الأدوات التي تحتاجها للحفاظ على فريق التصميم عن بُعد معًا

هل غيّر فيروس كورونا ظروف العمل في مكتبك؟ هل فريق التصميم الخاص بك يعمل الآن عن بعد؟

قد تواجه صعوبة في الحفاظ على تماسك فريقك بسبب انخفاض الإنتاجية أو التواصل. لسوء الحظ ، عندما يعمل الناس من المنزل ، يمكن أن يصبح التسويف هو الوضع الطبيعي الجديد ؛ قد تنخفض معايير العمل وقد تلاحظ أيضًا اتصالًا أقل (أو لا) أو تأخرًا في الاستجابات.

نظرًا لأن العمل عن بُعد يمكن أن يؤثر على فريق التصميم الخاص بك ، فقد ترغب في تطبيق أدوات للحفاظ على عمل موظفيك بشكل فعال. سنخبرك بالعديد من الخيارات للمساعدة في تلبية هذه الحاجة. واصل القراءة للمزيد من المعلومات!

فريق الدردشات

تتمثل إحدى أسهل الطرق للحفاظ على تواصل فريقك مع بعضهم البعض في اختيار استخدام تطبيقات الدردشة الجماعية. تسمح هذه التطبيقات لفريقك بإنشاء بيئة مكتبية من خلال برنامج مشابه للرسائل الفورية.

يحتوي كل تطبيق من التطبيقات المتاحة على خيارات متنوعة لمراسلة أعضاء فريقك ، ولكن عادةً ما تتضمن القدرة على مخاطبة فريقك بأكمله وتوافر الرسائل المباشرة. بشكل عام ، ستتمكن من إنشاء قنوات أو محادثات مع أعضاء الفريق المختارين أو حول مواضيع محددة.

بصرف النظر عن إبقاء الجميع على اتصال ، ستجد أن هذه التطبيقات تجعل من السهل التعاون في العمل وطرح الأفكار والبقاء على اطلاع دائم بالمشاريع الجارية. يمكن لكل عضو في الفريق تعيين إشعاراته بناءً على المكان الذي يعيش فيه - إذا صادف وجودهم في جميع أنحاء العالم ، فسيعرضون الرسائل خلال ساعات العمل العادية.

تسمح لك تطبيقات الدردشة الجماعية ببناء ثقافة الشركة ، والحفاظ على تفاعل أعضاء فريقك (حتى لو لم تكن المحادثة تتعلق بالعمل.) يمكنك اختيار استخدام التطبيقات لجهة اتصال أقل رسمية من البريد الإلكتروني ، مما يسمح بازدهار الصداقات المحتملة .

من خلال الاستخدام المنتظم لتطبيقات الاتصال ، ستلاحظ أن الموظفين لديهم شعور متزايد بالمساءلة والمشاركة بشكل أفضل والقدرة على المتابعة الشاملة لأي مشكلات. يمكنك اختيار استضافة مسابقات أو مقابلات تفاعلية مع الموظفين أو تمارين بناء الفريق.

حتى لو لم تلتقي أجزاء من فريقك وجهًا لوجه ، فسيشعرون بإحساس جديد بالتواصل مع الموظفين والمديرين الآخرين. هذه فائدة كبيرة للفرق البعيدة بشكل أساسي وستساعد في تقليل معدل دوران الموظفين.

سحابة التخزين

سواء كنت تعمل في المنزل أو في مكتب ، فأنت بحاجة إلى طريقة ملائمة لتخزين مستنداتك. في العديد من إعدادات المكتب العادية ، ستقوم بتخزين المستندات على خادم شبكة لا يمكن الوصول إليه إلا أثناء وجودك في المكتب.

تنتقل العديد من المكاتب إلى خيارات التخزين السحابي بحيث يمكن للموظفين العمل من أي مكان يختارونه مع الاستمرار في الوصول إلى ملفات الشركة. سواء اخترت استخدام Google Drive أو Dropbox أو OneDrive أو خدمة أخرى ، فمن المحتمل أن تكون سعيدًا بإنتاجية فريقك الجديدة والمحسّنة.

لاختيار الخدمة التي تناسب احتياجات شركتك بشكل أفضل ، ستحتاج إلى النظر في نقاط الأسعار والميزات المعروضة وما إذا كان الدعم متاحًا أم لا (وبأي تكلفة). تقدم بعض الخدمات مساحة تخزين مجانية للأفراد والشركات الصغيرة ولكنك ستفعل ذلك. عادةً ما تجد أن خدمات التخزين السحابية توسع خططها بناءً على حجم مؤسستك.

بشكل عام ، ستلاحظ أن هناك العديد من الفوائد للتخزين السحابي ، بما في ذلك حقيقة أنه سهل التكلفة ، ويمكن الوصول إليه بسهولة من أي مكان مع الإنترنت ، وآمن ، وقابل للتطوير. كما أنه يعمل بشكل جيد للمشاريع التي تحتاج إلى التعاون مع العديد من أعضاء الفريق أو الأقسام ، مما يمنح العديد من الأشخاص إمكانية الوصول إلى المستند نفسه في وقت واحد وعرض التغييرات في الوقت الفعلي.

