ما هو Slack وكيفية استخدامه لتحسين الاتصال والإنتاجية

ربما سمعت الكثير من الأشخاص الذين يعملون في الشركات يستخدمون كلمة "تطبيق Slack". إذن ، ما هو تطبيق Slack ؟

Slack عبارة عن نظام أساسي للمراسلة للفرق يتيح التواصل والتعاون في الوقت الفعلي. إنها منصة قائمة على السحابة يمكنك الوصول إليها من أي جهاز متصل بالإنترنت ، بما في ذلك أجهزة الكمبيوتر والهواتف الذكية والأجهزة اللوحية. تم تصميم Slack لتبسيط اتصالات الفريق وتحسين الإنتاجية من خلال تسهيل بقاء أعضاء الفريق على اتصال ومشاركة المعلومات.

دعونا نتعمق في فهم ما هو Slack في إدارة المشاريع وكيف يمكن استخدامه للحفاظ على قنوات اتصال أفضل.

الميزات الرئيسية لتطبيق Slack

تتمثل إحدى الميزات الرئيسية لـ Slack في القدرة على إنشاء قنوات لفرق أو مشاريع أو مواضيع مختلفة. يتيح ذلك لأعضاء الفريق التواصل بسهولة مع الأشخاص المناسبين والبقاء منظمين. يمكن أن تكون القنوات عامة أو خاصة ، حسب احتياجات الفريق.

بالإضافة إلى القنوات ، يقدم Slack أيضًا العديد من الميزات الأخرى التي يمكن أن تساعد الفرق على البقاء منظمة ومنتجة.

• الرسائل المباشرة: يمكن لأعضاء الفريق إرسال رسائل خاصة لبعضهم البعض ، تمامًا كما هو الحال في تطبيق الدردشة.
• عمليات التكامل: يمكن دمج Slack مع العديد من الأدوات والخدمات الأخرى ، مثل Google Drive وتقويم Google و Trello و Asana والعديد من تطبيقات الأعمال التجارية الأخرى للشركات.يتيح ذلك لأعضاء الفريق البقاء على اطلاع دائم بالتحديثات والتغييرات في هذه الأدوات دون مغادرة Slack.
• مشاركة الملفات: يسمح Slack لأعضاء الفريق بمشاركة الملفات والمستندات بسهولة ، مما يسهل التعاون في المشاريع.
• البحث: يحتوي Slack على وظيفة بحث قوية تتيح لأعضاء الفريق العثور بسرعة على المعلومات التي يحتاجون إليها.
• تطبيق الهاتف المحمول: يوسع تطبيق Slack تطبيقًا للجوال يمكّن أعضاء الفريق من البقاء على اتصال والتعاون أثناء التنقل.

كيف تبدأ مع Slack؟

إليك كيف يمكنك البدء مع Slack:

1. قم بإنشاء حساب Slack:

لاستخدام Slack ، ستحتاج إلى إنشاء حساب. يمكنك التسجيل للحصول على حساب مجاني على https://slack.com/ . سيُطلب منك تقديم عنوان بريدك الإلكتروني وإنشاء كلمة مرور. يمكنك أيضًا التسجيل باستخدام حساب Google أو Microsoft الخاص بك.

2. دعوة أعضاء الفريق:

بمجرد إنشاء حساب ، يمكنك دعوة أعضاء الفريق للانضمام إلى مساحة العمل الخاصة بك. للقيام بذلك ، انقر فوق الزر "إضافة أشخاص" في الزاوية اليمنى العليا من الشاشة. يمكنك دعوة أعضاء الفريق عن طريق إدخال عناوين بريدهم الإلكتروني أو إرسال ارتباط إليهم للانضمام إلى مساحة العمل الخاصة بك.

3. إعداد القنوات:

تنظم القنوات الاتصالات في Slack. يمكن تنفيذها لمشاريع أو فرق أو مواضيع محددة. لإنشاء قناة ، انقر فوق علامة التبويب "القنوات" في الشريط الجانبي الأيسر وانقر فوق الزر "إنشاء قناة". يمكنك تسمية قناتك ودعوة أعضاء الفريق للانضمام إليها.

