أهم تقنيات إدارة الوقت: الوظائف والإيجابيات والسلبيات وما يصلحه

سواء في المساعي المهنية أو الشخصية ، تلعب إدارة الوقت دورًا حيويًا في زيادة إنتاجيتك الإجمالية. تساعدك تقنيات إدارة الوقت على فهم مقدار الوقت الذي تقضيه في مهمة معينة وكيف يمكنك الاستفادة من ذلك الوقت بطرق أخرى.

إن الإرهاق بضغوط العمل ونقص الوقت والتنظيم أمر شائع في الأماكن المهنية. نظرًا لأن أكثر من 44٪ من الموظفين يشعرون بالإحباط بسبب الضغط المرتبط بالعمل على وظائفهم ، فمن الأهمية بمكان أن نفهم أن إدارة الوقت الرديئة هي أحد الأسباب الرئيسية لهذه المشكلة.

هذا عندما تكون أساليب إدارة الوقت في متناول اليد.

يؤدي تطبيق تقنيات إدارة الوقت التي يشرف عليها الخبراء إلى فرز جدول عملك بشكل موضوعي مع تقديم طرق عملية لإنجاز الأعمال المنزلية.

دعنا نتعمق في عالم تقنيات إدارة الوقت الفعالة لتعزيز التوازن بين العمل والحياة الخاصة بك!

ما هي تقنيات إدارة الوقت؟

تشتمل تقنيات إدارة الوقت على مجموعة من القواعد والمبادئ التي تساعد الأشخاص في تنظيم المهام اليومية ، باتباع توازن صحي ومنتج في جميع مجالات الحياة.

تسمح لك تقنيات إدارة الوقت بتعلم الاستخدام الحكيم للوقت لتقييم الواجبات الموجودة وتقسيمها وتنفيذها. إن اتباع هذه المجموعة من التقنيات لا بد أن يجلب لك نتائج قصيرة وطويلة المدى مع المشاركة الفعالة والتنفيذ في حياتك اليومية.

الأهداف الأساسية لممارسات إدارة الوقت هي:

• كتابة ما يجب القيام به اليوم
• العمل على المهام ذات الأولوية العالية
• الحصول على وقت كافٍ للاستراحة
• إدارة التوتر والفريق في وقت واحد
• تتبع المشاريع وتحديد نقاط الضعف فيها

تتطلب تقنيات إدارة الوقت مهارات قوية في إدارة الوقت لتعمل بكفاءة. سيؤدي ذلك إلى تحسين أسلوب إدارة الوقت الخاص بك واستعادة التوازن بين العمل والحياة الخاصة بك.

مهارات إدارة الوقت

قد تبدو مهارات إدارة الوقت مشابهة لتقنيات إدارة الوقت ، لكنها تختلف اختلافًا كبيرًا. تتضمن مهارات إدارة الوقت عدة تمارين يمكن للمرء القيام بها للوصول إلى الهدف المنشود. هنا ، قمنا بإدراج بعض مهارات إدارة الوقت الحيوية لتعزيز الإنتاجية.

• إعداد أهداف SMART: يعد إعداد أهداف SMART (محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنياً) أحد أفضل مهارات إدارة الوقت.تساعدك هذه الأهداف على فهم احتياجات عملك وكيف يمكن تحقيقها في أقل وقت ممكن.
• التخطيط الفعال: التخطيط الفعال والفعال يساعدك في الحصول على أهداف واضحة لعملك.يحدد المهام والموارد لوضع خطة ملموسة لأهدافك.
• إدارة الإجهاد: إدارة الإجهاد هي مهارة مهمة لإدارة الوقت.يساعدك هذا في رسم الاستراتيجيات التحليلية والشعور بمزيد من الاسترخاء أثناء العمل. نظرًا لأن صحتك تؤثر بشكل مباشر على إنتاجيتك ، فإن الاهتمام بهذه المهارة أمر ضروري.
• تفويض المهام بشكل صحيح: يمكن أن يؤدي تفويض المهام إلى تقليل العبء وتوزيع المهام بالتساوي بين الموظفين لتحقيق الكفاءة المثلى.
• تجنب الإلهاءات: غالبًا ما تؤدي عوامل التشتيت إلى إهدار وقتك.يمكن أن يساعدك تجنب المشتتات في إدارة مهامك بكفاءة ، مما يتيح لك العمل بطريقة مريحة.
• التركيز على مهمة واحدة: مهمة واحدة تعطي الأولوية للجودة على الكمية ، وهو أمر مفيد على المدى الطويل إذا كنت تهدف إلى تحسين الجودة والكفاءة.
• معرفة أن تقول لا: ستساعدك مهارة إدارة الوقت هذه على تقويم أولوياتك وإدارة الوقت بكفاءة.
• التغلب على التسويف: ستساعدك مهارة إدارة الوقت هذه على تقليل التسويف وتساعدك على إنهاء العمل في الوقت المقدر.

أفضل تقنيات إدارة الوقت

من الواضح أن مهارات إدارة الوقت تعزز إنتاجيتك لتحقيق وزراعة النتائج على المدى الطويل. ومع ذلك ، لا يمكن أن يتم ذلك بدون تخطيط وأساليب مناسبة. هنا قمنا بإدراج بعض أساليب إدارة الوقت مع مزايا وعيوب من شأنها أن تساعدك على الاختيار بحكمة.

1. بومودورو

يتكون Pomodoro من تقسيم عملك بجلسة عمل مدتها 25 دقيقة واستراحة لمدة 5 دقائق. بعد كل أربع دورات ، تأخذ استراحة لمدة 20 دقيقة.

