14 Geheimnisse der Zeiterfassung, die alle Designer kennen müssen
Veröffentlicht: 2021-06-16Egal, ob Sie Freiberufler oder Angestellter in einem Grafikdesign-Unternehmen sind, der Designprozess bleibt derselbe. In jeder Designkategorie gibt es viele Schritte, die die komplizierte Methode für das beste kreative Ergebnis schaffen. Und wenn Sie an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, wird es richtig mühsam, wenn Ihr Organisationstalent fehlt.
Daher sind Zeitmanagement und Zeiterfassung sehr wichtige Bestandteile im Leben eines Grafikdesigners. Möglicherweise müssen Sie Ihrem Chef im Rahmen Ihrer Arbeit Bericht erstatten, oder Sie müssen dies möglicherweise für Ihre zufriedenstellenden Praktiken tun. Aber beim Entwerfen kann es aufgrund seiner fließenden Natur etwas schwierig sein, jeden Schritt und jeden Prozess nachzuvollziehen. Und deshalb haben wir 14 Geheimnisse der Zeiterfassung zusammengestellt, die alle Designer kennen müssen.
Diese Geheimnisse sind die Anleitung eines Experten und sie sprechen darüber, wie Sie mit minimalem Aufwand den Überblick über Ihre Arbeit in Ihrer Designkarriere behalten können. Lassen Sie uns in die Details eintauchen.
1. Manuelle Zeiteinträge sind für Anfänger praktikabler:
Für Anfänger ist es nicht ratsam, langen Tabellenkalkulationen und komplizierten Handbüchern zu folgen. Der einfache Prozess der Zeiterfassung beginnt damit, dass Sie die Zeit manuell in Ihr persönliches Dokument eintragen. Das ist der grundlegende Schritt, den jeder Anfänger machen sollte, bevor er sich in schwierige Zeiterfassungsformeln stürzt. Es ist nicht wichtig, alles vom ersten Tag an zu verfolgen.
Wenn Sie dies in Ihre Routine aufnehmen möchten, dann machen Sie es einfach und leicht, damit zu beginnen. Einen Timer auf Ihrem Telefon zu haben und Ausfallzeiteinträge für den Beginn und das Ende einer Aufgabe oder eines Projekts zu notieren, kann Ihr idealer erster Schritt sein. Machen Sie die Dinge also nicht überwältigend, um diese Praxis bequemer und einfacher zu integrieren.
2. Unterteilen Sie das Projekt in Schritte:
Die vorherrschende Aktivität unter Designern mit Zeiterfassung besteht darin, das Projekt in einige Schlüsselschritte zu unterteilen. Es hilft Ihnen wirklich zu analysieren, welcher Schritt wie viel Zeit in Anspruch nimmt und was Sie tun können, um die Gesamtleistung zu verbessern. Sie haben möglicherweise einen anderen Prozess für verschiedene Projekte. Um Ihre Zeiterfassung detaillierter zu gestalten, können Sie das Projekt in einige gemeinsame Schlüsselsegmente unterteilen und deren Zeit analysieren, um zu wissen, was genau mit diesem Prozess passiert.
Planung, Recherche, Konzeptualisierung, Design, Test und Bereitstellung sind grundlegende Schritte eines jeden Designprojekts. Sie alle können auch einige andere wichtige Segmente haben, sodass Sie je nach Projekt die Abteilungen erstellen und ihre Zeit verfolgen können.
3. Die Analyse Ihrer Fähigkeiten ist wichtig, bevor Sie alle Schritte gewichten:
Wenn es darum geht, für jeden Ihrer Prozesse eine ungefähre Zeitgewichtung festzulegen, sollten Sie keine voreiligen Entscheidungen treffen; dies bezieht sich auf den Schätzprozess eines Projekts. Nachdem Sie die Zeiterfassung eine Weile geübt haben, können Sie die ungefähre Zeit für anstehende Projekte abschätzen. Stellen Sie jedoch vorher sicher, dass Sie Ihre Fähigkeiten gründlich geprüft haben.