4. إرسال الرسائل:

لإرسال رسالة في Slack ، انقر فوق القناة التي تريد إرسال الرسالة إليها واكتب رسالتك في حقل النص أسفل الشاشة. يمكنك أيضًا استخدام الرموز التعبيرية وإرفاق الملفات وخيارات التنسيق لجعل رسائلك مرئية وتفاعلية أكثر.

5. استخدام عمليات الدمج:

يقدم Slack مجموعة متنوعة من عمليات التكامل مع الأدوات والخدمات الأخرى. تسمح لك عمليات الدمج هذه بجلب المعلومات والوظائف من التطبيقات الأخرى إلى Slack. لإعداد تكامل ، انقر فوق علامة التبويب "التطبيقات" في الشريط الجانبي الأيسر وتصفح عمليات الدمج المتاحة. يمكنك أيضًا استخدام شريط البحث "إضافة تطبيق أو تكامل" للعثور على عمليات تكامل محددة.

اكتشف دورات الإدارة الشعبية لدينا

6. استخدم Slackbot:

Slackbot هو روبوت مدمج يمكنه مساعدتك في المهام وتوفير المعلومات. يمكنك الوصول إلى Slackbot بالنقر فوق علامة التبويب "الرسائل المباشرة" في الشريط الجانبي الأيسر وتحديد "Slackbot". يمكنك طرح أسئلة على Slackbot أو إعطائه أوامر لأداء مهام مثل إعداد التذكيرات أو البحث عن المعلومات.

تعلم دورات الإدارة من أفضل الجامعات في العالم. احصل على درجة الماجستير أو برنامج PGP التنفيذي أو برامج الشهادات المتقدمة لتسريع مسار حياتك المهنية.

بعض النصائح الإضافية لبدء استخدام Slack

فيما يلي بعض النصائح الإضافية لبدء استخدام Slack:

• تخصيص إعدادات الإشعارات: يمكنك تخصيص إعدادات الإشعارات للتحكم في كيفية ووقت تلقي الإشعارات في Slack.للوصول إلى إعدادات الإشعارات ، انقر على صورة ملفك الشخصي في الزاوية العلوية اليسرى من الشاشة وحدد "التفضيلات".
• استخدم أوامر الشرطة المائلة: تسمح لك أوامر Slash بأداء المهام بسرعة والوصول إلى المعلومات في Slack.على سبيل المثال ، يمكنك استخدام الأمر "/" لتعيين التذكيرات أو الأمر "/ giphy" للبحث عن صور GIF.
• استخدام اختصارات لوحة المفاتيح: تتيح لك اختصارات لوحة المفاتيح أداء المهام بشكل أسرع في Slack.على سبيل المثال ، يمكنك استخدام الاختصار "Shift + Enter" لإنشاء سطر جديد في الرسالة أو الاختصار "Ctrl + K" لفتح مربع الحوار "إضافة رابط".
• استخدم مركز المساعدة: إذا كانت لديك أسئلة أو كنت بحاجة إلى مساعدة باستخدام Slack ، فيمكنك الوصول إلى مركز المساعدة من خلال النقر على قائمة "المساعدة والتعليقات" في الركن الأيمن العلوي من الشاشة.

نصائح لاستخدام Slack لزيادة الاتصال والإنتاجية

فيما يلي بعض النصائح والحيل لتحسين تجربة الاتصال الخاصة بك مع Slack.

