إطار عائد استثمار فعال لتطوير سياسة العمل من أي مكان

"التحول التكتوني الناجم عن COVID-19 غير" العمل "من اسم إلى فعل. من مكان ذهبنا إلى شيء نقوم به ، بغض النظر عن المكان ". - جو برادي ، الرئيس التنفيذي - الأمريكتان ، The Instant Group

تواجه الشركات اليوم ضغوطًا هائلة من الموظفين الحاليين والمحتملين لتوفير ترتيبات عمل أكثر مرونة ، وهناك خيارات أكثر من أي وقت مضى. في حين أن التحول المفاجئ إلى العمل عن بُعد الناجم عن جائحة COVID-19 كان فوضويًا في البداية ، فقد أثبت العمل من المنزل (WFH) أنه أكثر قابلية للتطبيق بكثير مما كان متوقعًا. الشركات - والصناعات بأكملها - التي لم تفكر من قبل في تبني مثل هذه السياسات تبحث الآن في جعلها دائمة من أجل جذب الموظفين والاحتفاظ بهم.

الآن بعد أن تغلبنا إلى حد كبير على الحواجز الثقافية والتكنولوجية التي تحول دون العمل من المنزل ، فإن الحد المنطقي التالي هو العمل من أي مكان (WFA). تم شطب هذا المستوى من الحرية والمرونة باعتباره خيالًا. ولكن الآن ، نظرًا لخلفية الاستقالة الكبرى وإعادة فتح الحدود العالمية ، من المرجح أن يكون توفير خيار العمل للموظفين من أي مكان أم لا على رأس أولويات العديد من أصحاب العمل - والموظفين - في عام 2022.

العوائق الرئيسية التي تحول دون العمل من أي مكان هي القضايا القانونية والضريبية. تشمل المخاطر الرئيسية الامتثال الضريبي (للموظفين وأصحاب العمل) ، ومخاوف الهجرة ، وقوانين العمل المحلية ، ومشاكل أمن البيانات. في حين أن هذه المخاطر قد تبدو شاقة في البداية ، إلا أنه يمكن إدارتها. الشركات الكبرى ، مثل Spotify و Revolut ، لديها بالفعل سياسات WFA. مثل هذه السياسات لا تمنح الموظفين بالضرورة الحرية المطلقة. بدلاً من ذلك ، يمكن تصميمها لتزويد العمال بدرجة معينة من المرونة ، مع فرض قيود استراتيجية لتقليل المخاطر.

لقد عملت في جميع أنحاء أوروبا والشرق الأوسط وأفريقيا وآسيا والمحيط الهادئ والولايات المتحدة ، وقضيت قدرًا كبيرًا من الوقت كعامل عن بعد يجول حول العالم. أنا محاسب قانوني وتولت مناصب عليا في شركات عالمية متعددة الجنسيات ، مما مكنني من السفر إلى أكثر من 150 موقعًا. لقد واجهت بشكل مباشر تحديات التعامل مع قضايا ضريبة الشركات المعقدة والضرائب الفردية وقانون العمل عبر ولايات قضائية متعددة.

لقد وجدت أنا وعائلتي العمل من أي مكان لتغيير حياتي. عاشت ابنتي البالغة من العمر 5 سنوات بالفعل في أربعة بلدان وسافرت إلى أكثر من 20 دولة. وقد أتاحت لنا القدرة على العمل من أي مكان أن ننغمس حقًا في ثقافات مختلفة ومتابعة شغفنا بطرق لم نتمكن من القيام بها في إجازات قصيرة. ألهمتني طريقة العمل الجديدة هذه لبدء شركتي الخاصة: أنصح الآن الشركات والأفراد حول كيفية جعل WFA حقيقة واقعة.

