Optimieren Sie Jira-Workflows mit diesen Best Practices

Veröffentlicht: 2022-07-22

Vor fast zwei Jahrzehnten von Atlassian eingeführt und ursprünglich auf Softwareentwickler ausgerichtet, hat sich Jira seitdem als die erste Wahl für Projektmanagement-Lösungen für agile Teams auf der ganzen Welt etabliert. Obwohl es immer noch hauptsächlich von Entwicklungsteams verwendet wird, kann die flexible Funktionalität von Jira für fast jedes Team in jeder Organisation funktionieren.

Mit dieser Flexibilität geht jedoch das Risiko der Komplexität einher: Eine der häufigsten Beschwerden, die ich über die Software höre, ist, dass ihre ausufernden Arbeitsabläufe unüberschaubar sind. Wie sollten also Workflows erstellt werden, um die Akzeptanz zu fördern und die Effizienz aufrechtzuerhalten?

Ich verwende Jira seit 12 Jahren in verschiedenen Branchen und in einer Vielzahl von Projektmanagement-, Geschäftsanalyse- und Jira-Administratorrollen. Diese Best Practices für Jira-Workflows helfen Ihnen, Ihr Setup zu optimieren und die Vorteile seiner Flexibilität in allen Bereichen Ihres Unternehmens zu maximieren.

So passen Sie Jira-Workflows für jede Abteilung an

Von der Implementierung standardmäßiger Entwicklungsworkflows bis hin zum Entwurf von Arbeitsabläufen mit komplexeren Anforderungen ist es Jira-Administratoren möglich, die Funktionen der Software an jeden Teil ihrer Organisation anzupassen. Wenn Sie Prozesse außerhalb der IT verfolgen müssen, hat Jira mehr zu bieten als die typische Sprint-Board-Ansicht. Hier sind einige Möglichkeiten, wie verschiedene Abteilungen und Unternehmen ihre Jira-Nutzung verbessern können:

Organisationstyp	Empfohlenes Jira-Setup	Vorteile
Eine Personalabteilung mit einem komplizierten Einstellungsprozess, der sich über mehrere Systeme erstreckt	Erstellen Sie ein Einstellungsboard, das Workflows basierend auf der Art der Neueinstellung verwendet und den Weg vorantreibt, den HR-Mitarbeiter durch verschiedene Systeme nehmen, um jede Einstellung einzurichten.	Das Aufzeichnen der verschiedenen Einstellungspfade ermöglicht es HR-Mitarbeitern, neue Mitarbeiter beim ersten Mal korrekt und vollständig einzurichten, was Zeit beim Onboarding und kostspielige spätere Korrekturen spart.
Eine Marketingabteilung , die wiederkehrende Arbeiten wie Kampagnen verwalten möchte	Legen Sie jede Kampagne innerhalb eines Projekts als Epic fest. Wiederholbare Aufgabenkarten können zu Beginn jeder Kampagne hochgeladen werden, um sicherzustellen, dass jede ähnlich ausgeführt wird und alle relevanten Prozesse und Maßnahmen ergriffen werden.	Der wiederholbare Aufgabenworkflow stellt sicher, dass jede Kampagne so effizient und umfassend wie möglich ausgeführt wird. Darüber hinaus kann die Jira-Roadmap-Ansicht verwendet werden, um eine Echtzeitansicht des geplanten Zeitplans im Vergleich zum tatsächlichen Status für jede Kampagne bereitzustellen.
Ein IT-Unternehmen mit mehreren Entwicklungsgruppen, die nicht unbedingt auf die gleiche Weise arbeiten (möglicherweise aufgrund einer kürzlich erfolgten Übernahme oder Teams, die verschiedenen Organisationen unterstellt sind)	Verwenden Sie Projekte, die mehrere Boards und einen gemeinsamen Arbeitsablauf enthalten, wobei jede Gruppe ein Board hat, das ihre Arbeitsweise repräsentiert. Boards können Kanban, Scrum oder eine Mischung sein.	Teams können weiterhin so arbeiten, wie es für sie am besten funktioniert, aber die Projektarbeit wird einheitlich verfolgt und gemeldet. Dies verringert den Druck auf das Team, seine Prozesse nur für Projekt- oder Programmberichterstattungszwecke zu ändern.
Jede Organisation , die regelmäßig geplante Aufgaben durchführt, wie z. B. KPI-Berichte oder Aktionen mit externen Anbietern	Verwenden Sie die Jira-Automatisierung, um Aufgaben basierend auf einem bestimmten Zeitplan zu erstellen und zu verwalten. Die Aufgaben können nach Bedarf Workflows durchlaufen, um sicherzustellen, dass der Prozess abgeschlossen wird.	Die gesamte Arbeit ist an einem Ort zentralisiert und die Teammitglieder müssen sich nicht auf Kalendernotizen oder Follow-up-E-Mails verlassen, um Aufgaben im Zeitplan zu halten.

