Alles, was Sie über Transaktions-E-Mail wissen müssen, aber nicht zu fragen wussten
Veröffentlicht: 2022-03-10Jede Anwendung mit Benutzerauthentifizierung kann ohne E-Mail nicht existieren, aber E-Mail erhält nicht immer die Aufmerksamkeit, die sie verdient. Mit modernen E-Mail-Dienstanbietern ist es einfacher denn je, ein erstklassiges Transaktions-E-Mail-Erlebnis für Ihre Benutzer zu schaffen, aber für die meisten von uns liegt die Herausforderung darin, dass Sie nicht wissen, was Sie nicht wissen. Wir tauchen in eine End-to-End-Analyse von allem ein, was Sie brauchen, um Ihre Transaktions-E-Mail mit dem Rest Ihrer Webanwendung auf den neuesten Stand zu bringen.
Wir behandeln den Unterschied zwischen Transaktions- und Massen-E-Mails und wie und warum die E-Mail-Authentifizierung verwendet wird. Wir werden auch über den eleganten Umgang mit Grenzfällen bei der Zustellung, die Erstellung großartiger E-Mail-Inhalte und die wichtigsten Infrastrukturelemente sprechen, die Sie zum Senden von E-Mails und zur Überwachung der Zustellung benötigen. Dann sind Sie auf dem besten Weg, in kürzester Zeit ein Transaktions-E-Mail-Profi zu werden.
Die Herausforderungen der Transaktions-E-Mail
Bis zu einem gewissen Grad war E-Mail traditionell ein Bürger zweiter Klasse, weil es schwieriger ist, zu überwachen und zu verstehen, wie gut es Ihnen geht. Mit Ihrer Anwendung gibt es unzählige Leistungsüberwachungstools, die Einblicke in Front-End, Back-End, Datenbank, Fehler und vieles mehr geben. Bei E-Mail sind die Tools weniger bekannt und etwas schwieriger effektiv zu nutzen. Lassen Sie uns also einige der Herausforderungen untersuchen, mit denen E-Mail-Überwachung und -Berichterstellung konfrontiert sind, und dann können wir uns die verfügbaren Tools und Taktiken ansehen, die innerhalb der Herausforderungen und Einschränkungen funktionieren können, um Ihnen einen fundierteren Überblick über Ihre Transaktions-E-Mails zu geben.
Die größte zugrunde liegende Herausforderung bei der Überwachung von E-Mails besteht darin, dass es buchstäblich unmöglich ist, sich in den Posteingang jedes Empfängers einzuloggen und zu überprüfen, ob er die E-Mail erhalten hat. Von Anfang an sind die besten Erkenntnisse, auf die wir hoffen können, einfach Proxys oder Leistungsschätzungen. Die zweitgrößte Herausforderung besteht darin, dass jeder ISP nach seinen eigenen Regeln spielt. Was von Outlook möglicherweise als Spam eingestuft wird, kann direkt in den Posteingang von Gmail gelangen. Und Posteingangsanbieter können ihre „Geheimzutaten“ nicht teilen, weil sie sofort von Spammern ausgenutzt würden. Was also soll ein Entwickler tun?
Öffnungsraten können Ihnen eine grobe Annäherung geben, aber da sie auf Tracking-Pixeln beruhen, die leicht blockiert werden können, ist es ein unvollständiges Bild. Posteingangsraten und Zustellgeschwindigkeiten können ebenfalls nicht direkt gemessen werden. Sie müssen sich also damit zufrieden geben, regelmäßige Tests an Seed-Konten zu senden, die Sie testen können. Diese sind nicht perfekt, aber es ist der beste verfügbare Proxy, um die Zustellung an die verschiedenen Posteingangsanbieter zu verstehen. Wir werden Tools ansprechen, mit denen Sie dies später in diesem Handbuch automatisieren können.
Das Hinzufügen einer Domänenauthentifizierung in Form von DKIM, SPF und DMARC kann schwierig und verwirrend sein, oder je nach Größe Ihres Unternehmens kann es umständlich oder unmöglich sein, Zugriff oder Genehmigung für DNS-Änderungen zu erhalten. Selbst dann ist es unglaublich einfach, die DNS-Einträge falsch zu machen. Wenn Sie mit der Domänenauthentifizierung nicht vertraut sind, machen Sie sich keine Sorgen, wir werden später ausführlich darauf eingehen.
Selbst wenn Sie im Allgemeinen in der Lage sind, eine hervorragende Lieferung zu erzielen, führt die Bounce-Handhabung natürlich zu mehr Variabilität bei der Lieferung. Die Posteingänge der Empfänger können voll sein. Menschen wechseln den Job und E-Mail-Adressen werden inaktiv. Leute machen Tippfehler mit E-Mail-Adressen. Personen können sich mit einem Gruppenalias anmelden, und dann wird eine der Adressen in dieser Gruppe zurückgesendet. Temporäre Server- oder DNS-Ausfälle können die Zustellung für jeden in einer bestimmten Domain beeinträchtigen. Und dann gibt es Spam-Beschwerden.
Das Deck ist also direkt vor dem Tor gegen Sie gestapelt. Es gibt viele Grenzfälle, und es ist unglaublich schwierig, sich ein genaues Bild der Lieferung zu machen. Die laufende Überwachung ist komplex und es gibt viel Spielraum für Fehler. Es zeichnet ein düsteres Bild, ich weiß. Glücklicherweise hat E-Mail einen langen Weg zurückgelegt, und obwohl es nicht trivial ist, gibt es gute Lösungen für all diese Probleme.
