كيفية الاستفادة من اجتماعات التصميم الأسبوعية

هذه أسئلة برزت في رأسي بمجرد أن بدأ فريق التصميم في النمو بسرعة أمام عيني. كقائد فريق ، واجهت تحديًا جديدًا: التأكد من وجود تكرار كافٍ في اتصالات فريقي لتسهيل تطوير الفريق. أدخل اجتماعات التصميم الأسبوعية.

مزيد من القراءة على SmashingMag:

• أن تصبح ميسرًا أفضل
• كيفية تبسيط الحوار الإبداعي
• كيف تتواصل بشكل فعال في مشاريع تكنولوجيا المعلومات
• Up on the Wall: كيف تفتح جدران العمل البصيرة الإبداعية

المشكلة

أثناء أخذ مجموعة تصميم IDEO.org كجزء من خطتنا التعليمية ، شجعتنا الدورة (فريق التصميم) على الاجتماع أسبوعًا بعد أسبوع لمناقشة وحل مشكلات التصميم في العالم الحقيقي. بعد الانتهاء من الدورة ، عدنا إلى عاداتنا القديمة البسيطة ، والتي تتكون من الوقوف يوميًا واجتماعات صباح الاثنين مع بقية الفرق. ولكن إليكم الشيء المضحك: استمر فريق التصميم في الشعور بالحاجة إلى الاجتماع والتفاعل مع مواضيع معينة - خاصة وأن الفريق انقسم بين موقعين للمكاتب. مع وضع هذا في الاعتبار ، فكرنا ، لماذا لا نتابع فكرة اجتماع التصميم الأسبوعي الداخلي؟

التنسيق

اجتمعنا حولنا وسعينا لإيجاد هيكل يناسب احتياجاتنا. كنا نبحث عن طريقة لإبقاء الفريق متصلاً ومشاركة تقدم مهامنا الحالية ومنع العقبات المحتملة وحل المشكلات ومناقشة الموضوعات ذات الاهتمام المشترك وتحسين مهاراتنا. بعد بضع جلسات من العصف الذهني ، توصلنا إلى تنسيق مدته ساعة واحدة وشعرنا أنه مناسب لفريقنا الصغير المكون من أربعة مصممين. حتى أننا أطلقنا على الاجتماع لقبًا: The Design Kiosk.

الهيكل

باختصار ، يتكون The Design Kiosk من:

• 10 دقائق لاستعراض مهامنا الحالية وأولوياتنا القصوى لأهداف الشركة والنتائج الرئيسية (OKR) ؛
• 15 دقيقة لمشاركة أحدث المقالات التي قرأناها والروابط التي وجدناها والموارد المفيدة الأخرى التي اكتشفناها (حتى ثلاثة لكل عضو) ؛
• 5 دقائق لمشاركة نصيحة تصميم سريعة تعلمناها في الأسبوع الماضي (Photoshop أو Sketch أو غيرهما) ؛ على سبيل المثال ، يؤدي الضغط على "Alt" في لوحة Photoshop إلى عرض الزر "إعادة تعيين" - Yipee! ؛
• 25 دقيقة للموضوع الرئيسي المراد مناقشته (يمكن أن يشمل ذلك كيفية تبني أحدث اتجاهات التصميم ، أو كيفية تحسين مهارات العرض لدينا ، أو كيفية تنظيم دليل النمط لموقع الويب الخاص بوكالتنا) ؛
• 5 دقائق لاختتام الأمور وكتابة الإجراءات الواضحة التي يجب اتخاذها واتخاذ قرار بشأن الموضوع الرئيسي للأسبوع القادم.

