Die KPI-Heilung: Wie Healthcare Data Analytics die Finanzen von medizinischen Zentren verbessern kann

Laut einem Bericht von McKinsey & Co aus dem Jahr 2022 könnten US-Gesundheitsdienstleister in den nächsten sechs Jahren durch die Umsetzung von Produktivitätsverbesserungen insgesamt mehr als 1,5 Billionen US-Dollar an Kosten einsparen. Wenn es um Effizienzsteigerung geht, ist das Gesundheitswesen eine besonders komplizierte Branche. Der Umstrukturierung von Gesundheitsorganisationen sind natürliche Grenzen gesetzt, da Leben auf dem Spiel stehen, nicht nur Gewinne. Dennoch stehen Anbieter unter immensem Druck, die Produktivität zu optimieren, insbesondere seit der COVID-19-Pandemie, die die Leistungserbringung unterbrach und US-Krankenhäuser insgesamt mit Verlusten in Milliardenhöhe konfrontierte.

Die rasche Einführung elektronischer Patientenakten (EHRs) in den letzten zehn Jahren hat die Patientenversorgung und die Betriebseffizienz erheblich verbessert, aber es gibt noch viel mehr zu tun.

Als Gründer und CEO des Unternehmensberatungsunternehmens Marion Street Capital habe ich in den letzten Jahren mit zahlreichen Gesundheitsdienstleistern zusammengearbeitet, um die Produktivität zu verbessern und das Endergebnis zu verbessern – ohne Abstriche bei der Qualität der Patientenversorgung zu machen. Mein Team und ich verfügen über umfassende Erfahrung in der Entwicklung von Datenanalysetools, und wir nutzen die Erkenntnisse, die sie liefern, um Key Performance Indicators (KPIs) und einen robusten Plan zur Verwaltung dieser Metriken zu entwickeln. Mithilfe dieses Leitfadens haben wir Kunden dabei geholfen, die Versorgung von Tausenden von Patienten zu optimieren und über 50 Millionen US-Dollar einzusparen.

Nutzung von Healthcare Data Analytics zur Förderung der Strategie

KPIs unterscheiden sich von anderen Geschäftsmetriken darin, dass sie speziell entwickelt wurden, um die Strategie voranzutreiben, indem sie Leistungsziele, Meilensteine ​​​​und Erkenntnisse zur Entscheidungsfindung liefern. Beispielsweise ist das Verkaufsvolumen eine gängige Kennzahl, aber an und für sich stellt es nur ein Ergebnis dar. Im Gegensatz dazu können KPIs, die zur Steigerung des Verkaufsvolumens beitragen sollen, Messwerte wie die Anzahl neuer eingehender Leads und die Reaktionszeit des Verkäufers umfassen.

Angesichts des unerbittlichen finanziellen Drucks auf die Gesundheitsbranche sind KPIs von entscheidender Bedeutung und können Anbietern dabei helfen, den Wert ihrer Dienstleistungen zu steigern, Kosten zu senken, Abläufe zu rationalisieren, die Ressourcenzuweisung zu optimieren und eine qualitativ hochwertigere Versorgung bereitzustellen.

Die richtigen KPIs finden

Der Schlüssel liegt darin, die produktivsten KPIs auszuwählen und einen Rahmen zu entwerfen, der Interessengruppen wie Operationsleiter und Finanzleiter im gesamten Unternehmen aufeinander abstimmt. Wir verwenden zwei große Kategorien, um die Daten eines Anbieters zu organisieren: operative und finanzielle.

Operative KPIs

Diese Metriken zielen auf die Verbesserung der Ressourcennutzung und der Patientenergebnisse ab und können verschiedene Messungen umfassen, wie z. B. die folgenden Beispiele, an deren Entwicklung wir für einen unserer Kunden, eine innovative Klinik für Opioidkonsumstörungen in den USA, mitgewirkt haben:

• Auslastung des Anbieters, dh wie viel Zeit jedes medizinischen Fachpersonals (in Stunden oder Prozent) für abrechenbare Dienstleistungen mit Patienten aufgewendet wird
• Nichterscheinen von Patienten
• Einzigartige Patientenbegegnungen
• Patientenfluktuation (Aufnahmen und Entlassungen)
• Einzigartige Patienten gesehen
• Leistungen pro Patient, pro Besuch

