Ein Leitfaden zum Offboarding im Jahr 2022
Veröffentlicht: 2022-05-30Offboarding ist ein strategischer Prozess. Obwohl es mit dem HR-Team beginnt, das den Prozess initiiert, werden auch IT-Profis einbezogen. Ein schlechtes Vorstellungsgespräch kann zu einem böswilligen Insider werden, der ein Unternehmen Tausende kostet. Um es richtig zu machen, benötigen Sie eine Lösung, die das Risiko von Datenverlust mindert. Die Best Practice besteht darin, das Beste aus diesem Prozess herauszuholen, indem ein Zero-Trust-Cybersicherheitsansatz implementiert wird.
Wenn sich Onboarding darauf bezieht, was ein Unternehmen tut, um neues Personal einzuarbeiten, sobald es sich bereit erklärt, eine Stelle anzunehmen, bedeutet Offboarding das Gegenteil. Die Trennung beginnt, wenn ein Mitarbeiter hier nicht mehr arbeiten wird. Und um es richtig zu machen, ist ein System, das hilft, die Beziehungen zu dieser Person so gut wie möglich zu pflegen, ein Muss.
Vor diesem Hintergrund finden Sie im Folgenden einen Leitfaden zum Offboarding im Jahr 2022 und darüber, was Unternehmen wissen müssen.
Was ist Offboarding?
Es gibt verschiedene Trennungsgründe. Es passiert manchmal wegen eines Gehaltsstreits oder wenn das Unternehmen einen Arbeitnehmer überfordert. Was auch immer es ist, das Unternehmen hofft, dass diese Trennung einvernehmlich erfolgt. Das Traurigste daran ist, dass dies nicht immer der Fall ist.
Ein erfolgreicher Übergang ist ein Schlüssel für ein Unternehmen, das langfristig erfolgreich sein will. Und der richtige Weg, den Prozess zu beginnen, ist das Feedback aus einem Austrittsgespräch. Der andere Schritt besteht darin, Wissen mit anderen zu teilen.
Die Koordination der Offboarding-Aktivitäten ist die Aufgabe eines HR-Teams. Für einen Mittelständler ist das kein Problem. Ein kleineres Unternehmen hat jedoch selten ein dediziertes HR-Team hinter sich. Oft können Sie den Prozess als Firmeninhaber verwalten. In einigen Fällen sollte ein direkter Vorgesetzter oder Büroleiter damit umgehen.
Während dieser Trennung kann der Arbeitnehmer alle persönlichen Gegenstände mitnehmen, die nicht dem Unternehmen gehören. Gleichzeitig kann ein Mitarbeiter ein wenig Zeit mit der Personalabteilung verbringen, um ein oder zwei Dokumente zu unterzeichnen. Er muss Geräte abgeben, Feedback durch Austrittsgespräche einholen und Passwörter und Zugriffsrechte deaktivieren.
Eine gute Übergangsstrategie sorgt dafür, dass kein offener Zugang und keine losen Enden entstehen. Nichts sollte verloren gehen, und es sollte keine Gelegenheit für eine Sicherheitsverletzung geben. Daher müssen Sie es richtig machen, um das Risiko eines Datenverlusts zu mindern.
Die Vorteile einer effektiven Kündigungsstrategie sind:
- Reibungsloser Übergang in die Rolle;
- Fähigkeit, lose Enden zu binden;
- Direktes und ehrliches Feedback erhalten;
- Möglichkeit, die Kanzlei mit einem letzten positiven Eindruck zu verlassen;
- Lassen Sie die Tür offen, um in der Zukunft zurückzukehren.
Betrachten Sie die Kündigung als Teil des Gesamtbildes des Personallebenszyklus. Es beginnt mit dem ersten Tag des Mitarbeiters bis nach dem Austritt.
Aber zuerst müssen Sie verstehen, wie Sie Ihren Arbeitslebenszyklus aufbauen und optimieren. Wenn Sie es falsch machen, riskieren Sie teure Rechtsstreitigkeiten, den Verlust von Geschäftsgeheimnissen, Unternehmenseigentum oder eine schlechte Arbeitgebermarke. Stattdessen ist es wahrscheinlicher, dass Sie beide mit einer guten Strategie vermeiden.
Kennen Sie also Ihre Ziele. Daher möchten Sie vielleicht:
- Risiko reduzieren,
- Effizienz steigern,
- Produktivität erhöhen.