Transaktions- vs. Massenwerbung
Bevor wir fortfahren, müssen wir uns mit den wesentlichen Unterschieden zwischen Massen-Werbe-E-Mails und den Transaktions-E-Mails Ihrer Anwendung befassen. Wenn eine E-Mail verloren geht oder sich verspätet, wird sie mit ersterem niemand verpassen. Bei letzterem kann jedoch ein fehlender oder stark verzögerter Passwort-Reset zu zusätzlichen Supportanfragen führen. Ihre Transaktions-E-Mails sind so wichtig wie eine Seite in Ihrer Anwendung. Sie können sich eine fehlende oder verspätete E-Mail ungefähr so vorstellen, als wäre sie eine kaputte Seite in Ihrer Webanwendung. E-Mail ist ein anderes Medium, aber es ist immer noch ein zentraler Bestandteil der Erfahrung bei der Verwendung Ihrer Anwendung.
Da die Leute Transaktions-E-Mails erwarten und erhalten möchten, sehen sie ein höheres Engagement in Bezug auf Öffnungs- und Klickraten als Ihre Massen-Werbe-E-Mails. Ebenso werden Transaktions-E-Mails viel seltener als Spam gemeldet als Massen-E-Mails. Und all das führt zu einem besseren Ruf Ihrer Transaktions-E-Mails als Massen-Werbe-E-Mails. In manchen Fällen könnte das der Unterschied zwischen Posteingang und Spam-Ordner sein. Oder es kann nur eine Frage der Registerkarte sein, in der Gmail die E-Mail ablegt. Unabhängig davon sind die Unterschiede zwischen Transaktions- und Massenversand so stark, dass sogar Gmail offiziell empfiehlt, die Streams zu trennen. Auf diese Weise wird Ihre Massenreputation Ihre Transaktionsreputation nicht beeinträchtigen.
Damit kommen wir zu unserem ersten Tipp:
1. Trennen Sie Ihre Transaktions- und Massensendungsströme mithilfe verschiedener Domains oder Subdomains
In einer perfekten Welt würden Sie Transaktionsdaten über Ihre primäre Domain senden und Massen an eine Subdomain wie [email protected] verweisen, und jede Kategorie hätte auch ihre eigenen IP-Adressen.
Das Trennen Ihrer Streams ist der erste Schritt und entscheidend, um den Grundstein für das bestmögliche E-Mail-Erlebnis für Ihre Empfänger zu legen. Du kannst die Lieferung an den Posteingang zwar nicht garantieren, aber du kannst ein paar Dinge tun, um den Stapel zu deinen Gunsten zu stapeln. Die Authentifizierung ist der nächste Schritt, um genau das zu tun. So wie Sie eine moderne Webanwendung nicht ohne ein sicheres Zertifikat starten würden, möchten Sie keine E-Mail senden, ohne sie vollständig zu authentifizieren.
E-Mail-Authentifikation
Möglicherweise haben Sie schon einmal Akronyme wie DKIM, SPF oder DMARC gehört und möglicherweise sogar einige DNS-Einträge kopiert und eingefügt, um diese einzurichten. Oder Sie haben es vielleicht übersprungen, weil es sich ein wenig zu komplex anfühlte. In jedem Fall sind dies alles Standards, die es wert sind, implementiert zu werden, und sie ergänzen sich alle und arbeiten zusammen, um Ihren Ruf aufzubauen und zu schützen. Die genaue Herangehensweise an diese ist von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich, aber eine Implementierung lohnt sich immer.
Beginnen wir mit DKIM. Ohne zu sehr auf die technischen Details einzugehen, macht DKIM zwei Dinge. Erstens fungiert es als eine Art virtuelles Wachssiegel auf Ihren E-Mails, um zu zeigen, dass sie während der Übertragung nicht geändert wurden. Zweitens ermöglicht es Ihnen, Domain-Reputation aufzubauen. Während sich DKIM auf die Domäne konzentriert, konzentriert sich SPF auf die Bereitstellung einer Liste genehmigter IP-Adressen zum Senden, damit die empfangenden Mailserver eine bessere Vorstellung davon haben, ob eine E-Mail von einer legitimen Quelle gesendet wird.
Ein wesentlicher Vorteil von DKIM ist, dass es der Schlüssel zur Vermeidung von „via“-Labels in Gmail oder „im Auftrag von“-Labels in Outlook ist. Diese Elemente lassen Ihre E-Mails eher als Spam erscheinen und können das Vertrauen Ihrer Empfänger untergraben. DKIM ist also viel mehr als ein Standard hinter den Kulissen. Es ist etwas, das sich direkt auf die Erfahrung Ihrer Empfänger auswirken kann.
Das alles bringt uns zum nächsten grundlegenden Tipp:
2. Authentifizieren Sie E-Mails mit DKIM und SPF
Die Authentifizierung kann die Zustellung zwar nicht garantieren, ist aber ein wichtiger Aspekt beim Aufbau eines guten Rufs und der Bemühungen, eine hervorragende Zustellung zu gewährleisten.
DMARC wurde entwickelt, um vor Phishing-Angriffen zu schützen. Es enthält sowohl DKIM als auch SPF, um Ihnen zu helfen, das Senden für Ihre Domain zu überwachen und den Ruf Ihrer Domain zu schützen, indem es Ihnen ermöglicht, eine DMARC-Richtlinie zu veröffentlichen. Diese Richtlinie teilt Posteingangsanbietern mit, was zu tun ist, wenn eine E-Mail die DMARC-Ausrichtung nicht besteht.
