch, Artem Denysov, Markus Gebka, Stephen Hay, Matthias Meier, Samuel Snopko, Val Head , Rian Kinney, Jenny Shen, Luc Poupard, Toni Iordanova, Lea Verou, Niels Leenheer, Cristiano Rastelli, Sara Soueidan, Heydon Pickering, David Bates, Mariona C. Miller, Vadim Gorbatschow, David Pich, Patima Tantiprasut, Laurie Barth, Nathan Curtis , Ujjwal Sharma, Lea Verou, Jesse Hernandez, Amanda Annandale, Benjamin Hong, Bruce Lawson, Matthias Ott, Scott Gould, Charis Rooda, Zach Leatherman, Marcy Sutton, Bertrand Lirette, Roman Kuba, Eva Ferreira, Sara Soueidan, Joe Leech, Yoav Weiss, Markus Seyfferth und Bastian Widmer für die Durchsicht des Artikels.