So überwinden Sie die Herausforderungen beim Daten-Onboarding für Softwareprodukte

Dieser Artikel wurde freundlicherweise von unseren lieben Freunden bei Flatfile unterstützt, die schöne, auf den Menschen ausgerichtete Erfahrungen schaffen, um die Barrieren zwischen Menschen und Daten zu beseitigen. Danke!

Unternehmen, die bereit sind, gutes Geld für eine neue Software zu zahlen, fangen höchstwahrscheinlich nicht bei Null an. Sie führen ein etabliertes Unternehmen mit gut aufgebauten und dokumentierten Prozessen. Sie müssen also Tonnen von Daten übertragen.

Aus diesem Grund nehmen sie die Entscheidung, eine neue App ins Unternehmen zu bringen, nicht auf die leichte Schulter. Interne Prozesse müssen sich ändern. Es kann einige Zeit dauern, das Team dazu zu bringen, die neue Lösung zu übernehmen. Die Integration mit bestehenden Systemen und externen Tools kann ein Problem darstellen. Oh ja, und es gibt auch die Frage der Compliance, um die man sich Sorgen machen muss.

Das bedeutet, dass neue Software unter großem Druck steht, von Anfang an ein erstklassiges Erlebnis zu bieten. Wenn Sie Unternehmen keine einfache und intuitive Möglichkeit zum Onboarding ihrer Daten bieten, können Sie als Folge hohe Raten an Kundenabwanderung erwarten.

Wenn Sie ein Produkt entwerfen, das Daten von Kunden benötigt, um einen Wert zu haben, müssen Sie Folgendes über den Aufbau Ihres Daten-Onboarding-Prozesses wissen.

Wie Data Onboarding mit der Benutzerzufriedenheit korreliert

Unternehmenssoftware ist im Grunde nur eine leere Kiste, die darauf wartet, mit den Daten ihrer Benutzer gefüllt zu werden. Ohne die Fähigkeit, Benutzerdaten fehlerfrei zu integrieren, wird die Software im Wesentlichen nutzlos.

Sehen wir uns an, was passiert, wenn Sie den Data-Onboarding-Prozess richtig hinbekommen.

Vorteile für Endbenutzer

Wenn Sie den Daten-Onboarding-Teil meistern können, können Sie davon ausgehen, dass Ihre Endbenutzer von den folgenden Vorteilen profitieren werden:

• Sie werden sicherer in ihrer Entscheidung.
  Mit vollständigen und genauen Daten, die in Ihre Software übertragen werden, sehen die Benutzer schon bald nach der Anmeldung, wie wertvoll sie sind. Dies lässt wenig Raum, um ihre Entscheidung zu hinterfragen, was zu einer insgesamt größeren Zufriedenheit mit dem Produkt und letztendlich zu mehr Geld für Ihr Unternehmen führt.
• Sie erhalten ein größeres Team-Buy-in.
  Ein positives Daten-Onboarding-Erlebnis lässt Kunden Ihr Produkt schneller nutzen und verkürzt die Zeit, die sie benötigen, um einen Mehrwert zu erzielen. Das Daten-Onboarding legt also wirklich fest, wie Ihre Kunden und ihr Team den Rest Ihrer App sehen werden.
• Sie werden mit der Software mehr Erfolg haben.
  Da sich die Benutzer nicht um die Datenformatierung und -bereinigung oder die Fehlerbehebung bei fehlerbehafteten Importprozessen kümmern müssen, können sie mehr aus dem Produkt und seinen Funktionen herausholen.