نظرًا لأن WFA هو مجال سياسة جديد ومتطور يتضمن لوائح من عدد هائل من البلدان ، فلا تزال هناك أسئلة أكثر من الإجابات. ومع ذلك ، يتمكن أصحاب العمل من المضي قدمًا واتخاذ القرارات على الرغم من بعض الغموض. إن أبسط - وربما الأفضل - طريقة لتقييم مخاطر ومكافآت تقديم سياسة WFA هي من خلال عدسة إطار عمل شامل لعائد الاستثمار. يمكن أن يساعدك هذا النوع من التحليل في اتخاذ قرار مستنير بشأن ما إذا كان اعتماد سياسة WFA هو الخيار الصحيح لمؤسستك ويساعدك على تحسين سياسة لمستوى تحملك للمخاطر.

من "العمل من المنزل" إلى "العمل من أي مكان"

لقد ذكرت الضغوط المتزايدة التي يواجهها أصحاب العمل من الموظفين للسماح لهم بالعمل ليس فقط عن بُعد ، ولكن بشكل متزايد من أي مكان. قد تسأل: ما هو الفرق بالضبط؟

يشير WFH إلى الموظفين بدوام كامل الذين تسمح لهم شركاتهم بالعمل عن بُعد ، عادةً من منازلهم المريحة. تنطبق سياسات WFH عادةً على العمال الذين يقيمون داخل دولة واحدة ويمكنهم اختيار العمل من "المنزل" إما لبعض الوقت أو طوال الوقت.

سياسات WFA مختلفة. وهي تسمح للموظفين بالعمل عن بعد في الخارج على أساس مؤقت ، وعادة ما يكون ذلك لأكثر من سبعة أيام ولكن أقل من 365. تقع المدد ضمن هذا النطاق في منطقة رمادية قانونية في العديد من البلدان. هذه الإقامات أطول من السفر التجاري العادي ولكنها لا تتطلب تغييرًا دائمًا في الإقامة.

في حين أن WFA ليس مفهومًا جديدًا بالنسبة للبعض (بمن فيهم أنا) ، إلا أنه شيء غالبًا ما انزلق من خلال الشقوق التنظيمية. ومع ذلك ، نظرًا لانضمام عدد متزايد من الأشخاص إلى صفوف WFA ، فمن المرجح أن تخضع الإقامة المؤقتة لمزيد من التدقيق التنظيمي والتطبيق الأكثر صرامة. يعد هذا المشهد المتغير سببًا إضافيًا لتطوير سياسة WFA جيدة التصميم تحمي شركتك من مخاطر الامتثال القانوني والضريبي.

سياسات WFA: ما الذي يمكن أن يربحه أصحاب العمل؟

تشير كل من البيانات الثابتة والأدلة القصصية القوية إلى أن السماح للموظفين بالعمل عن بُعد يمكن أن يوفر فوائد ملموسة لأصحاب العمل ، مما يساعدهم على جذب المواهب المتميزة والاحتفاظ بها ، وزيادة رضا الموظفين والإنتاجية ، وتقليل الحاجة إلى المساحات المكتبية وتكلفتها. أرباب العمل الذين يوفرون خيار WFA بشكل دائم يجنيون فائدة إضافية تتمثل في الوصول إلى مجموعة المواهب العالمية. تقدر شركة البرمجيات GitLab صافي الفائدة التي تحصل عليها من كونها شركة بعيدة تمامًا بمبلغ 18000 دولار لكل عامل سنويًا.

حتى قبل الوباء ، أشارت الأبحاث الأكاديمية من الجامعات الرائدة إلى أن السماح بالعمل عن بُعد يمكن أن يزيد من إنتاجية الموظفين. وجدت دراسة أجريت عام 2013 بقيادة أستاذ الاقتصاد بجامعة ستانفورد نيكولاس بلوم أن الانتقال من العمل المكتبي التقليدي إلى العمل من المنزل أدى إلى زيادة إنتاجية الموظف بنسبة 13٪. وجدت دراسة رصدية لاحقة أجراها أساتذة من جامعة هارفارد وجامعة نورث إيسترن أن السماح للموظفين بالانتقال من WFH إلى WFA أدى إلى زيادة إنتاجية إضافية بنسبة 4.4٪.