Vor DMARC lag es ganz bei den Posteingangsanbietern zu entscheiden, wie sie mit E-Mails umgehen, die nicht mit DKIM und/oder SPF authentifiziert wurden, aber mit DMARC können Sie eine öffentliche Richtlinie erstellen, die Anbieter anweist, in Quarantäne zu gehen (an die Spam-Ordner) oder E-Mails ablehnen (direkt verwerfen), die die DMARC-Ausrichtung nicht bestehen.
Der andere Vorteil von DMARC besteht darin, dass es ISPs ermöglicht, Ihnen Berichte über die Quellen von E-Mails zu liefern, die über Ihre Domain gesendet wurden, und die Mengen, die für eine fehlgeschlagene Ausrichtung über DKIM oder Return-Path übergeben wurden. Auf diese Weise können Sie legitime Quellen ausfindig machen, bei denen die Ausrichtung fehlschlägt, und Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass diese Quellen authentifiziert werden. Es kann Ihnen auch dabei helfen, die Menge unzulässiger E-Mails zu quantifizieren, die versucht wird, über Ihre Domain gesendet zu werden.
PayPal ist das Paradebeispiel für die Bedeutung einer guten DMARC-Politik. Im Laufe der Jahre haben unzählige Betrüger versucht, PayPal-E-Mails zu fälschen, aber jetzt hat PayPal mit DMARC eine DMARC-Richtlinie veröffentlicht, die ISPs auffordert, E-Mails abzulehnen, die DMARC nicht bestehen. Wenn also Betrüger versuchen, eine PayPal-E-Mail zu fälschen, scheitern sie am DMARC-Alignment, und die ISPs können sich darauf verlassen, dass sie diese E-Mails vollständig ablehnen, da PayPal eine öffentliche Richtlinie hat, die besagt, dass eine E-Mail abgelehnt werden sollte, wenn die Ausrichtung fehlschlägt.
Das ist ein sehr kurzer Überblick über DMARC, aber hoffentlich hilft es, den Kontext für unseren dritten Tipp bereitzustellen:
3. Erstellen und veröffentlichen Sie eine DMARC-Richtlinie
Richten Sie nach Möglichkeit auch einen benutzerdefinierten Rückweg ein, um Ihre Chancen auf Ausrichtung zu maximieren. Überwachen Sie dann Ihre DMARC-Berichte und nehmen Sie Anpassungen vor, um die Ausrichtung für alle legitimen E-Mail-Quellen sicherzustellen. Wenn Ihr Produkt oder Ihre Marke das Ziel einer großen Anzahl von Phishing-Angriffen ist, beginnen Sie schließlich mit der schrittweisen Einführung einer schrittweise aggressiveren Quarantäne- oder Ablehnungsrichtlinie im Laufe der Zeit.
Das DMARC-Tool von Postmark ist eine kostenlose und einfache Möglichkeit, eine DMARC-Richtlinie festzulegen und wöchentliche Berichte über Ihre Domain zu erhalten. Nachdem Sie Ihre Massen- und Transaktions-E-Mail-Streams getrennt und alle oben genannten Authentifizierungen eingerichtet haben, haben Sie alle grundlegenden Aspekte der Zustellung gehandhabt. Von nun an konzentrieren wir uns auf die E-Mail-Verarbeitung und Behandlung innerhalb Ihrer Bewerbung.
Den E-Mail-Lebenszyklus verstehen
An der Oberfläche kann E-Mail ziemlich einfach klingen, aber wenn Sie den E-Mail-Lebenszyklus aufschlüsseln, gibt es unter der Oberfläche eine Menge Subtilität und Möglichkeiten. Je besser Sie das verstehen, desto mehr können Sie den Empfängern ein differenzierteres und reichhaltigeres Erlebnis bieten. Die meisten Ihrer Möglichkeiten, das E-Mail-Erlebnis zu verbessern, hängen davon ab, die Nuancen der E-Mail-Zustellung zu verstehen und die Fähigkeit Ihrer Anwendung zu automatisieren, sie entsprechend zu verarbeiten und zu handhaben. Schauen wir uns also die wichtigsten Ereignisse im Leben einer E-Mail an.
In Warteschlange
Sobald Ihre Anwendung eine E-Mail aus den verschiedenen Inhalten zusammengestellt hat, stellen Sie sie in die Warteschlange für die Zustellung. Innerhalb Ihrer Anwendung sollten Sie sicherstellen, dass Sie E-Mails über die Hintergrundverarbeitung senden. Wir werden dies später ausführlich besprechen, aber die einfache Version ist, dass Sie diese Kommunikation jedes Mal, wenn Ihre Anwendung mit einem Drittanbieterdienst kommuniziert, im Hintergrund abwickeln möchten. Angenommen, Sie verwenden einen E-Mail-Dienstanbieter, sobald Sie die Anfrage an deren API gestellt haben, wird sie auch zum Senden an deren Ende in die Warteschlange gestellt.
Geschickt
Wie jeder Dienst hat auch Ihr E-Mail-Dienstanbieter eine eigene Warteschlange zum Verarbeiten und Senden Ihrer E-Mails. In den meisten Fällen sind diese Warteschlangen extrem schnell. Während das Senden einer Massen-E-Mail an Tausende von Empfängern Sekunden oder Minuten dauern kann, werden die meisten Transaktions-E-Mails viel schneller gesendet.
