مخطط RACI: ما هو ، وكيفية الإنشاء ، وكيفية التنفيذ ، وما الذي يجب تجنبه

هل سبق لك العمل في مشروع بأدوار ومسؤوليات غير واضحة ، مما تسبب في حدوث ارتباك وتأخيرات؟ تكافح العديد من الفرق لتحديد المسؤول عن ماذا ، مما يؤدي إلى عدم الكفاءة.

لحسن الحظ ، هناك حل: RACI.

RACI هي أداة بسيطة وقوية تساعد الفرق على توضيح الأدوار والمسؤوليات لمشاريع محددة. باستخدام RACI ، يمكن للفرق تبسيط الاتصال وتحسين التعاون وتحقيق نتائج أفضل للمشروع.

وفقًا لبحث حديث ، يعاني 80٪ من الشركات من صعوبة اتخاذ القرار. هذا هو المكان الذي يأتي فيه RACI في متناول اليد.

إذا كنت تريد أن تفهم ما هو RACI في إدارة المشاريع وكيف يمكن استخدامه بكفاءة ، فتابع القراءة.

ما هي مصفوفة RACI؟

يوضح مخطط RACI ، المعروف أيضًا باسم مصفوفة تعيين المسؤولية (RAM) ، أدوار أعضاء الفريق ومسؤولياتهم عن مهام أو مشاريع محددة. يشير الاختصار RACI إلى المسؤولية والمساءلة والاستشارة والإعلام ، وهي الأدوار الرئيسية الأربعة التي يتم تعيينها للأفراد المشاركين في المشروع. يساعد ذلك في ضمان فهم كل فرد في الفريق لدوره ومسؤولياته ، مما قد يؤدي إلى تحسين التواصل والتعاون ونتائج المشروع.

• المسؤول (R): الشخص أو الأشخاص المسؤولون عن إكمال التسليمات.
• مسؤول (أ): الفرد المسؤول في النهاية عن نجاح أو فشل التسليمات.
• تمت الاستشارة (ج): الأشخاص الذين يحتاجون إلى استشارتهم للحصول على مدخلات أو تعليقات على المخرجات.
• المطلعين (I): الأشخاص الذين يجب إبلاغهم بالتقدم أو التغييرات المتعلقة بالناتج باستمرار.

كيفية إنشاء مخطط RACI؟

دعونا نناقش العملية خطوة بخطوة لإنشاء مخطط RACI الذي سيساعدك على تبسيط العمل بشكل أفضل -

الخطوة 1 - تحديد أعضاء الفريق

حدد أعضاء الفريق الذين سيشاركون في استكمال المشروع. يمكن أن يشمل ذلك أفرادًا من أقسام أو وظائف مختلفة داخل المنظمة. على سبيل المثال ، مديرو المشاريع ، مهندسو البرمجيات ، الرعاة التنفيذيون ، إلخ.

الخطوة 2 - فهم المشروع والمعالم التي يجب تحقيقها

قم بإنشاء قائمة بجميع المهام أو التسليمات التي يجب إكمالها للمشروع. يجب أن تكون هذه القائمة شاملة قدر الإمكان لضمان احتساب جميع المسؤوليات.

الخطوة 3 - إنشاء صفوف RACI وتعيين المهام

حدد أي عضو في الفريق سيكون مسؤولاً أو خاضعًا للمساءلة أو مُستشارًا أو مُبلغًا لكل ناتج. قم بتعيين الأدوار للمشروع ، مثل تصميم مواقع الويب ، وموافقة العميل ، والاختبار ، والمزيد.

الخطوة 4 - إنشاء تمثيل مرئي لمخطط RACI

استخدم برنامج جداول بيانات مثل Excel أو Google Sheets لإنشاء جدول بالمهام على الجانب الأيسر وأعضاء الفريق في الأعلى. بعد ذلك ، قم بتعيين أدوار RACI المناسبة لكل خلية في الجدول.

الخطوة 5 - ناقش وراجع

بمجرد إنشاء مخطط RACI الأولي ، قم بمراجعته مع أعضاء الفريق المشاركين في المشروع للتأكد من موافقة الجميع على الأدوار والمسؤوليات الموكلة إليهم. قم بإجراء أي تعديلات ضرورية بناءً على التعليقات على خطة المشروع.

ما الذي يجب تجنبه عند العمل مع مخطط RACI؟

يساعد إنشاء مخطط RACI على تبسيط العملية. ومع ذلك ، يجب تجنب بعض الأشياء -

تعقيد المخطط

من المهم إبقاء مخطط RACI بسيطًا وسهل الفهم. تجنب إضافة مستويات غير ضرورية من التفاصيل أو تعيين عدد كبير جدًا من الأدوار لمهمة واحدة ، حيث يمكن أن يؤدي ذلك إلى الارتباك وتقليل فائدة المخطط.

تكليف عدة أشخاص بالمساءلة

يجب أن يكون شخص واحد فقط مسؤولاً عن كل واجب أو تسليم في مخطط RACI. يمكن أن يؤدي تكليف عدة أشخاص بالمساءلة إلى الارتباك وانعدام المساءلة.

تعلمدورات تحليلات الأعمالعبر الإنترنت من أفضل الجامعات في العالم.احصل على درجة الماجستير أو شهادة مبرمج تنفيذي PG أو شهادة ماجستير عالمية لتسريع حياتك المهنية.

فشل تحديث الرسم البياني

يجب تحديث مخطط RACI بانتظام ليعكس التغييرات في المشروع وتكوين الفريق والعوامل الأخرى. يمكن أن يؤدي الفشل في تحديث المخطط إلى معلومات قديمة والتباس حول الأدوار والمسؤوليات.