Offboarding-Fehler, die es zu vermeiden gilt
Fehler passieren immer. Sie gehören zu unserem Alltag. Auch Terminierungsfehler sind keine Ausnahme. Der Schlüssel ist, während dieser Zeit keine Angst vor dem Scheitern zu haben. Je mehr Sie scheitern, desto mehr werden Sie lernen.
Gehen Sie die Liste der am häufigsten gesehenen Fehler durch, um zu erfahren, was zu erwarten ist. Hier ist es:
- Schwacher Fokus auf Sicherheit
Die richtige Exit-Strategie hilft dem Mitarbeiter, das Unternehmen im guten Einvernehmen zu verlassen. Aber Sicherheit hat für Sie oberste Priorität, da sie Ihrem Unternehmen langfristig zugute kommt.
- Zu unpersönlich sein
Die Kündigung wirkt oft wie eine Scheidung. Es fängt gut an, ist am Ende aber selten friedlich. Was auch immer der Grund für den Austritt ist, Ihr HR-Team muss freundlich bleiben, es sei denn, die Situation erfordert eine Änderung der Strategie.
- Daten nicht verwenden, um eine effektive Offboarding-Strategie zu entwickeln
Alles geschieht aus einem Grund. Also Offboarding. Was auch immer der Ausstiegsprozess ist, Sie werden ihn im Laufe der Zeit verbessern wollen. Dafür sind Messungen der Schlüssel. Ohne Daten können Sie ohne Daten nicht sehen, wo Sie sind.
- Exit-Interviews überspringen
Es ist immer eine schlechte Idee, Exit-Interviews zu vermeiden. Auf diese Weise sehen Sie nicht die detaillierten Details, die ein großes Bild ergeben. Es ist Ihre Zeit wert zu wissen, wie Sie Ihren Arbeitsplatz verbessern können.
- Wissen nicht bewahren
Der Austausch von Wissen ist einer der ersten Schritte, wenn sich ein Arbeitnehmer entscheidet, das Unternehmen zu verlassen. Es ist eine Möglichkeit, die Schulungskosten und die Lernkurve des zukünftigen Personals zu reduzieren.
- Offboarding und Sicherheit
Um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, warum Sicherheit wichtig ist, finden Sie hier einige Daten, die Sie lernen sollten. 52 % der IT-Profis kennen jemanden, der noch auf die Daten eines ehemaligen Mitarbeiters zugreifen kann. Und auch wenn es etwas ist, woran wir nicht gerne denken, jetzt ist es an der Zeit. Machen Sie es richtig, damit Mitarbeiter nach ihrem Ausscheiden keinen Zugriff mehr auf Unternehmenssysteme und -netzwerke haben.
Bestehende Arbeitskräfte sind oft der Grund für Sicherheitsrisiken. Wenn Sie externes Personal haben, ist es an der Zeit, Ihre Lücken zu überprüfen. Hier sind einige Dinge zu beachten:
- Datenverlust
Es kommt selten vor, dass sich ein Unternehmen nicht um seine Daten kümmert. Sie tun Ihr Bestes, um Zeit, Geld und Mühe zu investieren, um Ihren Datenverlust zu schützen. Andernfalls kann Ihr Unternehmen nicht richtig operieren und funktionieren. Außerdem ist es eine Möglichkeit, Ihre Kunden zu schützen. Um Vertrauen und Beziehungen zu Ihren Kunden aufzubauen, müssen Sie ein datensicheres Erlebnis gewährleisten. Sichern Sie sich die Lücken, wenn Sie kein Teil der traurigen Statistik sein wollen. Wie der Data Breach Investigations Report feststellt, haben rund 40 Prozent der Mitarbeiter die Daten aus ihrem ehemaligen Büro gestohlen.
- Compliance-Probleme
Ob absichtlich oder zufällig, Ihr ehemaliger Mitarbeiter entwendet vertrauliche Daten. Dinge passieren. Der schlechte Teil ist, dass die Gesetze zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften streng sind. Ihre Verwaltung ist eine schwierige Aufgabe.
- Reputationsverlust
Der Ruf zählt. Ein guter Ruf kann innerhalb von Minuten verloren gehen. Wenn Daten verloren gehen, besteht die Gefahr, dass Sie zwischen Kunden, Anbietern und Partnern verloren gehen.
- Verlust der Produktivität
Bürokratie ist kein Zuckerschlecken. Es ist jedoch sehr wichtig. Ein verlorenes Personaldokument reduziert Ihre Effizienz.
