أفضل 10 طرق بسيطة لتحسين مهاراتك في إدارة الوقت

من الأسهل بكثير الشعور بإحساس مسيطر عليه بالوقت في وقت اليوم. في حين أن التوفيق بين العمل والحياة الشخصية يمكن أن يكون مربكًا في بعض الأحيان ، إلا أن دمج مهارات إدارة الوقت يمكن أن يفيد بشكل كبير في ضمان الانسجام. يمكنك بسهولة تخطيط وقتك وتحقيق التوازن بين المهام باستخدام نصائح إدارة الوقت ،

تعد الإدارة الفعالة للوقت أمرًا حيويًا للأشخاص الذين يتطلعون إلى التحكم في المواعيد النهائية الضيقة والجداول الزمنية الصعبة. من خلال نصائح إدارة الوقت ، يمكن للمرء ضمان سمعة أفضل في مكان العمل أو المضي قدمًا فيما يتعلق بالمسؤوليات الشخصية.

خطوات تحسين مهارات إدارة الوقت

فيما يلي بعض مهارات إدارة الوقت العملية التي يمكن أن تساعدك على العمل. لا تساعدك هذه الخطوات في العثور على نسخة أفضل من نفسك فحسب ، بل تضمن أيضًا أنك تعمل بكفاءة.

1. التنظيم

تنظيم المهام هو عملية تتبع أولويات الفرد بجدية ، والتي تتضمن مهام مثل حفظ حسابات كل شيء صغير. تتمثل إحدى الخطوات الرئيسية لفهم المؤسسة في تحليل الروتين وتقدير المهام التي يجب القيام بها أولاً وما يجب القيام به أخيرًا. ترشدك القائمة المنظمة إلى زيادة إنتاجيتك ، مما يؤدي إلى عملية عمل فعالة.

2. تحديد الأولويات

تحديد الأولويات هو مهارة تتطلب أقصى جهد ووقت في مهمة أو مجموعة محددة من الوظائف. عندما تحدد أولويات أهدافك ، فإنك تحقق أقصى استفادة من وقتك ، وبالتالي تخلق بيئة مزدهرة في مكان عملك ومن أجل نفسك.

لتحديد أولويات المهام ، يجب أن تبدأ بقائمة مهام أو مخطط وتخصيص الأولويات. على سبيل المثال ، يمكنك تطوير العديد من الدراسات ووضعها تحت مسميات مثل "الابتدائية والثانوية وغير المهمة. سوف يساعدك على التخلص من العمل المفرط وتقليل التوتر.

3. تحديد الهدف

كما يوحي المصطلح ، فإن تحديد الهدف هو عملية تحديد الأهداف ويهدف إلى مساعدتك في تحقيق أهدافك. يمنحك فكرة شفافة عما يجب القيام به ويساعدك في الأشياء التي يمكنك تجنبها للحصول على رؤية أفضل لعملك.

من السهل أن يتشتت انتباهك دون أهداف بينما تواجه المزيد من التحديات في الطريق. كل من الأهداف قصيرة الأجل وطويلة الأجل ضرورية. قد يتضمن الهدف قصير المدى إنهاء دورة عبر الإنترنت أو إنشاء خطة توفير. عادة ما يركز الهدف طويل المدى على مشروع يتطلب إنجازًا على مدى أشهر أو سنوات.

4. التخطيط

لتحقيق هدف ، يجب أن تضع خطة. مزايا وجود خطة كثيرة. أولاً ، يساعدك التخطيط على فهم طبيعة المشروع الذي تأمل في تنفيذه. ثانيًا ، يمكّنك التخطيط من التخلص من التناقضات الداخلية. إلى جانب ذلك ، التخطيط السليم هو المفتاح لأي مهارات إدارة الوقت. يعتني التخطيط أيضًا بالوقت الذي تقضيه في إنجاز المهمة.