Wenn es um Gesundheitskosten geht, konzentrieren sich die Schlagzeilen in der Regel auf medizinische Verfahren und Medikamentenpreise, aber die Arbeit ist in der Regel der größte Faktor, der das Ausgabenwachstum antreibt. Aus diesem Grund täten Anbieter, die Kosten senken wollen, gut daran, sich auf eine bessere Nutzung ihrer Mitarbeiter zu konzentrieren – zum Beispiel das Sammeln von Daten, damit Administratoren den Patientenfluss optimieren und Wartezeiten verkürzen können, den Einsatz von Computer- und mobilen Anwendungen, um Ärzte bei der Verwaltung administrativer Aufgaben zu unterstützen und den Zeitaufwand zu erhöhen mit Patienten und das Versenden automatischer Terminerinnerungen an Patienten, um Nichterscheinen zu reduzieren und Personalzeit zu sparen.

Finanzkennzahlen

Die andere Kategorie von KPIs sind Finanzkennzahlen, und viele davon ähneln den Kennzahlen, die andere Branchen verwenden, wie z. B. der operative Cashflow oder die Nettogewinnmarge.

Einige finanzbezogene KPIs sind jedoch einzigartig im Gesundheitswesen, wie z. B. die Medikamentenkosten des Patienten pro Aufenthalt und die gesamte Unterkategorie, die sich auf die Beziehung zu den Kostenträgern konzentriert, am häufigsten Versicherungsunternehmen. Dies sind entscheidende Metriken für die Verwaltung und Verbesserung der Einnahmequelle eines Anbieters und umfassen Daten wie:

• Schadensverweigerungsrate
• Bearbeitungszeit von Versicherungsansprüchen
• Erstattungssatz: der von den Versicherern gezahlte Dollarbetrag

Das Festlegen von Zielen zur Verbesserung der betrieblichen KPIs kann zu einer besseren Betreuung und zu besseren Betriebsergebnissen führen, während das Gleiche für die Finanzkennzahlen das Endergebnis direkt stärkt. Das übergeordnete Ziel der Auswahl von KPIs besteht darin, herauszufinden, welche Ziele die größte Wirkung haben, während Mitarbeiter und Management auf gemeinsame Ziele ausgerichtet bleiben. Es ist auch wichtig, KPIs im Laufe der Zeit anzupassen und sie zu überarbeiten, wenn sich die Bedingungen ändern.

Bevor die Anbieter jedoch an diesen Punkt kommen, müssen sie über ein effektives Dashboard zur Visualisierung und Interpretation dieser Metriken verfügen.

Erstellen von Dashboards

Die Stärke von KPIs besteht darin, dass sie Daten in Erkenntnisse verwandeln. Aber um diese Erkenntnisse zu verwalten und in Effizienz umzuwandeln, benötigen Anbieter eine effektive Möglichkeit, diese Daten zu präsentieren. Typischerweise finde ich den effizientesten und ansprechendsten Weg über ein visuelles Dashboard.

Der erste Schritt, den wir normalerweise mit einem Kunden unternehmen, besteht darin, sicherzustellen, dass wir die spezifischen Ziele des Unternehmens verstehen – zum Beispiel die Reduzierung eines Betriebsdefizits, während wir die technologische Infrastruktur des Unternehmens und den Ort, an dem es Daten generiert, aufzeichnen. Wir befragen auch Mitarbeiter in verschiedenen Funktionen, um zu verstehen, wie sie Daten nutzen können, um die Entscheidungsfindung zu verbessern – beispielsweise durch das Studium elektronischer Patientenakten, um allgemeine Trends wie die durchschnittliche Patientenverweildauer zu ermitteln – ohne die Vertraulichkeit der Patienten zu verletzen.

Sobald wir festgelegt haben, welche Daten nachverfolgt werden sollen, beginnen wir mit dem Aufbau eines Datenstapels, einer Informationsressource, die wir dabei unterstützen, zu verwalten und zu verfeinern. Der erste Schritt besteht darin, die Informationen in einer Datenbank, einem Data Warehouse (einer Sammlung von Datenbanken) oder einem Data Lake (einem Repository, das mehr Rohinformationen für die Modellierung und Analyse speichert) zu organisieren. Jede davon ist ein nützliches Mittel zum Speichern von Inhalten, aber es gibt verschiedene Anwendungsfälle, in denen einer vorteilhafter ist als die anderen.

