إضافة الوقت إلى جدولك كمحترف
نشرت: 2022-03-10تم دعم هذه المقالة بلطف من قبل أصدقائنا الأعزاء في Trafft التي تتمثل مهمتها في مساعدة الأشخاص على أتمتة جزء الحجز من أعمالهم - سواء كانوا رواد أعمال منفردين أو شركات مؤسسات. شكرا لك!
قد لا يدرك الكثير منا - بمن فيهم أنا - كيف يقضون وقتهم كل يوم. قد تساعد بعض التطبيقات المتوفرة الآن على iPhone أو Android في تحقيق بعض الإدراك من خلال إخبارنا بالوقت الذي نقضيه في اللعب أو إرسال بريد إلكتروني أو مشاهدة YouTube على الهاتف. ومع ذلك ، قد لا يستغرق هذا سوى جزء صغير من يومك.
أحد مقاطع الفيديو المفضلة التي شاهدتها شخصيًا ثلاث أو أربع مرات ، هو مقطع فيديو لماكس جوزيف حول كيفية قراءة المزيد. يمكن تطبيق التقنيات الموصوفة في هذا الفيديو على جميع جوانب الحياة على الرغم من تركيزها على قراءة المزيد من الكتب.
التفسير هو أنك تحتاج أولاً إلى فهم عدد الصفحات التي يمكنك قراءتها في خمس دقائق. إذا قرأت 10 صفحات في هذه الفترة ، فستقرأ في جلسة مدتها ثلاثون دقيقة في المتوسط 60 صفحة ، مما يسمح لك بإنهاء ما يصل إلى 420 صفحة في الأسبوع مقابل نصف ساعة للقراءة كل يوم. يمكن أن يكون هذا بسهولة من 40 إلى 50 كتابًا في السنة!
يمكن تطبيق هذه المبادئ نفسها على مهام عملنا. بالطبع ، أهداف عملنا ليست قابلة للتطوير خطيًا مثل القراءة ، لذلك نحتاج إلى التخصيص وفقًا لذلك وتحديد التوقعات الصحيحة. لا يمكنني التأكيد بما فيه الكفاية على أنه إذا كنا مفرطين في الطموح مع جداولنا ، فقد يتسبب ذلك في الإرهاق وفقدان الدافع. أنا أؤمن باتباع طريقة بومودورو لكن فترة الثلاثين دقيقة مفيدة للغاية ؛ إنه ليس وقتًا طويلاً ، ولكنه يكفي لإنجاز مهمة أو مهمة فرعية واحدة على الأقل.
في الصورة أعلاه ، حددت ثلاثة أيام نموذجية قد تكون أو لا تكون من أيامي الخاصة. كل رقم أعلاه هو ساعة اليوم من منتصف الليل إلى 23:59 بينما يمثل المربع كتل الثلاثين دقيقة. في سجلاتي طوال اليوم ، أضع رمزًا لونيًا واحدًا لساعات عملي وسيكون لدي رسم تخطيطي منفصل خصيصًا لتقسيم ساعات عملي.
يمكنك أن ترى أنه في يوم العمل ، قمت بتمييز اللون الأزرق الداكن على أنه "إنجاز المهام" ، وهو ما يمثل تصميم المنتج لحالتي. التالي هو الاجتماعات ، وأخيرًا يعمل على العروض التقديمية. يمثل اللون الأرجواني والأخضر والأصفر نفس مفتاح اليوم بأكمله لتقليل الارتباك.
قد يكون كلا الجدولين الزمنيين المشابهين لي مشابهين لما تواجهه اليوم. الجداول مبعثرة وغير منظمة. هذا التنسيق يعدك إلى حد كبير للفشل.
دعنا الآن نلقي نظرة على تفاصيل كيفية قضاء يومنا في العمل:
| فئة | الوقت المستغرق |
|---|---|
| الاجتماعات | 44.44٪ |
| استكمال العمل الفعلي | 22.22٪ |
| إنشاء العروض التقديمية | 16.66٪ |
| ممارسة / في الهواء الطلق | 5.55٪ |
| الطبخ / الأكل | 5.55٪ |
| ألعاب / أوقات الفراغ | 5.55٪ |
الاجتماعات
أعتقد أنه من الآمن أن نقول إننا جميعًا نحتقر الاجتماعات ، لكن يبدو أنها لا تنتهي أبدًا. إنها أوقات مثل هذه حيث أقدر حقًا الشركات التي عملت بها والتي لديها ثقافة "كان من الممكن أن تكون رسالة بريد إلكتروني أو رسالة الركود". وبطريقة ما ، يبدأ الناس في التفكير فيما إذا كان تحديد الاجتماع وأخذ وقتهم ضروريًا - وإذا كان الاجتماع عبارة عن إعداد ، فيجب تقديم جدول أعمال واضح قبل المدعوين لقبولهم. الاجتماعات صعبة عند إدارة جدول زمني إلا إذا كنت في منصب أو شركة تحافظ على الاجتماعات عند الحد الأدنى.
