Einführung von Float.com: Eine bessere Alternative zu Tabellenkalkulationen
Veröffentlicht: 2022-03-10(Dies ist ein gesponserter Beitrag.) Auf dem heutigen hart umkämpften Markt ist es wichtig, schnell zu handeln. Schließlich kennen wir alle den berühmten Spruch: „Zeit ist Geld“. Je schneller sich Ihr Produktteam bei der Erstellung eines Produkts bewegt, desto höher ist die Chance, dass es sich auf dem Markt durchsetzt. Als Projektmanager benötigen Sie ein Tool, mit dem Sie die Zeit jedes einzelnen Teammitglieds optimal nutzen können.
Obwohl Kreativteams normalerweise an neuen und innovativen Produkten arbeiten, verwenden viele immer noch ältere Tools, um ihre Arbeit zu verwalten. Tabellenkalkulationen sind eines der am häufigsten verwendeten Tools im Werkzeugkasten des Projektmanagers. Während dies für ein Team aus zwei oder drei Mitgliedern ausreichend sein mag, wird die Verwaltung der Teamzeit mit zunehmender Größe des Teams zu einer anspruchsvollen Aufgabe.
Wenn Projektmanager versuchen, ihr Team allein mit Tabellenkalkulationen zu verwalten, stehen sie normalerweise vor den folgenden Problemen:
1. Mangelnde Sichtbarkeit
Zu verstehen, was in einem Projekt wirklich passiert, erfordert viel Arbeit. Es ist schwer visuell zu erfassen, wer beschäftigt ist und wer nicht. Infolgedessen könnten einige Teammitglieder überlastet sein, während andere zu wenig zu tun haben. Sie erhalten auch keine klare Aufschlüsselung darüber, wie viel Zeit für bestimmte Arbeiten und bestimmte Kunden aufgewendet wird, was nicht nur für Abrechnungszwecke von entscheidender Bedeutung ist, sondern auch für zukünftige Entscheidungen Ihrer Agentur, z. B. wer als nächstes eingestellt wird.
2. Es ist schwierig, Stakeholdern Bericht zu erstatten
Da Tabellenkalkulationen das Zuhause des Projektmanagements sind, ist es eine Herausforderung, Daten über Personen und Zeit in greifbare Erkenntnisse zu übersetzen. Die Datenvisualisierung ist auch praktisch unmöglich mit der begrenzten Auswahl an Diagrammerstellungsfunktionen, die Tabellenkalkulationstools bieten. Infolgedessen wird die Berichterstellung mit Tabellenkalkulationen zu einer zeitaufwändigen Aufgabe. Je mehr Personen und Aktivitäten ein Projekt umfasst, desto mehr Zeit wird ein Projektmanager für die Berichterstattung in Anspruch nehmen.
3. Tabellenkalkulationen verwalten Aufgaben, nicht Personen
Das Verwalten von Projekten mit einzelnen Tabellenkalkulationen ist eine Katastrophe, die auf uns wartet. Obwohl eine einzelne Tabelle eine klare Aufschlüsselung eines einzelnen Projekts liefern kann, hat sie keine Möglichkeit, Über- und Unterlast für bestimmte Teammitglieder über alle Projekte hinweg anzuzeigen.
4. Mangel an allgemeinem Überblick über ein Projekt
In der Branche ist bekannt, dass viele Designer unter einem Tunnelblick leiden: Ohne das große Ganze eines Projekts im Blick zu haben, richtet sich ihr Fokus auf die Lösung laufender Aufgaben. Aber das Problem des Tunnelblicks ist nicht auf Designer beschränkt; es existiert auch im Projektmanagement.
Wenn ein Projektmanager ein Tool wie eine Tabellenkalkulation verwendet, ist es normalerweise schwierig (oder sogar unmöglich), einen allgemeinen Überblick über ein Projekt zu erstellen. Auch wenn der Projektleiter viel Zeit in die Erstellung dieser Übersicht investiert, veraltet das Bild, sobald sich die Richtung des Unternehmens ändert.
5. Das Risiko veralteter Informationen
Die Produktentwicklung schreitet schnell voran, was es für Projektmanager schwierig macht, alle erforderlichen Änderungen kontinuierlich zu überwachen und in die Tabelle einzuführen. Das ist nicht nur zeitaufwändig, sondern macht auch keinen Spaß – und wird daher oft nicht erledigt.
Wie Technologie unser Leben besser macht: Einführung von Float
Der Zweck der Technologie war schon immer, mechanische Arbeit zu reduzieren, um sich auf Innovation zu konzentrieren. In einer Kreativ- oder Produktagentur besteht das ultimative Ziel darin, so viel wie möglich des Produktdesigns und des menschlichen Managementprozesses zu automatisieren, damit sich das Team auf die tiefgreifende Arbeit der Kreativität und Ausführung konzentrieren kann.
Sehen wir uns vor diesem Hintergrund Float an, eine Ressourcenverwaltungs-App für Kreativagenturen. Float macht es einfacher zu verstehen, wer woran arbeitet, und wird zu einer einzigen Informationsquelle für Ihr gesamtes Team.
