Ihr Leitfaden für effektive Kommunikation am Arbeitsplatz

Effektive Kommunikation ist notwendig, egal wo Sie sich befinden oder mit wem Sie sprechen.

Am Arbeitsplatz sind Kommunikationsfähigkeiten jedoch vielleicht die einzige persönliche Eigenschaft, die über den Erfolg Ihrer Karriere entscheiden kann. Tatsächlich kann der Mangel an effektiver Kommunikation andere Faktoren wie Effizienz, Ziele sowie die Moral eines Unternehmens stören.

Der Begriff „gute Kommunikationsfähigkeiten“ wurde so überstrapaziert, dass die Menschen sich seiner Bedeutung verunsichert haben. Gute Kommunikationsfähigkeiten weisen darauf hin, dass sie Anweisungen verstehen und Informationen auf einfache, aber unmissverständliche Weise weitergeben können. Es ist eine der grundlegendsten und dennoch wichtigsten Fähigkeiten, die Sie als Mitarbeiter besitzen können. Tatsächlich sind Kommunikationsfähigkeiten eines der ersten Dinge, die Interviewer bei einem Kandidaten beurteilen.

Elemente effektiver Kommunikation

Oft wird vergessen, dass gute Kommunikationsfähigkeiten mehr sind als nur „gut sprechen zu können“. Sicher, Sprachkenntnisse sind für eine effektive Kommunikation unerlässlich. Aber es gibt noch viele andere Elemente einer effektiven Kommunikation.

Aktives Zuhören

Kommunikation ist keine Einbahnstraße. Aus diesem Grund ist Zuhören genauso wichtig, wenn nicht sogar wichtiger als Sprechen. Am Arbeitsplatz müssen Sie der Person vor Ihnen zuhören, um ihren Denkprozess zu verstehen. Ohne aktives Zuhören könnten Sie etwas sagen, das vom Thema abweicht, was zu Missverständnissen führt. Eine der besten Möglichkeiten, aktives Zuhören zu üben, ist das Stellen von Fragen. Du kannst das Gesagte auch umformulieren und es ihm gegenüber wiederholen. Dies wird der anderen Person versichern, dass Sie verstanden haben, was sie zu kommunizieren versucht hat.

Geduld

An Ihrem Arbeitsplatz treffen Sie auf eine vielfältige Gruppe von Menschen. Während eines Gesprächs kann es frustrierend und überwältigend sein, wenn es so aussieht, als ob Sie Ihren Standpunkt nicht vermitteln können. Daher ist es wichtig, nicht nur mit anderen, sondern auch mit sich selbst geduldig zu sein. Sie können nicht erwarten, dass jeder, dem Sie begegnen, Sie auf Anhieb versteht. Nehmen Sie sich Zeit und machen Sie sie verständlich. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie in einer Führungsposition wie Manager oder Teamleiter sind. Sie müssen geduldig mit Ihrem Team sein, damit es sich sicher fühlt und offener mit Ihnen kommunizieren kann. Offene Kommunikation ist für die Teamarbeit unerlässlich.

Klarheit und Zusammenhalt

Bevor Sie ein Gespräch an Ihrem Arbeitsplatz beginnen, vergewissern Sie sich, dass ein Zweck dahinter steckt. Machen Sie sich im Kopf eine Notiz darüber, was Sie mit dieser Mitteilung erreichen wollen. Erstellen Sie eine Gliederung der Punkte, die Sie liefern möchten. Denn so wichtig es ist, die richtige Botschaft zu vermitteln, so wichtig ist es auch, dies klar und zusammenhängend zu tun. Mangelnde Klarheit führt nur zu Verwirrung und Fehlern, was letztendlich zu Verzögerungen und schlechten Entscheidungen führt. Unabhängig davon, ob Sie mit einem Kollegen, einem Vorgesetzten oder einem Untergebenen sprechen, denken Sie daran, das Gespräch klar und auf den Punkt zu bringen. Klarheit wird dazu führen, dass die Dinge rechtzeitig erledigt werden.

Empathie

Als Teil eines Teams zu arbeiten bedeutet, dass Sie auch offen für die Ideen anderer Menschen sein müssen. Unabhängig davon, ob Sie mit ihnen einverstanden sind oder nicht, müssen Sie es in sich selbst finden, offen für ihre Ideen und Meinungen zu sein. Selbst wenn Sie mit jemandem nicht einverstanden sind, müssen Sie seine Meinung respektieren. Ja, das ist leichter gesagt als getan. Aber Sie müssen sich in die Person einfühlen, sich in ihre Lage versetzen, um zu verstehen, warum sie sich auf eine bestimmte Weise verhalten hat. Darüber hinaus können Sie jederzeit Fragen stellen, um ihre Situation besser zu verstehen.