كيف يعمل: يساعدك Pomodoro في إدارة عملك وفترات الراحة ، وتحسين جدولة عملك وتعزيز مهاراتك في تعدد المهام.

ما يصلحه: القدرة على التركيز وتحسين مهارات تعدد المهام وفقدان المواعيد النهائية.

المزايا: تقدير عملك في الوقت المناسب ، ويساعدك على التركيز وتتبع الربحية بسهولة.

مساوئ: اتباع الفواصل الزمنية المحددة قد يؤدي إلى نتائج عكسية.

2. كانبان

إنها تقنية إدارة الوقت المرئية التي تتعقب تقدم مشروعك. كما أنه يساعد في زيادة الإنتاجية والكفاءة في الجدول الزمني للتصنيع.

كيف يعمل: يمكن استخدامه مع برنامج إدارة المشاريع لأنه يتتبع مهامك في أعمدة مختلفة.يحدد مراحل مهامك ويفصل بينها وفقًا لذلك.

ما يتم إصلاحه: الجدولة غير الفعالة ، وفقدان المواعيد النهائية وتعدد المهام.

المزايا: يوفر تمثيلاً مرئيًا قويًا ومبادئ مخصصة وفقًا لاحتياجاتك.

العيوب: لا تساعد كثيراً من حيث الأولوية أو الاستعجال ؛تحديا للتنبؤ بالتقدم دون عنصر الوقت المناسب.

3. Gettings الأشياء أنجزت

تساعدك تقنية إدارة الوقت هذه على تبادل الأفكار لمهامك بكفاءة من خلال قائمة مهام بسيطة.

كيف تعمل: تساعدك هذه التقنية على التقاط مهامك وتوضيحها وتنظيمها وإفكاسها وإشراكها وتوفر حلاً فعالاً لإدارة وقتك.

ما يصلحه: الجدولة غير الفعالة.

المزايا: يحافظ على المهام في منظورها الصحيح ويعزز إنتاجيتك.

العيوب: لا تقلل من الإلهاءات ، غير مفيدة للأشخاص المعرضين لتحليل المهام في المشاريع.

4. أكل هذا الضفدع

من تطوير Brian Tracy ، يساعدك هذا في تحديد أولويات مهامك من خلال معالجة المهام الأسوأ والأكثر تعقيدًا في البداية. بمجرد الانتهاء من أسوأ مهمة ، سيساعدك ذلك على المضي قدمًا في يومك دون ضغوط حلها.

كيف يعمل: يعمل هذا عن طريق فصل المهام لتحسين الإنتاجية.سيتم تحديد الأولوية لأسوأ مهمة ويجب الانتهاء منها في غضون يوم واحد.

ما يصلحه: تعدد المهام وفقدان المواعيد النهائية.

المزايا: تسهل إنجاز المهام الأخرى ، وتوفر الحافز والطاقة ، وتجعل اختيار الأولويات أسهل.

العيوب: بداية محبطة لليوم.يمكن اعتباره جامدًا وغير عملي.

5. Timeboxing

هذه التقنية ، التي أنشأها جيمس مارتن ، تساعدك على القيام بالأنشطة خلال فترة زمنية محددة ثم إيقاف المهمة مؤقتًا بمجرد نفاد الوقت.

كيف يعمل: أنهِ مهامك خلال فترة زمنية محددة وتوقف بمجرد انتهاء الوقت.

ما يتم إصلاحه: الجدولة غير الفعالة ، وفقدان المواعيد النهائية وتخطي فترات الراحة.

المزايا: مفيد للعديد من المهام الصغيرة ، ويساعد على الالتزام بالمواعيد النهائية ، ولا يسمح بتعدد المهام.

العيوب: يمكن أن يؤدي إلى نتائج عكسية للغاية ، ويمكن أن تكون الحسابات الخاطئة غير فعالة.

تحقق مندوراتنا المجانية المتعلقة بتحسين المهارات بنفسك.

أي واحد يجب أن تختار؟

أفضل طريقة لاختيار اختيارك لتقنية إدارة الوقت هي تحليل طبيعة عملك. انتبه بشكل خاص عند تقييم الفوائد والعيوب لأن الاختيار الخاطئ يمكن أن يؤدي إلى نتائج عكسية لإحداث خلل في التوازن بين العمل والحياة.

تعتبر تقنيات إدارة الوقت المذكورة أعلاه من أكثر طرق إدارة الوقت بدائية وفعالية. من تنظيم العمل المكتبي إلى موازنة وقت الفراغ في المنزل ، تم تصميم تقنيات إدارة الوقت هذه بدقة لاستهداف أماكن متنوعة من خلال دليل المبادئ التي يقودها الخبراء.

برنامج upGrad التنفيذي للدراسات العليا في إدارة الموارد البشرية

إذا كنت تبحث عن التطوير الشخصي والمهني وخلق ثقافة عمل إيجابية في مؤسستك ، فراجع برنامج upGrad التنفيذي للدراسات العليا في إدارة الموارد البشرية .

الدورة مختلطة ومصممة خصيصًا للمهنيين العاملين. هناك أكثر من 8 دراسات حالة ومهام من شأنها تحسين مهاراتك التنفيذية وإدارة الوقت. أثناء العمل في هذه الدورة ، ستعمل أيضًا على العديد من مشاريع Capstone لتعزيز مجموعة مهاراتك بشكل كبير.