10 نصائح حول تنظيم سجلات العميل (2023)

حجر الزاوية في أي عمل ناجح هو الهيكل والأمان والتنظيم ، لذلك من المهم أن يكون لديك مقبض على جميع مستنداتك ، وخاصة تنظيم سجلات العميل.

قد يكون تتبع سجلات العميل أمرًا مزعجًا أو صعبًا ، ولكنه سيساعدك في النهاية على أن تصبح أكثر كفاءة وفعالية. في عالم اليوم من انتهاكات البيانات والجرائم الإلكترونية ، لا يمكنك أبدًا أن تكون حذرًا جدًا.

رسالة دعائية

قد تستغرق طريقة نسخ ملفات عملائك احتياطيًا وتأمينها وتنظيمها وقتًا طويلاً ومكلفة. ومع ذلك ، فأنت مسؤول في النهاية عن التأكد من التعامل معها بشكل صحيح وآمن. هدفنا في هذا المنشور المميز هو مساعدتك في تحديد خياراتك وإيجاد حلول ميسورة التكلفة.

فيما يلي 10 نصائح للتأكد من أنك تحتفظ بسجلات عملائك منظمة ، وآمنة ، ونسخها احتياطيًا.

10 نصائح حول تنظيم سجلات العميل

دبوس

1. نسخة ورقية ونسخ الملفات الإلكترونية

حدد ما إذا كنت تريد الاحتفاظ بنسخ الملفات الورقية أو الملفات الإلكترونية أو كليهما. يجب أن يأخذ قرارك في الاعتبار مقدار المساحة المتاحة لديك.

بينما يشغل النسخ الاحتياطي الإلكتروني مساحة صغيرة جدًا ، يجب نسخ ملفات العميل احتياطيًا في كثير من الأحيان في حالة تعطل الكمبيوتر أو تلف البيانات. يمكنك النسخ الاحتياطي إلى Backblaze B2 أو تخزين سحابي آخر لتحسين أمان البيانات وضمان إمكانية الوصول إليها.

فيما يتعلق بالنسخ الاحتياطي وتنظيم الملفات عبر النسخ المطبوعة ، تشغل هذه الملفات مساحة أكبر بكثير ويمكن أن تتطلب موارد إضافية للحفاظ عليها آمنة. ومع ذلك ، فإن الحصول على نسخ رقمية ورقية من سجلات العميل سيكون الخيار النهائي.

2. استخدام الحماية بكلمة مرور وجهاز كمبيوتر مخصص

إذا كنت ستحتفظ بنظام الملفات الخاص بك على جهاز الكمبيوتر ، فاستخدم الحماية بكلمة مرور التي يوفرها نظام التشغيل الخاص بك ، خاصةً إذا كانت الملفات تحتوي على أي نوع من المعلومات الشخصية.

إذا أمكن ، احتفظ بجهاز كمبيوتر أو كمبيوتر محمول منفصل لأغراض العمل. تعد أجهزة الكمبيوتر المحمولة الصغيرة غير المكلفة التي لا تحتوي على الكثير من الأجراس والصفارات رائعة كنسخ احتياطية مخصصة لملفات الأعمال الصغيرة والسجلات الأخرى.

3. استخدم التخزين الآمن عالي الجودة للنسخ المطبوعة

هل ستحتاج إلى منطقة آمنة للملفات التي تحتوي على معلومات سرية؟ قد تحتاج المعلومات الشخصية والحساسة إلى خزانة مقفلة أو خزنة لحمايتها من أعين المتطفلين.

قد يكون الاستثمار في تخزين قفل عالي الجودة مفيدًا لعملك على المدى الطويل. إذا كنت تنوي الاحتفاظ بملفات ورقية ، فقم بشراء خزانة ملفات. في حين أن الصناديق الكرتونية أو أكوام المجلدات الموجودة على مكتبك تعد حلاً سهلاً ، إلا أنها ليست مجدية على المدى الطويل.

تعتبر خزانة الملفات الصغيرة ، المؤمنة ، ذات الدرجين أو الثلاثة ، غير مكلفة ومناسبة لأي عمل بدأ للتو.

4. استخدم فهرس رئيسي

يعد الفهرس الرئيسي طريقة ملائمة لتحديد موقع الملفات ، خاصة عندما يكون لديك عدد كبير من العملاء. يجب أن تحتوي المدخلات في الفهرس الرئيسي (الذي يمكن أن يكون ملف كمبيوتر أو ملف بطاقة بسيط أو Rolodex) على معلومات غير سرية لتحديد هوية العميل ، مثل الاسم والعنوان ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني.

