شرح أهم 4 وظائف لعملية الإدارة

إذا كنت مصممًا على تسلق السلم الإداري في مؤسستك ، فيجب أن تكون معتادًا على أساسيات الإدارة. تتشابه المسؤوليات الأساسية للمدير بشكل لافت للنظر في جميع الشركات ، بغض النظر عن الصناعة. تشمل الوظائف الإدارية الأساسية التخطيط والتنظيم والقيادة والإدارة.

اليوم ، سنناقش كل من هذه الواجبات الأساسية الأربعة للمدير وأهميتها مقابل تحقيق الأهداف التنظيمية في هذا المنشور التفصيلي.

أعلى أربع وظائف إدارية

منذ حوالي 100 عام ، حدد هنري فايول ، الصناعي الفرنسي ، خمسة عناصر شكلت الوظائف الأساسية لدور المدير.

ومع ذلك ، في الوقت الحالي ، لا يوجد سوى أربعة من أساسيات الوظائف الإدارية المقبولة عمومًا ، وهي:

• تخطيط
• تنظيم
• قيادة
• التحكم (الإدارة)

يجب أن تعمل كل هذه الوظائف بشكل متماسك لإنشاء الأهداف التنظيمية وتنفيذها وتحقيقها. يمكن اعتبار هذه الوظائف الإدارية الأربع عملية متسلسلة ، حيث تعزز كل وظيفة الوظيفة السابقة. وبالتالي ، يجب على جميع المديرين معرفة تعقيدات هذه الوظائف من الداخل إلى الخارج لقيادة شركتهم نحو النجاح.

أولاً ، يحتاج المديرون إلى وضع خطة مدروسة جيدًا. بعد ذلك ، يجب عليهم تنظيم الموارد المتاحة ثم تفويض مسؤوليات محددة لأعضاء الفريق وفقًا للاستراتيجية الموضوعة. من الضروري تحفيز الفريق وقيادته لمساعدتهم على تحقيق النتائج المرجوة. كخطوة أخيرة ، يجب على المديرين تقييم فعالية الخطة أثناء عملها. إذا لزم الأمر ، يجب عليهم إجراء التعديلات اللازمة لتحقيق أهداف العمل المرجوة.

دعونا نفهم الفروق الدقيقة لكل من هذه الوظائف بالتفصيل:

تخطيط

التخطيط هو مهمة تحديد الأهداف التنظيمية. هنا ، يقرر المديرون تدفق الإجراءات لتحقيق هذه الأهداف التنظيمية. التخطيط جزء لا يتجزأ من دور المدير. إنه مثل المخطط الذي يشكل العمود الفقري لجميع المهام التي يتم القيام بها في العمل. بدون التخطيط السليم ، لن يكون للشركة أي اتجاه.

يقوم المديرون بتقييم الجوانب الخارجية والداخلية التي يمكن أن تؤثر على التنفيذ السلس لخطتهم ، مثل العلاقات مع العملاء ، والنمو الاقتصادي ، والمنافسين في العمل ، وما إلى ذلك. كما يجب عليهم أيضًا إنشاء جدول زمني مستقبلي وقابل للتنفيذ لمساعدة المنظمة على تحقيق أهدافها بناءً على الموارد المالية المتاحة والموارد. قبل الشروع في الخطة ، يجب على المديرين أيضًا العمل على خطوات إضافية ، على سبيل المثال ، طلب الموافقة من الإدارات المختلفة أو كبار المديرين التنفيذيين أو مجلس الإدارة النهائي.

هذه هي الأساليب الأساسية الثلاثة لفعل التخطيط:

1. التخطيط الاستراتيجي:

يتم إكمال مهمة التخطيط الاستراتيجي بانتظام من قبل الإدارة العليا للجمعية وعادة ما يضع أهدافًا للجمعية بأكملها. إنه يكسر الأخطار التي تتعرض لها الجمعية ، ويقيم صفات الجمعية وأوجه القصور فيها ، ويرتب أفضل السبل التي يمكن للجمعية أن تتعامل معها في ظروفها الحالية. عادةً ما يكون للترتيب الأساسي فترة طويلة تصل إلى ثلاث سنوات أخرى.

2. التخطيط التكتيكي

يشير التخطيط الاستراتيجي أو التكتيكي إلى مصطلح أكثر محدودية مما يعني ترتيب خطة حقيقية تتطلب أقل من عام لإنجازها. عادة ما تقوم الإدارة المركزية للجمعية بذلك. يركز التخطيط التكتيكي على منطقة أو فرع معين من الجمعية ، مثل مكاتبها ومواردها المالية وأعضائها وما إلى ذلك.

3. التخطيط التشغيلي

التخطيط الوظيفي أو التشغيلي هو الطريقة الأكثر شيوعًا لاستخدام الاحتياجات الاستراتيجية لإنجاز الإعداد والأهداف الأساسية. يتوافق التخطيط التشغيلي مع أهداف الشركة وأهدافها لتحديد المهام والأنشطة والميزانيات الاستراتيجية.

تنظيم

الغرض الأساسي من وظيفة التنظيم هو تخصيص الموارد في الأماكن المناسبة وتفويض المهام للموظفين لتحقيق الأهداف المحددة خلال مرحلة التخطيط. غالبًا ما يحتاج المديرون إلى العمل عن كثب مع أقسام الأعمال المختلفة ، مثل التسويق / المبيعات ، والتمويل ، والموارد البشرية ، وما إلى ذلك ، لتنظيم التوظيف والميزانية.

عند تعيين الأدوار للموظفين ، يجب على المديرين توضيح وضمان فهم العمال لالتزاماتهم الفردية. بالإضافة إلى ذلك ، لمساعدة الموظفين على الشعور بالإنتاجية والحيلة ، يجب على المديرين التأكد من حصول أعضاء الفريق على قدر كاف من العمل في غضون فترة زمنية معقولة.