Vorteile für Softwareentwickler

Auch der Softwareanbieter (Sie und/oder Ihr Kunde) profitiert:

• Verbessern Sie die Benutzerzufriedenheit.
  Ihre Endbenutzer müssen keine technischen Experten sein, um herauszufinden, wie sie Daten in Ihr Produkt integrieren können. Wenn Sie dies leicht machen, reduzieren Sie die Abwanderung, ziehen mehr Benutzer an und binden langfristig loyalere Benutzer.
• Verbringen Sie weniger Zeit mit dem Kundenservice.
  Sie müssen sich keine Sorgen mehr darüber machen, einen fehlerhaften Daten-Onboarding-Prozess unterstützen zu müssen und Aufgaben wie Datenformatierung und -validierung für Ihre Benutzer übernehmen zu müssen. Setzen Sie stattdessen Ihre Zeit und Energie darauf, bessere Beziehungen zu Kunden aufzubauen, anstatt ständig Feuer zu löschen.
  Kelly Abbott, Mitbegründer und CTO von Tablecloth, kann dies bestätigen:
  

  „Wir haben die Zeit, die wir mit der Auseinandersetzung mit Dateien verbringen, um 95 % reduziert. Wir hatten im Grunde genommen alle Hände, die zeitweise daran arbeiteten, diese Probleme zu lösen.“

• Haben Sie mehr Vertrauen in Ihr Produkt.
  Wenn Sie über eine flexible und leistungsstarke Data-Onboarding-Lösung verfügen, müssen Sie nicht einschränken, welche Daten Ihre Benutzer importieren können und welche nicht. Es ist keine Einschränkung mehr.
  Wie Abbott erklärt:

  „Es hat uns nachdenklicher gemacht, was die Daten betrifft, um die wir Kunden bitten. Wir müssen es nicht mehr vermeiden, nach Daten zu fragen, deren Behebung möglicherweise zu viel Zeit in Anspruch nimmt. Flatfile beseitigt dieses Problem und hat unsere Bereitschaft verbessert, mit verschiedenen Arten von Daten zu experimentieren, die wir in unsere Analysen integrieren können. Je mehr Zeit wir damit verbringen, an verschiedenen Datentypen zu basteln, desto wahrscheinlicher werden wir die Erkenntnisse aufdecken, die einen Mehrwert auf dem Markt schaffen. Das ist für ein Startup wie uns unverzichtbar.“

• Geld sparen.
  Obwohl Sie Geld für eine Daten-Onboarding-Lösung eines Drittanbieters ausgeben müssen, sparen Sie Ihrem Unternehmen die Zeit und das Geld, das sonst für den Versuch aufgewendet würde, einen maßgeschneiderten Datenimporteur, Onboarding-Prozess und Kundenbeziehungen zu verwalten. (Tischdecke zum Beispiel sparte Zehntausende von Dollar, als sie Flatfile einführten.)

Die Herausforderungen des Data Onboarding für Softwareprodukte

Werfen wir einen Blick auf die häufigsten Herausforderungen beim Data Onboarding und wie Flatfile Concierge sie beseitigt:

Herausforderung Nr. 1: Es müssen viele Daten aggregiert werden

Bei der Anmeldung für eine neue Unternehmenssoftware erwarten die Benutzer wahrscheinlich, dass sie im Voraus ein wenig Arbeit leisten müssen, z. B. das Ausfüllen grundlegender Kontoinformationen, das Konfigurieren von Einstellungen und das Hinzufügen von Benutzern. Das Letzte, was Sie tun möchten, ist, sie mit einem Datenimportprogramm zu überraschen, das ihnen mehr Arbeit bereitet.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben ein CRM aufgebaut.

Sofern die Software nicht auf Startups und andere neue Unternehmen abzielt, müssen die Benutzer eine Menge externer Daten mitbringen. Zum Beispiel:

• Kontaktinformationen für Kunden, Interessenten, Anbieter, Partner und Teammitglieder;
• Bestehende Kundendaten wie Konto- und Verkaufshistorie;
• Interessentendaten wie Kommunikationsverlauf;
• Einzelheiten zur Verkaufspipeline;
• Team- und individuelle Ziele und Metriken.

Wie sollen sie diese Daten übertragen, es sei denn, Ihr CRM lässt sich direkt in alle vorherigen CRMs Ihrer Benutzer integrieren? Kopieren und Einfügen? CSV-Vorlagen?

Außerdem müssen Sie an alle anderen Quellen denken, aus denen ein CRM Informationen bezieht. Zahlungs-Gateways. Tabellenkalkulationen, die auf dem Laufwerk eines Vertriebsteams leben. Unterzeichnete Verträge, die per E-Mail oder Fax an Ihr Unternehmen gesendet wurden. Es kommen viele Daten von verschiedenen Orten und Personen.

