Schützen Sie Ihr Unternehmen und Ihre Kunden mit digitalen Richtlinien

Digital Worker, insbesondere Webdesigner und Entwickler, müssen erkennen, dass Richtlinien ihre Produkte online genauso beeinflussen wie offline. Unabhängig von der Größe unseres Unternehmens – ob ein großes Unternehmen, eine kleine Digitalagentur, ein Softwareunternehmen oder ein privates Unternehmen – müssen wir innerhalb dieses Systems gesetzlicher Vorschriften (was wir einfach „Richtlinien“ nennen) arbeiten, um unsere Einhaltung der Gesetze zu gewährleisten.

Jedes Unternehmen braucht digitale Richtlinien

Unser derzeitiges regulatorisches Umfeld ist eine Welt voller Regeln, mit denen wir uns jeden Tag am Arbeitsplatz auseinandersetzen müssen, insbesondere wenn wir ein Unternehmen besitzen. Warum sollten wir dann erwarten, dass die digitale Welt, in der wir Websites erstellen und Geschäfte tätigen, anders ist? Das ist es nicht – tatsächlich ist das regulatorische Umfeld im Internet in den letzten Jahren eher komplexer und kodifizierter geworden, wobei schnell neue Anforderungen für Zugänglichkeit (Großbritannien im Jahr 2010), Cookies (EU im Jahr 2011) und online auftauchten Datenschutz (die USA 2012), das Recht auf Vergessenwerden (die EU 2014), der Export persönlicher Staatsbürgerschaftsinformationen (Russland 2015) und so weiter. Den Überblick über weltweite gesetzliche Anforderungen zu behalten, ist nicht immer einfach. Einige mögen uns sogar unlogisch erscheinen, wie das EU-Mehrwertsteuergesetz, das Softwareunternehmen betrifft, aber eine ernsthafte Bedrohung für unsere Unternehmen darstellen kann.

Weiterführende Literatur zu SmashingMag:

• Denken wir falsch über Digital?
• Alles, was Sie über Customer Journey Mapping wissen müssen
• So machen Sie sich überflüssig
• Wie man eine UX-Revolution auslöst
  

Die Einhaltung der Digitalpolitik sollte für jedes Unternehmen oder jede Person, die online Geschäfte tätigt, so grundlegend sein wie die Zahlung von Steuern. In meiner politischen Arbeit der letzten 15 Jahre habe ich erlebt, dass die Arbeit im digitalen Raum genauso viele Risiken und Verpflichtungen mit sich bringt wie in der analogen Welt. Wenn Sie keine digitalen Richtlinien haben und befolgen, setzen Sie Ihr Unternehmen, Ihre Kunden und Ihr Einkommen einem Risiko aus.

Digitalpolitik muss nicht schwierig sein

Wenn Sie neu in diesem Bereich sind, klingen die Gespräche über digitale Richtlinien möglicherweise sehr legal und streng. Hab aber keine Angst. Wir geben Ihnen einige allgemeine Hinweise und Ressourcen zur Herangehensweise an digitale Richtlinien und vermitteln Ihnen einige Grundkenntnisse, damit Sie digitale Richtlinien mit einem Anwalt, einer Rechtsabteilung oder einem Berater für digitale Richtlinien besprechen können.

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, behandeln wir:

• Beispiele dafür, was schief gehen kann, wenn digitale Richtlinien nicht beachtet werden,
• Arten digitaler Richtlinien,
• eine digitale Richtlinienvorlage,
• wie man sich in der sich ständig verändernden digitalen Landschaft zurechtfindet,
• wie man den richtigen politischen Ansatz wählt.

Digitale Richtlinien regeln das digitale Geschäft

Natürlich stehen nicht alle Unternehmen der Digitalpolitik ablehnend gegenüber. Einigen, insbesondere kleinen Digitalagenturen und einzelnen Web-Praktikern, fehlt einfach ein Bezugsrahmen, weil solche Richtlinien über ihren täglichen operativen Fokus hinausgehen.

