Wie entwickelt man Zeitmanagement-Fähigkeiten von Mitarbeitern?

Warum sind Zeitmanagementfähigkeiten wichtig?

Zeitmanagement ist zweifellos eine der wichtigsten Eigenschaften, die eine Person besitzen sollte, um gut zu arbeiten. Wenn Sie in einer Organisation arbeiten, sollten Sie darauf hinarbeiten, Ihre Zeit gut zu verwalten. Davon profitieren Sie, andere Mitarbeiter und das Unternehmen als Ganzes.

Das rechtzeitige Erledigen jeder Aufgabe reduziert Stress, was etwa 46 % der Mitarbeiter aufgrund der Zunahme der Arbeitsbelastung aufgrund von schlechtem Zeitmanagement empfinden. Als Mitarbeiter haben Sie immer die Verantwortung, Arbeit über einer bestimmten Qualität und einem bestimmten Standard zu leisten. Wenn Sie Ihre Zeit effektiv verwalten und Ihre Aufgaben priorisieren, ist es einfach, qualitativ hochwertigere Arbeit zu leisten. Zeitmanagementstrategien helfen Ihnen, Aufgaben zu priorisieren, damit Sie sich konzentrieren können, ohne abgelenkt zu werden.

6 Möglichkeiten zur Entwicklung der Zeitmanagementfähigkeiten der Mitarbeiter:

1. Legen Sie realistische Fristen und Erwartungen fest.

Wenn Sie als Senior, HR oder Manager den Mitarbeitern helfen möchten, ihre Arbeitszeit gut zu verwalten, sollten in erster Linie flexible Fristen und realistische Erwartungen festgelegt werden. Es ist entscheidend zu wissen, wie viel ein Mitarbeiter arbeiten kann. Mitarbeitererwartungen können anhand gut formulierter Ziele und tatsächlicher Ergebnisse erstellt werden. Es reicht nicht aus, nur ein Ziel zu definieren. Entscheiden Sie sich für quantifizierbare Schlüsselergebnisse, damit die Mitarbeiter ihren Fortschritt in Richtung des Zwecks verfolgen können. Manager müssen sich realistische Ziele setzen, aber Teamleiter sollten auch sicherstellen, dass die Mitarbeiter verstehen, dass sie für diese Ziele verantwortlich sind.

2. Gute Kommunikation ist entscheidend.

Die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und dem Vorgesetzten sollte so gut sein, dass ein Mitarbeiter frei sagen kann, ob die Arbeitsbelastung zu hoch ist oder die Fristen schwer einzuhalten sind. Die Fähigkeit, bei der Arbeit effektiv zu kommunizieren, kann die Gesamtproduktivität steigern und die Bildung eines zusammenhängenden Teams unterstützen. Wenn Mitarbeiter miteinander kommunizieren und die Perspektiven anderer berücksichtigen, arbeiten sie intensiver zusammen und finden gemeinsam die beste Lösung. Manager können die Talente und Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter besser verstehen, indem sie offene Kommunikationswege schaffen und dann den für den Job am besten geeigneten Personen klare Anweisungen geben, wodurch die Gesamteffizienz jedes Projekts gesteigert wird.

3. Wertschätzung kann Wunder bewirken.

Manager sollten beobachten, wie gut ihre Mitarbeiter arbeiten, aber diese Bewertung sollte keine bestimmte Grenze überschreiten. Auch wenn der Mitarbeiter gut arbeitet und alle Projekte pünktlich abschließt, sollten die Vorgesetzten ihn belohnen oder wertschätzen. Wertschätzung ist am Arbeitsplatz von entscheidender Bedeutung, da sie dazu beiträgt, eine angenehme Kultur zu fördern und Beziehungen zwischen Mitarbeitern und Führungskräften aufzubauen. Wertschätzung hat sich in mehreren Studien als eine der effektivsten Methoden erwiesen, um Menschen zu ermutigen, ihre Produktivität zu steigern und ihr Engagement für ihre Arbeitspositionen zu erhöhen.

4. Helfen Sie den Teammitgliedern bei der Planung ihrer Zeit.

Je mehr Sie mit Ihrem Team mitschwingen, desto besser. Die produktivste Tageszeit eines Mitarbeiters ist beispielsweise das morgendliche Drei-Stunden-Fenster von 9 bis 12 Uhr. Finden Sie heraus, wie Sie diese Zeit am besten nutzen können. Sie können damit beginnen, das Zeitmanagement Ihres Teams zu verbessern, indem Sie es seine eigene Zeit erfassen lassen. Bevor sie effektiv dazu beitragen können, muss jeder für seinen Zeitaufwand Rechenschaft ablegen. Es ist auch eine gute Idee, ihre Zeit zwei Wochen oder sogar einen Monat lang zu überwachen, um Ihr Team besser zu verstehen. Persönliches Zeitmanagement ist eine weitere großartige Technik, um es besser zu lehren. Informieren Sie die Gruppe darüber, dass die Änderung ihrer Arbeitsgewohnheiten eine entscheidende Praxis ist, die sie in ihrem Privatleben anwenden können.

5. Erinnerungen können ebenfalls eine entscheidende Rolle spielen.

Halten Sie eine kontinuierliche visuelle Erinnerung an den Fortschritt und die Fristen des Projekts, um Ihr Team dabei zu unterstützen, seine Prioritäten besser zu verwalten. Natürlich sollte nichts davon einschüchternd oder erschreckend sein. Stattdessen kann ein einfacher Meilenstein-Tracker auf ein Whiteboard oder eine instruktive Grafik auf einen an der Wand montierten Bildschirm geschrieben werden. Sensibilisieren Sie Einzelpersonen für ihre zeitlichen Beschränkungen und Beschränkungen, um effektiv in ihnen zu arbeiten.

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6. Fördern Sie Pausen zwischen den Arbeiten

Der erste Schritt besteht darin, zu erkennen, dass Pausen Ihrer Mitarbeiter nichts Schlechtes sind, sondern Ihrem Unternehmen langfristig zugute kommen. Während es den Anschein haben mag, dass es ein Nachteil ist, eine Zeit lang keine Arbeit zu erledigen, sind Mitarbeiter, die am frühen Nachmittag aufgrund der ununterbrochenen Arbeit erschöpft sind, weitaus stärker betroffen. Es mag selbstverständlich erscheinen, aber die Mitarbeiter daran zu erinnern, dass sie nicht nur erlaubt, sondern aktiv ermutigt werden, eine Pause einzulegen, kann ihre Wahrscheinlichkeit erhöhen, dies zu tun.

Wie lernt man Zeitmanagement-Strategien ?

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Fazit

Team-Zeitmanagement-Tools befassen sich in erster Linie damit, allgemeinere Ziele zu priorisieren, effektiv zu kommunizieren und Lücken im Arbeitsablauf zu minimieren, die durch übermäßig komplizierte Prozesse entstehen. Teams dabei zu helfen, diese entscheidenden Fähigkeiten zu erwerben, ist ein Ansatz, um Menschen dazu zu bringen, bei der Verbesserung ihres Zeitmanagements zusammenzuarbeiten. Wenn Sie sie in jeder Phase in den Prozess einbeziehen, werden sie auch offener für die neuen Strategien und Tools, die Sie verwenden möchten. Auf diese Weise können Sie Ihre Mitarbeiter dabei unterstützen, produktiver zu sein, was auch der Organisation zugute kommt.