So buchen Sie mehr Termine und Veranstaltungen mit einem WordPress-Buchungs-Plugin

Dieser Artikel wurde freundlicherweise von unseren lieben Freunden bei Amelia unterstützt, einem einfachen, aber leistungsstarken Spezialisten für automatisierte Buchungen, der sicherstellt, dass Kunden jederzeit Termine und Veranstaltungen buchen können. Danke!

Wenn es darum geht, ein dienstleistungsbasiertes Geschäft online zu führen, ist die Terminvereinbarung mit Interessenten und Kunden von entscheidender Bedeutung. Die Kehrseite davon ist natürlich, dass die Verwaltung von Terminen und Veranstaltungsbuchungen viel Zeit in Anspruch nimmt, wenn Sie dies alleine tun.

Bei WordPress gibt es jedoch eine Reihe von Buchungs-Plugins, die die Arbeit erledigen. Setzen Sie eine davon ein und Sie können sich von vielen dieser mühsamen Terminverwaltungsaufgaben verabschieden.

All dies setzt jedoch die Verwendung des richtigen WordPress-Buchungs-Plugins voraus.

Heute stelle ich Ihnen das WordPress-Buchungs-Plugin Amelia für Termine und Veranstaltungen vor. Aber anstatt Ihnen zu zeigen, wie Sie das Plugin installieren und verwenden (was sehr einfach ist), möchte ich diese Zeit damit verbringen, Ihnen zu zeigen, wie Sie damit ein effektives Buchungssystem entwerfen.

So buchen Sie mehr Termine und Veranstaltungen mit Amelia

Es gibt viele Arten von Kunden, die von einem Buchungssystem profitieren würden:

• Salons, Spas, Fitnesscenter mit Dienstleistungen oder Kursen zu bestimmten Zeiten;
• Dienstleister, die nur nach Vereinbarung arbeiten (z. B. Mechaniker, Klempner usw.);
• Immobilienmakler, die Tage der offenen Tür veranstalten oder Besichtigungen von Immobilien planen;
• Unternehmen, die Webinare, virtuelle Kurse usw. anbieten;
• Freiberufler und kleine Unternehmen (wie Ihres), die Entdeckungsanrufe verwenden, um potenzielle Kunden zu überprüfen.

Jetzt könnten sie ein Reservierungssystem eines Drittanbieters verwenden, aber sie sind oft kostspielig und schwierig zu verwalten. Ganz zu schweigen von der Tatsache, dass einige dieser Systeme Einträge von Mitbewerbern aggregieren. Dies mag es für den Benutzer bequemer machen, eine Reihe von Optionen auf einmal zu sichten, aber diese Art von Buchungssystem bettelt nur darum, die Aufmerksamkeit potenzieller Kunden von Ihnen abzulenken.

Indem Sie ein Buchungssystem direkt in die Website Ihres Kunden einbauen, können Sie all diese möglichen Probleme vermeiden. Darüber hinaus können Sie die mühsamen Aufgaben automatisieren, auf die sie ohne eine geeignete Buchungssystemoption zurückgegriffen hätten. Zum Beispiel:

• Erfassen der korrekten Kontaktinformationen von Interessenten.
• Finden Sie einen Tag und eine Uhrzeit heraus, die für beide Parteien am besten geeignet sind.
• Verwaltung von Umbuchungen und Stornierungen.
• Und mehr.

Überlegen Sie, wie dankbar Ihre Kunden sein werden, wenn Sie ein Buchungssystem aufbauen, das ihnen diese zeitraubende Last abnimmt.

„

Allerdings gehört zur Erstellung eines WordPress-Buchungssystems mehr als nur die Aktivierung eines Plugins und die Einbettung eines Shortcodes. Um Ihren Kunden zu helfen, mühelos mehr Termine und Ereignisse mit dem Amelia-Buchungs-Plugin zu erfassen, müssen Sie Folgendes tun:

1. Fügen Sie Such- und Filterelemente hinzu, um die Entscheidungsermüdung zu reduzieren

Dies wird nicht bei jedem Buchungssystem der Fall sein, aber für Unternehmen, die eine Vielzahl von Optionen, Terminen, Dienstleistern usw. anbieten, ist die Verringerung der Entscheidungsmüdigkeit in dieser Phase sehr wichtig.