Aber wie sie sagen, ist die Unkenntnis des Gesetzes keine Entschuldigung. Digitale Richtlinien können sich direkt auf die Websites eines Unternehmens sowie auf seine sozialen Medien, mobilen Plattformen, E-Mail-Marketing und Online-CRM auswirken, indem sie diese Richtlinien festlegen, die die Einhaltung lokaler, bundesstaatlicher und sogar internationaler Gesetze und Vorschriften gewährleisten. Denken Sie nur an die Anforderung, personenbezogene Verbraucherinformationen zu schützen, und an die anschließenden Klagen wegen Datenschutzverletzungen gegen Target, Neiman Marcus, Adobe, Sony und LinkedIn, weil sie nicht über den richtigen Schutz verfügten. Oder bedenken Sie, welche Geotargeting-Informationen ein Unternehmen zu Werbezwecken von den Mobilgeräten der Benutzer sammeln kann, und die Bußgelder in Höhe von mehreren Millionen Dollar, die gegen Unternehmen wie Capital One, Discover, American Express, Chase und GE Capital Retail Bank verhängt werden, wenn die Vorschriften nicht eingehalten werden.

Natürlich glauben viele Organisationen, dass sie bereits digitale Richtlinien „bekommen“. Schließlich haben sie einen Link in der Fußzeile ihrer Website, der darauf hinweist, dass sie die Zugänglichkeit der Website gemäß den W3C-Richtlinien unterstützen. Sie haben möglicherweise sogar eine Datenschutzrichtlinie (als weiteren Link in der Fußzeile). Aber das kratzt nur an der Oberfläche – digitale Richtlinien umfassen viel mehr als nur Fußzeilen-Links auf einer Webseite. Sie sollten eine programmatische Anleitung sein, die Webworkern weltweit zur Verfügung gestellt und von ihnen verwendet wird.

Die wahren Risiken

Was passiert, wenn Sie sich dazu entschließen, es zu riskieren und digitale Richtlinien völlig außer Acht zu lassen? Wenn Ihre Organisation eine große und vielfältige globale Online-Präsenz hat, dann stellen Sie für die Regulierungsbehörden offensichtlich ein überzeugenderes Ziel dar. In vielen dieser Fälle kann die Nichteinhaltung zu Folgendem führen:

• kostspielige Bußgelder und Gerichtsverfahren . 2015 gab es allein 45 Klagen im Zusammenhang mit Barrierefreiheit, darunter solche gegen die National Basketball Association (NBA), Sprint, JC Penney und Home Depot.
• Sperrung von Verkaufskanälen Belgische Gerichte haben entschieden, dass ISPs verpflichtet werden können, kommerzielle Websites zu sperren, die gegen Urheberrechtsgesetze verstoßen.
• Schließung des digitalen Betriebs China hat Apples Online-Buch- und Filmdienste Anfang dieses Jahres wegen Nichteinhaltung der Lokalisierungs- und Eigentumsanforderungen eingestellt.
• Verlust des Rufs der Marke, des Marktanteils und der öffentlichen Glaubwürdigkeit IKEA stellte 2015 seine Lifestyle-Website in Russland ein, weil befürchtet wurde, dass die Regierung dies als Werbung für schwule Werte gegenüber Minderjährigen betrachten würde, nur um auf öffentliche Gegenreaktionen und Boykotts zu stoßen.

Selbst unabhängige Content-Autoren und unabhängige und kleine Webshops können Konsequenzen wie einen Rechtsstreit oder Geldstrafen erleiden, wenn sich Kunden auf die Haftungsverzichts- und Freistellungsklauseln berufen, die Standardbestandteile von Verträgen sind.

Eine Checkliste für digitale Richtlinien

Diese digitalen Richtlinien sind zwar in der Regel klein (normalerweise zwischen 5 und 40 pro Organisation), geben jedoch eine klare Richtung für Gebote und Verbote auf einer Website und verwandten digitalen Kanälen vor.

