نصائح لعقد اجتماعات عن بعد منتجة

لم يمض وقت طويل على عقد الاجتماعات بشكل شخصي. مما أثار استياء العديد من مصممي الويب (بمن فيهم أنا) ، لم يتم احتضان اللقاءات عن بُعد على نطاق واسع من قبل العملاء. ما الفرق بضع سنوات يجعل.

كانت الاجتماعات تتجه ببطء نحو المنصات البعيدة. ثم ضرب جائحة COVID-19. فجأة ، أصبح Zoom ومقدمي الخدمات المماثلة الخيار الأفضل. في هذه الأيام ، من المرجح أن تعقد اجتماعًا من غرفة المعيشة الخاصة بك أكثر من مكتب العميل. لا شكاوى هنا.

لا تحمينا الاجتماعات عن بُعد من الفيروسات فحسب ، بل إنها توفر أيضًا قدرًا هائلاً من الوقت. لا مزيد من السفر الممل ورسائل البريد الإلكتروني الفائتة للرد عليها.

ومع ذلك ، هناك ثمن يجب دفعه مقابل هذا المستوى من الراحة. يمكن أن تكون الاجتماعات عن بُعد محرجة ومليئة بالمقاطعات. قد لا يتقن بعض العملاء الذين يواجهون تحديات فنية الأساسيات حتى الآن ( مهم ، يرجى تشغيل الميكروفون ).

هل تتساءل عن كيفية تحقيق أقصى استفادة من هذا العالم الجديد الشجاع؟ تابع القراءة للحصول على بعض النصائح التي ستساعدك على عقد اجتماعات مثمرة عن بعد.

ابحث عن مكان هادئ

تتيح لنا التكنولوجيا الاتصال بمؤتمرات الفيديو من أي مكان تقريبًا. ولكن لا يزال من المهم اختيار موقعك بحكمة.

من الناحية المثالية ، ستجد مكانًا هادئًا وخالٍ من الإلهاء للتواصل منه. بعد كل شيء ، من الصعب أن تكون منتجًا في بيئة تخريبية. ضجيج الخلفية ، تحرك الناس خلفك ، الحيوانات والأطفال يتنافسون على الاهتمام - كلها عوائق تحول دون إنجاز الأشياء.

وهذا يعني تجنب الأماكن العامة المزدحمة مثل المقاهي أو الأماكن الخارجية المزدحمة. هناك الكثير من الفرص لحدوث خطأ ما. بالإضافة إلى أنها تبدو غير مهنية بعض الشيء.

إذا كنت تعمل من المنزل ، فحاول أن تجد مكانًا صغيرًا يمكنك أن تكون فيه بمفردك - ويفضل أن يكون ذلك بابًا يمكنك إغلاقه. قد لا تكون قادرًا على منع كلبك من النباح أو رنين جرس الباب (وبالتالي إطلاق الكلب) ، ولكن يمكنك تقليل الاضطراب.

كلما قل عدد المشتتات ، كان بإمكان الجميع التركيز بشكل أفضل على المهمة التي يقومون بها.

ضع جدول أعمال

لا أحد يستفيد من اجتماع ينحرف عن مساره. كما تعلمون ، تلك التي تستغرق وقتًا طويلاً وتنحرف إلى موضوع غير ذي صلة. عندما ينتهون أخيرًا ، يكون الشعور هو الشعور بالراحة وليس الإنجاز. ويبدو أن هذا شائع بشكل خاص في الإعدادات عن بعد.

هذا هو المكان الذي يمكن أن يقطع فيه القليل من التخطيط شوطًا طويلاً. من خلال وضع جدول أعمال الاجتماع ومشاركته ، سيعرف كل شخص مشارك ما يمكن توقعه.

يمكن أن تكون جداول الأعمال مرنة للغاية ، وهو أمر مفيد إذا لم تكن الشخص الأكثر تنظيماً في العالم. ليس عليك التخطيط للأشياء حتى اللحظة. حتى المخطط العام والإطار الزمني المقدر سيفي بالغرض.