تكامل البرامج

اعتمادًا على نوع البرامج التي تختار استخدامها لتلبية احتياجات فريقك من الدردشة والتخزين ، قد تتمكن من تحسين أدائها من خلال تكامل البرامج. تسمح عمليات الدمج هذه للتطبيقات والبرامج المختلفة بالعمل والعمل معًا - بدلاً من البرامج المتميزة والفردية.

يعد Microsoft Team Integrations أحد أفضل برامج التكامل المتاحة. يتيح لك هذا البرنامج ولفريقك ربط كل تطبيق من تطبيقاتك ببعضها البعض للانتقال بسلاسة من برنامج إلى آخر ، مع سهولة الوصول إلى جميع البيانات.

ستجد أن أي نوع من تكامل البرامج سيعمل بشكل أفضل مع التخزين السحابي ؛ ومع ذلك ، قد لا يزال تخزين الخادم التقليدي يعمل أيضًا. يجب تحسين نوع تكامل البرامج الذي تختاره لجميع تطبيقاتك وبرامجك. على سبيل المثال ، إذا كنت تستخدم Slack للاتصال الجماعي ، و Trello كلوحة بيضاء ، و Google Drive كمخزن ، فستحتاج إلى العثور على برنامج تكامل من المفترض استخدامه مع هذه البرامج.

بينما يمكن بسهولة تشغيل كل برنامج من برامجك بمفرده ، ستجد أن برامج التكامل تعزز الإنتاجية عن طريق زيادة تحسين الاتصال حول مشاريع معينة ؛ ستلاحظ أيضًا أن البيانات تتم مشاركتها بمعدل أسرع وأسهل بكثير من خلال برامج التكامل مقارنة بالبرامج المستقلة.

ألواح الكتابة للتعاون

تشبه إلى حد كبير السبورة البيضاء في المكتب ، تسمح السبورة الافتراضية لأعضاء الفريق بمشاهدة المشاريع الجارية والتعاون في الوقت الفعلي. بدلاً من عقد اجتماعات منتظمة للعمل على خطط مختلفة ، يمكنك بسهولة رؤية التقدم المحرز في كل مرحلة من مراحل التصميم ، مما يسمح لجميع أعضاء الفريق بطرح الأفكار عند الحاجة.

تسمح لك تطبيقات Whiteboard بنشر المستندات من برنامج التخزين السحابي الخاص بك ، ويمكن أن تتكامل مع تطبيقات الدردشة الجماعية ، وستسمح لكل عضو في الفريق برؤية المهام الموكلة إليهم بالضبط. تسمح هذه التطبيقات أيضًا بإحضار العملاء لمعرفة التقدم المحرز في مشاريعهم الخاصة ، مما يمنحهم القدرة على تصحيح أي عيوب قبل العرض التقديمي النهائي.

دائمًا ، سيكون لدى بعض الأشخاص تفضيل لبرنامج السبورة البيضاء أو آخر - أفضل طريقة لاختيار برنامج السبورة البيضاء لشركتك هي مقارنة الخيارات التي تعمل مع برنامجك المستخدم بالفعل. إن اختيار تطبيق السبورة البيضاء لمجرد أنه غير مكلف سيجعلك تشعر وكأنه خدمة غير مجدية ، مما يؤدي في النهاية إلى إهدار المال والوقت والجهد.

أيًا كان برنامج السبورة الذي تختار استخدامه ، يجب أن يكون سهل الاستخدام بحيث يكون الإعداد سهلاً ويريد فريقك استخدام البرنامج. هذه التطبيقات رائعة للأفكار الكبيرة التي تتطلب مساحة كبيرة ويجب أن تتمتع بالقدرة على إرفاق أي ملفات مطلوبة بسهولة. يمكنك اختيار التطبيق الأفضل لفريقك - سواء كان العرض التقديمي أو العصف الذهني.

تأكد من التحقق مرة أخرى من توافق السبورة المفضلة لديك - قد يعمل بعضها بشكل أفضل مع أجهزة الكمبيوتر التي تعمل على Microsoft ، والبعض الآخر قد يعمل بشكل أفضل مع Apple iOS. تعمل بعض تطبيقات السبورة البيضاء بشكل جيد أثناء استخدام أي من أنظمة التشغيل هذه ويمكن استخدامها بسهولة مع نظام التشغيل Chrome أيضًا.

تحديد ما إذا كان يجب أن يكون العمل عن بُعد "عاديًا" جديدًا

عندما تختار استخدام تطبيق دردشة جماعية ، والتخزين السحابي ، وتكامل البرامج ، ستبدأ في ملاحظة أن العمل عن بُعد يمكن أن يبدو طبيعيًا وأن الكثير من الناس يفضلونه. قد لا يزال أعضاء الفريق يعانون من العمل عن بعد ؛ في كثير من الأحيان يرجع ذلك إلى نقص الرقابة وكونك جديدًا على الشعور "بعدم الإشراف".

إذا وجدت أن هذا لا يزال يمثل مشكلة ، ففكر في العثور على تطبيقات إنتاجية أخرى تسمح لك بتتبع أوقات العمل أو قوائم المهام أو حتى أتمتة أجزاء من قسمك. على الرغم من أن العمل عن بُعد يمكن أن يكون تعديلًا كبيرًا في البداية ، فستستمتع أنت وفريقك في النهاية بالحرية التي يجلبها ذلك!