Akzeptiert
Nachdem die E-Mail von Ihrem E-Mail-Anbieter gesendet wurde, wird sie im Idealfall vom Postfachanbieter akzeptiert. „Akzeptiert“ bedeutet jedoch nicht „geliefert“. Stellen Sie sich das wie bei der Post vor. Nur weil er Ihren Brief hat, muss er ihn noch bearbeiten, bevor er als zugestellt gilt. Außerdem akzeptieren einige Posteingangsanbieter eine E-Mail, stellen sie aber aus verschiedenen Gründen letztendlich nicht zu. Selbst wenn eine E-Mail akzeptiert wurde, gibt es keine Garantie dafür, dass sie schließlich zugestellt wird.
Abgelehnt
Während einige Posteingangsanbieter E-Mails stillschweigend ablehnen, geschieht dies in den meisten Fällen ausdrücklich, wenn E-Mails abgelehnt werden, und Sie erhalten eine Erklärung des Problems mit der E-Mail. In einigen Fällen kann es sich um die IP- oder Domain-Reputation oder um den Inhalt der E-Mail handeln. Leider erhalten Sie nicht immer eine klare Begründung für die Ablehnung.
Abgeprallt
Bounces sind eine spezifischere Art der Zurückweisung. In Fällen, in denen eine E-Mail-Adresse nicht existiert, der Posteingang voll ist oder aus anderen Gründen, melden die E-Mail-Dienste, dass die Zustellung fehlgeschlagen ist und die E-Mail zurückgesendet wurde. In diesen Fällen können Sie die Bounce-Handling-Benachrichtigungen Ihres ESP verwenden, um proaktiv Maßnahmen zur Behebung des Problems zu ergreifen. Darauf gehen wir später noch genauer ein.
Geliefert
Zugestellt ist der Zustand, in dem die Nachricht an den Empfänger übermittelt wurde. Es wurde möglicherweise an den Posteingang, den Spam-Ordner oder eine der Registerkarten von Gmail zugestellt, aber es wurde bis zu einem gewissen Grad zugestellt. Sie erhalten nie eine explizite Benachrichtigung, dass eine E-Mail zugestellt wurde, aber es ist ein Schlüsselzustand im Lebenszyklus.
Geöffnet/geklickt
Das Öffnen-Tracking ist nicht ganz zuverlässig, da die Methode, mit der festgestellt wird, wann eine E-Mail geöffnet wurde, vom E-Mail-Client blockiert werden kann. Da die Nachverfolgung von Öffnungen darauf angewiesen ist, dass der E-Mail-Client ein unsichtbares Bild lädt, bedeuten Clients, die das Laden von Bildern blockieren, dass diese Öffnungen nicht gemeldet werden. Öffnungsraten können als guter Proxy für die Zustellung dienen. Wenn Sie beispielsweise den E-Mail-Dienstanbieter wechseln, ohne etwas an Ihren E-Mails zu ändern, und Ihre Öffnungsraten erheblich steigen, können Sie davon ausgehen, dass Ihr erster E-Mail-Dienstanbieter einen Teil der Nachrichten nicht zugestellt hat.
Klick-Tracking ist zuverlässiger als offenes Tracking, aber es kann seine eigene Komplexität mit sich bringen. Die Verwendung von Bit.ly oder anderen URL-Kürzungsdiensten ist beispielsweise eine gängige Taktik von Spammern, sodass das Vorhandensein einer Bit.ly-URL Ihre E-Mail in den meisten Fällen auf die Überholspur in den Spam-Ordner bringt. Wenn es jedoch durch das Klick-Tracking Ihres E-Mail-Dienstanbieters gut durchgeführt wird, kann es nützliche Erkenntnisse für Ihre E-Mails liefern. Selbst wenn die Verfolgung offener Nachrichten von einem Client blockiert wird, kann man davon ausgehen, dass die E-Mail geöffnet wurde, wenn jemand auf eine E-Mail klickt. Klick-Tracking kann also auch dazu beitragen, genauere Einblicke in Öffnungsraten zu erhalten.
Beim Öffnen- und Klick-Tracking ist es wichtig, den Datenschutz zu berücksichtigen. Sie können zwar leistungsstarke Tools sein, um die Erfahrung Ihrer Empfänger zu bereichern und Ihnen Erkenntnisse zu liefern, die zur Verbesserung Ihrer E-Mails verwendet werden können, sie berühren jedoch auch Datenschutzfragen. Wenn Sie mit den von ihnen bereitgestellten Daten nichts anfangen, sollten Sie sie besser nicht verwenden. Oder wenn Sie in einer Branche tätig sind, in der der Datenschutz sehr sensibel ist, sollten Sie es sich wahrscheinlich zweimal überlegen, bevor Sie sie aktivieren.
Abgemeldet
Während Abmeldungen für Transaktions-E-Mails weniger relevant sind, ist es dennoch eine Bitte, die respektiert werden sollte. Obwohl Sie möglicherweise nicht gesetzlich verpflichtet sind, das Abbestellen von Transaktions-E-Mails zu unterstützen, ist dies ein Status, auf den Sie stoßen können, und wenn Sie dies tun, sollten Sie ihn respektieren.
Spam-Beschwerde
Wie Abbestellungen sind Spam-Beschwerden bei Transaktions-E-Mails weniger häufig, aber sie kommen immer noch vor. Wenn Ihre Spam-Beschwerderate hoch ist, ist dies ein gutes Zeichen dafür, dass Sie die Menge und/oder Qualität der von Ihnen gesendeten Transaktions-E-Mails anpassen müssen. Wie bei der Behandlung von Bounces sollten Sie auch bei Spam-Beschwerden proaktiv vorgehen. Sie sollten sie respektieren, aber es ist wichtig, daran zu denken, dass einige Spam-Beschwerden versehentlich sind. Wenn jemand eine E-Mail als Spam meldet, kann dies den Erhalt zukünftiger Rechnungen oder Rechnungen beeinträchtigen.