سنعيد النظر في التقنيات لاحقًا في هذه المقالة حول كيفية إدارة الاجتماعات ، وقد يتطلب الأمر بعض البراعة من جانبك عند البدء لأول مرة ولكن سيكون لها نتائج رائعة على المدى الطويل.
حقيقة ممتعة : لقد أمضيت الوقت من منتصف مارس إلى منتصف أبريل 2020 لمعرفة عدد الاجتماعات التي تمت إضافتها إلى جدولي الزمني بسبب COVID-19 والعمل عن بُعد. على الرغم من أنها استقرت بمرور الوقت ، إلا أن البداية كانت مروعة. تم تخصيص ما يقرب من أسبوع كامل من الوقت خلال ذلك الشهر للاجتماعات ، وقد يكون الكثير منها عبر البريد الإلكتروني.
خلق الأهداف
خذ خطوة للوراء وخذ نفسًا عميقًا وألق نظرة على جميع المهام التي تحتاجها لإكمالها على مستوى الماكرو. دعنا نقسم مهامنا بشكل قاطع ، قد يكون هذا من خلال الأدوار أو أسماء المشاريع المختلفة. بالنسبة لكيفية المتابعة ، يمكنك وضع الفئات في عمودين: أحدهما شخصي والآخر للعمل . (أنا شخصياً أجد أن الفصل بين البتتين يساعد في الحفاظ على الفصل بين الحياة الشخصية وحياة العمل).
لأهداف عملي ، لدي الأهداف التالية:
- التواصل
- تسويق
- الشبكات
- البحث عن المتجر
- التصميم والتطوير
- التعلم
- وقت متاح
بالنسبة إلى قائمتي ، قمت فقط بتصنيف مهام عملي وسأتركك لها عند إكمالها للمهام الشخصية بشكل منفصل.
التعلم هو المكان الذي يمكنني فيه إجراء جلسات صغيرة عبر الإنترنت ، أو حضور المؤتمرات ، أو قراءة منشورات المدونة - أي شيء لزيادة مجموعة مهاراتي. من المهم أن يكون لديك هذه الفئة لمنح نفسك الوقت لبناء المهارات. أسوأ شيء يمكن أن تفعله لنفسك هو الركود بمرور الوقت.
سيسمح لك وقت الفتح باستبدال أي من الفئات الأخرى ، أو القيام ببعض المهام الجانبية الأخرى. اعتمادًا على جدولك الزمني ، قد تكون متناثرة على مدار الأسبوع أو كلها مرة واحدة في يوم محدد - شخصيًا أحاول الحصول على هذا كل ثلاثاء وخميس.
ستختلف هذه القائمة بناءً على دورك أو نموذج عملك. إذا كان لديك فريق ، فقد تكون هناك فئة لإدارة الفريق أو لترابط الفريق. قد تتغير أولويات هذه الأولويات أسبوعًا بعد أسبوع ، وبالتالي يجب تقييم الوقت المخصص وجدولته وفقًا لذلك كل أسبوع.
تنظيم المهام
الآن بعد أن حددنا فئاتنا - نحتاج إلى وضع جميع مهامنا وعناصر التراكم في كل فئة. بالنسبة لهذا الجزء ، سأستمر في استخدام أي أداة تشعر بالراحة معها. أنا شخصياً أفضل استخدام Microsoft To-Do لأنه يتزامن بسهولة مع التقويم الخاص بي. ولكن يمكنك الاستعداد بأي طريقة تناسبك بشكل أفضل. بمجرد تنظيم المهام ، تأكد من ترتيب أولوياتها على النحو الذي تراه مناسبًا.
التخطيط للأسبوع
في بداية كل أسبوع أو الليلة السابقة ، من الجيد التخطيط لأهدافك وما هي الفئات التي ستساعدك في الوصول إلى تلك الأهداف هذا الأسبوع. على سبيل المثال ، قد ترغب في التركيز بالكامل على التسويق والتعلم والتواصل ، لذلك يمكنك ببساطة إضافة هذه المجموعات إلى التقويم الخاص بك.