5. التفويض

تفويض المهام هو مجموعة مهارات عملية يمكنك الاعتماد عليها ضمن مهارات إدارة الوقت. أثناء العمل في مشروعك ، يمكنك تعيين المهام أو تفويضها لعمال فريقك. سيؤدي القيام بذلك إلى تخفيف الضغط وعبء العمل على أعضاء الفريق. بالإضافة إلى ذلك ، سيضمن أيضًا استخدام وقت الفرد بشكل فعال.

6. الاتصالات

بصفتك قائد فريق ، يمكنك تفويض المهام لأعضاء الفريق. إن معرفة فن الاتصال هو مفتاح أي مهارات فعالة في إدارة الوقت. يمكن للعلاقة الجيدة في التواصل أن تصنع المعجزات بالنسبة لك.

يحسن التواصل العلاقات الشخصية في مساحة العمل ويساعدك على اكتساب الثقة حول مرؤوسيك. كما أنه مهم في حل النزاعات. ومن ثم ، فإن التواصل هو أحد الأصول القيمة التي تكون مجزية في مساحة العمل.

7. إدارة الإجهاد

يمكن أن يكون التوتر عاطفة غامرة عندما يتعلق الأمر بزيادة ضغط العمل. للاستفادة من وقتك بكفاءة ، يجب أن تفهم كيفية التعامل مع التوتر. يمكن أن تساعد الأنشطة مثل اليوجا وركوب الدراجات والتمارين الرياضية والتأمل في التحكم في إجهادك. ونتيجة لذلك ، يمكنك تنفيذ المهام بفعالية دون الوقوع تحت حجاب التوتر.

تعلم دورات الإدارة من أفضل الجامعات في العالم. احصل على درجة الماجستير أو برنامج PGP التنفيذي أو برامج الشهادات المتقدمة لتسريع مسار حياتك المهنية.

8. المرونة

ليس كل الناس مجهزين بمهارات إدارة الوقت الطبيعي. نتيجة لذلك ، يمكن أن تكون المرونة إنجازًا صعبًا للغاية لتحقيقه. ومع ذلك ، إذا قررت التباهي بطبيعة مرنة في العمل ، يمكنك تدريب نفسك بشكل فعال في إدارة الوقت. قبل القيام بمهمة ، تحقق من مخططك ومعرفة ما إذا كان لديك أي وقت فراغ متبقي. إذا كانت مهمة ذات أولوية ، فأبلغ مشرفك بها.

دليل لتحسين مهارات إدارة الوقت

يمكن أن ترشدك عدة خطوات نحو تحقيق هدف أو إكمال مهمة. الآن وقد ناقشنا الخطوات الضرورية التي يمكن للمرء اتخاذها لإدارة الوقت بشكل فعال ، دعنا ننتقل إلى نهج أوسع وعملي لاستخدام الوقت بشكل فعال.

• ضع أهدافًا قابلة للتحقيق.

يمكن أن تتضمن هذه المؤشرات التي تخبرك بإكمال مهمة عاجلة ، أو تعلم بعض الدروس من لغة جديدة ، أو تنظيم خزانة ملابسك. تذكر أنه لا يمكنك تحقيق أهدافك إلا عندما تقيس الوقت الذي ستستغرقه لإكمال المهمة.

• جدولة المهام على المنظم الخاص بك.

يمكنك اختيار مخطط من اختيارك. ابدأ بمهمتك الأولى وخصص وقتًا لها. قد لا تتبع دائمًا المواعيد الصارمة ، ولكن يمكنك دائمًا التطلع إلى إكمال الوظيفة في غضون فترة قصيرة.

• حدد أولويات المهام وفقًا للموعد النهائي.

إذا كانت المهمة تعتمد على الوقت ، فمن الضروري أن تكون على دراية بالموعد النهائي ، والذي بدونه قد يكون إكمال الوظيفة أمرًا شاقًا.

• ركز على مهمة في أي وقت معين.