• استخدم القنوات لتنظيم الاتصال حسب الموضوع أو الفريق. يساعد هذا في الحفاظ على تركيز المناقشات ويقلل من كمية المعلومات غير ذات الصلة في الدردشة الرئيسية أو تبادل المحادثات المستندة إلى البريد الإلكتروني.
• استخدم الرسائل المباشرة للتواصل الفردي أو المحادثات الجماعية الأصغر. تساعد DM على الحفاظ على خصوصية المحادثات وتجنب ازدحام الدردشة الرئيسية.
• قم بإعداد الإخطارات لتلقي الإخطارات بالرسائل أو القنوات المهمة فقط. هذا يقلل من المشتتات ويسمح لك بالتركيز على عملك.
• استخدم الرمز @ لوضع علامة على أفراد أو فرق معينة في الرسالة. يساعد هذا في ضمان عدم فقدان المعلومات المهمة ويساعد على إبقاء الجميع على اطلاع دائم.
• استخدم عمليات التكامل مع الأدوات الأخرى ، مثل Trello أو Asana ، لتبسيط الاتصال وإدارة المشاريع.
• استخدم وظيفة البحث للعثور بسرعة على المحادثات أو المعلومات السابقة. هذا يساعد على توفير الوقت وتحسين الإنتاجية.
• شجع على استخدام الرموز التعبيرية وردود الفعل لنقل المشاعر أو الاتفاق بسرعة دون الحاجة إلى استجابات مطولة.
• شجع أعضاء الفريق على استخدام وظيفة "عدم الإزعاج" عندما يحتاجون إلى التركيز على مهمة دون مقاطعة.
• استخدم ميزة "الخيوط" للحفاظ على المناقشات ذات الصلة منظمة ويمكن الوصول إليها بسهولة.

باستخدام Slack بشكل فعال ، يمكن للفرق تحسين الاتصال والإنتاجية عن طريق تقليل الوقت المستغرق في البحث عن المعلومات وإبقاء الجميع في نفس الصفحة.

مقالاتنا الإدارية العليا

أفضل الممارسات التي يجب وضعها في الاعتبار عند استخدام Slack

هناك بعض أفضل الممارسات التي يجب وضعها في الاعتبار عند استخدام Slack لتحسين الاتصال والإنتاجية:

استخدم القنوات بشكل فعال

تأكد من إنشاء قنوات لفرق أو مشاريع أو مواضيع مختلفة ، وشجع أعضاء الفريق على استخدام القنوات المناسبة لمحادثاتهم. سيساعد هذا في الحفاظ على القنوات الرئيسية مركزة ومنظمة.

حافظ على تنظيم المحادثات

استخدام المواضيع للحفاظ على المناقشات منظمة وعلى الموضوع. سيسهل ذلك على أعضاء الفريق العثور على المعلومات التي يحتاجون إليها والبقاء على اطلاع دائم بما يجري.

استخدم عمليات التكامل بحكمة

في حين أن عمليات الدمج يمكن أن تكون مفيدة ، فمن المهم عدم الانشغال. استخدم فقط عمليات التكامل القيّمة لفريقك ، وتأكد من إعداد الإشعارات بطريقة تناسب فريقك بشكل أفضل.

خاتمة

بشكل عام ، يعد Slack أداة قوية لتحسين تواصل الفريق والإنتاجية. من خلال تبسيط الاتصال وتسهيل بقاء أعضاء الفريق على اتصال وتعاون ، يمكن لـ Slack مساعدة الفرق على إنجاز المزيد في وقت أقل. من تسهيل الاتصال في الوقت الفعلي إلى السماح لأعضاء الفريق بتبادل التعليقات والتحديثات بسرعة. يساعد هذا في تقليل الوقت المستغرق في رسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات ، مما يوفر الوقت لمزيد من المهام الملحة وزيادة الإنتاجية الإجمالية.

تعلم كيفية استخدام Slack وأدوات إدارة المشاريع الأخرى من خلال التسجيل في upGrad

يجمع برنامج ماجستير إدارة الأعمال (MBA) من upGrad في Golden Gate University بين التعلم في الفصول الدراسية التقليدية والتعلم عبر الإنترنت والتعلم التجريبي. تم تصميم البرنامج لمساعدة المهنيين العاملين على اكتساب فهم لأحدث اتجاهات الأعمال وإعدادهم لمهن ناجحة في عالم الشركات. يتضمن منهج ماجستير إدارة الأعمال دورات في المحاسبة والاقتصاد والتمويل والتسويق والاستراتيجية. سوف يتعلم المرشحون أيضًا عن السلوك التنظيمي ، والأعمال التجارية العالمية ، والمسؤولية الاجتماعية.

يشمل البرنامج أيضًا

• الانغماس الاختياري في الحرم الجامعي
• محاكاة من Harvard Business Publishing Education
• مناقشات دراسة الحالة العالمية