Es ist nicht für jeden Designer gleich, also lege niemals einen Zeit-Tracker aufgrund von zufälligen Online-Daten oder Gruppenzwang an. Kennen Sie Ihre Fähigkeiten und Grenzen und entscheiden Sie dann, wie viel Zeit Sie benötigen, um einen bestimmten Prozess abzuschließen. Es ist für jeden Designer von entscheidender Bedeutung, einen gültigen Zeiterfassungsbericht zu erstellen.
4. Jede kleine Aktivität kann nicht Teil der Zeiterfassung sein:
Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie Ihre kleinen Aktivitäten zum Zeiterfassungsplan hinzufügen, was nicht vorteilhaft ist. Einige wichtige Standardschritte sind ein wesentlicher Bestandteil der Zeiterfassung und erfordern Ihre Aufmerksamkeit, aber Sie sollten Ihre benutzerdefinierten Aktivitätstitel nicht in die Zeiterfassung aufnehmen. Denn anstatt Ihnen zu helfen, eine klare Vorstellung zu bekommen, könnten sie Verwirrung und Komplikationen in Ihrem Projekt schaffen.
Bei der Praxis der Zeiterfassung ist einfacher besser als alles andere. Versuchen Sie also, jedes Element auf ein Minimum zu reduzieren, und vermeiden Sie es, dem Plan unnötige kleine Projektaktivitäten hinzuzufügen. Ein einfacher Rat wäre, die breiteren Begriffe anstelle von Teilen kleinerer Aktivitäten zu verwenden, um einen perfekten Zeiterfassungsplan zu erstellen.
5. Zeitblöcke sind immer sehr hilfreich:
Um die Praxis der Zeiterfassung zu fördern, gibt es einige hilfreiche Tricks, die den Prozess vereinfachen können. Eine davon ist es, den Tag in Zeitblöcke einzuteilen. Natürlich können Sie es auch in Wochen und Tage unterteilen, aber normalerweise arbeiten Designer täglich und ziehen es vor, in Stunden zu unterteilen. Die Unterteilung Ihres Tages in Zeitblöcke und die Zuordnung jedes Blocks zu einer bestimmten Aktivität ist eine einfachere Form der Zeiterfassung.
Durch diesen Prozess wird es einfacher, den Zeitanteil jeder Aktivität zu verstehen. Und Sie werden aufmerksamer und klarer, wie Sie jede Stunde verwalten und das Gewicht bestimmen können. Es ist also ein brillanter einfacher Trick, um mehr Zeiterfassung in einer täglichen Routine zu üben.
6. Der durch die Zeiterfassung erzeugte Druck kann die Produktivität verbessern:
Im Idealfall ist Druck nicht das primäre Ziel der Zeiterfassung. Und strenge Zeiterfassungspraktiken in Büros sind auch für niemanden sehr vorteilhaft. Aber wenn Sie die positive Seite betrachten, erzeugt die Zeiterfassung zwangsläufig Druck und Disziplin, die Sie als positive Herausforderung annehmen und zu Ihren Gunsten wenden können.
Vor der Zeiterfassung haben Sie vielleicht im Freestyle gearbeitet, aber jetzt folgen Sie einem bestimmten Muster und organisieren Ihre Zeit sehr gut, was sicherlich die Effizienz steigern kann. Ein gutes Management und ein disziplinierter Designprozess fördern bessere Ergebnisse und eine schnellere Ausgabe. Anstatt sich von dem Druck überwältigen zu lassen, versuchen Sie, einen erträglichen Druck aufzubauen und ihn mit unerwarteten Ergebnissen zu genießen.
7. Automatische Zeiterfassung kann erstaunliche Lösungen bieten:
Es gibt erstaunliche Software und Tools zur automatischen Zeiterfassung auf dem Markt. Sie können es kostenlos und auch für kostenpflichtige Versionen finden. Sie werden in großen Organisationen häufig verwendet, um die Dinge reibungsloser zu gestalten. Diese Tools verfügen über hervorragende Funktionen und Optionen, um Ihre Zeiterfassungsaktivitäten zu unterstützen. Sie erhalten eine fantastische Erfahrung, die den Zeiterfassungsprozess spannender und angenehmer macht.