Positive Einstellung

Wir alle haben schlechte Tage oder Tage, an denen wir uns unter dem Wetter fühlen. Es ist zwar in Ordnung, sich etwas Zeit zu nehmen, um wieder ins Tempo zu kommen, aber schleppen Sie diese Energie nicht mit zur Arbeit. Lassen Sie sich nicht davon beeinflussen, wie Sie mit Menschen bei der Arbeit umgehen. Versuchen Sie, bei der Arbeit eine positive Einstellung zu bewahren, unabhängig davon, was in Ihrem Privatleben passieren könnte. Auf der anderen Seite, wenn Sie Probleme mit Menschen bei der Arbeit haben, sprechen Sie darüber! Wenden Sie sich an diese Menschen und finden Sie einen Weg, um darüber hinwegzukommen und Ihre Probleme zu überwinden. Was auch immer Sie tun, denken Sie daran, die Situation anzugehen. Denn wenn Sie sich dafür entscheiden, es zu unterdrücken, werden Ihre Herausforderungen nur größer, bis zu dem Punkt, an dem Sie Sie belasten und damit die Situation verschlimmern.

Tonfall

Der Tonfall ist ein entscheidendes Element im Kommunikationsprozess. Es kann die gesamte Stimmung des Gesprächs bestimmen. Wenn Sie beispielsweise das Gespräch gereizt oder aggressiv beginnen, ist es sehr wahrscheinlich, dass Ihr Gesprächspartner ähnlich reagieren wird. Der Tonfall beinhaltet die Emotionen, die Sie einbringen, sowie die Lautstärke, die Sie verwenden. Ein Satz kann mehrere Bedeutungen haben, abhängig von Ihrem Ton und den Wörtern, die Sie hervorheben möchten. Darüber hinaus gilt der Tonfall nicht nur für Gespräche mit Kollegen, sondern auch für Jobs mit Kundenkontakt. Besonders wenn Sie die Situation mit einem bereits verärgerten Kunden nicht verschlimmern wollen, müssen Sie ruhig mit ihm sprechen.

Ehrlichkeit und Offenheit

Gute Kommunikation setzt voraus, dass Menschen ehrlich und offen miteinander umgehen. Versuchen Sie, offen zu sein, wenn Sie mit jemandem sprechen. Verpflichte dich dazu, ihren Standpunkt zu verstehen, bevor du vorschnell zu einer Schlussfolgerung ziehst oder sie zurückschnappst, was zu einem sinnlosen Streit führt. Versuchen Sie zu verhandeln und einen Mittelweg zu finden. Wenn Sie jedes Gespräch mit einem offenen Geist angehen, werden Sie erfolgreichere Ergebnisse erzielen. Seien Sie außerdem immer ehrlich. Wenn Sie bei der Arbeit Probleme haben, wenden Sie sich an die Personalabteilung oder Ihren Vorgesetzten. Weisen Sie auf die Dinge hin, die Sie stören könnten. Wenn Sie mit einer ehrlichen Herangehensweise hineingehen, werden sie es spüren und sich ernsthaft auf das Gespräch einlassen.

So implementieren Sie eine effektive Kommunikation bei der Arbeit

Als Arbeitgeber ist es wichtig, dass Sie sich um eine effektive Kommunikation an Ihrem Arbeitsplatz bemühen. Denn effektive Kommunikation führt zu einem produktiven Arbeitsplatz. Aber wenn Sie mit so vielen Menschen gleichzeitig zu tun haben, kann es leicht überwältigend sein. Das liegt daran, dass sie sich alle in Bezug auf Persönlichkeiten, Denkprozesse, Verständnisfähigkeit, Arbeitsethik und so weiter unterscheiden.

Hier sind einige Möglichkeiten, mit deren Hilfe Sie eine effektive Kommunikation unter Ihren Mitarbeitern umsetzen können:

Mitarbeiterschulungsprogramme

Wie bereits erwähnt, ist jeder Mitarbeiter anders. Es ist nicht notwendig, dass jeder sozial ist oder interaktive Fähigkeiten hat. Manchmal muss man es aus den Leuten herausholen. Eine gute Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Organisation von Mitarbeiterschulungsprogrammen am Arbeitsplatz. Diese Programme können Menschen dabei helfen, sich voreinander zu entspannen und sich wohler in der Geselligkeit zu fühlen. Mitarbeiter erfahren, wie effektive Kommunikation ihre Produktivität steigern kann. Ihr Programm kann aus Themen wie Hörverständnis, Kommunikationsgrundlagen, Online-Kommunikation usw. bestehen.

Ein Beispiel setzen

Eine der besten Möglichkeiten, Mitarbeiter mit effektiver Kommunikation an Bord zu holen, besteht darin, mit gutem Beispiel voranzugehen. Das Modellieren einer guten und effektiven Kommunikation vor Ihren Mitarbeitern kann eine großartige Möglichkeit sein, soziales Lernen zu fördern. Dies gilt insbesondere für kleinere Unternehmen und Unternehmen, bei denen die Art und Einstellung eines Arbeitgebers einen großen Einfluss auf die Denkweise des Arbeitnehmers haben können. Der größte Teil ihrer Arbeit besteht darin, täglich von Angesicht zu Angesicht miteinander zu kommunizieren.

Wenn also der Arbeitgeber mit gutem Beispiel vorangeht, werden die Mitarbeiter mitziehen. Mitarbeiter richten ihr Verhalten nach dem Vorbild ihres Chefs aus. Auf der anderen Seite, wenn Sie in einem großen Unternehmen arbeiten, können Sie neue Mitarbeiter mit alten Mitarbeitern zusammenbringen, die bereits effektive Kommunikation praktizieren.