Jira-Workflow-Management

Wenn Sie mehrere Workflows für verschiedene Funktionen verwenden, haben Administratoren möglicherweise Schwierigkeiten, die zahlreichen Schemata zu verwalten. Wenn ein Administrator für jedes Projekt ein anderes Workflow-Schema hat, können die resultierenden Boards fast unmöglich zu warten sein. Um dies zu vermeiden, erstellen und pflegen Sie Workflows auf zielgerichtete Weise. Dies sind meine drei wichtigsten Empfehlungen dafür:

1. Gemeinsamkeiten finden

Unterschiedliche Spaltennamen auf einem Board erfordern nicht unbedingt unterschiedliche Arbeitsabläufe, um sie zu unterstützen. Finden Sie Gemeinsamkeiten zwischen Projektworkflows, Status und Übergängen. Ein Schritt oder Status „In Bearbeitung“ kann einen Entwicklungsschritt für die IT, einen Anforderungserfassungsschritt für ein Projektmanagementbüro und einen Erstellungsschritt für eine Marketingkampagne umfassen. Wenn sie einem gemeinsamen Status und Workflow folgen können, können Sie das Volumen der zu verwaltenden Jira-Elemente reduzieren. Dadurch verringert sich auch die Wahrscheinlichkeit eines verpassten Übergangs bei einem bestimmten Projekt.

2. Konzentrieren Sie sich auf das Was

Oft erstellen Leute Workflow-Schritte für jedes Teammitglied, das eine Aktion hat, was zu einem Workflow führen kann, der wie Spaghetti aussieht, und ein Board mit Spalten, die zu schmal zum Lesen sind. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Art der Aufgabe, dh auf das Was – nicht auf das Wer oder Wie. Wie verwalten Sie also einen Workflow, der mehrere Überprüfungs- und Genehmigungsschritte umfasst, die ähnlicher Natur sind und ungefähr zur gleichen Zeit stattfinden, aber von verschiedenen Personen durchgeführt werden? Verwenden Sie Funktionen wie Schleifenfunktionen, Post-Funktionen und Automatisierungen, die es einem Element ermöglichen, sich in einem Genehmigungs-Workflow-Schritt zu befinden (der auch für einige Testschritte in einem Entwicklungs-Workflow verwendet werden kann), aber dennoch mehrere Aktionen, Aufgaben und Prüfpunkte darstellen.

Denken Sie daran, dass sich Board-Spalten auf Status beziehen, sodass 15 Status entweder 15 Spalten mit jeweils einem einzelnen Status oder mehrere Status pro Spalte erfordern würden. Wenn Ihre Board-Ansicht wirklich 15 separate Status erfordert, müssen Sie möglicherweise einen komplexeren Workflow erstellen. Wenn Ihre Board-Ansicht jedoch mehrere Status pro Spalte enthält, sollten Sie erwägen, Ihren Arbeitsablauf zu vereinfachen, um die Spalten abzugleichen.