Automatische Tools können jede kleinere und größere Aktivität für Sie erledigen und Ihnen die gewünschte Ausgabe liefern. Darüber hinaus können Sie verschiedene Analysen und Berichte abrufen, Ihre Daten speichern, neue Elemente erstellen und professioneller gestalten. Wenn Sie also auf erweiterte Zeiterfassungsvorteile zugreifen möchten, ist es gut, sich einige intelligente Zeiterfassungstools zu besorgen.
8. Stringente und unvoreingenommene Kalkulation ist ein Muss:
Wenn Sie ein engagierter Designer sind, der die Zeiterfassung für sich selbst implementieren möchte, ist es wichtig, mit dem Prozess absolut ehrlich zu sein. Nachdem Sie alle Tracking-Daten Ihres Projekts erhalten haben, müssen Sie kalkulieren und zu einem richtigen Schluss kommen. Es gibt keinen Spielraum für Ausreden und verwirrende Ergebnisse für korrekte Zeiterfassungspraktiken.
Sie müssen streng sein und unvoreingenommene Berechnungen anstellen, um den genauen Status Ihrer Zeiterfassung zu kennen. Ein halbwegs neutraler Bericht nützt einem Designer nichts, der die Vorteile einer disziplinierten Zeiterfassung nutzen möchte. Langfristig ist es also besser, die Standards von Anfang an zu korrigieren. Versuchen Sie, die Daten kritisch zu beobachten und entsprechende Berichte zu erstellen.
9. Projekte kategorisieren und Tags erstellen ist ein wesentlicher Schritt:
Der Berichtsteil erwartet genauso viel Aufmerksamkeit und Mühe wie der Zeiterfassungsteil. Wenn Sie mehrere Projekte abwickeln, müssen Sie die Art und Erwartungen jedes Projekts verstehen. Die Zeiterfassung eines Tages kann Ihnen nicht dabei helfen, tiefer in die Projektlinie einzusteigen. Beginnen Sie also mit der Analyse von Zeiterfassungsdaten nach Projekten. Erstellen Sie dann Ihre benutzerdefinierten Tags für verschiedene Arten von Projekten, um Ihre Arbeit organisierter und nahtloser zu gestalten.
Sie können dies auf der Grundlage von Kernaktivitäten, Leistungen, Kunden oder Fristen tun. Je nach Ihrer Arbeit und Ihrem Markt müssen Sie diesen Schritt unternehmen und Kategorien und Tags für Zeiterfassungszwecke erstellen.
10. Ablenkungen und Änderungen sind nicht konsistent:
Eine Sache, die Sie bei der Zeiterfassung verstehen müssen, ist, dass Ihre Ablenkungen und anschließenden Änderungen kein fester Bestandteil Ihrer Zeiterfassungspraxis sind. Sie können im Anfangsstadium möglich sein, aber ihr natürlicher Bestandteil ist strengstens verboten. Wenn Sie jedoch vermeiden möchten, dass Sie abgelenkt werden, versuchen Sie, die Ablenkungszeitspanne im Zeitplan zu verwenden.
Auf diese Weise können Sie Ihr Gehirn trainieren, jede Art von Ablenkung und andere Aktivitäten nur in diesem Zeitraum zu verwenden – je geringer die Ablenkung, desto höher die Ergebnisse und schließlich keine Änderungen. Trainieren Sie also, einem disziplinierten Muster zu folgen, und nutzen Sie die Zeit sinnvoll für einen perfekten Zeiterfassungsbericht.
11. Die Pflege eines persönlichen Blattes und von Berichten sind die geheimen Zutaten:
Selbst wenn Sie einen Vorgesetzten haben, dem Sie Bericht erstatten können, ist es besser, eine persönliche Notiz zu führen und zu berichten. Zeiterfassungsdaten können verschiedene Einflussfaktoren haben, und wenn Sie ein automatisches Tool verwenden, liegen viele Variablen nicht in Ihrer Kontrolle. Und deshalb kann Ihnen ein persönliches Zeiterfassungsblatt sehr helfen, Ihre tatsächliche Arbeit zu analysieren, und es ist einfach zu pflegen und leicht zu ergiebigen Ergebnissen zu gelangen.