تكليف عدد كبير جدًا من الأشخاص بالأدوار المستشارة أو المستنيرة

في حين أنه من المهم إبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع ومشاركين في المشروع ، فإن تعيين عدد كبير جدًا من الأشخاص للأدوار التي تمت استشارتهم أو مستنير يمكن أن يؤدي إلى تأخيرات غير ضرورية وتحديات في الاتصال.

استخدام مخطط RACI كبديل للتواصل

يجب استخدام مخطط RACI كأداة لدعم التواصل والتعاون بين أعضاء الفريق بدلاً من كبديل للتواصل المباشر. من المهم أن يكون لديك اتصال مفتوح ومستمر حول الأدوار والمسؤوليات في جميع أنحاء المشروع.

تحقق مندوراتنا المجانية المتعلقة بتحسين المهارات بنفسك.

كيفية تنفيذ مخطط RACI؟

رسائل البريد الإلكتروني ليست الوسيلة الوحيدة أو الأكثر فعالية لتنفيذ RACI. فيما يلي بعض العوامل الرئيسية التي يجب مراعاتها -

يجب مراجعة الوثيقة

يجب على جميع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة حضور اجتماع في وقت مبكر من جدول المشروع لفحص الوثائق الهامة ؛ من الناحية المثالية ، يجب أن يتم هذا الاجتماع عند إطلاق المشروع.

احصل على تعليقات

أرسل الورقة إلى جميع الحاضرين كمواد للقراءة واطلب التغذية الراجعة. من خلال الحصول على هذه المدخلات المبكرة ، يمكن إجراء معظم التغييرات قبل الاجتماع ، مما يتيح عرضًا سلسًا لـ RACI النهائي.

استكشف برامج تحليلات الأعمال لدينا من أفضل الجامعات في العالم

راجع المهام

راجع واجبات كل عضو في الفريق. لا تتسرع في هذا الاستعراض ؛ بدلاً من ذلك ، امنح وقتًا كافيًا لهذا المكون الحاسم في بداية مشروعك.

استكشاف مزايا تنفيذ مخطط RACI

يأتي RACI مع عدد من الفوائد لـ

توضيح الأدوار والمسؤوليات

يحدد مخطط RACI بوضوح من هو المسؤول والمسؤول والاستشارة والمطلعة عن كل واجب أو تسليم ، مما يساعد على تجنب الارتباك ، ويقلل من سوء الفهم ، ويضمن أن يعرف الجميع دورهم في المشروع.

يحسن التواصل والتعاون

يعزز مخطط RACI التواصل والتعاون من خلال الفهم الواضح لمن يحتاج إلى المشاركة في كل مهمة أو قرار وإلى أي مدى. يساعد ذلك في ضمان إبلاغ الجميع أو استشارتهم أو مشاركتهم حسب الحاجة ، مما يؤدي إلى اتخاذ قرارات أفضل وتعاون أكثر فعالية.

يزيد المساءلة

يزيد مخطط RACI من المساءلة عن طريق تعيين ملكية واضحة ومسؤولية لكل مهمة أو تسليم. يساعد هذا في ضمان إكمال المهام في الوقت المحدد ووفقًا للمعيار المطلوب ، مما يؤدي إلى تحسين نتائج المشروع.

يساعد على إدارة المخاطر

يمكن أن يساعد مخطط RACI في تحديد المخاطر المحتملة من خلال ضمان مشاركة جميع أصحاب المصلحة المعنيين في صنع القرار وتعيين المهام إلى الشخص المناسب. يمكن أن يساعد ذلك في تقليل مخاطر الأخطاء أو السهو ، مما يؤدي إلى تأخير المشروع أو إخفاقه.

يحسن كفاءة المشروع

يساعد مخطط RACI على تبسيط إدارة المشروع من خلال توفير نظرة عامة واضحة وموجزة عن الأدوار والمسؤوليات ، وتقليل الوقت والجهد اللازمين للتواصل واتخاذ القرار.

اقرأ مقالاتنا الأخرى المتعلقة بتحليلات الأعمال

خاتمة

مخطط RACI هو أداة قوية يمكن أن تساعد مديري المشاريع على توضيح الأدوار والمسؤوليات. من خلال تقديم نظرة عامة واضحة وموجزة عن الأدوار والمسؤوليات ، يمكن أن يساعد مخطط RACI في تبسيط إدارة المشروع وتسهيل اتخاذ القرار. سواء كنت تدير مشروعًا صغيرًا أو مبادرة واسعة النطاق ، يمكن أن يكون مخطط RACI موردًا قيمًا يمكن أن يساعدك في تحقيق نجاح المشروع.

في حين أن فهم المعرفة الفنية لمخطط RACI يمكن أن يكون مفيدًا بشكل كبير للنجاح التنظيمي ، فإن رفع المهارات هو جانب مهم آخر يجب على كل موظف مراعاته!

تعد شهادة الماجستير العالمية في تحليلات الأعمال من upGrad خيارًا ممتازًا إذا كنت تبحث عن تعزيز مهاراتك في مجال اهتمامك. يمكن للمرشحين أن يتعلموا أساسيات استخدام البيانات لتحسين أداء الشركة واتخاذ القرارات السريعة وصياغة الخطة طويلة المدى ، وذلك بتوجيه من الخبراء من جامعة ولاية ميتشيغان. من خلال الخبرة العملية ، ستصبح بالتأكيد جزءًا أساسيًا من عالم الأعمال ، لتوسيع مهاراتك ومعرفتك لإفادة عدد لا يحصى من المنظمات.