Design-Sprints: Kreativität durch Einschränkungen fördern

Als Innovations- und Produktmanager arbeite ich mit Unternehmen zusammen, um neue Wertschöpfungsquellen zu identifizieren, zu schaffen und bereitzustellen. Manchmal wird dieser Wert durch die Verfeinerung von Business-as-usual-Aktivitäten generiert; In anderen Fällen entsteht es durch das Anbieten neuer Produkte und Dienstleistungen auf dem Markt. Aber was auch immer der Werttreiber ist, der Schlüssel zu meiner Arbeit ist die Förderung der Kreativität der Mitarbeiter. Die Menschen, mit denen ich zusammenarbeite, verfügen bereits über die notwendige Fachkompetenz. Meine Aufgabe ist es, ihnen die Struktur, den Raum und die Unterstützung zu bieten, die notwendig sind, um dieses Fachwissen zu kultivieren und ihnen dabei zu helfen, neue Wertströme zu schaffen.

Die Aktivierung von Kreativität auf organisatorischer Ebene unterscheidet sich davon, dies einzeln zu tun. Sie müssen über die Strukturen nachdenken, die Sie haben, um die Generierung und Umsetzung neuer Ideen zu unterstützen. Sie brauchen genügend Struktur, um sicherzustellen, dass Ideen zu greifbaren neuen Ergebnissen werden, aber nicht so sehr, dass Ideen abgewürgt werden und zu nichts führen. Es ist immer eine feine Balance, egal wie groß oder komplex Ihr Unternehmen ist.

Eine der besten Möglichkeiten, Kreativität während des gesamten Geschäftslebenszyklus voranzutreiben, ist die Verwendung kreativer Einschränkungen – das Festlegen von Grenzen und Einschränkungen auf eine Weise, die Kreativität fördert, anstatt sie zu behindern. Meine Verwendung von Design-Sprints wird Ihnen zeigen, wie kreative Einschränkungen Ihnen helfen können, den Mittelpunkt zwischen Struktur und Chaos zu finden, um neue Ideen zum Leben zu erwecken, die kreative Kraft in jedem Teammitglied freizusetzen und gleichzeitig das Innovationsrisiko zu verringern.

Das Kreativitätsspektrum verstehen

Die Geschäftswelt umfasst ein breites Spektrum von Unternehmen, die organisatorisch zwischen Struktur und Chaos angesiedelt sind. An einem Ende des Spektrums stehen Start-ups in der Frühphase – stellen Sie sich die moderne Figur von zwei oder drei Personen in einer Garage oder einem Coworking Space vor, die sich um ein Whiteboard drängen und mit neuen Ideen um sich werfen. Die Umgebung wird oft als energiegeladen dargestellt, mit wenig Betonung auf dem Prozess, wo der Instinkt darin besteht, einer vielversprechenden neuen Idee nachzujagen, vielleicht ohne sie richtig zu validieren.

Am anderen Ende des Spektrums stehen große, komplexe, etablierte Organisationen. Diese Unternehmen sind oft durch Hierarchie, Prozesse und einen Fokus auf betriebliche Effizienz gekennzeichnet. Sie begannen als chaotische Startups, haben jetzt aber ihr Angebot skaliert, feste Markenidentitäten geschaffen und ihre Strategien verfeinert. Aus Innovationssicht konzentrieren sie sich hauptsächlich darauf, Effizienzgewinne aus bestehenden Produkten herauszuholen. Der Instinkt hier ist, viel Zeit damit zu verbringen, jede neue Idee zu risikolos zu machen, bevor man zur Ausführung übergeht.