رسالة الموظفين واضحة ومتسقة: ترتيبات العمل غير المرنة هي أحد الأسباب الرئيسية التي يستشهدون بها لترك وظائفهم. في استطلاع حديث أجرته GoodHire ، قال 74٪ من المشاركين أنهم سيحتاجون إلى شكل من أشكال ترتيبات العمل عن بُعد للبقاء في وظائفهم الحالية.

تشير مجموعة متزايدة من الأدلة إلى أن العديد من العمال سيكونون مستعدين حتى لتخفيض رواتبهم مقابل خيار العمل عن بُعد على أساس دائم. في حين أن المبلغ يختلف حسب المصدر ، بشكل عام ، يقول معظم الذين شملهم الاستطلاع إنهم سيقبلون تخفيض الرواتب بنسبة 5٪ إلى 10٪ لجعل ترتيبات العمل عن بُعد دائمة.

ما هي سلبيات سياسات WFA؟

هناك مثبطات لاعتماد سياسة WFA ، وعلى رأسها كابوس الامتثال الذي يمكن أن يخلقه WFA. سننظر إلى هذا في المقام الأول من منظور صاحب العمل ، الذي يواجه عمومًا تعرضًا أكبر للمخاطر. ومع ذلك ، فإن الموظفين الذين يعملون عن بعد في بلد غير محل إقامتهم الضريبية الدائمة لفترات طويلة يواجهون مخاطر معينة أيضًا.

إن الخطر الأساسي الذي يواجهه أصحاب العمل في سيناريوهات WFA هو إمكانية إطلاق "منشأة دائمة" (PE). يصف PE أنشطة الأعمال التجارية في بلد أجنبي والتي تعتبر كبيرة ومستمرة ، بما يكفي لإحداث التزام ضريبي في ذلك البلد. قد تستخدم البلدان المختلفة والمعاهدات الضريبية الخاصة بها معايير مختلفة قليلاً لتعريف PE ، ولكن معظمها يعتمد على إرشادات من المادة 5 من اتفاقية الضرائب النموذجية لمنظمة التعاون الاقتصادي والتنمية.

هناك طريقتان رئيسيتان يمكن لأي مؤسسة أن تطلق الملكية الخاصة: تشغيل مكان ثابت للعمل (ماديًا أو افتراضيًا) في بلد ما و / أو تعويض وكيل تابع في ذلك البلد (عادة شخص لديه سلطة توقيع العقود نيابة عن الشركة ). كبار المديرين التنفيذيين ومندوبي المبيعات هم أمثلة نموذجية للوكلاء التابعين ، على الرغم من أن التعيين يختلف باختلاف البلد والوضع. لهذه الأسباب ، تعد كل من طبيعة العمل الذي يتم إجراؤه في بلد ما ، وكذلك طول الوقت ودرجة الانتظام التي يتم بها هذا العمل ، من العوامل المهمة التي يجب مراعاتها عند تطوير سياسة WFA الخاصة بك.

لنفترض أن أحد كبار المديرين في شركتك - شخص مسؤول عن القرارات الإستراتيجية الرئيسية ولديه سلطة توقيع العقود نيابة عن الشركة - يريد أن يعيش في منزله الصيفي بالخارج لمدة سبعة أشهر كل عام. من المرجح أن تؤدي طبيعة العمل الذي يتم إجراؤه ، جنبًا إلى جنب مع الطول الكبير للوقت الذي يقضيه بلد واحد والطبيعة المتكررة للزيارات ، إلى تحفيز PE من خلال إخفاق كل من اختبارات "مكان العمل الثابت" و "الوكيل التابع".

إذا اعتبر بلد أجنبي أن لشركتك منشأة دائمة هناك ، فإنك تخاطر بتكبد فاتورة ضريبية أعلى بكثير على الشركات. من ناحية أخرى ، من غير المحتمل أن يؤدي مطور برامج مبتدئ يعمل من Airbnb في جزيرة كاريبية لمدة شهر واحد في السنة إلى تشغيل PE.