Nehmen Sie zum Beispiel die Website eines Spas oder Salons:

Oft bieten diese Arten von Unternehmen eine Vielzahl von Dienstleistungen (oder Vor-Ort-Veranstaltungen) an. Sie könnten Ihre Besucher auf „Termin buchen“ oder „Veranstaltung buchen“ klicken lassen und sich selbstständig durch jedes Leistungsangebot und jeden Anbieter sortieren. Oder Sie könnten den Prozess verbessern, indem Sie Ihrem Buchungs-Widget eine Suchleiste wie folgt hinzufügen:

Die Seitenleistenfilter helfen auch – besonders wenn Kunden nicht unbedingt sicher sind, welchen Service sie benötigen oder wie er heißt. Die vorab ausgefüllten Optionen machen es einfacher, diese Entscheidungen vor Ort zu treffen.

In diesem Beispiel ermöglicht das Spa Kunden, Dienstleistungen zu filtern nach:

• Termin,
• Zeitspanne,
• Dienste (die alle sichtbar sind und mehrere Optionen ausgewählt werden können),
• Angestellte.

Dies ist ein großartiges Beispiel dafür, wie Sie mit nur wenigen Designänderungen die Entscheidungsermüdung verringern und Benutzern helfen können, Termine selbstbewusster und schneller zu buchen.

2. Verkürzen Sie den Anmelde- und Verkaufsprozess

Denken Sie über den Anwendungsfall für Ihr eigenes Unternehmen nach (sowie für Dienstleister wie Sie selbst).

Angenommen, Sie möchten einen Terminplaner für Webdesign-Erkennungsanrufe einrichten. Wäre es nicht sinnvoll, Interessenten zu erlauben, Dateien hochzuladen, wenn sie ihre Termine buchen? Sie können wichtige Dokumente wie ihren Styleguide, ihr Logo und sogar ihren Inhalt teilen, bevor der Termin stattfindet.

Wie Sie dies in das Buchungs-Widget einbauen, ist mit Ihrem WordPress-Termin-Plugin ziemlich einfach.

Amelia erlaubt Ihnen standardmäßig, wesentliche Details über Ihre „Events“ und „Services“ zu kontrollieren:

• Name der Veranstaltung,
• Datums- und Uhrzeitoptionen,
• Wiederkehrender Zeitplan,
• Buchungszeitraum,
• Personal vorhanden,
• Und so weiter.

Damit potenzielle Kunden Dateien hochladen können, müssen Sie zur Registerkarte „Anpassen“ gehen und ein benutzerdefiniertes Feld dafür erstellen:

Klicken Sie auf „Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen“ und Sie sehen eine Option für „Anhang“:

Alles, was Sie tun müssen, ist, dem neuen Anhangsfeld ein Label zu geben (damit die Leute wissen, was sie hochladen müssen) und es dann zu jeder Dienstleistung oder Veranstaltung hinzuzufügen, für die es im Buchungs-Widget erscheinen soll:

Am Frontend der Website sieht das neue Anhangsfeld folgendermaßen aus:

Es ist intuitiv im Design und solange Sie es gut beschriften, sollten Ihre Benutzer dieses zusätzliche Feld (erforderlich oder nicht) als eines empfinden, das sie nutzen möchten – insbesondere, wenn es später weniger Arbeit bedeutet.

Denken Sie für Ihre eigenen Zwecke darüber nach, wie toll es wäre, ein solches Formular in Ihrem Terminplaner zu haben.

Dies würde es Ihnen ermöglichen, vollständig vorbereitet zu dem Meeting zu kommen, anstatt sich vor Ort einen groben Plan ausdenken zu müssen. Es würde auch den Lebenszyklus Ihrer Projekte verkürzen, da Sie nicht herumsitzen und darauf warten müssten, dass Kunden wichtige Dokumentationen und Inhalte liefern. (Dies wäre auch nützlich für Personen wie Ärzte oder Anwälte, die besondere Befreiungen benötigen, bevor sie neue Patienten oder Klienten aufnehmen können.)