Vom Standpunkt der Kreativität oder Innovation aus gesehen ist kein Ende dieses Spektrums ein besonders guter Ort für eine Organisation. Zu viel Organisationsstruktur erstickt den kreativen Prozess, da Mitarbeiter übermäßig viel Zeit und Energie für die Einhaltung von Geschäftsprozessen aufwenden (z. B. Stundenzettel, Stakeholder-Management und übermäßige Meetings) und wenig Zeit oder Energie haben, um Ideen zu entwickeln. Unternehmen, die auf diese Weise operieren, sind anfällig für Störungen durch kleinere, flinkere und chaotischere Unternehmen. Aber während weniger Struktur mehr Zeit und Raum für die Generierung von Ideen oder den reibungslosen Wechsel ermöglicht, ist ein Mangel an Prozessen zur Geburt neuer Ideen ebenso erdrückend. Ideen werden nicht richtig erfasst oder validiert und das Produkt wird aufgebläht und sein Zweck verwirrt, was zu einer Belastung der Ressourcen und einer Unfähigkeit führt, effektiv zu liefern.

Es ist wichtig, den Mittelpunkt zu finden, an dem die Menschen Zeit und Raum haben, um Ideen zu entwickeln, und dann, wenn der Samen einer Idee aufgegangen ist, die richtige Menge an Struktur und Prozess, um ihr beim Wachsen zu helfen.

Den Mittelpunkt erreichen

Eine Studie des Journal of Management aus dem Jahr 2018 versuchte, widersprüchliche Forschungsergebnisse zu den Auswirkungen von Innovationsbeschränkungen in Einklang zu bringen. Einige Studien fanden heraus, dass Inputbeschränkungen – wie begrenzte Zeit, begrenztes Humankapital oder finanzielle Mittel – die Kreativität förderten, während andere herausfanden, dass diese Beschränkungen innovatives Denken abschreckten. Die Autoren schlagen vor, dass das Ausmaß der Einschränkung von Bedeutung ist: Das Auferlegen von Einschränkungen hat einen umgekehrten U-förmigen Effekt. Zu wenige sorgen für ein selbstgefälliges Team; eine moderate Zahl macht die Aufgabe zu einer Herausforderung und fördert Experimente und Risiken; Ab einem bestimmten Punkt werden Einschränkungen wieder zu einem Problem, das Innovationen entmutigt und Teammitglieder demoralisiert.

Um ein Gleichgewicht zu erreichen, können Organisationen bewusst kreative Beschränkungen verwenden. Die Implementierung von Leitplanken bietet Mitarbeitern eine sichere Umgebung, in der sie Ideen entwickeln und gewagte, kreative Risiken eingehen können, ohne die Teams mit so vielen Einschränkungen zu überlasten, dass sie zu einem Hindernis werden.

Stellen Sie sich das so vor, als würden Sie Fahrradfahren lernen: Sie sind fünf Jahre alt, haben andere Kinder auf ihren Fahrrädern durch die Nachbarschaft rasen sehen und möchten dasselbe tun. Da ist der Ideenkeim. Nach wochenlangem Flehen steht ein glänzender Metall- und Kunststoffrahmen auf Ihrer Veranda. Du schnappst nach Luft. Wie willst du das Ding eigentlich benutzen? Zum Glück haben deine Eltern Stützräder, einen Helm und Knie- und Ellbogenschützer (Leitplanken zur Risikominderung) zur Verfügung gestellt, und sie verbieten dir, an Laternenpfählen vorbeizugehen oder ohne Aufsicht zu fahren (Einschränkungen, um deine Handlungen einzuschränken). Diese Leitplanken und Einschränkungen bieten die Struktur, die es Ihnen ermöglicht, auf Ihre Idee zu reagieren. Die Einschränkungen geben Ihnen die Freiheit, Ihre Reise zu beginnen.

Zeit als kreative Einschränkung nutzen

Zeit kann eine effektive und einfache kreative Einschränkung sein. Aus diesem Grund setzen Menschen Fristen ein. Während Planung und Zeitmanagement wichtig sind, besteht der Hauptzweck der meisten Fristen meiner Erfahrung nach darin, von den Mitarbeitern zu verlangen, dass sie bei der Erfüllung ihrer Aufgaben produktiv und einfallsreich sind.

Derselbe Ansatz kann in einem Innovationskontext verwendet werden, bei der Verwendung von zeitgesteuerten, intensiven Workshops, um neue Ideen zu erbitten oder bestehende zu validieren. Wenn die Leute wissen, dass sie nur 25 Minuten über etwas nachdenken können, bevor sie zu etwas anderem übergehen, werden sie sich in diesen 25 Minuten konzentrieren. Die weit verbreitete Verwendung der Pomodoro-Technik, bei der die Arbeit in kurzen zeitlichen Schritten durchgeführt wird, ist ein Beispiel dafür, wie effektiv Zeitbeschränkungen sein können.