5. حاول استخدام نظام كود

يمكن أيضًا أن يكون من المفيد أيضًا وضع علامات على مجلدات وإدخالات الملفات في الفهرس الرئيسي الخاص بك باستخدام رموز التعريف المقابلة. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام اسم العميل وتاريخ وظيفتك الأولى معهم في تركيبة أبجدية رقمية.

على سبيل المثال ، إذا وظفك John Smith لأول مرة في 22 آذار (مارس) 2023 ، فقد يكون الرمز الخاص بملفه هو JSM-32223. سيكون للأكواد التي أنشأتها شخصيًا تفسير سريع لك عندما تحتاج إلى الانتقال مباشرة إلى أحد الملفات.

6. يمكن أن يكون استخدام الملاحظات مفيدًا

قم بتدوين ملاحظات على ملفاتك. سيساعدك تدوين الملاحظات الشخصية حول العملاء على تذكر الأفراد واحتياجاتهم بشكل أسرع ، بدلاً من المرور عبر العديد من صفحات الملف بأكمله بحثًا عن جزء صغير من المعلومات التي تبحث عنها.

7. جرب أداة عبر الإنترنت

يمكن أن تكون الأدوات عبر الإنترنت مفيدة للتسجيل ، ومع توفر العديد من البرامج الآن ، يتم نسخ المعلومات احتياطيًا تلقائيًا. إذا اخترت أداة عبر الإنترنت ، فتأكد من فحصها أولاً وانظر إلى المراجعات.

اسأل حول الأمان والسرية والموثوقية في دائرة عملك. إذا كانت لديك شكوك أو وجدت الكثير من المراجعات السيئة ، فابتعد وابحث عن أداة تصنيف عالية التصنيف.

من الجدير بالذكر أيضًا أن الملفات عبر الإنترنت ليست آمنة مثل تلك الموجودة في جهاز الكمبيوتر الشخصي أو خزانة الملفات.

8. خذ الوقت الكافي للتنظيم

خذ وقتك للعمل على ملفاتك. ما لم يكن لديك كل شيء على جهاز كمبيوتر أو عبر الإنترنت ، فلن يقوم نظام الملفات الخاص بك بتنظيم نفسه تلقائيًا. لا تدع الأوراق تتراكم على مكتبك.

في حين أن "الفوضى المنظمة" مسلية من الناحية النظرية ، فإن السير على مكتب مغطى بأكوام من الورق لا يوحي بالثقة في العميل. لا تؤجل التسجيل حتى تغرق في الأوراق. يكفي بضع دقائق في نهاية كل يوم أو نصف ساعة مرة واحدة في الأسبوع لإبعاد الملفات.

9. إتلاف الوثائق القديمة

تأكد من تمزيق الملفات القديمة وغير الصالحة ؛ لا تقذفهم في سلة المهملات أبدًا. تعد سرقة الأوراق غير الممزقة التي تحتوي على معلومات شخصية واحدة من أفضل الطرق لسرقة الهوية. استثمر في آلة التقطيع.

تعتبر آلات تمزيق الورق الصغيرة والشخصية التي تتلف الأقراص والمواد الثقيلة وكذلك الورق مريحة وغير مكلفة ومفيدة باستمرار. تقدم بعض متاجر المستلزمات المكتبية خدمة التقطيع للتخلص من مستنداتك الحساسة.

10. احصل على شخص ما للمساعدة

إذا كنت تشعر أنه لا يمكنك التعامل مع ملفك ، فقد يكون من المفيد لك أن توظف شخصًا للقيام بذلك نيابة عنك.

الأعمال التجارية التي تعمل للتو ليس لديها الكثير من المصروفات النثرية ، لكنك لا تحتاج إلى شخص في كشوف المرتبات بدوام كامل. اطلب من صديق أو فرد من العائلة لديه خبرة في تقديم الملفات أن يقدم لك بعض المساعدة مقابل القليل من المال الإضافي.

نصائح حول تنظيم سجلات العميل - ملخص

باختصار ، سيكون اتباع نهج استباقي لإجراء نسخ احتياطي لسجلات العميل وتنظيمها أحد أهم التدابير الأمنية التي يمكنك تنفيذها لعملك.

إنه مصدر قلق خطير في عالم من المتسللين الذين لديهم نية شريرة لتدميرك أنت وعميلك. افعل ما يلزم للبقاء على رأس تنظيم وتأمين سجلات العميل وستكون جاهزًا في حالة حدوث ما لا يمكن تصوره.

دائمًا ما يكون التنظيم وخفض المسؤولية وتقليل المخاطر أمرًا مرضيًا لأصحاب الأعمال!