Offensichtlich muss jedes Unternehmen entscheiden, welche digitalen Richtlinien seine Aufmerksamkeit verdienen – und umgekehrt, wie risikoscheu es gegenüber denjenigen ist, die es zu ignorieren gedenkt. Dennoch ist aus meiner Erfahrung das Folgende eine gute Basisliste, die jedes Unternehmen überprüfen sollte:

• Barrierefreiheit
• Branding
• Cookies und Tracking
• Datenschutz von Kindern (COPPA)
• Urheberrecht und Schutz, geistiges Eigentum und Marken
• Benachrichtigung bei Datenschutzverletzungen (gesetzlich vorgeschriebene Benachrichtigung von Benutzern, wenn Sicherheitsverletzungen auftreten und persönliche Daten verloren gehen oder gestohlen werden)
• Datenverschlüsselung und -übertragung, Datenlokalisierung
• Datenschutz und Schutz personenbezogener Daten und Gesundheitsdaten
• digitale Aktenverwaltung
• Aktionärsmitteilung (gesetzliche Verpflichtung zur Veröffentlichung jährlicher Aktionärs- oder Aktionärsinformationen, einschließlich Benachrichtigungen zu Versammlungen, auf einer Website oder in einem digitalen Kanal)
• Sprach- und Inhaltslokalisierung
• Anti-Spam-Gesetze, einschließlich derer für E-Mail-Marketing
• angemessene und verbotene Inhalte
• Management von Digitalen Rechten
• Domainnamen, E-Mail-Adressen und Social-Media-Konten (defensive Registrierung zum Schutz einer Marke oder Reservierung eines digitalen Vermögenswerts, um sicherzustellen, dass Urheberrechte und Marken geschützt sind)
• Online-Werbung und Verkaufsförderung
• Soziale Medien (persönlich und geschäftlich)

Die digitalen Richtlinien, die Ihr Unternehmen einhält, hängen von mehreren Variablen ab:

• Industrie . Beispielsweise werden Pharmaunternehmen andere Anforderungen haben als Banken.
• Geschäftsbereich . Zu den Sektoren gehören Handel, Business-to-Business, Regierung und gemeinnützige Organisationen.
• Standort . Dazu gehören der geografische Standort Ihrer Website (Domain-Land) sowie der geografische Standort der Benutzer, mit denen Ihre Inhalte verknüpft sind. Die Anforderungen, die die Compliance bei der Entwicklung und Verwaltung von Websites vorantreiben, können umfangreich sein und viele Permutationen sind möglich.
• digitale Plattformen . Web, Mobile, CRM und Social haben jeweils ihre eigenen einzigartigen Richtlinienanforderungen. Compliance kann schnell komplexer werden, wenn Sie auf einer mobilen Plattform arbeiten, die in mehreren Ländern verfügbar ist, von denen jedes seine eigenen Richtlinienanforderungen (Datenschutz, Geotargeting usw.) hat.

Für eine Webdesign-Agentur oder einen kleinen Webentwicklungs-Shop ist die Liste wahrscheinlich kurz und konzentriert sich hauptsächlich auf Richtlinien in Bezug auf Zugänglichkeit, Cookies und Datenschutz. Wenn Sie mit Kunden zusammenarbeiten, wächst diese Liste je nach Ziel der Website, Microsite, Social-Media-Kampagne oder mobilen Anwendung. Datenspeicherung und -verarbeitung, Steuererhebung für E-Commerce-Websites und Sicherheitsrichtlinien gehören wahrscheinlich zu den ersten, die berücksichtigt werden müssen. Wenden Sie sich schnell an einen Richtlinienexperten oder Anwalt für digitales Recht und besprechen Sie die Anforderungen mit dem Kunden, da er sich dessen möglicherweise nicht bewusst ist.

Später in diesem Artikel werden wir erfahren, wer dafür verantwortlich ist, sicherzustellen, dass regulatorische und gesetzliche Anforderungen identifiziert, Richtlinien erstellt und verbreitet und deren Einhaltung gemessen wird. Aber wenn Sie bei digitalen Richtlinien sofort seitenlanges Juristenbuch vor Augen haben, befinden Sie sich in guter Gesellschaft, denn in der Vergangenheit wurden viele Richtlinien als Rechtsdokumente geschrieben, die von bloßen Menschen, einschließlich Web-Mitarbeitern, nicht leicht verstanden werden konnten.