Die Reparatur

Es gibt eine Reihe von Maßnahmen, die Flatfile Concierge unternimmt, um dieses Problem zu beheben.

Zunächst einmal können Daten aus einer Vielzahl von Dateitypen importiert werden:

• CSV,
• TSV,
• XLS,
• XML,
• Und mehr.

Mit dieser Art von Flexibilität müssen sich Ihre Benutzer nicht darum kümmern, Daten in einen bestimmten Dateityp zu übertragen und dann Fehler zu bereinigen, die während der Übertragung auftreten. Flatfile Concierge kann verschiedene Dateitypen mit unterschiedlichen Datentypen verarbeiten und alles einfach validieren.

Eine andere Sache, über die Sie nachdenken sollten, ist, wie Ihre Software jede importierte Datei und die zugehörigen Daten verfolgen und organisieren wird.

Mit Flatfile können Ihre Benutzer kollaborative Arbeitsbereiche erstellen, um Daten darin zu platzieren. Wenn ein Teammitglied dem Arbeitsbereich neue Daten hinzufügt, wird ein Datensatz erfasst, der Folgendes enthält:

• Datum des Uploads,
• Dateiname,
• Benutzer, der die Daten übermittelt hat,
• Anzahl der hinzugefügten Zeilen,
• Versionsgeschichte,
• Upload-Fehler.

Dies wird die Dinge organisieren und gleichzeitig alle für die von ihnen bereitgestellten Daten verantwortlich machen. Und da diese Informationen über ein zentralisiertes Dashboard leicht verfügbar sind, gibt es kein Geheimnis mehr darüber, was von wem und wann hochgeladen wurde. Importfehler können auch gemeinsam behoben werden, ohne dass Tabellendaten erneut hochgeladen werden müssen.

Herausforderung Nr. 2: Daten werden in einer Vielzahl von Staaten importiert

Wenn Sie Ihren Softwarebenutzern die Möglichkeit geben, ihre Daten in Ihr Produkt zu übertragen, können Sie oder das Softwareteam nicht viel tun, um die Daten der Endbenutzer im Voraus zu formatieren oder zu bereinigen. Musst du auch nicht. Ihre Aufgabe ist es sicherzustellen, dass Kunden den Wert der Software erkennen; nicht mit dem Importieren von Daten zu kämpfen.

Sie könnten ihnen eine Tabellenkalkulationsvorlage geben, aber das würde erfordern, dass sie Zeit damit verbringen, alle ihre Daten neu zu formatieren. Sie könnten sie auf die Wissensdatenbank verweisen, aber auch das setzt voraus, dass Ihre Endbenutzer bereit sind, diese zusätzliche Arbeit zu leisten.

In Wirklichkeit werden Ihre Benutzer es eilig haben, in die neue Software einzusteigen und sich an die Arbeit zu machen. Sie werden nicht aufhören, sich damit zu befassen. Das ist die Aufgabe der Software.

Viele Daten-Onboarding-Lösungen kommen jedoch nicht sehr gut mit chaotischen Tabellenkalkulationen zurecht. Sie haben nicht nur Schwierigkeiten, zu erkennen, was einige der Daten sind (häufig, weil das Datenmodell nicht mit ihrem eigenen übereinstimmt), sondern die Anwendung weigert sich dann, bestimmte Tabellenspalten zu akzeptieren.

Selbst wenn es die Schuld des Endbenutzers ist, seine Daten nicht richtig zu organisieren oder zu kennzeichnen oder seinem Team beizubringen, wie das geht (oder einfach nicht weiß, was zu tun ist), wen glauben Sie, wen werden sie am Ende beschuldigen? wenn ihre Daten nicht importiert werden?

Die Reparatur

Der Importer von Flatfile Concierge ist KI-betrieben, was bedeutet, dass Ihre Software (und Ihr Datenimporter) wirklich die Arbeit für Ihre Endbenutzer erledigen kann.