Tipps zum Erstellen einer effektiven Offboarding-Strategie
Wenn Sie mit der Erstellung Ihrer Strategie beginnen, stellen Sie sicher, dass sie als Teil Ihrer Zero-Trust-Sicherheitsarchitektur definiert ist. Dies ist die beste Vorgehensweise, die Sie befolgen sollten, da sie von Natur aus das Prinzip der geringsten Privilegien verwendet.
Aus technologischer Sicht ist es klug, den Mitarbeitern einen minimalen Zugang zur Erledigung ihrer Aufgaben zu gewähren. Auf diese Weise wird es einfacher, den Trennungsprozess zu verfolgen und Probleme wie das Kriechen von Berechtigungen zu vermeiden.
Ein weiterer Vorteil eines Zero-Trust-Sicherheitsansatzes ist die Zentralisierung. Verstehen Sie, wer Ihre Benutzer sind, und sehen Sie, was sie wann tun. Verwenden Sie außerdem eine Mikrosegmentierungsmethode. Blockieren Sie einen Benutzer jedes Mal, wenn er Zugriff erhält.
Lassen Sie uns nun die Tipps zum Erstellen einer effektiven Trennungsstrategie durchgehen.
- Erstellen Sie einen Marken-Offboarding-Prozess
Das ist der kreativste Teil des Prozesses. Der Teufel steckt im Detail. Das bedeutet, dass selbst die Bezeichnung Ihrer ehemaligen Mitarbeiter als Alumni eine bessere Gesamtwahrnehmung Ihrer Marke schafft. Oft werden Ihre ehemaligen Mitarbeiter eines Tages Ihre Auftragnehmer oder Kunden. Und mit einer positiven Arbeitserfahrung kommen sie eher zu Ihnen. Behandeln Sie Ihre Mitarbeiter so, wie Sie in der gleichen Situation behandelt werden möchten.
- Alles systematisieren
Erstellen Sie einen detaillierten Plan, der einem bestimmten System folgt. Beschreiben Sie jeden Schritt des Prozesses, um sicherzustellen, dass nichts verloren geht. Schließen Sie Zahlungen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses, 401(k)s, einen Leitfaden für den Übergang der Krankenversicherung, die Übergabe von physischem und geistigem Eigentum und die Unterzeichnung einer Geheimhaltungsvereinbarung und Erinnerungen an Wettbewerbsverbote ein.
- Erstellen Sie transparente Protokolle zum Wissensaustausch
- Dokumentieren Sie den Wissenstransfer
- Zwei-Wege-Feedback
Es ist nicht wichtig, von einem ausscheidenden Arbeitnehmer nur seine Erfahrungen zu hören. Feedback ist keine Einbahnstraße, und es gibt so viele Informationen zu lernen, die Sie sonst möglicherweise nicht kennen. Im Unternehmensalltag passiert immer „Santa Barbara“. Es ist selten, wenn Sie alle Finessen kennen. Eine falsche Entscheidung wirkt sich negativ aus.
Was kommt als nächstes?
Wenn Sie denken, dass Sie bereit sind, dann überlegen Sie es sich zweimal. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Hausaufgaben gemacht und alle abschließenden Unterlagen vorbereitet haben. Überprüfen Sie die Dokumente. Fordern Sie ein Benefits Status Letter für das HR-Team an.
Die Geldfrage ist für einen Arbeitnehmer heiß. Machen Sie also keinen Fehler mit dem letzten Gehaltsscheck. Stellen Sie sicher, dass es ausstehende Löhne und Provisionen, unbezahlte Ausgaben, Abfindungen, Kontostände für Gesundheitsausgaben und ungenutztes Urlaubsgeld enthält.
Hatten Sie das Vergnügen, mit einem börsennotierten Unternehmen zusammenzuarbeiten? Fügen Sie diese Informationen zu Ihrer Unternehmenswebsite hinzu. Aktualisiere es. Erstellen Sie einen Blogbeitrag oder ein Newsletter-Popup, das Ihr Publikum auf dem Laufenden hält.
Da es keine All-in-One-Software für alle Ihre Organisationsprozesse gibt, braucht die Erstellung einer effektiven Strategie Zeit. Da Sie Angst haben, nicht aus Ihren Fehlern zu lernen, erhalten Sie den sichersten Kündigungsprozess, der möglich ist.