اعتمادًا على أسلوب عملك ، قد تقرر القيام بذلك كل يوم بيوم ، أو تقسيم يومك إلى نصفين أو أرباع. أنا شخصياً أفضل التركيز نصف يوم على أهداف محددة لأن ساعتين لا تكفي في كثير من الأحيان لإنجاز شيء جوهري.
من هذا ، قد ترى الآن أن يومنا عند عرضه بتنسيق المربعات السابق يبدو أكثر تنظيماً وتخطيطًا يومًا بعد يوم.
من المأمول أن يتم جدولة الاجتماعات في نفس الكتل التي ترتبط بها - ومحاولة فرض جدولك الزمني قدر الإمكان. تمت جدولة الأوقات المفتوحة لتظهر على أنها مجانية ، مما يسمح بالمهام المخصصة واجتماعات العملاء الواردة أثناء تلك الكتل التي قد تأتي. من المهم أن يكون لديك هذه الكتل للسماح ببعض المرونة لأننا لا نريد أن نكون صارمين للغاية .
أقوم بإضافة المهام داخل كل كتلة كتفاصيل. يتيح لي ذلك إدارة المهام الطويلة التي تستغرق عدة أيام ومن الأسهل بكثير إدارتها بهذه الطريقة. يمكنك أن ترى أن المهام الخاصة بي مصنفة بنفس الطريقة على اليمين - وبهذه الطريقة يمكنني التركيز على ما يجب إنجازه . يمكنك أن ترى أنني قمت بتقسيم المهام الفرعية إلى قائمة فرعية في الكتلة المدرجة في قائمة المهام الخاصة بي.
إذا كان لديك اجتماع لمراجعته مع فريقك - يمكنك ببساطة تكرار الاجتماعات باستخدام الكتل. قد يبدأ التقويم في الظهور بشكل فوضوي خلال أوقات الذروة ، لكنه فوضى منظمة.
مهام النسخ الاحتياطي
في بعض الأحيان تنهار المشاريع أو تنتهي المهام في وقت أبكر مما هو متوقع أو مانع. يتيح لنا استخدام خطة الكتلة هذه الحصول على المهام والاستمرار في التركيز على نفس الفئة بدلاً من القفز إلى فئة أخرى والاضطرار إلى تغيير العقليات. ما عليك سوى القيام بالمهمة التالية المتاحة من تلك الفئة للحفاظ على زخمك.
نصيحة : لا أقترح الإفراط في حجز مجموعة معينة من المهام ، لأنها قد تجعلك تفقد التركيز أو تشعر بعدم تحقيق أي شيء. بدلاً من ذلك ، أضف مهمتين أو ثلاث مهام يمكن إدارتها وأضف المزيد عند الضرورة إلى الكتلة. إذا كنت معتادًا على التخطيط السريع للفرق - فكر في هذا على أنه سباقك الشخصي والتخطيط السريع ، بطبيعة الحال مع مرور الوقت ، ستتحسن مهارتك في تقدير المهام التي يمكنك إكمالها في إطار زمني. ربما يكون لديك فترة انعكاس تشبه إلى حد كبير الرجعية مع فريقك أو مع نفسك إذا كنت تمثل عرضًا فرديًا مثلي.
العملاء والخدمات
بقدر ما نرغب في التحكم بنسبة 100٪ في التقويم الخاص بنا ، فهذا غير ممكن. تخلق العديد من العوامل ، بما في ذلك العملاء وأعضاء الفريق ، تضاربًا في الجداول الزمنية. لقد اكتشفنا للتو في القسم السابق كيفية إدارة الجداول الزمنية داخليًا.
في كثير من الحالات ، نريد إنشاء تجربة العميل أولاً ، لكننا أيضًا لا نريد قضاء الكثير من الوقت في إنشاء الجداول وإدارتها. باستخدام أدوات مثل Trafft التي تحتوي على إمكانات برنامج جدولة الاجتماعات ، يمكننا بسهولة إعداد التقويمات الخاصة بنا للسماح للعملاء بحجز الوقت معك مباشرةً . بالطبع ، آخر شيء نريده هو أداة أخرى في السقيفة لإدارتها ، وقد قامت Trafft بعمل ذكي للغاية في أتمتة جزء كبير من العملية بما في ذلك تلقي المدفوعات وإدارة الخدمات وفواتير العملاء.
إعداد التقويم مع Trafft
نسق تقويم الكتلة الذي ذكرته سابقًا يسير جنبًا إلى جنب مع Trafft. قد يكون لديك أنواع مختلفة من الخدمات ، أو تعطي الأولوية للعملاء بناءً على معايير مختلفة. باستخدام Trafft ، يمكننا بسهولة إنشاء خدمات وتخصيص أوقات محددة لحجز هذه الخدمات - وإذا كان التقويم الخاص بك متصلاً ، فإن أوقات الحجز ستحجب الأوقات غير المتاحة في التقويم الخاص بك أيضًا.