Mithilfe fortschrittlicher Validierungslogik kann der Datenimporteur herausfinden, was die Daten sind und wohin sie gehen.

Während Flatfile Spalten und entsprechende Daten automatisch mit den tatsächlichen Datenfeldern Ihrer Software abgleicht, haben Benutzer die Möglichkeit, dies zu bestätigen, bevor sie es in das System aufnehmen:

Bevor dies geschieht, können Sie ein wenig am Backend arbeiten, um sicherzustellen, dass Flatfile weiß, was mit den Daten Ihrer Benutzer zu tun ist:

• Erstellen Sie Zieldatenmodelle, damit Flatfile in komplexen Tabellenkalkulationsformaten und Datentypen navigieren kann, die Ihre Benutzer wahrscheinlich zu importieren versuchen werden.
• Erstellen Sie eine Vorlage mit Validierungsregeln, damit die KI von Flatfile genau weiß, wie alles abzubilden ist.
• Validieren Sie importierte Daten mit anderen Datenbanken, um dem Importeur zu helfen, die Daten im Laufe der Zeit zu kontextualisieren, zu validieren und zu bereinigen.

Sobald Sie diese Vorarbeit geleistet haben, ist der Rest einfach.

Der Großteil der Arbeit wird von Flatfile Concierge erledigt, wenn er importierte Daten in etwas Sauberes und Nützliches umwandelt. Tatsächlich werden etwa 95 % der importierten Spalten dank des maschinellen Lern- und Fuzzy-Matching-Systems von Flatfile automatisch Ihrer Software zugeordnet.

Der Endbenutzer hat die Möglichkeit, die Teile seiner Daten zu überprüfen, die Fehler enthalten. Wenn sie welche finden, können sie die Fehler in Flatfile reparieren, anstatt sie in einer Tabelle beheben und erneut importieren zu müssen.

Herausforderung Nr. 3: Daten von mehreren Benutzern abrufen und verfolgen

Wenn viele Köche in der Küche arbeiten, kann einiges schief gehen.

Daten können sich manchmal auf den Computern von Teammitgliedern befinden oder, schlimmer noch, per E-Mail gesendet werden, was ein großes Sicherheitsrisiko für sensible Daten darstellen kann. Dies kann passieren, wenn Benutzer keinen Zugriff auf die Softwareplattform erhalten oder den Datenimport zu einschüchternd finden.

Auf der anderen Seite könnte es mit dem falschen Daten-Onboarding-Prozess zu einem Free-for-all werden, bei dem die Leute den Daten des Unternehmens hinzufügen, was immer sie wollen. Die Daten werden zwar importiert, aber es gibt keinen Überprüfungsrahmen, sodass die Datenbank des Unternehmens mit Fehlern und doppelten Einträgen gefüllt ist.

Ihre Endbenutzer müssen in der Lage sein, Ordnung, Kontrolle und Sicherheit aufrechtzuerhalten, wenn sie mit etwas so Ernstem wie Unternehmensdaten umgehen – insbesondere, wenn Sie möchten, dass Ihre Software nutzbar ist.

Die Reparatur

Flatfile Concierge hat den Daten-Onboarding-Prozess so konzipiert, dass er kollaborativ ist.

Wie Sie sehen, können Unternehmensadministratoren bestimmte Mitarbeiter (z. B. Kunden) einladen, Daten zu ihren Arbeitsbereichen hinzuzufügen. Dies ist jedoch keine pauschale Aufforderung zum Datenimport.

Administratoren haben die Möglichkeit, einen Genehmigungsprozess zu erstellen. Sie erreichen:

• Fragen Sie nach bestimmten Datensätzen von Teammitgliedern.
• Steuern Sie, in welche Arbeitsbereiche sie Daten importieren dürfen.
• Überprüfen Sie alle Datenübermittlungen, bevor Sie die genehmigten Daten in die Plattform einspeisen.

Administratoren können auch Daten im Namen des Kunden importieren. Flatfile Concierge stellt sicher, dass das Daten-Onboarding für Kunden niemals eine Sackgasse ist.

