Tipps für produktive Remote-Meetings

Es ist noch gar nicht so lange her, dass Meetings hauptsächlich persönlich stattfanden. Sehr zum Leidwesen vieler Webdesigner (mich eingeschlossen) wurden Remote-Treffen von Kunden nicht allgemein angenommen. Was für einen Unterschied ein paar Jahre machen.

Meetings tendierten langsam zu Remote-Plattformen. Dann schlug die COVID-19-Pandemie zu. Plötzlich wurden Zoom und ähnliche Anbieter zur bevorzugten Option. Heutzutage führen Sie ein Meeting eher von Ihrem Wohnzimmer aus als vom Büro eines Kunden aus. Keine Beschwerden hier.

Remote-Meetings schützen uns nicht nur vor Viren, sondern sparen auch enorm viel Zeit. Keine lästigen Reisen und verpassten E-Mails mehr, auf die Sie antworten müssen.

Dieser Komfort hat jedoch seinen Preis. Remote-Meetings können umständlich und voller Unterbrechungen sein. Einige technisch versierte Kunden haben die Grundlagen möglicherweise noch nicht gemeistert ( ähm, bitte schalten Sie Ihr Mikrofon ein ).

Sie fragen sich, wie Sie das Beste aus dieser schönen neuen Welt herausholen können? Lesen Sie weiter für einige Tipps, die Ihnen helfen werden, produktive Remote-Meetings abzuhalten.

Finden Sie ein ruhiges Plätzchen

Die Technologie ermöglicht es uns, von fast überall aus eine Verbindung zu einer Videokonferenz herzustellen. Aber es ist trotzdem wichtig, Ihren Standort mit Bedacht zu wählen.

Idealerweise finden Sie einen ruhigen, ablenkungsfreien Ort, an dem Sie sich verbinden können. Schließlich ist es schwierig, in einem disruptiven Umfeld produktiv zu sein. Hintergrundgeräusche, Menschen, die sich hinter Ihnen bewegen, Tiere und Kinder, die um Aufmerksamkeit buhlen – sie alle hindern Sie daran, Dinge zu erledigen.

Das bedeutet, belebte öffentliche Orte wie Cafés oder überfüllte Außenbereiche zu meiden. Es gibt zu viele Möglichkeiten, dass etwas schief geht. Außerdem sieht es etwas unprofessionell aus.

Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, versuchen Sie, einen kleinen Ort zu finden, an dem Sie alleine sein können – am besten mit einer Tür, die Sie schließen können. Möglicherweise können Sie nicht verhindern, dass Ihr Hund bellt oder die Türklingel klingelt (und somit den Hund auslöst), aber Sie können die Störung minimieren.

Je weniger Ablenkungen, desto besser kann sich jeder auf die anstehende Aufgabe konzentrieren.

Legen Sie eine Tagesordnung fest

Niemand profitiert von einem Meeting, das schief geht. Sie wissen schon, diejenigen, die zu lange dauern und in nicht verwandte Themen abschweifen. Wenn sie endlich enden, ist das Gefühl eher erleichtert als erfüllt. Und dies scheint besonders häufig in einer abgelegenen Umgebung vorzukommen.

Hier kann ein wenig Planung viel bewirken. Durch das Festlegen und Teilen einer Besprechungsagenda wissen alle Beteiligten, was sie zu erwarten haben.

Agenden können sehr flexibel sein, was hilfreich ist, wenn Sie nicht die am besten organisierte Person der Welt sind. Sie müssen nicht auf die Minute genau planen. Sogar ein allgemeiner Überblick und ein geschätzter Zeitrahmen reichen aus.

Als Gastgeber bieten Tagesordnungen eine einfache Möglichkeit, das Gespräch auf Kurs zu halten. Wenn Sie mit einem bestimmten Thema fertig sind, können Sie einen Blick auf die Tagesordnung werfen und sagen: „Lassen Sie uns zum nächsten Punkt übergehen.“ Es ist ein unschätzbares Produktivitätstool.

Profitieren Sie von Moderationstools

Egal für welche Meeting-Plattform Sie sich entscheiden, die Chancen stehen gut, dass einige Tools zur Benutzermoderation enthalten sind. Sie ermöglichen es Ihnen, Teilnehmer stummzuschalten und die „Moderator“-Rolle an andere weiterzugeben.

Es ist wichtig, diese Funktionen verantwortungsvoll zu nutzen. Sie wollen das Treffen nicht mit eiserner Faust regieren. Das schadet eher dem kollaborativen Prozess.

Dennoch sind sie effektiv für Veranstaltungen mit einer großen Anzahl von Teilnehmern. Dies kann verhindern, dass Personen übereinander sprechen. Es ist auch eine schnelle Möglichkeit, störende Mikrofonrückkopplungen oder andere Geräusche von jemandem stumm zu schalten.

Die Moderatorenrolle ist besonders praktisch, da sie es anderen Teilnehmern ermöglicht, ihre Bildschirme zu teilen. Es hilft ihnen, ihre Gesprächsthemen zu veranschaulichen und bringt alle auf dieselbe Seite.

Wenn Ihr Meeting beginnt, zu einem Free-for-all zu werden, helfen Moderationstools, die Dinge in den Griff zu bekommen. Ebenso können Sie sie von Anfang an verwenden, um ein reibungsloses Segeln zu gewährleisten.

Für zukünftige Referenz aufzeichnen

Sind Sie jemals aus einem persönlichen Meeting gekommen und haben ein paar Details vergessen? Das passiert selbst den engagiertesten Notizenmachern.

Glücklicherweise bieten die meisten Remote-Meeting-Plattformen eine Aufzeichnungsfunktion. Auf diese Weise können Sie und die anderen Teilnehmer zurückgehen und wichtige Informationen abrufen.

Eine Aufzeichnung ist besonders für Trainingseinheiten sinnvoll. Es werden viele Informationen herumgeworfen, und einige Konzepte können im Durcheinander verloren gehen. Ein verfügbares Video bietet Kunden die Möglichkeit, sich selbst zu helfen. Es kann Sie auch davor bewahren, ein oder zwei panische E-Mails zu erhalten.

Beachten Sie auch die potenziellen Datenschutzbedenken, die mit der Aufzeichnung einhergehen. Während einige Plattformen einen Hinweis anzeigen, dass ein Meeting aufgezeichnet wird, ist es dennoch eine gute Richtlinie, dies ebenfalls anzukündigen. Lieber sicher sein, als dass es einem Leid tut.

Holen Sie das Beste aus Remote-Meetings heraus

Die Vorteile von Remote-Meetings sind unbestreitbar. Sie sind besser für die Umwelt und Ihren vollen Terminkalender. Aber es kommt immer noch auf die Produktivität an.

Da diese Art von Meetings oft zwangloser sind, besteht die Tendenz, die Vorbereitung und Konzentration nachzulassen. Das führt zu verstreuten und verlängerten virtuellen Zusammenkünften. Das ist kaum ein Erfolgsrezept.

Die Lösung besteht darin, die Bereitschaft der alten Schule mit der neuesten Technologie zu kombinieren. Stellen Sie sich in eine ablenkungsfreie Umgebung. Schreiben Sie eine grundlegende Tagesordnung auf, die Sie verwenden können, um die Teilnehmer auf den richtigen Weg zu führen. Und nutzen Sie die hilfreichen Tools Ihrer gewählten Plattform.

Zusammen sorgen diese Schritte dafür, dass Ihre Meetings auf Kurs bleiben und Sie jede Menge Zeit sparen. So soll Business im 21. Jahrhundert funktionieren.