بالنسبة لحالة الاستخدام الخاصة بي - لديّ خدمات مقسمة إلى المدة التي يقدر العميل خلالها المشروع ليتم تشغيله. اعتمادًا على عبء العمل الخاص بي ، ونوع المشاريع التي أمتلكها الآن ، قد يُطلب مني رفض بعض المشاريع. يوفر Trafft أيضًا قوالب بريد إلكتروني سريعة يمكنني تخصيصها وإضافة بعض المتغيرات لإبقائها ديناميكية.
إنها طريقة رائعة للاستمرار في جذب العملاء المحتملين ولكن مع السماح للعملاء بمعرفة الموقف. إحدى الميزات التي أستمتع بها حقًا هي القدرة على تأخير البريد الإلكتروني - وبهذه الطريقة لا يبدو آليًا. قد يتم إرسال الرد الآلي بعد ساعتين من ملء العميل للنموذج.
قد تلاحظ أعلاه أن هناك خيارات لفئات إضافية - وهذا يسمح لك بتقسيم الخدمات المختلفة ، على سبيل المثال ، استشارة المشروع أو استفسارات مشروع جديد مقابل الخدمات المدفوعة حيث قد يعرف العميل بالضبط ما يريد (أو ناقش معك بالفعل)
على الرغم من أنني شخصياً لا أتقاضى رسومًا مقابل الاستشارة ، إلا أن الخيار متاح باستخدام طرق الدفع Stripe و PayPal.
مع Teams
إذا كان لشركتك عدة موظفين لتولي خدمة معينة ، يمكنك بسهولة تعديل نموذج الموعد لتلبية احتياجاتك ، أو اختبار A / B الذي يناسبك بشكل أفضل.
إحدى ميزاتي المفضلة والتي غالبًا ما تكون مفقودة في العديد من برامج نماذج المواعيد هي خيار تخصيص ترتيب النموذج. الافتراضي هو اختيار الموظف المفضل ثم اختيار الخدمات المتاحة من ذلك الموظف.
في خدماتي ، من المنطقي السماح للعميل الجديد بتحديد التاريخ والوقت المفضل له:
إذا كنت محظوظًا بما يكفي لوجود مدير مكتب لإدارة مواعيد المكالمات الهاتفية (أو تفعل ذلك بنفسك) ، فيمكن بسهولة إنشاء موعد من خلال بوابة الموظفين وتعيين الموظفين بناءً على الوقت والتاريخ المحددين.
الفواتير
مع حجوزات المواعيد ، يمكنك تحديد أسعار مختلفة حسب الموظف والأقدمية. بالنسبة للمشاريع الصغيرة ، قد يختلف سعر الخدمة ولكنه يتطلب أيضًا شخصًا أقل أقدمية - وبالتالي قد يكون للفاتورة والخدمة المحجوزة سعر مختلف للعميل كما هو موضح.
كما تتوقع ، مع Trafft ، يمكن بسهولة تخصيص الفاتورة بشعار علامتك التجارية وألوانها. يمكنك سحب شعارك وإسقاطه والاختيار من بين ثمانية ألوان تصميم.
الأهداف ومؤشرات الأداء الرئيسية
الميزة الأخيرة والرئيسية التي تسمح لـ Trafft حقًا بالتميز عن البقية هي الميزة القادمة لتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية والأهداف. يعد فهم مقدار الوقت والإيرادات التي تكبدها الموظف بسبب خدمات معينة طريقة رائعة لتعزيز النمو داخل عملك - إما التركيز على الخدمات التي لا يستخدمها الموظف بشكل أقل أو تحسين وتوسيع الخدمات الرائعة التي يقدمها لشركتك.
خاتمة
نظرًا لأننا جميعًا نكافح ، خاصة في هذه الأوقات - أردت حقًا أن أجد وأقدم طريقة وبعض المنتجات التكميلية التي تعزز سير العمل لدينا دون الإضافة إليه. كوني مؤمنًا إيمانيًا راسخًا بأن المنتجات يجب أن تعمل من أجلك وليس العكس ، أدى إلى تضييق احتمالات Trafft بالنسبة لي شخصيًا. إذا كانت لديك تعليقات أو برامج أخرى وتقنيات إدارة الوقت ، فأنا أحب أن أسمع عنها!