Damit kommen wir zu unserem vierten Tipp:
4. Integrieren Sie Meldungsereignisse eng in Ihre Anwendung
Die meisten E-Mail-Dienstanbieter bieten umfangreiche Web-Hooks, um Ihre Anwendung automatisch mit jeder Nachricht über wichtige Ereignisse zu informieren. Während die Bounce-Behandlung das kritischste Ereignis ist, das nachverfolgt und behandelt werden muss, können die anderen Ereignisse nützliche Informationen liefern, um Ihre Anwendung zu bereichern und Transaktions-E-Mails zu einem nahtloser integrierten Element Ihrer Benutzererfahrung zu machen.
Achten Sie auf E-Mail-Inhalte
Der Inhalt Ihrer E-Mails kann sowohl bei der Zustellung als auch bei der Interaktion eine Rolle spielen. Während einige Regeln (wie das Vermeiden des Wortes „Viagra“) offensichtlich sind, sind andere subtiler. Wenn Sie darauf achten, gute Inhalte zu erstellen, können Sie die Öffnungsraten oder das Engagement drastisch verbessern.
Wir werden mehrere Überlegungen in unserem fünften Tipp für großartige Transaktions-E-Mails zusammenfassen:
5. Nehmen Sie sich Zeit, um den Inhalt und die Struktur Ihrer E-Mails zu gestalten
Dinge wie der Name des Absenders und die E-Mail-Adresse, der Betreff, Preheader und Mime-Typen können einen bedeutenden Einfluss auf das Engagement, die Zustellung und die Öffnungsraten haben. Lassen Sie diese Elemente nicht nachträglich sein. Nehmen Sie sich Zeit, um sie richtig zu machen, und testen und verbessern Sie sie kontinuierlich, als wären sie jede andere Seite in Ihrer Anwendung.
Absender, Betreff und Preheader
Obwohl jeder E-Mail-Client anders ist, bieten sie alle einen gewissen Einblick in eine E-Mail, bevor sie durch eine Art Vorschau geöffnet wird. Das kann so einfach sein wie die Anzeige des Absenders und des Betreffs, manchmal enthält es aber auch eine Vorschau auf den Inhalt. Dieses Thema könnte einen Artikel für sich rechtfertigen, aber es genügt zu sagen, dass es sich lohnt, einige Zeit damit zu verbringen, Ihre E-Mails so zu lesen, wie es Ihre Empfänger tun werden. Dazu gehören die eindeutige Benennung des Absenders, das Schreiben einer nützlichen und prägnanten Betreffzeile und das Erstellen des perfekten Preheaders. Lassen Sie diese Elemente nicht vernachlässigen, da sie einen erheblichen Einfluss auf Ihre Öffnungsrate haben können.
HTML und einfacher Text
Der tatsächliche Inhalt Ihrer E-Mails ist wichtig, und das Einschließen von HTML- und Nur-Text-Versionen Ihrer E-Mails kann einen großen Einfluss auf Ihre Empfänger haben. Manche Leute bevorzugen Klartext. Ob für Leistung, Datenschutz oder Zugänglichkeit, die Bereitstellung einer gut formatierten und durchdachten Nur-Text-Option ist ein Gewinn für diesen Empfänger. Und einige Spamfilter ziehen es vor, eine Nur-Text-Version gepaart mit einer HTML-Version zu sehen. Litmus hat eine großartige Beschreibung der Bedeutung von Nur-Text-Optionen in E-Mails für weitere Details.
Akzeptieren Sie Antworten und vermeiden Sie „No-Reply“-Adressen
Tun Sie, was Sie können, um die Verwendung von „No-Reply“-E-Mail-Adressen zu vermeiden. Sie senden in jeder Hinsicht das falsche Signal. Infolgedessen erhalten Sie mehr Spam-Beschwerden, da die Leute nicht auf die Abmeldung antworten können. Es ist eine einseitige Kommunikation und reduziert das Engagement, das andernfalls die Zustellbarkeit verbessern könnte.
Im Idealfall würde die Absender- oder Antwortadresse Antworten an einen überwachten Support-Posteingang senden. Dies bietet die beste Erfahrung für die Empfänger und stellt sicher, dass Antworten nicht in der Mischung verloren gehen. Allerdings gibt es eine Hauptüberlegung zu beachten. Wenn ein Benutzer eine URL zum Zurücksetzen des Passworts erhält und antwortet, hat jeder mit Zugriff auf die Antwort auch Zugriff auf diese URL zum Zurücksetzen des Passworts. Dasselbe gilt für besonders sensible Informationen, aber alles in allem möchten Sie sowieso keine hochsensiblen Informationen per E-Mail versenden.
Eine weitere Option ist die Verwendung von eingehenden E-Mail-Empfangsadressen. Bei Dingen wie Kommentarbenachrichtigungen, bei denen es für den Empfänger nützlich sein könnte, direkt auf die E-Mail zu antworten, können Sie durch die Einrichtung der eingehenden E-Mail-Verarbeitung No-Response-E-Mail-Adressen vermeiden.
Unabhängig von der Methode sollten Sie immer Ihr Bestes tun, um No-Response-Adressen zu vermeiden. Ihre Kunden werden es zu schätzen wissen und Sie erhalten mit größerer Wahrscheinlichkeit wichtiges Feedback, wenn Sie auf allen Kanälen zuhören.