من الضروري معرفة أن تعدد المهام ليس موطنًا للجميع. بالإضافة إلى ذلك ، فإن التركيز على مهمة واحدة في كل مرة يضمن لك إعطاء مائة بالمائة للدراسة وتجنب التراخي.

• تقليل الانقطاعات ومصادر الانقطاع.

أثناء القيام بمهمة تتطلب معظم انتباهك ، امتنع عن استخدام الهواتف أو التحقق من الإشعارات المتعلقة برسائل البريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي وما شابه ذلك. يمكنك أيضًا التخلص من مصادر الضوضاء.

استكشف برامج ماجستير إدارة الأعمال لدينا في الولايات المتحدة

• خذ فترات راحة قصيرة بين إكمال المهمة.

أخذ فترات راحة هي إحدى الطرق الرئيسية التي يمكنك من خلالها تجنب الإرهاق. من الجيد ألا تكون منتجًا وفعالًا في جميع الأوقات. يجب أن تعرف حدودك وتأخذ قسطًا من الراحة إذا كان العمل يزعجك.

• راجع مخططك بنهاية اليوم.

عندما تذهب من خلال مخططك أو منظمك ، يمكنك أن تأخذ الحرية في الشعور بالإنجاز. في الوقت نفسه ، يساعدك على الاهتمام بأي مهام لم تنجزها في ذلك اليوم.

• الاستفادة من التعلم المعزز.

باستخدام هذه التقنية ، يمكنك مكافأة جهودك في مساحة العمل أو المساحة الشخصية. يضمن التعلم المعزز معرفة قيمة المهمة التي تفيد وقتك وجهدك.

إحصائيات إدارة الوقت

أظهر استطلاع أُجري في عام 2021 أن 18٪ من سكان الولايات المتحدة لديهم نظام مخصص لإدارة الوقت يسمى TMS . يشير آخرون إلى timeboxing و Eat That Frog! و تقنية بومودورو.

12٪ يفضلون مذكرات أو مخطط يومي ، بينما 6٪ يستخدمون تقنية معينة تلبي أفضل احتياجاتهم. يستخدم معظم الناس مصفوفة أيزنهاور ، وهي تقنية شائعة لإدارة الوقت. من حيث إجراء عمليات تدقيق الوقت ، يتأخر 49٪ من الأشخاص. وفي نفس السياق ، يقوم 31٪ بإجراء عمليات تدقيق عرضية ، بينما يجري 20٪ عمليات تدقيق منتظمة.

بعض عوامل الإلهاء الشائعة التي تضيف إلى مشاكل في إدارة الوقت في مكان عمل احترافي هي زملاء العمل الثرثارون ، والاجتماعات المرتجلة ، وساعات طويلة من وسائل التواصل الاجتماعي ، وضوضاء المكتب ، والشعور بالعواطف الغامرة في العمل. تساهم هذه الأسباب في تقارير تفيد بأن 80٪ من الموظفين يشعرون بإحساس بفك الارتباط في العمل.

ينتهي الأمر بالبعض بإنفاق ما مجموعه 30 يومًا سنويًا على إدارة البريد الإلكتروني ثم يفقدون التركيز على التحقق من رسائل البريد الإلكتروني بانتظام. للأسباب نفسها ، يشعر 43٪ من الموظفين بالتوتر.

استنتاج

بينما تعلمك مهارات إدارة الوقت الأساسيات الحاسمة لمساحة العمل المتنامية ، يمكنها أيضًا مساعدتك في إيجاد حلول للمشكلات التي يمكن أن تكون عقبة كبيرة أمام إكمال المهمة. يعد الحفاظ على الهدوء والحفاظ على مجموعة من الأساليب أو التقنيات لحل المشكلة أمرًا ضروريًا. في الوقت نفسه ، يمكن لدورة تدريبية احترافية مثل برنامج الإدارة العامة المتقدم من upGrad أن تعزز مجموعة مهاراتك ، مما يؤدي بك إلى اكتساب فرص مربحة في السوق في مجالك ذي الصلة!