Vorgesetzte

Eine weitere effektive Möglichkeit, effektive Kommunikationsfähigkeiten an Ihrem Arbeitsplatz zu implementieren, besteht darin, Mitarbeiter mit effektiven Kommunikationsfähigkeiten in Aufsichts- oder Führungsrollen zu versetzen. Als Teamleiter oder Vorgesetzter können diese Mitarbeiter diese Fähigkeiten an ihre Kollegen weitergeben. Infolgedessen werden die Teams oder Gruppen, für die sie verantwortlich sind, durchkommen. Darüber hinaus wird die Beförderung von Mitarbeitern in die Führungsebene nicht nur die Messlatte für jeden Mitarbeiter richtig legen, sondern ihn auch motivieren, härter an seinen Fähigkeiten zu arbeiten.

Leistungsbeurteilung

Leistungsbeurteilungen sind eine große Motivationsquelle für Mitarbeiter. Eine Richtlinie, die Arbeitgeber umsetzen können, besteht darin, Kommunikationsfähigkeiten und Effizienz in ihre Leistungsberichte oder Beurteilungen aufzunehmen. So werden die Mitarbeiter motiviert, an ihrer Kommunikationsfähigkeit zu arbeiten und ihre Ziele zu erreichen. Sie können Mitarbeitern auch Ziele setzen und ihnen Anreize geben, diese Ziele zu erreichen. Sie können Belohnungen anbieten oder ein Belohnungsprogramm für Mitarbeiter einrichten, die ihre Kommunikationsziele erreichen.

Teambuilding-Übungen

Teambuilding-Übungen sind eine großartige Möglichkeit, Menschen dazu zu bringen, sich zu verbinden und einander kennenzulernen. Und je besser die Bindung zwischen den Mitarbeitern ist, desto besser können sie miteinander kommunizieren. Binden Sie Ihre Teams und Mitarbeiter in Aktivitäten ein, die sie dazu bringen, kohärent zu arbeiten, um ihre Kommunikation untereinander zu stärken.

Vereinfachen Sie die Kommunikationskanäle

Die meisten Unternehmen betreiben strenge Kommunikationskanäle und -ketten, die einen freien Kommunikationsfluss innerhalb der Organisation erschweren. Die ständige Überwachung ihrer Kommunikationskanäle wie E-Mails, Instant Messages, Slack Channels usw. wird Ihre Mitarbeiter nur unnötig belasten. Schaffen Sie Beschäftigungskanäle, die einfacher zu durchlaufen sind und die Mitarbeiter nicht überfordern. Machen Sie das obere Management offener und zugänglicher für Untergebene. Wenn die Kommunikationskanäle einfacher sind, werden die Mitarbeiter häufiger kommunizieren, was zu einer Verbesserung ihrer Kommunikationsfähigkeiten führt.

Führen Sie Einzelsitzungen durch

Es hat sich bewährt, dass Mitarbeiter sich eher zu Wort melden und kommunizieren, wenn sie persönlich angesprochen werden. Als Manager müssen Sie häufig Einzelgespräche mit Ihren Arbeitgebern führen. Sei es ein neuer Mitarbeiter, der als Fresher einsteigt, oder der Mitarbeiter, der die letzten 4 Jahre in Ihrem Unternehmen gearbeitet hat. Nehmen Sie sich Zeit für alle. Bleiben Sie während der gesamten Sitzung ruhig und ausgeglichen. Behalten Sie natürlichen Augenkontakt bei und sorgen Sie dafür, dass sie sich wohl fühlen.

Implementieren Sie ein Feedback-System

Einwegkommunikation kann nur so weit gehen. Versenden von Nachrichten, E-Mails, Newslettern usw. – sie versenden nur eine Seite der Nachricht. Implementieren Sie ein Feedbacksystem in das System Ihres Unternehmens. Ermutigen Sie die Mitarbeiter, sich zu beteiligen und Feedback zu geben, und ermutigen Sie sie, Fragen zu stellen. Dadurch fühlen sie sich nicht nur gehört, sondern können auch besser mit dem Management kommunizieren. Dies kann mit Hilfe von Online-Formularen oder im Rahmen von Mitarbeitergesprächen erfolgen. Diese Methode eignet sich auch hervorragend, um einige echte Verbesserungen und Ideen zu begrüßen, die berücksichtigt werden können.

Unabhängig davon, in welchem ​​Bereich wir arbeiten, haben wir alle unterschiedliche Stile und Arten der Kommunikation. Mitarbeiter verbringen einen großen Teil ihres Arbeitstages im Büro. Ihnen dabei zu helfen, mit der Mission und Vision der Organisation in Verbindung zu bleiben, ist eine Möglichkeit, das Engagement der Mitarbeiter zu verbessern. Je offener und effektiver die Kommunikationskanäle am Arbeitsplatz sind, desto besser können wir mit Gerüchten und Misstrauen umgehen, die entstehen, wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, nicht gehört oder auf dem Laufenden gehalten zu werden.