Eine digitale Richtlinienvorlage

Gute Richtlinien sind in der Regel kurze Erklärungen (maximal zwei Seiten), die Ersteller und Redakteure von Inhalten, Webentwickler und sogar Nicht-Webbies verstehen können. Sie sollten im Allgemeinen die folgenden Informationen in einfacher, alltäglicher Sprache enthalten:

1. Name der Richtlinie
2. Grundsatzerklärung (d. h. was Sie online immer oder nie tun sollten, als Tatsache angegeben, nicht als Richtlinie oder Best Practice)
3. Begründung (d. h. eine Erklärung, warum Sie diese Richtlinie befolgen sollten)
4. Quelle Woher stammt die Richtlinie und auf welche Autorität berufen Sie sich auf die Richtlinie?
5. Verwandte Standards Da die Richtlinie nur den „Was“-Aspekt der Einhaltung festlegt, sollten unterstützende Standards verfügbar sein, um zu erklären, wie die Richtlinie eingehalten werden kann.

Die Struktur der Policen ist wichtig, aber noch entscheidender ist, wo und wie die Policen gespeichert werden. Richten Sie ein zentrales Repository ein, das für diejenigen, die die Richtlinien einhalten müssen, leicht zugänglich ist, machen Sie es durchsuchbar und betrachten Sie die Zielgruppe der Richtlinien im Allgemeinen als eine Interessengruppe, die grundlegende UX-Prinzipien anwendet. Mit anderen Worten, Richtlinien sollten nicht als PDF-Datei auf einem freigegebenen Laufwerk gespeichert oder über das Intranet einer Organisation verstreut sein.

Eine typische Grundsatzerklärung sollte kurz und prägnant sein. Eine Erklärung zu einer Richtlinie zur Barrierefreiheit könnte beispielsweise wie folgt lauten:

Alle neuen und neu gestalteten digitalen Eigenschaften – ob Web- oder mobile Anwendungen – die von der Organisation oder einer ihrer Abteilungen nach dem Datum des Inkrafttretens dieser Richtlinie veröffentlicht werden, müssen den Standards der Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.0 Level AA entsprechen. Alle älteren digitalen Objekte, die vor dem Datum des Inkrafttretens dieser Richtlinie veröffentlicht wurden, müssen diesen Zugänglichkeitsstandards entsprechen, wenn sie aktualisiert oder bearbeitet werden. Anweisungen dazu, welche Standards implementiert werden müssen, finden Sie im Abschnitt Barrierefreiheitsstandards des Digital Resource Hub. Fortschritte bei der Erreichung und Aufrechterhaltung vollständig zugänglicher digitaler Inhalte müssen im jährlichen digitalen Statusbericht jeder Abteilung dokumentiert werden, der als Teil des Budgetantrags eingereicht wird.

Diese spezielle Richtlinie sollte mit verwandten Zugänglichkeitsstandards verknüpft sein, z. B. für:

• Bilder,
• Links,
• Video,
• und testen.

(Die verwandten Standards müssen nicht extern sein, wie die oben verlinkten vom W3C. Richtlinien können auch mit den internen Standards der Organisation verknüpft sein.)

Die Richtlinie sollte ein Datum des Inkrafttretens, ein Datum, an dem die Richtlinie überprüft werden sollte, um festzustellen, ob sie noch relevant ist oder aktualisiert werden muss, einen Ansprechpartner (z :

Verwenden Sie ein automatisiertes Tool, um digitale Objekte auf die Einhaltung der Barrierefreiheit zu scannen, und erstellen Sie monatliche Berichte zu den Compliance-Raten des Geschäftsinhabers. Berichten Sie vierteljährlich die Einhaltungsquoten für Barrierefreiheit an den Management-Sponsor.