Behandeln Sie E-Mails mit Sorgfalt
Der Inhalt Ihrer E-Mail ist wichtig, aber es kann genauso wichtig sein, wie Sie sie zustellen und auf Randfälle mit der Zustellung reagieren. Mit jeder einzelnen E-Mail, die Sie versenden, passiert (oder kann passieren) eine Menge. Während sich die meisten Konversationen mit E-Mails einfach auf das Senden konzentrieren, kann es genauso wichtig sein, wie Sie es senden.
Wir gruppieren diesen Stapel in den sechsten High-Level-Tipp für eine großartige Transaktions-E-Mail-Zustellung:
6. Investieren Sie in die Infrastruktur, um E-Mails zuverlässig zu senden und zuzustellen
Das Versenden von E-Mails klingt einfach, aber es gehört viel mehr dazu, als ein paar Zeilen Code zu schreiben. Es ist wichtig, die richtige Infrastruktur wie Hintergrundverarbeitung und Bounce-Handling aufzubauen und zu warten, um die höchstmögliche Zuverlässigkeit Ihrer E-Mails zu gewährleisten.
Hintergrundverarbeitung
Angenommen, Sie verwenden einen E-Mail-Dienstanbieter, möchten Sie sicherstellen, dass Ihr gesamter E-Mail-Versand über Hintergrundprozesse erfolgt. Dies ist bei jeder Kommunikation mit externen Diensten der Fall, und es gibt einige Gründe. Zunächst einmal besteht bei einem externen Dienst immer die Möglichkeit, dass er ausfällt. Wenn also die Anfrage fehlschlägt, ist es wichtig, die Anfrage nach einer festgelegten Zeit automatisch wiederholen zu können. Alternativ könnte es ein Problem mit der Anfrage geben oder sich seitens des externen Dienstes etwas geändert haben. Unabhängig vom Grund wird Ihnen das Entwerfen von Resilienz in Ihren E-Mail-Versand irgendwann etwas Kummer ersparen.
In ähnlicher Weise kann eine gute Einrichtung der Hintergrundverarbeitung es einfacher machen, benachrichtigt zu werden und Probleme zu beheben, wenn etwas schief geht. Wenn Sie Warnungen einrichten, wenn eine Warteschlange voll ist, wissen Sie schneller, wenn ein Problem vorliegt. Unter der Annahme, dass Ihre Hintergrundverarbeitung Fehler erfasst und protokolliert, können Sie die Ursache des Problems viel einfacher identifizieren.
Verstehen Sie dedizierte IPs
Wenn Sie sich eingehend mit Transaktions-E-Mails befasst haben, sind Sie wahrscheinlich auf das Konzept der Verwendung einer dedizierten IP-Adresse gestoßen. Die Verwendung einer dedizierten IP-Adresse hat zwar Vorteile, ist aber kein Schwarz-Weiß-Problem. In einigen Fällen kann eine dedizierte IP-Adresse mehr schaden als helfen.
Bei fast jedem E-Mail-Dienstleister haben Sie zwei Möglichkeiten zum Versenden. Die erste Option ist das Senden aus dem gemeinsam genutzten IP-Pool. In diesen Fällen kann Ihre Zustellung durch das Verhalten anderer Absender, die dieselbe IP-Adresse verwenden, beeinträchtigt werden. Wenn diese Absender ruchlos sind, kann dies den Ruf der IP-Adresse beeinträchtigen. Wenn diese Absender jedoch gut sind, kann dies den Ruf der IP-Adresse verbessern.
Die zweite Option ist eine dedizierte IP-Adresse. Wenn es bei einer dedizierten IP-Adresse zu Reputationsproblemen mit der IP-Adresse kommt, sind Sie selbst schuld. Der Haken ist, dass Sie, damit eine dedizierte IP-Adresse gut funktioniert, ein konsistentes tägliches Volumen haben müssen, das hoch genug ist, um einen guten Ruf aufzubauen und aufrechtzuerhalten. Das sind ungefähr 10.000 bis 20.000 E-Mails pro Tag. Sie müssen auch darauf achten, die IP-Adresse langsam aufzuwärmen, indem Sie über einen festgelegten Zeitraum hinweg immer mehr E-Mails konsistent senden. Und obwohl es keine schlechten Absender gibt, die Ihren Ruf beeinträchtigen könnten, profitiert er auch nicht von guten Absendern, die dazu beitragen könnten, Ihren IP-Ruf zu verbessern. Bei den meisten E-Mail-Dienstanbietern kosten dedizierte IP-Adressen auch mehr.
Während die IP-Reputation immer noch eine Rolle spielt, gewichten Posteingangsanbieter die Domain-Reputation zunehmend in Verbindung mit der IP-Reputation. Da IP-Adressen zunehmend wegwerfbar sind, trägt das Versehen von Domains mit mehr Reputation dazu bei, das Durchlaufen von Domains durch Spammer einzudämmen, da neue Domains Reputation aufbauen müssten. Dies bedeutet auch, dass bei weit verbreiteten Zustellungsproblemen diese Probleme entweder auf die IP-Adresse oder Ihre Domain zurückzuführen sein könnten. Das Austauschen von IP-Adressen kann also helfen, aber wenn der Ruf Ihrer Domain leidet, hilft das Ändern der IP-Adresse nicht. Sie müssten sich stattdessen darauf konzentrieren, Ihren Domain-Ruf zu bereinigen.