Dies stellt nicht nur sicher, dass die richtigen Daten in der Software landen, sondern der kontrollierte Fluss bedeutet auch, dass die Daten am Ende sauberer und genauer sind. All dies, während Benutzern ein nahtloses Daten-Onboarding-Erlebnis geboten wird.

Herausforderung Nr. 4: Datensicherheit ist immer ein Anliegen

Wenn es um die Web- und App-Entwicklung geht, haben der Datenschutz und die Sicherheit der Benutzer oberste Priorität. Wenn unsere Kunden und Besucher nicht darauf vertrauen, dass ihre Informationen vor neugierigen Blicken geschützt sind (und nicht an Werbetreibende verkauft werden), werden sie unsere Lösungen überhaupt nicht mehr verwenden.

Dasselbe passiert mit Software – obwohl es nicht nur die persönlichen Daten des Unternehmens sind, um deren Sicherung sie sich Sorgen machen müssen.

Wenn Unternehmen Daten in Software importieren (wie im CRM-Beispiel), importieren sie häufig die privaten und sensiblen Daten ihrer Kunden . Lassen Sie zu, dass dies kompromittiert wird, und Sie können sich von Ihrer Software verabschieden.

Also, ja, die Software selbst muss gesichert werden. Das ist eine gegebene. Aber auch Ihr Daten-Onboarding-Prozess. Es ist eine große Schwachstelle, wenn es nicht überprüft wird.

Die Reparatur

Das erste, was Flatfile Concierge tut, ist, Benutzer zu ermutigen, von der Weitergabe sensibler Daten über E-Mail, FTP und andere ungesicherte Plattformen abzurücken, indem es eine benutzerfreundliche Daten-Onboarding-Lösung bereitstellt.

Zweitens stellt es einen authentifizierten und konformen Arbeitsbereich bereit, in dem Benutzer ihre Daten importieren, validieren und an Ihre Software senden können.

So sichert Flatfile Concierge seine Arbeitsbereiche:

• Jeder Mitarbeiter betritt den Datenimporteur durch eine authentifizierte Einladung.
• Die Daten werden während der Übertragung verschlüsselt und in einem verschlüsselten Amazon S3-Bucket gespeichert.
• Die Daten-Onboarding-Plattform ist zu 100 % DSGVO-konform.
• Flatfile ist HIPAA- und SOC2-konform und kann bei Bedarf an andere Compliance-Anforderungen angepasst werden.

Darüber hinaus werden Daten, sobald sie erfolgreich in Ihre Anwendung migriert wurden, aus Flatfile gelöscht. Auf diese Weise müssen Sie sich nur um die Sicherung Ihrer Daten innerhalb Ihrer Software kümmern und nicht auf früheren Plattformen, die berührt werden.

Einpacken

Bei einem unzureichenden oder fehleranfälligen Data Onboarding-Prozess verbringen Sie, der Softwareanbieter und seine Endbenutzer zu viel Zeit mit der manuellen Bereinigung und Validierung von Tabellenkalkulationen. Dies geschieht nicht nur während der ersten Benutzeranmeldung. Wenn der Datenimporteur dieser Aufgabe nicht gewachsen ist, werden Sie alle jede Menge Zeit und Ressourcen verschwenden, wenn Daten von bestehenden Kunden hochgeladen oder in die Plattform übertragen werden müssen.

Dies alles setzt natürlich voraus, dass Ihr Importeur überhaupt Benutzerdaten in die Software bekommen kann. (Leider passiert dies bei zu vielen kundenspezifischen Lösungen.)

Unnötig zu sagen: Ihr Daten-Onboarding-Prozess muss für Ihr Team und Ihre Kunden fehlerfrei sein. Nur so können die Abwanderungsraten der Benutzer niedrig und die Benutzerzufriedenheit hoch gehalten werden.

Data Onboarding ist ein wirklich komplexer Prozess. Sparen Sie sich die Mühe, eine eigene Daten-Onboarding-Lösung zu entwickeln, und die Zeit, mit der Sie versuchen, die Probleme damit zu beheben. Mit einem KI-gestützten Datenimporter wie Flatfile Concierge wird alles für Sie erledigt.