Projektmanagementphasen: Eine vollständige Aufschlüsselung

Ein Projekt kann als vorübergehendes Unterfangen zur Erzielung bestimmter Ergebnisse definiert werden. Jedes Projekt besteht oft aus einer Abfolge von Schritten und Aufgaben und hat seine eigenen Ziele, Budgets, Pläne, Zeitpläne und Ergebnisse. Am wichtigsten ist, dass an einem Projekt oft Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund beteiligt sind, die zusammenarbeiten, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen.

Vielleicht ist einer der wichtigsten Aspekte eines Projekts, wie die verschiedenen Projektphasen geplant, ausgeführt und verwaltet werden, um vereinbarte Ergebnisse zu erzielen. Und hier steht das Konzept des Projektmanagements im Mittelpunkt. So wie der Projektlebenszyklus verschiedene Phasen umfasst, hat das Projektmanagement diskrete Phasen, die sich jeweils auf eine bestimmte Phase des Projektlebenszyklus beziehen .

Lassen Sie uns also eintauchen, um mehr über die Standardphasen des Projektmanagements zu erfahren .

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist die Praxis, spezifisches Wissen, Fähigkeiten, Prinzipien, Prozesse, Werkzeuge und Techniken anzuwenden, um etwas Wertvolles zu liefern. Es umfasst die Initiierung, Planung, Ausführung und Verwaltung der neuen Initiativen, die eine Organisation umsetzen möchte. Im Gegensatz zum routinierten Geschäftsalltag ist Projektmanagement kein fortlaufender Prozess – ist das Ziel erreicht, ist das Projekt abgeschlossen.

Jedes Projekt hat seine einzigartigen Anforderungen, die eine bestimmte Reihe von Tools, Techniken und Ansätzen erfordern, um erfüllt zu werden. Aber unabhängig von der Art des Projekts sind die kritischen Komponenten des Projektmanagements Zeit, Kosten, Umfang und Qualität.

Sei es der Bau eines Gebäudes oder einer Autobahn, die Entwicklung neuer Software oder die Implementierung eines Finanzmanagementsystems, Projekte gibt es in fast allen Branchen und Branchen. Von IT, Pharmazie und Energie bis hin zu Verteidigung, FMCG und Bauwesen erfordert der Projektlebenszyklus in jeder Branche ein effizientes Projektmanagement für qualitativ hochwertige Ergebnisse.

Die fünf Phasen des Projektmanagements

Quelle

Die Diskussion über Projektmanagementphasen ist ohne die Erwähnung des Projektlebenszyklus unvollständig . Vereinfacht ausgedrückt umfasst der Lebenszyklus eines Projekts die verschiedenen Projektphasen, die auf die Bedürfnisse des Projekts ausgerichtet sind. Daher sollte der Projektlebenszyklus die zu erfüllende Arbeit, die zu erbringenden Ergebnisse, die beteiligten Personen und die Art und Weise, wie jede Phase kontrolliert und genehmigt werden muss, definieren.

Jedes Element des Projektlebenszyklus trägt dazu bei, das Projekt von Anfang bis Ende zu führen, und bietet einen kontrollierten, systematischen und zeitnahen Prozess zur Überwachung des Projektfortschritts.

Die Projektmanagementphasen sind eng mit dem Projektlebenszyklus verbunden . Als solches existiert das eine wegen dem anderen. Hier ist also eine Aufschlüsselung der fünf Phasen des Projektmanagements und was jede Phase erfordert.

Phase 1: Projektinitiierung

In der ersten der fünf Projektmanagementphasen geht es darum, aus einer abstrakten Idee ein erreichbares und sinnvolles Ziel zu machen. Der Zweck der Projektinitiierungsphase besteht darin, das Projekt auf breiterer Ebene zu definieren. Es beginnt mit der Entwicklung eines Business Case, der Untersuchung, ob das Projekt praktikabel ist und ob es durchgeführt werden sollte. Sobald die Stakeholder das Projekt in Angriff genommen haben, müssen die Projektmanager den Projektauftrag entwickeln – ein Dokument, das die Ziele, den Umfang, die Einschränkungen, den erwarteten Zeitrahmen, das Budget und andere Anforderungen des Projekts umreißt.

Zusammenfassend erfüllt die Phase der Projektinitiierung folgende Aufgaben:

• Projektziele definieren
• Business Case erstellen
• Abschluss des Projektauftrags
• Erstellung der Interessentenliste

Phase 2: Projektplanung

Zu den Hauptaufgaben in der Projektplanungsphase gehören die Identifizierung technischer Anforderungen, die Erstellung eines Kommunikationsplans, die Entwicklung eines umfassenden Projektzeitplans und die Festlegung von Zielen/Leistungen. Im Folgenden sind die beiden am häufigsten verwendeten Methoden zur Festlegung der Projektziele aufgeführt:

1. SMARTe Ziele

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Das SMART-Kriterium ist eine etablierte Methode, um die Konsequenzen des Zielsetzungsprozesses klar zu verstehen. Es mindert Risiken und ermöglicht es Projektmanagern, klar definierte und realisierbare Ziele zu setzen.