Wissen ist Hebelwirkung

Um das Risiko zu minimieren, müssen digital ausgerichtete Unternehmen und die Agenturen und Entwickler, die sie unterstützen, lernen, die konstante Lernkurve mit globalen digitalen Richtlinien anzunehmen. Externe politische Änderungen können plötzlich und schnell erfolgen, wie bei den jüngsten Datenlokalisierungsanforderungen in Russland oder dem EU-US-Datenübertragungsrahmen. Andere Einrichtungen können Leitlinien entwickeln, lassen aber genaue Anforderungen in der Schwebe, wie dies bei der US-amerikanischen Food and Drug Administration der Fall war, als sie Anforderungen für Arzneimittel in sozialen Medien festlegte.

Natürlich findet Digitalpolitik auch intern statt, gerade in größeren Unternehmen. Solche Richtlinien können sich aus technologischen Änderungen, den Lehren aus anderen Digital- oder Webprojekten oder kürzlich durchgeführten Projekten oder Initiativen ergeben, die die Notwendigkeit neuer oder aktualisierter Praktiken aufgedeckt haben. Viele der typischeren digitalen Richtlinien, wie zum Beispiel die für Branding, Qualität und Eigentümerschaft von Inhalten, werden von der Marketingabteilung einer Organisation oder von Personen herausgegeben, die das Web-Operations-Team bilden.

Auch wenn das Internet seit fast 30 Jahren existiert, ist unser kollektives Bewusstsein für die Risiken, die mit seiner Nutzung einhergehen, und die Richtlinien, die zur Eindämmung dieser Risiken erforderlich sind, noch nicht ausgereift. Es gibt keine zentrale Ressource, um Digital Worker und Agenturen durch das politische Labyrinth zu führen, aber Sie können bei vielen Themen den Überblick behalten, wenn Sie ein paar Dinge tun:

• Lesen Sie Blogbeiträge von Digitalpolitikexperten und Verbänden wie Lainey Feingold, Dechert LLP, SIIA und Hunton & Williams.
• Richten Sie Ihre Nachrichtenbenachrichtigungen für wichtige Richtlinienthemen wie Datenschutzverletzungen, Datenlokalisierung, internationale Datenübertragungen, Zugänglichkeit und Datenschutz ein.
• Informieren Sie sich über Twitter über Trends, indem Sie politischen Kommentatoren wie Andrea Siodmok, Adonis Hoffman und natürlich mir, Kristina Podnar, folgen.
• Behalten Sie Nachrichtenagenturen wie Digital Trends, ComputerWorld und CIO Magazine im Auge.

Die Wahl des richtigen Ansatzes für die digitale Politik

Wie kann ein Unternehmen angesichts dieser Komplexität bei der Einhaltung von Vorschriften seinen digitalen Richtlinien-IQ verbessern und aufrechterhalten? Organisationen, die Richtlinien auf ausgereifte Weise verwalten, beschäftigen in der Regel einen Digital Policy Steward, dem mehrere Verantwortlichkeiten zugewiesen werden:

• Identifizieren Sie das aktuelle Spektrum digitaler Richtlinien und bewerten Sie die Nuancen ihres Risikopotenzials. Für eine Webdesign-Agentur oder ein kleines Webunternehmen besteht das größte Risiko wahrscheinlich darin, dass die eigene Online-Präsenz kompromittiert wird. Daher könnte ein Fokus auf Datenerhebung, Datenschutz, Speicherung und Übertragung sowie Datenschutzverletzungen am angemessensten sein. Wenn Ihre Website nur Inhalte ohne Transaktionsunterstützung enthält, liegt der Schwerpunkt möglicherweise auf den Informationen, die über Ihre Analysesoftware gesammelt werden, und darauf, wie Sie diese Informationen basierend auf Ihrem Betriebsland verwalten. Die möglichen Risiken und die damit verbundenen Richtlinien werden schnell zunehmen, wenn die Webdesign-Agentur oder das kleine Webunternehmen Arbeiten für Kunden ausführt – auch hier gilt: Bewerten Sie die Risiken basierend auf der Art der Website oder des digitalen Kanals und konzentrieren Sie sich auf Richtlinien zur Minderung der größten Risiken.
• Beobachten Sie, wie sich Trends in der Digitalpolitik in ihrem Markt ändern, und kommunizieren Sie gleichzeitig mit ihrer digitalen Führung, um geeignete organisatorische Positionen zu einem bestimmten Thema festzulegen. Dies bedeutet, dass jemand mit einer juristischen Neigung oder einem Verständnis für Risiken darauf achtet, was in der Branche passiert und welche Auswirkungen solche Trends auf die Organisation haben könnten. Als beispielsweise LinkedIn kürzlich durch die Datenschutzverletzung kompromittiert wurde, lag der Schwerpunkt darauf, dass Benutzer ihre LinkedIn-Passwörter zurücksetzen. Unternehmen, die LinkedIn als Authentifizierungsquelle für Benutzer verwenden, hätten schnell reagiert, wenn jemand über die Risiken im Zusammenhang mit der Single-Source-Authentifizierung nachgedacht und eine Richtlinie eingerichtet hätte. Aber wie wir gesehen haben, haben Unternehmen wie Citrix das Risiko übersehen, was zu sekundären Datenschutzverletzungen geführt hat.
• Informieren Sie interne digitale Stakeholder, einschließlich Ersteller und Entwickler von Inhalten, und verbreiten Sie gleichzeitig geeignete Richtlinien in der gesamten Organisation.
• Arbeiten Sie mit verschiedenen Fachexperten und Richtlinienautoren im gesamten Unternehmen zusammen, um geeignete Richtlinien zu definieren und zu dokumentieren.
• Erstellen Sie ein internes Programm zur Integration dieser Richtlinien in den Online-Betrieb.

Kleine Digitalagenturen und einzelne Designer, denen eine solche interne Unterstützung fehlt, sollten sich an den Datenschutzbeauftragten oder die Rechtsabteilung ihres Kunden wenden, um Einblick in potenzielle Probleme mit der Digitalpolitik zu erhalten. Und wenn Ihr Team nur über begrenzte Ressourcen oder finanzielle Mittel verfügt, können Sie jederzeit mit einem Berater für digitale Richtlinien zusammenarbeiten, um die wichtigsten Richtlinien und Risiken für Ihr Unternehmen zu identifizieren , an einem Branchenworkshop zu digitalen Richtlinien teilnehmen, wie z. B. dem von The Foundry, oder sich an uns wenden zu Online-Ressourcen wie Digital Context Next.

Compliance als Wettbewerbsvorteil

Digitale Richtlinien sollten nicht nur aus der Risikoperspektive, sondern auch aus der Chancenperspektive betrachtet werden. Unternehmen, die sich eng an digitalen Richtlinien ausrichten, die wiederum ihre digitale Präsenz (z. B. durch Branding) nutzen, können einen deutlichen Wettbewerbsvorteil erzielen. Denken Sie an Intel, das seine Marke weltweit vorangebracht hat, indem es offensiv Anforderungen innerhalb und außerhalb des Unternehmens formuliert hat; oder das State Revenue Office of Victoria, das die Zugänglichkeit betont und die AAA-Konformität mit den WCAG erreicht hat; oder der Guardian, der eine sehr einfache, aber starke Richtlinie zur Moderation von Online-Kommentaren eingeführt hat, die ihn als weltweit führend in diesem Bereich positioniert hat.

Auf dem wachsenden digitalen Markt von heute kann jedes Unternehmen verlieren, wenn es die Ausrichtung an digitalen Richtlinien vermeidet. Aus dem gleichen Grund haben Sie noch mehr zu gewinnen, wenn Sie diese Richtlinien in einen umfassenden, langfristigen strategischen Plan für Ihr digitales Unternehmen integrieren . Dadurch schaffen Sie einen Mehrwert, indem Sie Ihre Führungskräfte, Ihr Unternehmen, Ihre Kunden und sich selbst vor den in diesem Artikel angesprochenen Klagen, Bußgeldern und Markenrisiken schützen. Indem Sie sich daran halten, haben Sie dafür gesorgt, dass Ihr Zuhause im Internet sicher bleibt.

Wenn Kreativität mit Anleitung in Einklang gebracht wird – das eigentliche Ziel dieser Richtlinien – dann sind Digital Worker freier für Innovationen und arbeiten effizienter als in anderen Organisationen.