3. Verwenden Sie nach Möglichkeit Daten

Jira ist datengesteuert, daher ist es oft effizienter, Daten statt eines Workflow-Schritts zu verwenden, um den Status einer Aufgabe darzustellen. Anstatt eine User Story von „Anforderungen“ zu „Annahmekriterien“ zu „Überprüft“ zu ändern, könnten Sie jede dieser Kategorien als einen Status darstellen, in dem sich jede Aufgabe auf ein bestimmtes Feld oder Datenelement bezieht.

Wenn Sie einen datengesteuerten Ansatz verfolgen, können Sie auch die Vorteile der Automatisierung nutzen und Elemente so planen, dass sie den Workflow durchlaufen, sobald die Arbeit abgeschlossen und dokumentiert ist, anstatt darauf zu warten, dass jemand die Karten bewegt. Dazu können Datenattribute wie Standardfelder, benutzerdefinierte Felder oder Labels verwendet werden.

Um beispielsweise das Rauschen in einem großen Entwicklungsworkflow zu reduzieren, könnten sich alle drei Anforderungsstatus in einem einzigen Workflow-Anforderungsschritt befinden. Wenn die Anforderung für Akzeptanzkriterien bereit ist, fügt der Aufgabeneigentümer eine Bezeichnung „AC benötigt“ hinzu oder kreuzt ein benutzerdefiniertes Feld „Bereit für AC“ an, und Jira weist es automatisch zum Testen zu. Dies erleichtert den Prozess auf die gleiche Weise wie mehrere Schritte, hält den Workflow jedoch leicht. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie einen Workflow haben, der gleichzeitige Schritte unterstützen könnte oder für den die Reihenfolge flexibel ist.

Zwei Beispiele für saubere Jira-Workflows

Die folgenden Diagramme zeigen effiziente und überschaubare Workflows, die aus Status, Übergängen und Lösungen bestehen, die in einer Vielzahl von Szenarien angewendet werden können.

Diagramm zur Veranschaulichung eines starken Geschäftsprozess-Workflows in Jira. Ein Element wechselt von „offen“ zu „in Bearbeitung“, dann entweder zu „storniert“ und wieder zurück zu „offen“ oder von „in Bearbeitung“ zu „wird überprüft“. Dann kann es zu „Abgelehnt“ und zurück zu „In Bearbeitung“ oder von „In Prüfung“ zu „Genehmigt“ und dann zu „Fertig“ wechseln. — Beispiel eines allgemeinen Geschäftsprozess-Workflows

Ein schlanker generischer Genehmigungsworkflow kann für alle Arten von Geschäftsaufgaben wie Marketingvorschläge sowie für verschiedene Teile von Entwicklungsaufgaben wie Anforderungen verwendet werden.

Diagramm zur Veranschaulichung eines starken Entwicklungsworkflows in Jira. Der Workflow beginnt mit der Sichtung und durchläuft verschiedene Schritte, bis sie entweder geschlossen oder fertig sind. — Beispiel für einen Entwicklungsworkflow

Ein guter Entwicklungsworkflow kann mehrere Boards und mehrere Entwicklungsteams unterstützen, die auf unterschiedliche Weise arbeiten. Auch hier konzentriert es sich auf das Was, nicht das Wer. Dieser eine Workflow kann viele Arten von Gremien, Organisationen, Projektphasen und Geschäftsaufgaben unterstützen. Obwohl es kompliziert erscheinen mag, liegt dies hauptsächlich an der Anzahl der Übergänge, die für die Teams erforderlich sind, die es verwenden, um Elemente effizient zu verwalten.