فيما يلي بعض المواقف التي يتم فيها تمثيل الوظيفة التنظيمية بشكل أفضل:

• لنفترض أن مدير العلامة التجارية للشركة يعمل بدوام جزئي وأن الشركة قررت إطلاق حملة إعلانية جديدة لأي منتج يبيعونه. في هذه الحالة ، لن يتمكن المدير غير المتفرغ من تولي هذا الواجب الإضافي. قد تحتاج الشركة إلى استئجار وكالة إعلانات خارجية لإنجاز المهمة.

• لنفترض أن إنتاج الشركة ومبيعاتها في منطقة جغرافية معينة قد نمت بشكل كبير. في هذه الحالة ، قد يحتاج المدير إلى تقسيم المنطقة إلى قسمين وتقسيم الفريق الذي يعمل بهذه المنطقة وفقًا لذلك. قد يحتاج أيضًا إلى تعيين بعض الموظفين الإضافيين إذا لزم الأمر.

قيادة

تتضمن القيادة تحفيز الموظفين وتشجيعهم من خلال التأثير على ما يفعلونه لتحقيق الأهداف التنظيمية. تركز هذه الوظيفة على إدارة الموظفين الفرديين أو المجموعات أو الفرق بدلاً من الإجراءات والمهام. بصرف النظر عن إعطاء الأوامر والتوجيهات إلى زملائه في الفريق ، فإن القيادة الجيدة تتضمن إنشاء اتصال عميق مع موظفيهم حتى يلتزموا بسعادة بأوامرهم وإرشاداتهم.

يجب على المديرين تعزيز جو العمل الإيجابي والودي لأعضاء فريقهم وتعزيزهم بشكل إيجابي بالمكافآت والتقدير عند استحقاقه. يجب أن يدمجوا أساليب قيادة مختلفة لتحفيز الفريق باستمرار على القيام بعمل أفضل ودفع حدودهم. بعض خطوات القيادة الفعالة هي:

1. الإخراج

بالنسبة للموظفين الذين يحتاجون إلى العديد من التوجيهات الأولية والتدريب ، يجب على المديرين بذل قصارى جهدهم لجعلهم يفهمون أدوارهم المتوقعة والمخرجات المرجوة التي يجب عليهم تحقيقها. من خلال التوجيه الفعال ، يمكن للمديرين تحديد المعرفة الفنية لدور الموظف في المنظمة بوضوح.

2. التدريب

يتضمن ذلك طرح الأفكار وتدريب الموظفين على أداء مهام مختلفة بشكل صحيح. يبحث أعضاء الفريق عن المدير للتوجيه والتحفيز. وبالتالي ، يجب أن يستثمر المديرون بعمق في تدريب فريقهم.

3. دعم

يتضمن ذلك علاقة المدير بالفريق وتحفيزهم ومساعدتهم على تنفيذ مهامهم. يجب على المدير مساعدة أعضاء الفريق بكل طريقة ممكنة إذا واجهوا أي تحديات أثناء تنفيذ الخطط المقترحة.

4. تفويض

يشير التفويض إلى تعيين الواجبات ذات الصلة للموظفين بما يتماشى مع مهاراتهم ونقاط قوتهم مع مراعاة نقاط ضعفهم. يمكن أن يحدث التنفيذ الناجح لخطط العمل فقط عندما يتم تعيين المهمة الصحيحة إلى الشخص المناسب.

المتابعة

تتضمن السيطرة أو الإدارة تقييم تنفيذ الخطة وكفاءة زملاء الفريق في العملية. يجب على المديرين تقدير الموظفين المستحقين ومكافأتهم بشكل مناسب. أيضًا ، من الضروري تقديم ملاحظات مفصلة لكل من المحترفين ذوي الأداء العالي والمنخفض للمساعدة في تحديد نقاط القوة والضعف الرئيسية لديهم. من خلال القيام بذلك ، يمكن للمديرين التأكد من أن جميع الخطوات السابقة تتوافق تمامًا مع أهداف الشركة قصيرة المدى وطويلة الأجل. وغني عن القول أن القيادة الفعالة تسير جنبًا إلى جنب مع الإشراف والإدارة.

إذا كنت تريد أن تصبح مديرًا كفؤًا ، فاختر ماجستير إدارة الأعمال في upGrad (عالميًا) من كلية ديكنز للأعمال . من خلال متابعة هذه الدورة ، يمكنك دمج عملية التطوير وتصميم المنتج من خلال تبادل الأفكار المبتكرة للنماذج الأولية. تم تطوير هذه الدورة بشكل جيد لمساعدتك على تحقيق عقلية تحليلية واكتساب الخبرة في حل المشكلات بطريقة تعتمد على البيانات بدرجة عالية. تم تصميم منهج الدورة لمساعدتك على اكتساب المهارات ذات الصلة بالصناعة وبناء محفظة مشاريع قوية.

لذا ، إذا كنت تريد أن تصبح صانع قرار تكتيكيًا واستراتيجيًا ، فإن هذه الدورة التدريبية من upGrad مثالية لك!

خاتمة

يجب على كل مدير أن يطمح إلى أن يكون قائدًا جيدًا يمكنه إلهام مرؤوسيه للتعرف على إمكاناتهم المثلى. بصرف النظر عن التخطيط والتنظيم والتحكم والتفويض ، يجب على المدير أيضًا التأكد من أن صوته مسموع عبر القنوات ذات الصلة داخل المنظمة. تساعدك درجة ماجستير إدارة الأعمال على اكتساب هذه المهارات والظهور كمحترف جاهز للصناعة.