Eine meiner Lieblingsmethoden, Zeit zu nutzen, um die Kreativität und Produktivität von Teams zu fördern, ist der Design-Sprint-Prozess. Jede Organisation – mit dem richtigen Einsatz von Zeit und Ressourcen – kann diesen Ansatz verwenden.

Design-Sprints

Ein bei GV entwickelter Design-Sprint ist ein vereinfachter, zeitlich begrenzter, fünftägiger Prozess, der Raum und Struktur für Teams bietet, um schnell neue Ideen zu testen und zu prototypisieren, um eine vordefinierte „Problemstellung“ zu lösen. Jeder der fünf Tage ist in Themen unterteilt, und jeder Tag ist weiter in eine intensive Reihe kleinerer, zeitlich begrenzter Workshops unterteilt, sodass die Leute synchron an einer Reihe verschiedener Bereiche desselben Produkts arbeiten.

Der Design-Sprint baut auf dem traditionellen vierstufigen Entwicklungszyklus auf: Idee, Aufbau, Markteinführung und Lernen. In der traditionellen Produktentwicklung können Teams erst in der letzten Phase Feedback sammeln und ihr Produkt iterieren – nach dem kostspieligen und zeitaufwändigen Prozess der Entwicklung und Einführung eines Produkts. Der Design-Sprint-Prozess zielt darauf ab, das Innovationsrisiko zu reduzieren, indem er sich auf das Prototyping konzentriert und eine Idee schnell mit Benutzern testet. GV beschreibt diesen Prozess als eine Abkürzung zwischen „Idee“ und „Lernen“, die es dem Team ermöglicht, ohne Vorabinvestition zu wachsen und zu experimentieren. Die in einem Design Sprint gewonnenen Erkenntnisse können Aufschluss darüber geben, ob das Team das Produkt weiter entwickelt oder nicht.

Der Schlüssel zu einem Design-Sprint ist jedoch, dass der gesamte Prozess in einer Woche stattfindet. Jede Phase des Prozesses ist auf einen Tag begrenzt, und die Zeitbeschränkungen zwingen die Teams, schnell und kreativ zu denken. Die täglichen Aktivitäten des Design-Sprints geben eher chaotischen Teams Struktur und geben ihnen einen definierten Prozess mit definierten Ergebnissen. Aber diese täglichen Aktivitäten führen auch zu einem Element des Chaos für strukturiertere Teams und zwingen sie, sich aufgrund der Zeitbeschränkungen schnell zu bewegen und kreativ zu denken.

Was brauchen Sie?

Erfahrene Moderatoren führen diese Sitzungen normalerweise durch, aber mit der richtigen Anleitung und dem richtigen Begleitmaterial kann jeder lernen, ein Sprint-Moderator zu sein. Um Ihren eigenen Design-Sprint durchzuführen, benötigen Sie:

• Eine Problemstellung.
• Ein siebenköpfiges (oder weniger) Team, das aus mindestens einem Moderator (einschließlich Ihnen) und Vertretern aus einer Reihe anderer Rollen besteht, z. B. Product Owner, Designer, Ingenieur, Fachexperte oder Marketingexperte.
• Fünf Tage Sperrzeit für jeden Teilnehmer mit anderen Arbeiten, die auf ein Minimum reduziert werden (Meeting-Zeitpläne gelöscht, Benachrichtigungen stummgeschaltet).
• Eine Reihe von Workshops, die einem Team helfen sollen, die Problemstellung schnell zu lösen.
• Ein spezieller Bereich mit Haftnotizen und Whiteboards für persönliche Sitzungen oder Collaboration-Software (z. B. Miro oder Google Jamboard) für virtuelle Versammlungen.

Wie funktioniert es?