يتحمل PE أكبر قدر من المخاطر المالية عند السماح للموظفين بـ WFA ، ولكنه ليس الخطر الوحيد. لقد أوجزت المخاطر الرئيسية الأخرى في الجدول التالي.

كيف يمكنك تطوير وتحسين سياسة WFA لشركتك بطريقة تزيد من الفوائد المحتملة إلى أقصى حد مع التخفيف من المخاطر الأكثر أهمية؟ مع إطار عمل ROI.

إطار ROI لسياسات WFA

بالطريقة نفسها التي يحسب بها المستثمرون العائد على الاستثمار ، تسعى الشركات غالبًا لتقدير (أو ، بعد الحقيقة ، قياس) العائد على قرار تجاري استراتيجي بالنسبة لتكلفته. يمكن أن يكون إطار عمل ROI أداة مفيدة عند تطوير سياسة WFA أو مقارنة خيارات السياسة. ستكون المدخلات بلا شك غير دقيقة ، حيث سيكون من المستحيل تعيين قيم عددية ملموسة للتكاليف أو الفوائد المتضمنة. بغض النظر ، يمكن أن يساعدك هذا الإطار النظري في معرفة كيف يمكن تعديل جوانب مختلفة من سياستك لتعظيم عائد الاستثمار ، إما عن طريق زيادة الفوائد أو خفض التكاليف.

لأغراضنا ، يجب أن يأخذ جانب "التكلفة" من المعادلة في الاعتبار النفقات الإدارية الإضافية لتنفيذ سياسة WFA بالإضافة إلى "تكلفة" كل من المخاطر الأساسية المدرجة في الرسم البياني التالي. يمكنك تقدير تكلفة أي مخاطرة معينة بضرب احتمالية حدوث النتيجة السلبية بتكلفة العقوبة التي سيتم تكبدها.

على سبيل المثال ، فإن تقديم سياسة WFA لمدة 30 يومًا في السنة يمثل احتمالًا منخفضًا للغاية بأن أي موظف سوف يؤدي إلى PE في بلد أجنبي. على الرغم من أن تكلفة عقوبة PE مرتفعة ، إلا أن احتمال تكبد هذه التكلفة ضئيل في هذا السيناريو ، لذا فإن تقديم هذه السياسة يترك شركتك في وضع آمن إلى حد ما.

على العكس من ذلك ، قد يكون الخطر غير المقبول هو السماح لشخص ما في دور شديد الخطورة مثل المبيعات بقضاء أكثر من نصف العام في بلد يوجد فيه خطر كبير يتمثل في إنشاء منشأة دائمة قد تكلف الشركة الملايين. في هذه الحالة ، سيكون من الصعب بناء دراسة جدوى للسماح لهم بالعمل من أي مكان.

(في الرسم البياني السابق ، تأتي التكلفة المقدرة لاستبدال الموظف من Gallup ، وقد تم إجراء بعض الاستطلاعات المتعلقة بتفضيلات العمال بواسطة Goodhire و Owl Labs و Vidyard.)

أثناء قيامك بتطوير ومقارنة سياسات WFA المحتملة ، ضع في اعتبارك أربعة أسئلة رئيسية. ستعمل الإجابات بشكل مباشر في عائد الاستثمار لخيار سياسة معين ، مما يسمح لك بتحسين سياستك عن طريق تعظيم الفوائد وتقليل المخاطر.

1. هل WFA خيار قابل للتطبيق لشركتك؟

لا يمكن أداء جميع الوظائف بشكل جيد عن بعد. قد يبدو هذا واضحًا ، لكنه ليس دائمًا واضحًا كما تعتقد. يمكن أن يزيد WFA من تعقيد الأمور إذا كان الموظفون يعملون عبر مناطق زمنية مختلفة. ومع ذلك ، على مدار فترة الوباء ، اكتشف العديد من قادة الأعمال الذين اعتقدوا ذات مرة أن أعمالهم لا يمكن أن تعمل عن بُعد أو بشكل غير متزامن ، أنهم في الواقع قادرون على ذلك.