قالب جدول بيانات

لتخزين كل ما تمت مناقشته ومشاركته وتتبعه ، أنشأنا نموذجًا لجدول بيانات أعلى الهيكل. من الناحية العملية ، نرجع إلى دفتر يوميات الاجتماع الخاص بنا في كل مرة نريد فيها التحقق من أحد الموارد أو استعراض ما تم تحديده. إنها أداة رائعة لتجنب فقدان التركيز ولإبقاء الأشياء تتحرك في الاتجاه الصحيح. القالب منظم في أوراق لكل أسبوع ، ويتبع هيكل Design Kiosk. يمكنك التحقق من النموذج بنفسك ومشاهدة مثال لملاحظات الاجتماع.

كيف تعمل

لا يكفي وجود هيكل ونموذج للعمل بهما. لقد اتفقنا على بعض القواعد الأساسية حتى تتم الاجتماعات بشكل صحيح. إليك كيف يسير الاجتماع بالفعل:

1. يجب على جميع الأعضاء المشاركة.
2. الاجتماع يوم الجمعة - وهذا يسمح لنا بالترقب لما سيأتي في الأسبوع التالي.
3. لكل اجتماع منسق مختلف مسؤول عن إعداد النموذج ووضع جدول الأعمال للموضوع الرئيسي. يتأكد هذا الشخص من قيام الجميع بملء القالب لهذا الأسبوع بحالات المهام والموارد الموصى بها.
4. يقوم المحال إليه بتنسيق الاجتماع بأكمله ويتصفح كل عنصر في القائمة.
5. يتأكد المنسق من استمرارنا في المسار الصحيح وعدم الانحراف عن الموضوع الرئيسي. إنهم مسؤولون عن تحفيز زملائهم على الانخراط والتعبير عن آرائهم.
6. طوال الاجتماع ، يقوم المنسق بتدوين الملاحظات وإعداد قائمة بالإجراءات الفورية التي يتعين اتخاذها.
7. في نهاية الاجتماع ، يتم تحديد موضوع جديد ومنسق الأسبوع المقبل.
8. العملية تعيد نفسها.

توفر عملية تبديل المنسقين بين أعضاء الفريق التنوع وتضيف نكهة فريدة لكل اجتماع ، مع الحفاظ على مشاركة كل عضو.

بعد 10 اجتماعات

نتائج

إذا نظرنا إلى الوراء في الاجتماعات العشرة الأولى ، فقد استعرضنا أكثر من 100 مورد وتصدينا لتحديين رئيسيين في التصميم.

كان التحدي الأول هو إدراك أن لكل منا منطقة راحة خاصة به عندما يتعلق الأمر بتصميم واجهة المستخدم - باستخدام نفس الأنماط والسلوكيات الآمنة منذ البداية. للتعامل مع هذا ، قررنا أن يكون لدينا مهام يتعين على كل منا من خلالها إنشاء واجهات مستخدم لأجهزة ذكية معينة (IoT) باستخدام الاتجاهات الحالية. التحدي الثاني كان تحسين مهارات العرض لدينا كفريق وبشكل فردي. نشارك في الكثير من المؤتمرات واللقاءات وملاعب البيع ، لذلك يجب على الجميع التدرب على خطاباتهم وحالاتهم وإيماءاتهم. للقيام بذلك ، تم تخصيص تلك الدقائق الـ 25 الرئيسية لممارسة مهاراتنا في تقديم العروض. كان التركيز على هذين التحديين بمثابة خطوة ملهمة - كانت التحسينات مرئية بوضوح مع كل جولة من الشرائح أو المفاهيم التي قدمناها في الأحداث وملاعب المبيعات التي تلت ذلك. لقد ثبت أنها تفيد ليس فقط الفريق ، ولكن الشركة أيضًا.

علاوة على ذلك ، اعتمد فريق المحتوى لدينا نموذج الاجتماع (تعديله وفقًا لاحتياجاتهم) ، بينما أنشأ فريق التطوير التنسيق الخاص بهم المستوحى من نموذجنا.