Nehmen Sie daher ein persönliches Blatt mit Zeiteinträgen in Ihre Zeiterfassungspraktiken auf, insbesondere wenn Sie sich auf ein Tool oder eine ausgelagerte Methode verlassen. Auf diese Weise können Sie Ihrem Kunden oder Arbeitgeber eine konkrete Zeiterfassungsanalyse geben.
12. Nicht abrechenbare Aktivitäten Auch wichtig:
Wie bereits erwähnt, kann der Entwurfsprozess Ebenen von Aktivitäten umfassen, die sich auf Forschung, Planung, Vorbereitung und Entwurf beziehen. Wenn Sie also Ihre Arbeit für ein bestimmtes Projekt nachverfolgen, müssen Sie auch einige nicht abrechenbare Aktivitäten einbeziehen, da sie ebenfalls viel zum Endergebnis beitragen.
Ihre Recherchestunden, das Einholen wichtiger Genehmigungen und Lizenzen, das Vornehmen mehrerer Änderungen und viele andere kleinere Aktivitäten, die Sie möglicherweise nicht als Kernentwurfsarbeit einbeziehen, sollten ebenfalls im Zeiterfassungsbericht gezählt werden. Weil sie Ihr Projekt vervollständigen und Sie viele Dinge kosten.
13. Schätzen Sie das Projekt und überwachen Sie es jedes Mal:
Nachdem Sie eine Weile an einer geeigneten Zeiterfassungspraxis gearbeitet haben, können Sie sich dem Schätz- und Überwachungsteil zuwenden. Bei jedem neuen Projekt können Sie die Zeit im Voraus abschätzen und dann in mehreren Intervallen kontrollieren, wie nahe Sie Ihren eigenen Prognosen kommen.
Dies ist ein wesentlicher Schritt, da er Ihnen die Kontrolle über Ihren Zeitmanagementzyklus gibt. Langsam würden Sie wissen, wie viele Stunden Sie in verschiedene Aktivitäten und Projekte investieren würden, bevor Sie arbeiten. Dies kann jedoch nur geschehen, wenn Sie Ihr Zeiterfassungsmuster kritisch beobachtet und Ihr Arbeitssystem kennengelernt haben.
14. Komplexe Methoden und Standards sind nicht erforderlich:
Wenn Sie glauben, dass nur komplizierte professionelle Zeiterfassungspraktiken Ihrem Designprozess helfen können, irren Sie sich ernsthaft. Manchmal müssen Sie nicht den schwierigen Weg gehen, denn einfache Optionen können auch die Arbeit erledigen. Je nach Ihrem Arbeitsmuster und Verständnis können Sie sich jeden grundlegenden Plan ausdenken, um die richtige Zeit im Auge zu behalten.
Das Endmotiv der Zeiterfassung sind klare Zeitdaten und entsprechende Aufgaben, die nicht unbedingt komplexe Prozesse und Standards beinhalten müssen. Versuchen Sie, es so einfach wie möglich zu gestalten, damit es jedes Mal, wenn Sie an einem neuen Projekt arbeiten, leicht zu verfolgen und umzusetzen ist.
Die Zeiterfassung hilft einem Designer wirklich, seine eigenen Fachgebiete und Verbesserungen zu kennen. Ein erfolgreiches Design zu liefern ist das ultimative Ziel der Arbeit eines Designers, aber es ist ebenso wichtig, es innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens zu liefern. Die Implementierung von Zeiterfassungspraktiken von Beginn einer Karriere an kann Ihnen auf lange Sicht sehr helfen.
Es hilft Ihnen, nahtlos mit besseren organisatorischen Fähigkeiten zu arbeiten. Und irgendwann hat jeder Designer das Gefühl, dass jeder seiner Prozesse eine bestimmte Zeitspanne haben sollte, um ein vollständiges Projekt vorherzusagen, bevor er einer bestimmten Frist zustimmt. Mit den oben genannten Geheimnissen haben Sie wahrscheinlich eine Vorstellung davon, wie Sie anfangen können und wo Sie arbeiten müssen.
Mit der richtigen Zeiterfassung können Sie eine bessere Bezahlung und eine bessere Effektivität erreichen. Beobachten Sie also Ihr Arbeitsmuster und beginnen Sie mit der Implementierung von Zeiterfassungspraktiken mit höchster Priorität, um der Beste auf dem Markt zu werden.