Dann erstellen wir das Dashboard mit einer Business Intelligence (BI)-Plattform wie Tableau, Power BI oder Qlik Sense und verwenden es, um Informationen aus der Datenbank oder dem Data Lake der Organisation abzurufen.

Segmentierung der Informationen

Die Bereitstellung einer erfolgreichen KPI-Strategie erfordert die Bestimmung der nützlichsten Metriken und Funktionen für jedes Dashboard, damit die Personen, die damit interagieren, dies produktiv tun können. Unterschiedliche Stakeholder benötigen unterschiedliche Datenpunkte und haben unterschiedliche KPIs, daher ist es wichtig, Daten für die richtigen Zielgruppen zu segmentieren. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise ein operatives Dashboard für Ärzte und medizinisches Personal entwerfen und gleichzeitig finanzielle KPIs in ein anderes Dashboard für Administratoren und Führungskräfte verschieben. Die Datenkompetenz wird höchstwahrscheinlich innerhalb einer Organisation stark variieren, daher ist es wichtig, Informationen zu präsentieren und Anleitungen, Anzeigeoptionen und Filter auf eine Weise bereitzustellen, die die Menschen nicht überfordert.

Das Ziel ist die Maximierung der Kapitalrendite durch die Entwicklung eines stabilen und wiederholbaren Prozesses. Aber wir wollen auch die Automatisierung maximieren und den Bedarf an menschlicher Interaktion bei der Datenbeschaffung und -aktualisierung minimieren.

Eine Dashboard-Fallstudie

Für unseren Kunden aus der Klinik für Opioidkonsumstörungen haben wir drei Dashboards entwickelt: eines für das medizinische Personal, ein weiteres für die Abrechnungsabteilung und ein drittes für die Führungskräfte der Klinik. Dieses System und die Benchmarks, die es misst, halfen der Organisation, im zweiten Betriebsjahr 19,5 Millionen US-Dollar an freiem Cashflow zu generieren – Geld, das in soziale Programme für die Gemeinde reinvestiert wurde.

Klinikdaten-Dashboard

Dieses Board zieht Daten direkt aus dem elektronischen Krankenaktensystem der Klinik und gibt einen detaillierten Einblick in die tägliche Leistung und den Betrieb in mehreren Bereichen des Unternehmens. Wir haben das Dashboard für noch spezifischere Zielgruppen weiter in die folgenden Seiten unterteilt:

• Zusammenfassung: Diese Seite ist für jeden in der Klinik relevant und zeigt einige der wichtigsten klinischen KPIs: erbrachte abrechenbare Leistungen, Aufnahmen, Entlassungen und Volkszählung (die Anzahl der einzelnen Patienten, die die Klinik an diesem Tag besuchten).
• Nutzung: Der Chief Medical Officer, COO und Operations Leads (wie Direktoren oder Senior Manager) sehen sich diese Seite an, auf der die Anzahl der Dienstleistungen und die Zeit aufgeführt sind, die von jedem Kliniker pro Tag oder Woche für Dienstleistungen aufgewendet wird.
• Kundenbindung: Der COO und die Betriebsleiter verwenden diese Seite, um sich ausführlich mit den Aufnahme- und Entlassungsdaten nach Datum, medizinischem Personal, Überweisungsquelle, zugewiesenen Programmpatienten bei der Aufnahme und mehr zu befassen.
• Nichterscheinen: Auf dieser Seite können der COO und die operativen Leiter bestimmte Trends notieren, z. B. Nichterscheinen von Terminen. Unser Kunde hat beispielsweise festgestellt, dass Patienten, die weniger als 30 Tage im Programm waren, 20 % der Termine verpassen, während diejenigen, die länger als 30 Tage im Programm waren, 10 % davon verpassen.
• Bericht des Chief Medical Officer: Der Chief Medical Officer benötigte einen speziell für ihn erstellten Bericht, der positive Drogentests und medizinische Fehler, die möglicherweise eine schnelle Lösung oder Meldung erfordern, quantifiziert und informiert.
• Personalbesetzung: Der COO und die Betriebsleiter verwenden diese Seite, um zu verstehen, wie die Klinik in einer bestimmten Schicht besetzt werden muss. Sowohl rückblickend als auch vorausschauend informiert es Anbieter über frühere Personalknappheit oder -überschuss und verwendet diese Daten dann, um die Anzahl der Mitarbeiter zu prognostizieren, die benötigt werden, um die Nachfrage an bestimmten Tagen und zu bestimmten Zeiten in der Zukunft zu decken. Diese Seite wurde als Teil einer Ad-hoc-Anfrage unter Verwendung von Six Sigma- und Lean-Prozessen erstellt und bleibt als Live-Bericht im Dashboard zur laufenden Überwachung, wenn die Klinik wächst.