وحتى الصناعات التي تتطلب جداول زمنية ثابتة ووجودًا ماديًا - مثل مصانع السيارات - قد يكون لديها أقسام (مالية ، وقانونية ، والموارد البشرية) يمكنها العمل بشكل أكثر استقلالية. قبل أن تفكر بجدية في تبني سياسة WFA ، اسأل نفسك عما إذا كان العمل عن بُعد غير المتزامن ممكنًا لشركتك وما مدى احتمالية أن يؤدي ذلك إلى إنتاجية أقل. فكر في هذا الأمر بالنسبة للشركة ككل ، وكذلك فيما يتعلق بالإدارات والأدوار الفردية.

في بعض الحالات ، يمكن أن يكون التنظيم الخاص بالصناعة عاملاً مقيدًا حيث يمكن للموظفين العمل. على سبيل المثال ، تخضع أنواع معينة من المؤسسات المالية للتنظيم بدرجة عالية وقد تحتاج إلى الامتثال لمتطلبات الترخيص المحددة من أجل إجراء الأعمال عبر خطوط الولاية والبلد. في حالات أخرى ، قد يكون العمل عن بُعد ممكنًا ، ولكنه أقل كفاءة. يطرح العمل غير المتزامن بعض التحديات ، لا سيما فيما يتعلق بالاتصالات - ومع ذلك ، يمكنه أيضًا زيادة الكفاءة عن طريق السماح بمواصلة العمل على مدار الساعة. حددت شركة McKinsey & Company الصناعات الأنسب للعمل عن بُعد.

2. كم عدد أيام WFA التي يجب أن تسمح بها في سنة معينة؟

يجب أن يكون عدد الأيام التي تسمح للموظفين بالعمل من أي مكان في السنة دالة على عاملين.

أولاً ، كما تمت مناقشته في السؤال 1 ، ضع في اعتبارك ما إذا كانت الإنتاجية ستتأثر سلبًا بفترات طويلة من العمل عن بُعد. على سبيل المثال ، العديد من الوظائف في قطاع التكنولوجيا ، مثل تطوير البرمجيات ، مستقلة نسبيًا وغالبًا ما يتم إجراؤها عن بُعد. من الصعب أن ترى كيف يمكن لـ WFA لأي فترة زمنية أن تسبب مشاكل. ومع ذلك ، في الصناعات أو الأدوار الأخرى التي تتطلب درجة عالية من التعاون ، قد يكون العمل لمدة شهر أو شهرين خارج المكتب من وقت لآخر ، ولكن قد لا تكون الفترات الزمنية الطويلة مثالية.

ثانيًا ، فكر في اللوائح الخارجية. تستند العديد من قواعد التأشيرات والهجرة إلى فترات زمنية قياسية (على سبيل المثال ، 30 أو 90 أو 183 يومًا). على سبيل المثال ، يُسمح للمواطنين الأمريكيين عمومًا بقضاء ما يصل إلى 90 يومًا في بلد معين بموجب تأشيرة سياحية تقليدية. من غير المحتمل أن يؤدي تنفيذ العمل عن بُعد لشركة مقرها الولايات المتحدة من الخارج - العمل الذي لا يتضمن تفاعلًا في السوق المحلية - إلى خطر جسيم في إثارة PE خلال هذا الإطار الزمني.