Während dedizierte IP-Adressen unter den richtigen Umständen großartig sein können, ist es kein Volltreffer. Und wenn Sie eine gemeinsam genutzte IP-Adresse verwenden, sollten Sie sicherstellen, dass Sie sie genau überwachen, um sicherzustellen, dass andere Absender ihren Ruf nicht ruinieren oder sie auf schwarzen Listen landen.
Bounce-Handling
E-Mails prallen ab. Es führt kein Weg daran vorbei. Die Gründe für Bounces sind unterschiedlich, aber die Notwendigkeit, mit Bounces angemessen umzugehen, ist universell. Stellen Sie sich die Bounce-Behandlung als Ausnahmebehandlung für E-Mails vor. Wenn eine Ausnahme auftritt, möchten Sie nicht, dass sie stillschweigend verworfen wird. Sie möchten wissen, dass es passiert ist und was es verursacht hat, damit Sie es beheben können. Dasselbe gilt für das Bounce-Handling mit einer Einschränkung. Mit Bounce-Handling können Sie Ihre Benutzer in die Lage versetzen, die meisten Probleme selbst zu beheben. Dies erhöht gleichzeitig die Kundenzufriedenheit und reduziert Supportanfragen.
Wenn eine E-Mail mit einem Hard Bounce abprallt, besteht der wichtigste Schritt darin, den Zustellversuch an diese Adresse zu stoppen. Während einige Hard Bounces irgendwann von selbst wieder funktionieren, sind wiederholte Bounces an dieselbe Adresse ein äußerst negatives Signal für Posteingangsanbieter. Aus ihrer Sicht bedeutet dies, dass Sie Ihre Listen nicht sauber halten und dass Sie wahrscheinlich ein Spammer sind.
Wenn Sie die Zustellung an eine Adresse beenden und diese Adresse wieder funktioniert, können Ihre Empfänger ihre E-Mails leider nicht mehr abrufen. Hier kommt das Bounce-Handling ins Spiel. Mithilfe von Webhooks kann Ihr E-Mail-Dienstleister Sie automatisch über neue Bounces benachrichtigen. Anschließend können Sie diese Informationen verwenden, um Warnungen in Ihrer Anwendung anzuzeigen, dass Probleme bei der Zustellung der E-Mail aufgetreten sind. Auf diese Weise können Ihre Benutzer das Problem beheben und die Zustellung erneut aktivieren.
Postmark macht dies noch einfacher mit Rebound, einem einfachen JavaScript-Snippet, das angepasst und in Ihre Anwendung eingefügt werden kann, um Benutzer proaktiv auf Lieferprobleme aufmerksam zu machen, damit sie das Problem beheben können, bevor es zu größeren Problemen oder Supportanfragen führt.
Benachrichtigungsverwaltung
Bei Transaktions-E-Mails ist das Abbestellen weniger problematisch als bei Massen-Werbe-E-Mails, aber es ist immer noch großartig, den Empfängern eine Möglichkeit zu bieten, sich abzumelden oder das Volumen oder die Arten von Transaktions-E-Mails, die sie erhalten, zu verwalten.
Ein-Klick-Abmeldung für jede Art von E-Mail, die Sie senden, kann die Dinge bequemer machen, wenn Empfänger keine E-Mail für bestimmte Arten von Benachrichtigungen erhalten möchten. Alternativ ist die Bereitstellung eines Präferenzzentrums für Transaktions-E-Mails eine großartige Möglichkeit, den Empfängern mehr Kontrolle zu geben. Wenn Sie jedoch den Weg des Präferenzzentrums gehen, halten Sie die Optionen auf ein Minimum. Denken Sie daran, dass eine Seite mit einer Fülle von Kontrollkästchen überwältigend oder verwirrend sein kann. Während also eine granulare Steuerung nett ist, können zu viele Optionen kontraproduktiv sein.
Eine der besten Möglichkeiten, häufige Benachrichtigungen zu reduzieren, besteht darin, Optionen wie sofortige, tägliche oder wöchentliche Zusammenfassungen anzubieten. Auf diese Weise geben Sie den Empfängern eine erhebliche Kontrolle über Benachrichtigungen, damit sie die Menge drastisch reduzieren können, ohne sie mit einer feinkörnigen Kontrolle für Dutzende verschiedener Arten von Benachrichtigungen zu überfordern.
Unabhängig von der Methode sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass die Kontrolle über die Häufigkeit von Benachrichtigungen Ihren Kunden sehr helfen und gleichzeitig dazu beitragen kann, Ihr Gesamtvolumen an E-Mails zu reduzieren. Es ist eine Win-Win-Situation für Ihre Kunden und Ihre E-Mail-Kosten.
Tools und Überwachung
Während andere Facetten der Anwendungsentwicklung beeindruckende Fortschritte bei Tools, Best Practices und Zuverlässigkeit gemacht haben, ist E-Mail immer noch so etwas wie eine Black Box. Mit Anwendungen können Sie Betriebszeit, Seitenladezeiten, Anwendungsleistung und unzählige andere Aspekte überwachen. Da E-Mail-Posteingänge jedoch privat sind, gibt es keine Möglichkeit, echte Zustellinformationen genau zu messen. Öffnungs- und Klickraten können als anständige Proxys dienen, aber sie sind immer noch nur Proxys. Glücklicherweise gibt es einige großartige Tools, die sich gegenseitig ergänzen und zusammen ein relativ klares Bild Ihrer E-Mail-Zustellung liefern können.