Abrechnungsdaten-Dashboard

Dieses Dashboard ruft Informationen aus dem medizinischen Abrechnungssystem ab und zeigt eine Schätzung der medizinischen Ansprüche an, von denen wir erwarten, dass sie von der Klinik als Einnahmen eingezogen werden. Es zeigt auch Trends bei bestimmten Versicherungszahlern an, z. B. wie schnell sie zahlen und wie viel sie im Verhältnis zu unseren Erwartungen zahlen.

Das Finanzteam verwendet die Schätzung der ausstehenden Forderungen für die Debitorenbuchhaltung, und das Abrechnungsteam verwendet dieses Dashboard, um Anspruchstrends zu verstehen und Probleme zu identifizieren, die es angehen muss. Wenn beispielsweise die durchschnittliche DSO eines bestimmten Zahlers – Tage, die für die Bearbeitung und Bezahlung eines Anspruchs benötigt werden – von 15 auf 25 Tage ansteigt, kann das Team Filter im Dashboard verwenden, um bestimmte Arten von Ansprüchen zu identifizieren und zu untersuchen, die möglicherweise länger dauern, und Brainstorming durchführen Lösungen.

C-Suite-Dashboard

Dadurch werden Daten aus allen anderen Dashboards in einer zusammengefassten Ansicht der KPIs destilliert, die für die operative und finanzielle Leistung am wichtigsten sind. Dieses Dashboard bindet auch die wöchentlichen Ziele ein, die wir für die Klinik festgelegt haben – einschließlich Patientenkontakte, Leistungen pro Patient, Einweisungen und Entlassungen sowie Einnahmen und Forderungen – damit Führungskräfte die tatsächlichen Ergebnisse mit den Prognosen vergleichen können.

Da wir KPIs in verschiedenen Bereichen der Gesundheitsorganisation verfolgen, kann jeder einen anderen Eigentümer oder eine andere verantwortliche Partei haben. Wir verwenden eine sogenannte „dynamische Feedback-Schleife“, um den Informationsfluss zu unterstützen, indem wir regelmäßig KPI-Werte in Bezug auf Ziele mit Stakeholdern überprüfen, interpretieren und diskutieren. Auf diese Weise können wir die Effektivität der Kennzahlen und die Auswirkungen, die sie auf den Betrieb und die Rentabilität des Unternehmens haben, ständig neu bewerten.

Crowdsourcing-Lösungen

Mit der Weiterentwicklung jeder Organisation tauchen Herausforderungen auf, die Lösungen erfordern, die über das bloße Erreichen und Übertreffen von Benchmarks hinausgehen. Manchmal signalisieren die Daten auch das Vorhandensein von Problemen, für die es keine offensichtlichen Lösungen gibt. Eine Befragung aller Beteiligten kann in dieser Situation helfen.

Beispielsweise zeigte ein Dashboard, das wir letztes Jahr für einen Kunden aus dem Gesundheitswesen entworfen haben, einen erheblichen Rückgang der Gruppenberatungssitzungen in seiner Klinik. Durch das Crowdsourcing von Informationen aus mehreren Bereichen der Organisation erhielten wir eine ganzheitliche Sicht auf die Gruppenberatungsinitiative und bauten vorübergehend Korrekturmaßnahmen ein – wie z . Hier sind einige Beispiele dafür, was wir mit verschiedenen Mitarbeitergruppen besprochen haben:

• Medizinische Rechnungssteller: Wie viel Umsatz erhält die Klinik aus einer Gruppensitzung im Vergleich zu einer gleichwertigen Dienstleistung?
• Anderes medizinisches Personal: Wie wird sich ein verstärkter Fokus auf Gruppensitzungen auf ihre Zeitpläne und Interaktionen mit Patienten auswirken? Drängte das medizinische Personal die Patienten dazu, Einzelsitzungen statt Gruppensitzungen zu besuchen? Und wenn ja, warum?
• Anderes operatives Personal: Gab es in Patientenbefragungen negative Rückmeldungen zu Gruppensitzungen, die möglicherweise dazu geführt haben, dass Patienten sie gemieden haben? Gibt es andere operative Änderungen, die wir nutzen können, um die Gruppensitzungen effektiver und angenehmer zu gestalten?

Als Ergebnis der Daten, die wir über diese Dashboards und Diskussionen gesammelt haben, haben Klinikleiter mehrere Initiativen gestartet, um mehr Gruppensitzungen zu planen und sie über die Kommunikationskanäle der Patienten zu fördern. Die Anzahl der Gruppensitzungen stieg von Oktober 2021 bis Juni 2022 um 476 %, während die No-Show-Rate bei den Patienten um 13,2 % zurückging. Dieser Anstieg trug im selben Zeitraum zu einem Wachstum des durchschnittlichen wöchentlichen Umsatzes von 58 % bei.

Andere Gebote und Verbote für KPIs im Gesundheitswesen

Im Gesundheitswesen sollten positive Patientenergebnisse die Rentabilität ersetzen. Die Tatsache, dass KPIs so sehr auf Daten angewiesen sind, um die Effizienz zu steigern, kann Bedenken hinsichtlich möglicher Konflikte aufkommen lassen. Vor diesem Hintergrund vermeiden wir einen Indikator, der die Verknüpfung von Anreizvergütungen für das Personal mit dem Umfang der für Patienten erbrachten Dienstleistungen ausdrücklich vermeidet, da dies zu kürzeren Interaktionen und schlechten Beziehungen zwischen Anbieter und Patient führen könnte.

Wir haben auch versucht, potenzielle Konflikte anzugehen, während wir immer noch das Volumen im Auge behalten, indem wir einen KPI namens Active Census entwickelt haben, der als die Anzahl aktiver Patienten definiert ist, die an einem Behandlungsprogramm in einer Klinik teilnehmen. Dies ermutigt Kliniker und andere wichtige Mitarbeiter, Praktiken zu entwickeln, die dazu führen, dass Patienten dem Programm treu bleiben. Diese Art von qualitativ hochwertiger Interaktion führt zu einer besseren Patientenbindung – und zu besseren Behandlungsergebnissen.

Die Berücksichtigung mehrerer KPIs ist auch entscheidend, um eine vollständige Erzählung zu verstehen und zu verknüpfen. Die Betrachtung nur einer Kennzahl ergibt oft ein ungenaues Bild. Wenn der Chief Medical Officer allein die Auslastung der Anbieter untersucht und feststellt, dass ein Anbieter über mehrere Wochen hinweg 30 bis 35 abrechenbare Stunden von 40 pro Woche arbeitet, während ein anderer in jeder der gleichen Wochen 20 bis 25 Stunden arbeitet, könnte der Leiter zu dem Schluss kommen Der erste Anbieter war produktiver und verdiente eine größere Gehaltserhöhung oder einen höheren Bonus. Der zweite Kliniker hatte jedoch möglicherweise eine höhere No-Show-Rate, was bedeutet, dass seine Stunden in keinem Zusammenhang mit der Arbeitsleistung oder Arbeitsmoral standen.

Jedes Unternehmen ist anders, und es gibt keine Patentlösung, um den Weg für die Gesundheitsbranche voranzutreiben. Dennoch habe ich gesehen, wie scheinbar geringfügige Änderungen wie die Reduzierung der Anzahl von No-Show-Terminen kaskadierende Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen haben können. Bei richtiger Anwendung bietet die Gesundheitsdatenanalyse enorme Möglichkeiten, sowohl das Endergebnis als auch die Qualität der Versorgung zu verbessern, wenn Mitarbeiter und Führungskräfte auf gemeinsame Ziele hinarbeiten.