بصفتك مضيفًا ، توفر جداول الأعمال طريقة سهلة لإبقاء المحادثة على المسار الصحيح. بمجرد الانتهاء من موضوع معين ، يمكنك إلقاء نظرة على جدول الأعمال والقول ، "دعنا ننتقل إلى العنصر التالي." إنها أداة إنتاجية لا تقدر بثمن.

استفد من أدوات الإشراف

أيًا كان النظام الأساسي للاجتماعات الذي تختاره ، هناك احتمالات بوجود بعض أدوات الإشراف على المستخدم المضمنة. تسمح لك بكتم صوت المشاركين وتمرير دور "المقدم" للآخرين.

من المهم استخدام هذه الميزات بشكل مسؤول. أنت لا تريد أن تحكم الاجتماع بقبضة من حديد. من المرجح أن يضر ذلك بالعملية التعاونية.

ومع ذلك ، فهي فعالة للأحداث مع عدد كبير من الحضور. هذا يمكن أن يمنع الناس من التحدث مع بعضهم البعض. إنها أيضًا طريقة سريعة لإسكات ملاحظات الميكروفون المزعجة لشخص ما أو ضوضاء متنوعة أخرى.

دور المقدم مفيد بشكل خاص ، لأنه يسمح للمشاركين الآخرين بمشاركة شاشاتهم. يساعدهم في توضيح نقاط حديثهم ويضع الجميع في نفس الصفحة.

إذا بدأ اجتماعك في أن يصبح مجانيًا للجميع ، فإن أدوات الإشراف موجودة للمساعدة في التحكم في الأمور. وبالمثل ، يمكنك استخدامها من البداية لضمان الإبحار السلس.

سجل للرجوع إليها في المستقبل

هل سبق لك أن خرجت من اجتماع شخصي بعد أن نسيت بعض التفاصيل؟ يحدث هذا حتى لأكثر المدونين تكريسًا.

لحسن الحظ ، توفر معظم منصات الاجتماعات عن بُعد وظائف التسجيل. يسمح هذا لك وللمشاركين الآخرين بالعودة والرجوع إلى المعلومات الأساسية.

التسجيل مفيد بشكل خاص لجلسات التدريب. هناك الكثير من المعلومات التي يتم طرحها ، ويمكن أن تضيع بعض المفاهيم في خلط ورق اللعب. يوفر توفر مقطع فيديو للعملاء الفرصة لمساعدة أنفسهم. قد يحميك أيضًا من تلقي بريد إلكتروني مذعور أو اثنين.

تجدر الإشارة أيضًا إلى مخاوف الخصوصية المحتملة التي تأتي مع عملية التسجيل. بينما تعرض بعض الأنظمة الأساسية إشعارًا بأنه يتم تسجيل اجتماع ، إلا أنه لا يزال من الجيد الإعلان عن ذلك أيضًا. من الأفضل أن تكون آمنًا من أن تكون آسفًا.

احصل على أقصى استفادة من الاجتماعات عن بُعد

فوائد الاجتماعات عن بعد لا يمكن إنكارها. إنها أفضل للبيئة وجدولك المزدحم. لكن لا يزال الأمر يتعلق بالإنتاجية.

نظرًا لأن هذه الأنواع من الاجتماعات غالبًا ما تكون غير رسمية ، فهناك ميل للتخلي عن الإعداد والتركيز. يؤدي ذلك إلى لقاءات افتراضية متفرقة وممتدة. هذا بالكاد وصفة للنجاح.

الحل هو المزج بين استعداد المدرسة القديمة وأحدث التقنيات. ضع نفسك في بيئة خالية من الإلهاء. اكتب جدول الأعمال الأساسي الذي يمكنك استخدامه لتوجيه الحاضرين على طول المسار الصحيح. واستفد من الأدوات المفيدة التي توفرها المنصة التي اخترتها.

ستعمل هذه الخطوات معًا على إبقاء اجتماعاتك على المسار الصحيح وتوفر لك الكثير من الوقت. هذه هي الطريقة التي من المفترض أن تعمل بها الأعمال في القرن الحادي والعشرين.