Außerdem sind Interessenten, die in der ersten Buchungsphase so vorbereitet sind, die Art von Kunden, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten. Betrachten Sie diese Funktion also als eine weitere Möglichkeit, Ihre Interessenten zu überprüfen (und Ihren Kunden dabei zu helfen, dasselbe zu tun).

3. Machen Sie das Buchungs-Widget so effektiv wie einen persönlichen Assistenten

Auch wenn Ihre Kunden nicht diejenigen sind, die eigentlich Termine für ihre Unternehmen annehmen und verwalten, haben sie einen Assistenten, der es tut. Während dies eine nützliche Ressource für diese Aufgabe ist, sind Menschen anfällig für Fehler – insbesondere wenn sie versuchen, die Kontaktinformationen einer Person über das Telefon zu erfassen. (Ich kann Ihnen nicht sagen, wie oft ich mit falsch geschriebenem Namen oder falsch geschriebener E-Mail-Adresse zu Terminen oder Reservierungen erscheine).

Ihr WordPress-Planungs-Plugin erfasst diese Informationen jedoch genau so, wie Ihre Benutzer sie eingeben. Solange sie selbst keine Fehler einführen, wird dies die Genauigkeit Ihrer Buchungen erheblich verbessern.

Was können Sie also tun, um Ihr Buchungs-Widget in einen digitalen persönlichen Assistenten zu verwandeln?

Offensichtlich ist das Einfügen eines intuitiven Formulars mit gut beschrifteten Feldern eine große Hilfe. Aber man muss darüber hinaus denken. Es gibt Dinge, die ein menschlicher Assistent tun würde, wie z. B. den Querverweis der angeforderten Terminzeiten mit der tatsächlichen Verfügbarkeit sowie das Hinzufügen von Pufferzeiten zwischen den Terminen, die das Erlebnis für alle verbessern.

Sie können das Amelia-Buchungs-Plugin so programmieren, dass es dasselbe tut.

Erstellen Sie zunächst benutzerdefinierte Zeitpläne und Buchungsparameter für jedes Serviceangebot oder jede Veranstaltung.

Dies ist aus mehreren Gründen nützlich.

Zum einen stellt es sicher, dass Kunden nur an Tagen und Zeiten buchen, an denen ein Termin verfügbar ist. Darüber hinaus ermöglicht es Ihrem Kunden zu steuern, wie viele Kunden zu Veranstaltungen, Kursen, Dienstleistungen usw. erscheinen. Selbst wenn der 12-zu-1-Slot die beliebteste Zeit ist (weil dann alle zu Mittag essen), wird Ihr Kunde auf diese Weise nicht mit Terminen überhäuft und kann nicht jeden bedienen, der zu diesem Zeitpunkt gebucht hat.

Wenn Termine bei bestimmten Mitarbeitern oder Anbietern gebucht werden, ist dies eine weitere Komplexitätsebene, die bei der Gestaltung Ihres Buchungs-Widgets berücksichtigt werden sollte.

Wenn Sie eine neue Mitarbeiteroption in Amelia einrichten, konzentrieren Sie sich nicht nur auf die oberflächlichen Dinge, wie wer sie sind und welche Dienstleistungen sie anbieten.

Legen Sie bestimmte Arbeitszeiten, freie Tage und Feiertage fest, wenn diese verfügbar sind. Auf diese Weise kommen Nutzer nicht in Versuchung, ihren bevorzugten Anbieter zu buchen, wenn sie nicht in der Nähe sind. Sie sehen nur die geöffneten Datums- und Zeitoptionen.

Eine andere Sache, die Sie tun können, um die Genauigkeit von Buchungen zu verbessern, besteht darin, Pufferzeiten um sie herum einzubauen.

Puffer geben Ihren Kunden und ihren Teams Zeit für:

• Korrekte Einrichtung für anstehende Termine (z. B. Auffrischung eines potenziellen Kunden oder Einrichtung eines virtuellen Konferenzraums).
• „Aufräumen“ nach einem Termin (z. B. den umgebenden Raum physisch aufräumen oder Notizen von einem Anruf erfassen).