2. KLARE Ziele

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Die CLEAR-Methode zur Zielsetzung berücksichtigt das moderne, schnelllebige Geschäftsumfeld. Es hilft, Flexibilität und sofortige Ergebnisse durch Zusammenarbeit, begrenzte Ziele, emotionale Verbindungen, das Aufteilen größerer Ziele in kleinere Aufgaben und das Verfeinern von Zielen bei Bedarf zu erzielen.

Die Projektplanungsphase umfasst daher folgende Aufgaben:

• Definition des Projektumfangs
• Erstellen eines Projektplans
• Festlegen eines Budgets
• Rollen und Verantwortlichkeiten definieren

Phase 3: Projektdurchführung

Die Projektausführung ist die Phase, in der sich das Team an die Arbeit macht, um Ergebnisse zu entwickeln und fertigzustellen. Die Phase ist ein Summen von Aktivitäten, wenn mehrere Aufgaben unter der Aufsicht des Projektmanagers erledigt werden. Hier ist eine Liste dessen, was während der Projektdurchführungsphase passiert:

• Entwicklung des Teams
• Projektressourcen zuweisen und verwalten
• Ausführen von Projektmanagementplänen
• Aufbau des Produkts oder Prozesses
• Trackingsysteme einrichten
• Ausführen von Aufgabenzuweisungen
• Leitung und Steuerung der Projektdurchführung
• Treffen vereinbaren, um Status und Aktualisierungen zu besprechen
• Probleme beheben, sobald sie auftreten
• Aktualisierung und Änderung von Projektplänen nach Bedarf

Phase 4: Projektüberwachung

Die Überwachung des Projekts geht Hand in Hand mit der Projektdurchführung. Gemeinsam stellen sie sicher, dass die Projektziele und Ergebnisse erreicht werden. Projektmanager legen in der Regel Key Performance Indicators (KPIs) und Critical Success Factors (CSFs) fest, um sicherzustellen, dass der Projektfortschritt planmäßig verläuft. Darüber hinaus verfolgen Projektmanager auch die Ressourcenkosten und den Aufwand, der mit dem Prozess verbunden ist. Nicht zuletzt liegt auch die Überwachung der Projektleistung in der integralen Verantwortung des Projektleiters; Es berücksichtigt die auftretenden Probleme und wie schnell sie angegangen werden.

Folgendes passiert also in der Projektüberwachungsphase:

• Verfolgung von Aufwand und Ressourcenkosten
• Überwachung des Projektfortschritts
• Sicherstellung der Einhaltung des Plans
• Vermeiden Sie jede Möglichkeit von Störungen

Phase 5: Projektabschluss

Die letzte der Projektmanagementphasen kennzeichnet die endgültige Lieferung und den Projektabschluss. Diese letzte Phase beinhaltet die Kündigung von beauftragten Auftragnehmern (falls vorhanden), das Ausfüllen der erforderlichen Unterlagen und die Anerkennung wertvoller Teammitglieder. Der Projektmanager kann ein Treffen abhalten, um über die Siege und Mängel des Teams während des Projekts nachzudenken, zu bewerten, was gut gelaufen ist, und die Schlupflöcher identifizieren, die für zukünftige Bemühungen behoben werden müssen.

Darüber hinaus erstellt der Projektmanager eine Liste mit Aufgaben, die während des Projekts unerledigt geblieben sind, und arbeitet mit dem Team an deren Erfüllung. Außerdem erstellt der Manager einen abschließenden Projektbericht und ein Budget und speichert alle kritischen Daten an einem sicheren Ort, auf den die Projektmanager der Organisation zugreifen können.

Kurz gesagt beinhaltet die letzte Phase:

• Liefergegenstände übergeben
• Überprüfung der Projektleistungen
• Überprüfung der Leistung des Teams
• Sammeln und Speichern aller Projektdokumente an einem Ort

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Weg nach vorn

Das globale Geschäftsumfeld von heute ist nicht nur schnelllebig, sondern auch äußerst wettbewerbsintensiv. Der Schlüssel zum Erreichen eines Vorsprungs liegt in der pünktlichen und budgetgerechten Lieferung und Erfüllung von Projekten unter Einhaltung der Geschäftsziele. Hier kommt das Projektmanagement ins Spiel. Projektmanager spielen eine zentrale Rolle bei der Bestimmung des Erfolgs von Projekten, die eine Organisation durchführt. Ihre Rolle geht über das bloße Verständnis des Projektlebenszyklus hinaus , um Analytik, organisatorische Fähigkeiten und gute zwischenmenschliche Fähigkeiten einzubeziehen.

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