ليس من قبيل المصادفة أن معظم سياسات WFA التي اعتمدتها الشركات الكبرى حتى الآن تتراوح من شهر إلى ثلاثة أشهر في السنة. يُسمح لموظفي Shopify بالدخول إلى WFA لمدة ثلاثة أشهر سنويًا ، بينما تقدم Revolut شهرين من WFA ، بينما تسمح American Express بشهر واحد. بالنسبة لأي سياسة WFA معينة ، تقلل المدة الأقصر من احتمال وجود العديد من المخاطر الرئيسية: إثارة PE ، ومخالفة قواعد الهجرة ، والخضوع لقانون العمل المحلي.

3. ما هي البلدان التي ستقوم بتضمينها أو استبعادها؟

يمكنك تناول هذا السؤال بإحدى الطرق الثلاث: قائمة البلدان المعتمدة مسبقًا ، أو قائمة البلدان المحظورة ، أو مزيج من الاثنين. (لأسباب جيوسياسية أو أمنية ، تحظر معظم الشركات على الأقل عددًا قليلاً من البلدان).

أثناء تحديد البلدان التي يجب تضمينها في سياستك ، ضع في اعتبارك المخاطر ذات الصلة بشكل خاص بكل موقع ، بالإضافة إلى المستوى العام للمخاطر. لدى الولايات المتحدة والمملكة المتحدة ، على سبيل المثال ، بعض اللوائح الأكثر صرامة في هذا المجال: حتى البقاء على هذه الحدود لمدة 30 يومًا لديه القدرة على إثارة المشكلات الضريبية. في المقابل ، وخاصة خلال فترة الوباء ، أدخل عدد من البلدان سياسات تهدف صراحة إلى جذب العمال عن بعد. اتخذت العديد من البلدان التي اعتمدت اقتصاداتها في السابق اعتمادًا كبيرًا على السياحة قرارًا محسوبًا لتقديم برامج تأشيرة العمل عن بُعد من أجل جذب العمال عن بُعد ذوي الدخل المرتفع نسبيًا والإنفاق التقديري الذي يجلبونه.

4. هل يجب عليك ربط نظام إدارة الأداء الخاص بك ديناميكيًا بسياسة WFA الخاصة بك؟

بينما تشير معظم البيانات إلى أن توسيع مرونة الموظف ، سواء عن طريق WFH أو WFA ، يؤدي إلى زيادة الإنتاجية ، إلا أن هناك طرقًا يمكنك من خلالها تضخيم هذه الميزة. تمامًا كما قدم أصحاب العمل تاريخيًا مكافآت قائمة على الأداء أو منحوا إجازات مدفوعة الأجر لأولئك الذين بقوا مع الشركة لعدد معين من السنوات ، يمكن استخدام السماح للموظفين بالعمل من أي مكان كمزايا حافزة مرتبطة إما بالأداء أو الاحتفاظ.

ما هي سياسة WFA المناسبة لمنظمتك؟

لا شيء خال من المخاطر. من ناحية أخرى ، قد يؤدي تبني سياسة WFA إلى تعريض شركتك لمجموعة من مخاطر الامتثال. من ناحية أخرى ، فإن الفشل في تقديم بعض المرونة على الأقل حول العمل الدولي عن بُعد يعرضك لخطر فقدان بعض أفضل مواهبك. ما الذي يجب على صاحب العمل فعله؟

آمل أن يزودك إطار عمل ROI بفهم أساسي للتكاليف والفوائد المحتملة لاعتماد سياسة WFA. علاوة على ذلك ، يجب أن تساعدك في مقارنة خيارات السياسة المختلفة ومعرفة كيف يمكن أن يؤثر تعديل مكونات معينة لسياسة WFA على عائد الاستثمار.

ومع ذلك ، فإن بعض مجالات المخاطر معقدة. وهي تختلف حسب البلد وتتطور باستمرار حيث يحاول المنظمون التكيف مع قوة عاملة عالمية متنقلة بشكل متزايد. في حين أن هذا الإطار الأساسي يمكن أن يساعدك في تطوير سياسة WFA منخفضة المخاطر نسبيًا لشركتك ، إذا كنت تفكر في سياسة أكثر توسعية ، فقد يكون من المفيد طلب المشورة المهنية.