Dies ist der Schlüssel, um unseren siebten und letzten Tipp zu schätzen:
7. Verwenden Sie verfügbare Tools, um Ihre Lieferung zu überwachen und zu verbessern
Genauso wie Sie die Verfügbarkeit oder Leistung Ihrer Anwendung überwachen würden, ist es ebenso wichtig, die E-Mail-Zustellung zu überwachen. Obwohl Ihnen kein einzelnes Tool alles sagen kann, kann eine Kombination aus großartigen Tools einen großen Unterschied machen, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail-Zustellung zuverlässig ist, und bei der Fehlerbehebung in Zeiten helfen, in denen dies nicht der Fall ist.
Um eine gute Abdeckung zu erzielen, sollten Sie die folgenden Tools verwenden und die Muster im Laufe der Zeit genau beobachten.
- Überwachen Sie Trends bei Öffnungs- und Klickraten für Ihre E-Mails. Es ist nur ein Proxy, aber es ist gut für relative historische Zahlen. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass Ihre Öffnungs- oder Klickraten im Laufe der Zeit dramatisch sinken, ist dies oft ein Frühwarnzeichen dafür, dass Sie möglicherweise auf Lieferprobleme stoßen. Da eine E-Mail nicht geöffnet werden kann, wenn sie nicht erfolgreich zugestellt wurde, kann ein Rückgang der Öffnungsraten durch Zustellprobleme verursacht werden.
- Google Mail bietet Postmaster-Tools, mit denen Sie die IP- und Domain-Reputation einschätzen können, um zu verstehen, bei welchen E-Mail-Quellen Zustellprobleme auftreten. Dies ist ein großartiges forensisches Tool, an das Sie sich wenden können, wenn Sie vermuten, dass Sie möglicherweise Lieferprobleme haben. Es bietet nur Einblicke von Google Mail, aber das ist oft ein guter Anhaltspunkt, um zu verstehen, wie Ihr Ruf auch bei den anderen Anbietern aussehen könnte.
- Verwenden Sie den MXToolBox Blacklist Check, um zu sehen, ob Ihre Domain oder IP-Adresse auf einer Blacklist gelandet ist. Wenn Sie eine gemeinsam genutzte IP-Adresse verwenden, möchten Sie wahrscheinlich eine permanente und automatische Überwachung für diese gemeinsam genutzte IP-Adresse einrichten, damit Sie früher wissen, ob Sie auf einer schwarzen Liste landen.
- Verwenden Sie ein Tool wie GlockApps oder 250ok, um die Posteingangsplatzierung für Ihre E-Mails zu überwachen. Es ist wichtig zu bedenken, dass diese Tools auf Seed-Listen angewiesen sind, um die Zustellung zu testen. Das heißt, da sie die Zustellung an die Posteingänge echter Empfänger nicht testen können, müssen sie Testadressen als Proxy verwenden. Wie bei den meisten E-Mail-Zustellungstools ist dies keine perfekte Wissenschaft, aber in der Praxis ist es nah genug, um immer noch sehr nützlich zu sein, um die Zustellqualität zu messen.
Je mehr Überwachung und Benachrichtigungen Sie haben, desto früher werden Sie über Probleme informiert und können sie beheben. Oft ist eine schlechte E-Mail-Zustellung ein unsichtbares Problem, das erst auftaucht, wenn Support-Anfragen auftauchen, aber bis dahin könnten bereits Hunderte oder Tausende von E-Mails in Spam-Ordnern gelandet sein oder gar nicht ankommen. So wie Sie nicht möchten, dass Ihre Kunden Sie auf Anwendungsausfälle hinweisen, möchten Sie auch nicht, dass sie Sie als erste auf potenzielle Bereitstellungsprobleme aufmerksam machen.
Bringen Sie alles zusammen
Beim Versenden von E-Mails haben Sie viele Möglichkeiten. Sie können sogar einen Server und einen Mail Transfer Agent (MTA) einrichten und selbst versenden, wenn Sie möchten, aber Sie werden viel Verantwortung und Overhead übernehmen. Der Umgang mit Reputation ist schwierig. Der Aufbau von Beziehungen zu ISPs ist noch schwieriger.
Wenn das Versenden von E-Mails nicht Ihr Kerndienst ist, wenden Sie sich oft besser an einen E-Mail-Dienstanbieter. Selbst dann ist es wichtig zu erkennen, dass eine hervorragende Lieferung keine Selbstverständlichkeit sein kann. Obwohl alle ESPs behaupten, dass sie eine hervorragende Lieferung bieten, ist dies nicht immer der Fall. In most cases, when you're evaluating ESP's, you'll be much better off if you use the tools mentioned above to get quantifiable delivery information for yourself rather than taking their word for it. This is true whether you use a shared IP address or a dedicated IP address. Great delivery isn't automatic, and you should always be gathering hard data on your delivery.
Regardless of how you handle email, make sure to treat it as an extension of your application's user experience rather than an afterthought. Take time to write concise and helpful emails, and do everything possible to seamlessly integrate it into the user experience. Be judicious about firing off too many emails, and give your users the ability to tune email notifications for their needs.
Finally, monitor your transactional email delivery like you would any other service in your stack. If your users aren't receiving critical emails like password resets and invoices, you'll be losing goodwill, and your support costs will increase. Don't let your email delivery fail quietly. Make sure that you're notified quickly and loudly of any potential delivery issues long before it gets bad enough for your customers to email you.
Your application can't work without email. While it's not as easy to measure or monitor as most aspects of your application, it's still a critical piece of functionality that deserves your full attention. Invest the time in making your email experience great, and you'll unquestionably reap the rewards.