مثال ذكي

دعنا نرجع للوراء قليلاً ونخوض في التفاصيل حول كيف بدأنا الخروج من منطقة الراحة الخاصة بنا في تصميم واجهة المستخدم من خلال هذه الأنواع من الاجتماعات.

أولاً ، قمنا بإعداد اجتماع ناقشنا فيه الاتجاهات المرئية الرئيسية في واجهة المستخدم وتصميم الويب (من الألوان الزاهية والتدرجات السلسة والطباعة الجريئة والظلال والضبابية الدقيقة وبطاقات واجهة المستخدم والشبكات المخصصة إلى واجهات المحادثة والفيديو و VR وتجارب الواقع المعزز - على سبيل المثال لا الحصر).

للاجتماع القادم ، قمنا بإعداد بعض المهام. كان على كل واحد منا اختيار "جهاز ذكي" وإنشاء شاشة لواجهة تطبيق خيالية. ذهبنا مع سلة مهملات ذكية وثلاجة ذكية وممسحة ذكية. اختار كل واحد منا العمل بشكل فردي مع أحد المفاهيم. سمحت لنا هذه المقترحات بالذهاب واستكشاف الأنماط والاتجاهات الجديدة بحرية. في الأسبوع التالي ، قدمنا ​​مفاهيمنا وقدمنا ​​ملاحظات لبعضنا البعض في 25 دقيقة فقط (لأنه كان الموضوع الرئيسي للأسبوع).

مجموعة واحدة من المهام لم تكن كافية. في الشهر التالي ، قمنا بعمل مجموعة أخرى من واجهات المستخدم للمنتجات الذكية ، وهذه المرة لمقلاة وجرس باب وقناع وجهاز مسح ضوئي للقياسات الحيوية.

وإدراكًا منا أن هذه الممارسات مفيدة للفريق ، قررنا أنه يجب أن نعقد اجتماعًا شهريًا لمفاهيم واجهة المستخدم وآخر لتدريبات العرض التقديمي.

التحديات

خلال هذه الاجتماعات التي تزيد عن 10 ، واجهنا بعض التحديات والتغييرات.

بالنسبة للمبتدئين ، عندما يتعلق الأمر بالواجب المنزلي ، فإننا لا نلتقي مرة أخرى حتى ينتهي الجميع من مهمتهم. من المريح تخطي اجتماع لمجرد "لم يكن لدينا الوقت". أيضًا ، من المهم جدًا أن يحضر الجميع الاجتماعات (باستثناء عندما يكون الأشخاص في إجازة - فنحن بشر فقط ، بعد كل شيء). ودعونا لا ننسى حياة الوكالة التي لا يمكن التنبؤ بها والتي تجبرنا على إعادة الجدولة.

لقد أزلنا قسم "نصيحة التصميم" لأنه بدا مجبرًا بعض الشيء ، وبدأت النصائح تضاف فقط لإضافتها. لذلك ، قررنا أنه إذا كان لدينا شيء لمشاركته ، فسنقوم بذلك عند سرد الروابط والموارد ، وبالتالي ترك المزيد من الوقت للموضوع الرئيسي.

في البداية ، كان ثلاثة من الزملاء فقط يحضرون. الآن ، مع مشاركة المزيد من الأعضاء (بما في ذلك زميلة تتعلم تصميم UX حتى تتمكن من تبديل المهنة) ، نفكر في إضافة وقت إضافي للاجتماعات.

افكار اخيرة

بالنظر إلى مقدار ما اكتشفناه واكتشفناه خلال هذه الاجتماعات ، ليس لدينا أي خطط للتخلي عنها. الفريق متحمس ، وإذا أردنا العودة وتغيير أي شيء ، فسيكون هذا هو تنظيم أنفسنا في وقت أقرب. تساعد الاجتماعات الفريق على التواصل والتعاون والنمو. إذا كنت جزءًا من فريق ، فإنني أوصيك بتجربته وتكييف صيغة النموذج مع احتياجات مجموعتك.