Es ist auch eine gute Idee, Pufferzeiten einzuplanen, falls es übereifrige Interessenten oder Kunden gibt, die nur reden und reden und reden oder den Termin anderweitig über die vorgesehene Zeit hinausschieben wollen. Indem ein Puffer vorhanden ist, kann es dazu beitragen, dass die Termine anderer Kunden nicht zu spät beginnen und somit das Erlebnis auf dem falschen Fuß beginnt.

Unter jedem Dienst, den Sie in Amelia erstellt haben, haben Sie die Möglichkeit, vor und nach den Zeitfenstern eine Pufferzeit hinzuzufügen:

Nutzen Sie dies unbedingt, damit Sie Ihrem Kunden am Ende nicht noch mehr Arbeit oder Kopfschmerzen bereiten.

Oh, und wenn es nur ein Solo-Anbieter ist, für den Sie dieses Terminsystem aufbauen, müssen Sie nicht all diese individuellen Zeitpläne oder Pufferzeiten einrichten. Sie können universelle Planungsregeln auf der Registerkarte Einstellungen erstellen.

4. Zahlungen zum Zeitpunkt der Buchung einziehen

Egal, wie viel Sie tun, um sicherzustellen, dass Termine einfach von Kunden gebucht und von Ihren Kunden verwaltet werden können, das hindert Kunden nicht daran, Termine einzunehmen.

Sie wissen wahrscheinlich, welche Auswirkungen dies auf Ihr Unternehmen hat. Wenn jemand nicht erscheint, sitzen Sie herum und warten darauf, dass er auf Zoom oder Skype springt. Sie geben ihm 10 oder 15 Minuten Zeit, bevor Sie eine E-Mail versenden, um einen neuen Termin zu vereinbaren, und machen sich dann wieder an die Arbeit. Eine weitere Konsequenz ist, dass Sie jetzt eine freie Stelle haben, die von einem anderen interessierten Interessenten (und einer neuen Einnahmequelle) hätte besetzt werden können.

Unabhängig davon, ob Ihre Kunden Online-Veranstaltungen oder persönliche Termine oder Kurse buchen, erleben sie eine ähnliche Art von Zeitverschwendung und Gewinnverlusten. Um also mehr Kunden zu ermutigen, tatsächlich an ihren Buchungen teilzunehmen, können Sie den Terminplaner so einrichten, dass er Zahlungen im Voraus einzieht.

Das erste, was Sie in Amelia tun müssen, ist, allen Ihren Dienstleistungen und Veranstaltungen einen Preis hinzuzufügen. Auch wenn Sie nicht vorhaben, im Voraus zu berechnen, ist dies trotzdem eine gute Idee, da es die Kunden daran erinnert, was sie am Ende schulden werden.

Um mit dem nächsten Schritt fortzufahren, aktivieren Sie die Zahlungserfassung und richten Sie einen Zahlungsabwickler ein (entweder Stripe oder PayPal). Diese finden Sie unter Amelias „Einstellungen“ und „Zahlungen“:

Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden Kunden automatisch zu Ihrem Zahlungsdienstleister weitergeleitet, nachdem sie bei ihrem Termin auf die Schaltfläche „Bestätigen“ geklickt haben:

Ich würde also raten, eine Notiz in das Formular aufzunehmen – irgendwo in der Nähe des Preises – um sie wissen zu lassen, dass die Zahlung jetzt eingezogen wird und nicht, wenn die Dienstleistung erbracht wird.

Sie können dies auch für ein Unternehmen wie Ihr eigenes nutzen, indem Sie eine kleine Gebühr oder einen Vorschuss für den ersten Discovery-Anruf erheben.

Eine weitere Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Kunden keine potenziellen Einnahmen durch verpasste Termine verlieren, ist die Integration des Buchungssystems in eine externe CRM- oder E-Mail-Marketing-Software. Auf diese Weise erfassen Sie die Kontaktinformationen der Benutzer außerhalb von WordPress und können automatisierte Folgenachrichten einrichten, falls oder wenn sie einen Termin verpassen.