Häufige Jira-Herausforderungen und -Lösungen

Die Flexibilität von Jira bedeutet, dass Sie bei der Einrichtung und Verwaltung von Workflows zielgerichtet vorgehen müssen. Sie müssen auch sicherstellen, dass Sie nicht auf Workflows zurückgreifen, wenn andere Ansätze besser geeignet sind. Einige häufig auftretende Probleme können durch Befolgen dieser Schritte behoben werden:

Problem	Nächste Schritte
Ich habe zu viele verschiedene Arten von Workflows.	Ordnen Sie eine „Obermenge“ aller Workflow-Status zu und gruppieren Sie ähnliche Status. Erstellen Sie einen gemeinsamen Workflow und konvertieren Sie jeden in diesen neuen.
Meine Arbeitsabläufe sind komplex.	Verbringen Sie einige Zeit damit, Kollegen zu befragen, um herauszufinden, wie sie das Board und die damit verbundenen Board-Berichte verwenden. Es ist wahrscheinlich, dass sie nicht alle Workflow-Schritte verwenden oder dass einzelne Schritte nicht erforderlich sind. Erstellen Sie zunächst eine vereinfachte Version eines komplexen Workflows und stellen Sie sicher, dass alle relevanten Berichts- und Prozessfunktionen weiterhin verfügbar sind.
Artikel gehen verloren oder haben den falschen Status.	Wenn Sie viele verschiedene Workflows und Boards haben, sind Sie wahrscheinlich auf dieses Problem gestoßen. Zuerst müssen Sie alle nicht zugeordneten Status in jeder Ihrer Board-Einstellungen überprüfen. Es ist einfach, Workflows zu aktualisieren, aber vergessen, einer Board-Spalte einen neuen Status hinzuzufügen. Auch wenn es Status gibt, die Sie auf einem Board nicht verwenden, ist es am besten, sie im Backlog zu haben, anstatt sie nicht zuzuordnen, damit Sie die Sichtbarkeit der Karte nicht verlieren, wenn Sie eine Änderung vornehmen. Zweitens: Vereinfachen Sie die Arbeitsabläufe, um das Auftreten ungenutzter oder verlorener Karten zu minimieren.
Ich brauche viele Workflows, weil wir Dinge in verschiedenen Situationen unterschiedlich machen.	Sehen Sie sich Ihre Situationen an und stellen Sie fest, ob sie auf einem Problemtyp oder anderen Daten basieren. Möglicherweise haben Sie immer noch viele Workflows, aber sie können für alle Vorgangstypen oder eine andere Einheit verwendet werden. Vereinfachen Sie dann die Art und Weise, wie Sie sie verwalten. Beispielsweise können Sie drei Workflows für Aufgabenproblemtypen (einfache Aufgabe, Aufgabe mit Test/Genehmigung, Aufgabe mit Bereitstellung) verwalten und diese in verschiedene Workflow-Schemata ziehen, anstatt 18 Workflows für Aufgaben nach Projekt zu verwalten.

Verlassen Sie sich auf diese Techniken für den Workflow-Erfolg

Viele Organisationen könnten zusätzliche Möglichkeiten finden, Jira zu nutzen, aber sie sind bereits mit Workflows aus ihren IT-Projekten überlastet. Durch die Umsetzung dieser Empfehlungen und Best Practices können Sie die Jira-Nutzung erweitern, ohne den Verwaltungsaufwand zu erhöhen. Wenn Sie Erfahrung mit der Verwendung von Jira in anderen Organisationen haben, nutzen Sie diese als Inspiration, aber beschränken Sie Ihr Denken nicht darauf, wie Sie es für ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Branche gesehen haben. Denken Sie daran, Gemeinsamkeiten zu finden, sich auf das Was zu konzentrieren und Daten zu verwenden, wo immer dies möglich ist. Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie die gesamte Flexibilität nutzen, die Jira zu bieten hat. Und sobald alle Bereiche Ihres Unternehmens Jira effizient nutzen, wird es einfacher, globale KPIs, Prozessverbesserungen und andere Initiativen im gesamten Unternehmen zu diskutieren und umzusetzen.