Während das genaue Format je nach den Anforderungen des Unternehmens und den Vorlieben des Sprint-Moderators von Sprint zu Sprint variieren kann, konzentriert sich jeder der fünf Tage im Allgemeinen auf ein anderes Thema, und jeder Thementag enthält eine Reihe kleiner Workshops.

Design Sprints neigen verständlicherweise dazu, sich auf das Design zu konzentrieren. Aber das Format ist flexibel genug, um es an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihres Teams anzupassen. Ich persönlich bringe gerne mehr Geschäftssinn in den Prozess ein als in einem typischen Design-Sprint. Mein Prozess könnte in etwa so aussehen:

• Tag 1. Den Problemraum verstehen

  • Ermöglichen Sie dem Sprint-Team, zuvor identifizierte Schlüsselakteure/Experten über den Problembereich zu befragen.
  • Zeichnen Sie eine Customer Journey Map.
  • Erstellen Sie Kundenpersönlichkeiten.
  • Definieren Sie langfristige Ziele für das Projekt/Produkt.

• Tag 2. Ideenfindung und „Was passiert auf dem Markt?“

  • Führen Sie eine Crazy 8s/Lösungsskizzenübung durch.
  • Wettbewerbsanalyse durchführen.
  • Scannen und messen Sie den Markt.
  • Definieren Sie Kunden, mit denen Sie an Tag 5 testen möchten.

• Tag 3. Storyboarding

  • Storyboarden Sie die Lösung als Team.
  • Konstruieren Sie die technische Architektur (falls zutreffend).

• Tag 4. Prototyping und Business Case

  • Beginnen Sie mit dem Prototyping der Lösung.
  • Vervollständigen Sie das Business Model Canvas.

• Tag 5. Benutzertests und Wiedergabe für Stakeholder

  • Erste Ideen mit Anwendern/Kunden testen und Feedback einholen.
  • Teilen Sie den Fortschritt mit Stakeholdern/Investoren (falls zutreffend).

Bis Ende der Woche wird das Team einen Lösungsprototyp erstellt, Feedback von Kunden eingeholt und die Kernbereiche des Business Model Canvas der Lösung untersucht haben. Im normalen Entwicklungsverlauf kann dies Monate dauern.

Ich habe Design-Sprints eingesetzt, um Teams vor Unternehmensstrukturen zu schützen und ihnen Sandboxen zu geben, in denen sie innovativ sein und Risiken eingehen können, ohne Gefahr zu laufen, den Rest des Unternehmens zu beeinträchtigen. Die Freiheit, die die Leitplanken der Sprints bieten, und die Motivation, die Zeitbeschränkungen bieten, ermöglichen es Teams, flexibel zu handeln, aber mit genau der richtigen Menge an Knappheit, um Anreize für kreatives und entschlossenes Handeln zu schaffen.

Die richtige Balance finden

Unabhängig von der Größe oder Größe eines Unternehmens ist die Arbeitsumgebung, die den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt wird, entscheidend, damit sie effektiv innovativ sein können. Fragen Sie sich: Werden Mitarbeiter motiviert, neue Ideen zu entwickeln? Wenn ein Mitarbeiter eine bahnbrechende Idee hätte, würde er sich befähigt fühlen, sie vorzubringen? Wenn ein Mitarbeiter eine bahnbrechende Idee hätte, würde das Unternehmen wissen, was damit zu tun ist?

Viel ist über den Wunsch der Mitarbeiter nach Autonomie in der aktuellen Belegschaft geschrieben worden. Doch gleichzeitig wirken sich Laissez-faire-Führung und fehlende Rollenklarheit negativ auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter aus, und chaotische Startups, die den Übergang zu geordneteren, hierarchischeren Strukturen nicht schaffen, sind anfällig fürs Scheitern. Geschäftsumgebungen müssen ihre kreativen Prozesse erweitern, um sowohl den Raum als auch die Freiheit zur Generierung von Ideen und die Strukturen, die diese Ideen zum Leben erwecken, einzubeziehen.

Sie können eine PDF-Datei der folgenden Infografik herunterladen und sie als Leitfaden verwenden, um mit der Planung von Design-Sprints für Ihre Teams zu beginnen.