Es hilft Ihren Kunden vielleicht nicht dabei, all diese verpassten Geschäfte zurückzugewinnen, aber es hilft, einige davon wiederherzustellen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, dies einzurichten. Die erste ist die Verwendung der Web Hooks-Einstellungen in Amelia:

Wenn ein Kunde seinen Termin storniert, neu plant oder anderweitig ändert, können Sie das Plugin veranlassen, diese Informationen an seine Drittanbieter-Software zu senden. Und wenn andere automatisierte Ereignisse eingerichtet sind (z. B. um einen Kunden einzuladen, der ein paar Wochen später abgesagt hat, um einen neuen Termin zu vereinbaren), muss Ihr Kunde nicht viel tun, um zu versuchen, wieder mit dem Kunden in Kontakt zu treten. Betrachten Sie dies als Funktion zum Verlassen des Einkaufswagens, nur für Termine.

Sie können auch Zapier-Integrationen und Webhooks verwenden, um dasselbe zu tun.

5. Automatisieren Sie E-Mails und SMS

Auch wenn es wichtig ist, potenziell verlorene Geschäfte mit Follow-ups zurückzugewinnen, sind dies nicht die einzigen Kunden, mit denen Ihr Buchungssystem in Kontakt treten sollte. Alle Kunden sind wichtig.

Daher sollten Sie automatisierte E-Mails und SMS verwenden, um:

• Senden Sie eine Bestätigungs-E-Mail mit allen Details einer Buchung an einen Kunden (zusätzlich zu einer .ics-Datei, mit der er sie schnell zu seinem persönlichen Kalender hinzufügen kann).
• Richten Sie dieselbe Bestätigungsnachricht für Mitarbeiter ein, um sie zu benachrichtigen, wenn sie eingeplant wurden.
• Erinnern Sie Kunden an einen bevorstehenden Termin mit Optionen zum Verschieben (oder Stornieren), wenn sie ihn nicht wahrnehmen können.
• Senden Sie ein „Dankeschön“, nachdem der Termin erledigt ist. In einigen Fällen können Sie sie zu einem anderen erneut einladen. In anderen Fällen (wie Ihrem eigenen) könnten Sie dies verwenden, um Informationen über die nächsten Schritte zu senden.
• Senden Sie ihnen eine E-Mail, um ihnen alles Gute zum Geburtstag zu wünschen, ihnen zu einem Jahrestag zu gratulieren oder einen anderen besonderen Tag zu feiern (vielleicht mit einem Goodie im Inneren).

Fazit: Während Sie Kunden während einer Buchung sicherlich begeistern können, können Sie dieses Wow viel länger aufrechterhalten, indem Sie zeigen, dass es nicht nur um den Austausch von Zeit und Geld zum Zeitpunkt des Termins geht. Und dass Sie ihr Geschäft und ihre Loyalität wirklich zu schätzen wissen.

Mit Amelia wird ein Großteil dieser Arbeit bereits für Sie erledigt:

Gängige E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen wurden bereits für Sie erstellt und geschrieben. Noch besser, sie enthielten personalisierte Platzhalter, damit Nachrichten nicht kalt und distanziert an Kunden gesendet werden müssen.

Wenn Nachrichten nicht enthalten sind, die Sie automatisieren möchten, können Sie Ihre Zapier-Integration und Marketingsoftware von Drittanbietern verwenden, um diesen Teil zu bearbeiten. Was hier enthalten ist, ist jedoch ziemlich robust und deckt alle Grundlagen ab, wenn es um die Verwaltung von Terminen geht.

Einpacken

Sie wissen, wie mühsam und zeitaufwändig es ist, Ihre eigenen Termine und Veranstaltungen manuell zu verwalten. Schlimmer noch, der manuelle Ansatz erhöht das Fehlerrisiko, entweder den Überblick über den Termin zu verlieren oder Details nicht korrekt zu erfassen und nie wie beabsichtigt mit dem Interessenten in Kontakt treten zu können.

Aber mit Hilfe des WordPress-Buchungs-Plugins Amelia für Termine und Veranstaltungen können Sie eine Menge dieser Arbeit automatisieren. Darüber hinaus können Sie Ihr Buchungssystem verbessern, sodass mehr potenzielle Kunden dazu ermutigt werden, sich anzumelden.