Business-Analyse-Prozess: Einführung, Bedeutung, zu befolgende Schritte [mit Beispielen]

Die Business-Analyse ist bei weitem einer der wichtigsten Schritte beim Start eines neuen Projekts. Es ist normalerweise in mehrere Schritte unterteilt, von denen jeder seine eigene spezifische Dokumentation, Aufgaben und zu befolgenden Prinzipien enthält. Besonders als Business Analyst kommen bei der Zuweisung eines neuen Projekts verschiedene Tools und Strategien ins Spiel, um den gesamten Business-Analyse-Prozess zu rationalisieren.

Der folgende Artikel gibt Ihnen einen detaillierten Überblick über alles, was Sie über den Business-Analyse-Prozess, seine Bedeutung und die verschiedenen Schritte wissen müssen.

Also ohne Umschweife, fangen wir an!

Was ist ein Geschäftsanalyseprozess?

Einfach ausgedrückt, bezieht sich die Geschäftsanalyse auf den Prozess der Bewertung der Geschäftsanforderungen und der Suche nach geeigneten Lösungen für die vielen Herausforderungen, die den Geschäftsablauf beeinträchtigen können. Es umfasst viele verschiedene Schritte und Werkzeuge, die als Brücke zwischen den Interessengruppen und der Organisation fungieren, sodass sich die ehemaligen Personen ein kristallklares Bild von der Gesamtstruktur der Organisation und ihren allgemeinen und operativen Richtlinien machen können.

Es gibt keine bestimmte Business-Analyse-Methode, die befolgt werden muss. Es unterscheidet sich je nach Geschäftsanforderungen und Branchentypen. Das zugrunde liegende Prinzip besteht jedoch darin, alle unterschiedlichen Systeme und Abläufe innerhalb der Organisation zu optimieren, um bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen.

Warum ist Business Analyse wichtig?

Der Bedarf an Geschäftsanalysen ist um ein Vielfaches gestiegen, insbesondere auf dem heutigen hart umkämpften dynamischen Markt. Es hat sich immer wieder als eines der wichtigsten Instrumente für ein Unternehmen erwiesen, um sich langfristig zu behaupten. Der Geschäftsanalyseprozess umfasst eine Vielzahl von Vorteilen für eine Organisation, sei es für die Erstellung von Matrizen oder die Identifizierung potenzieller Bereiche, die verbessert werden müssen.

Tatsächlich wurden laut einer Umfrage ungenaue Anforderungen (39 %) und Änderungen in den Prioritäten einer Organisation (41 %) als die zwei Hauptursachen für das Scheitern von Projekten ermittelt. Ein weiterer Bericht schätzt, dass Geschäftsprozessanalysten im Durchschnitt bis zu 83 % ihrer Zeit damit verbringen, Geschäftsanalysen auf Projekte und Programme anzuwenden.

In diesem Sinne sind hier einige der Hauptgründe aufgeführt, die direkt zur Bedeutung des Geschäftsanalyseprozesses in einer Organisation beitragen.

• Es hilft, die Struktur und Dynamik eines Unternehmens genau zu bewerten und zu verstehen.
• Es hilft, den ROI (Return on Investment) zu steigern
• Die Umsetzung verschiedener effektiver Geschäftsstrategien hilft, Kosten und Ausgaben zu senken.
• Es ist entscheidend, effiziente Lösungen zu entwerfen, die dazu beitragen, die langfristigen und kurzfristigen Ziele einer Organisation zu erreichen.
• Es hilft, den Wert einer Organisation zu maximieren, der den Stakeholdern bereitgestellt wird.

Schritte, die im Geschäftsanalyseprozess zu befolgen sind

Der Geschäftsanalyseprozess besteht in der Regel aus acht Hauptschritten. Diese sind wie folgt.

1. Sammeln grundlegender Informationen

Der wichtigste Schritt des Business-Impact-Analyseprozesses besteht darin, alle Hintergrund- und Basisinformationen im Zusammenhang mit dem Projekt zu sammeln und zu sammeln. Einer der häufigsten Anfängerfehler, den Business Process Analysten machen, ist, sich in ein Projekt einzumischen, wenn es bereits läuft. Die meisten wissen jedoch nicht, dass dies schwerwiegende Folgen haben und letztendlich zum Scheitern des Projekts führen kann. Daher müssen Sie als Business Process Analyst die folgenden Aufgaben ausführen, bevor Sie mit dem Projekt beginnen, um die allgemeinen Anforderungen und Ziele vollständig zu verstehen.

• Ein klares Verständnis des Projekts und der Projektgeschichte erhalten
• Feststellen, wer die wichtigsten Stakeholder sind
• Bewertung der bereits bestehenden Systeme und Prozesse
• Skizzieren Sie Ihre Rollen und Verantwortlichkeiten als Business Analyst

2. Verständnis der Hauptziele

Die ordnungsgemäße Dokumentation der verschiedenen Geschäftsziele und -strategien ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung, da sie Projektmanagern und Teammitgliedern hilft, sich auf die Vision zu konzentrieren und die erforderlichen Maßnahmen entsprechend zu ergreifen. Es umfasst normalerweise die unten genannten Schritte.

• Verstehen der Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder
• Lösung aller widersprüchlichen Erwartungen und Ausarbeitung eines gemeinsamen Verständnisses der Ziele und Zielsetzungen
• Sicherstellen, dass alle Unternehmensziele plausibel sind und erreicht werden können
• Ausarbeitung der Geschäftsziele, damit der Umfang richtig definiert werden kann.