Unterstützung von Produktmanagern bei der Bewältigung der Herausforderungen des Zeit- und Personalmanagements
Float erleichtert die Zusammenarbeit im Team und macht die Arbeit effektiver. Hier ist wie:
1. Visueller Teamplaner: Sehen Sie Team und Aufgaben auf einen Blick
Mit Float können Sie Aufgaben visuell über die Registerkarte „Zeitplan“ planen. In dieser Ansicht können Sie Projektzuweisungen zuweisen und aktualisieren. Eine Drag-and-Drop-Oberfläche macht die Planung Ihres Teams einfach.
Hier ist ein Beispiel für die Zeitplanansicht :
Aber das ist nicht alles. Sie können mehr tun:
- Priorisieren Sie Aufgaben
Sie können dies tun, indem Sie sie einfach über andere verschieben. - Doppelte Aufgaben
Drücken Sie einfach die „Umschalttaste“ und ziehen Sie eine ausgewählte Aufgabe an eine neue Position.
- Erweitern Sie eine Aufgabe
Wenn jemand in Ihrem Team zusätzliche Zeit benötigt, um eine Aufgabe zu erledigen, können Sie die Zeit mit einem Klick über die visuelle Benutzeroberfläche verlängern. - Teilen Sie eine Aufgabe auf
Wenn sich herausstellt, dass jemand in Ihrem Team Hilfe bei einer Aufgabe benötigt, ist es einfach, die Aufgabe in Teile aufzuteilen und jeden Teil einem anderen Mitglied zuzuweisen.
2. Integrierte Berichterstattung und Statistiken
Die integrierte Berichts- und Statistikfunktion von Float („Nutzungs“-Berichte) kann Projektmanagern Stunden manueller Arbeit am Ende der Woche, des Monats oder des Quartals ersparen.
Es ist relativ einfach, das Format des Berichts anzupassen. Du kannst:
- Wählen Sie die Rollen der Teammitglieder (Mitarbeiter, Auftragnehmer, alle) in „Personen“;
- Wählen Sie die Art der Aufgaben (vorläufig, bestätigt, abgeschlossen) unter „Aufgabe“ aus.
Es ist wichtig zu erwähnen, dass Sie mit Float verschiedene Rollen für Teammitglieder definieren können. Wenn jemand beispielsweise Teilzeit arbeitet, können Sie dies in den „Profil“-Einstellungen definieren und angeben, dass seine Arbeit nur Teilzeit ist. Diese Funktion ist auch praktisch, wenn Sie ein Budget berechnen müssen.
Sie können den Teammitgliedern ihre individuellen Stunden für die Woche per E-Mail senden.
3. Suchen und Filtern: Alle Informationen, die Sie benötigen, immer zur Hand
Alle Informationen Ihres Teams befinden sich an einem Ort. Sie müssen nicht unterschiedliche Tabellenkalkulationen für unterschiedliche Projekte verwenden; Um ein neues Projekt hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf „Projekte“ und fügen Sie ein neues Objekt hinzu.
Sie können auch die Filterwerkzeuge verwenden, um bestimmte Projekte hervorzuheben. Eine einfache Möglichkeit, relevante Aufgaben auf einen Blick zu sehen, besteht darin, nach Tags zu filtern und nur bestimmte Arten von Projekten zu belassen (z. B. Projekte mit Auftragnehmern).
4. Erhalten Sie einen allgemeinen Überblick über alle Ihre Projekte
Mit Float haben Sie immer eine Aufzeichnung darüber, was passiert ist und wann. - Legen Sie Meilensteine in den Projekteinstellungen fest und behalten Sie kommende Meilensteine in Ihrem Aktivitätsfeed im Auge.
- Gehen Sie auf einen Benutzer oder ein Team ein und überprüfen Sie deren Zeitplan. Wenn Sie sehen, dass jemand überplant ist (rot zeigt Ihnen das an), können Sie andere Teammitglieder zu dieser Aktivität verschieben und sie neu gruppieren.
Sie können nach Tag, Woche oder Monat anzeigen, sodass Sie ganz einfach herauszoomen und ein großes Bild Ihres Projekts sehen können.
5. Verringerung des Risikos veralteter Informationen
Sie müssen nicht zwischen mehreren Tools wechseln, um alles zu erfahren, was Sie wissen müssen. Das bedeutet, dass Ihre Informationen auf dem neuesten Stand sind (es ist viel einfacher, Ihr Projekt mit einem einzigen Tool zu verwalten als mit vielen).
Float kann einfach mit allen von Ihnen genutzten Diensten verbunden werden.
Fazit
Wenn das Projektmanagement Ihres Teams zu wünschen übrig lässt, ist Float ein Kinderspiel. Float macht es einfach, alles, was Sie über die Projekte Ihres Teams wissen müssen, an einem einzigen Ort zu sehen, und gibt Projektmanagern die Informationen und Funktionen, die sie benötigen, um die schnelllebige Welt des digitalen Designs und der Entwicklung zu bewältigen. Beginnen Sie noch heute mit Float!