Die Festlegung der Geschäftsziele kann mithilfe verschiedener Tools und Techniken erfolgen. Die SMART-Technik (Specific, Measurable, Achievable, Relevant and Time-Bound) und die SWOT-Analyse (Strength, Weakness, Opportunity and Threat) sind die am häufigsten verwendeten.

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3. Definition des Geltungsbereichs

Im Anschluss daran wird im nächsten Schritt der Geltungsbereich bestimmt/definiert. Dies ist wichtig, da es den Teammitgliedern hilft, eine klare Vorstellung davon zu bekommen, was genau das Unternehmen braucht. Einige der häufigsten Verantwortlichkeiten in diesem Schritt sind:

• Verstehen der Art und des Umfangs von Prozessänderungen, die erforderlich sein könnten
• Dokumentieren Sie eine klare Aussage über den Umfang und überprüfen Sie ihn mit den Stakeholdern
• Bestätigung des Business Case.

4. Entwerfen eines Geschäftsplans

Das ultimative Ziel eines Businessplans ist es, so viel Klarheit wie möglich in Bezug auf den gesamten Geschäftsanalyseprozess zu schaffen. Es sollte die angemessenen Antworten auf mehrere Schlüsselfragen geben, die während des Prozesses aufgeworfen werden könnten. Einige der Hauptaufgaben umfassen,

• Schätzung des Zeitrahmens für Leistungen
• Legen Sie eine Reihe von Ergebnissen fest, einschließlich des Umfangs und der Interessengruppen.
• Bestimmung der erforderlichen Form der Leistungen

5. Projektanforderungen definieren

Die Definition der Projektanforderungen ist unerlässlich, damit das Implementierungsteam alle erforderlichen Informationen erhält, um eine brauchbare Lösung zu identifizieren. Es beinhaltet die gründliche Überprüfung und Analyse der Ergebnisse und das Stellen der relevanten Fragen, um Lücken zu schließen.

Einige der vielen Techniken, die bei diesem Anforderungserfassungsprozess helfen, sind unter anderem die Befragung der Stakeholder oder die Verwendung von Tools wie Anwendungsfallvorlagen, Storyboards und Wireframes.

6. Unterstützung der Implementierung

Das für die technische Implementierung zuständige Team ist normalerweise für die Erstellung und Bereitstellung von Software in einem Projekt verantwortlich. Das beinhaltet,

• Prüfung der endgültigen Lösung
• Zusammenarbeit mit Experten der Qualitätssicherung
• Verwaltung jeglicher Art von Anforderungsänderungen
• Ermöglichen von Benutzerakzeptanztests in Bereichen, in denen dies möglich ist

7. Bewertung des Mehrwerts des Projekts

Am Ende all dieser Schritte ist es schließlich an der Zeit, den Wert, der durch die Implementierung verschiedener Lösungen geschaffen wird, richtig zu bewerten. Dazu gehört die Bewertung des Gesamtprozesses über die Zeitachse hinweg und die Bitte um Feedback der Stakeholder. Basierend auf den gesammelten Informationen und dem Feedback können neue Initiativen oder Änderungen vorgeschlagen werden, die dazu beitragen, die Geschäftsziele mit der Implementierungsphase in Einklang zu bringen.

Beispiele

Um die wahre Essenz des Geschäftsanalyseprozesses zu verstehen , müssen Sie den Kontext verstehen, in dem er stattfindet. Um Ihnen dabei zu helfen, finden Sie hier einige Beispiele für den Geschäftsanalyseprozess.

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Nicht-funktionale Anforderungen

Dies sind die Anforderungen, die helfen, die Qualitäten oder Merkmale von Änderungen in Bereichen wie Informationssicherheit, Risikomanagement, Compliance und Benutzerfreundlichkeit zu bewerten. Ein Beispiel könnte sein, wenn ein Corporate Style Guide detaillierte Informationen über das Erscheinungsbild oder die Haptik von Produkten, Dienstleistungen oder Benutzeroberflächen bereitstellt.

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Messung

Es bezieht sich auf den Prozess der Verwendung verschiedener metrischer Systeme, um den Geschäftsprozess zu messen oder Bereiche mit Ineffizienzen wie Engpässen hervorzuheben.

Benchmarking

Es ist der Prozess des Vergleichs des aktuellen Stands der Leistung einer Organisation mit der ihrer anderen Wettbewerber. Beispielsweise könnte ein E-Commerce-Unternehmen einen Benchmark entwickeln, der dabei hilft, seine Versandkosten mit denen eines engen Konkurrenten zu vergleichen.

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Abschluss

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Bedeutung des Geschäftsanalyseprozesses niemals unterschätzt werden darf. Sie wirkt sich direkt auf die Erfolgsquote eines Projekts aus. Jeder der oben genannten Schritte bringt einzigartige Elemente in das Projekt ein und gibt so den Gesamtton vor.

Bitte beachten Sie jedoch, dass dies nur eine verallgemeinerte Sicht auf den Geschäftsanalyseprozess ist. Basierend auf den Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens können Sie es jederzeit entsprechend improvisieren oder ändern.

Als Business Process Analyst ist es entscheidend, dass Sie jeden dieser Schritte verstehen. Je mehr Zeit und Energie Sie investieren, um jeden Aspekt des Prozesses zu perfektionieren, desto besser wird das Ergebnis sein. Darüber hinaus können Sie auch die Hilfe verschiedener Online-Kurse in Anspruch nehmen, die Ihnen helfen, die erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse zu entwickeln, um ein Experte auf diesem Gebiet zu werden.

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