تبسيط سير عمل Jira باستخدام أفضل الممارسات هذه

تم إطلاق Jira من قبل Atlassian منذ ما يقرب من عقدين من الزمن وكان موجهًا في الأصل نحو مطوري البرامج ، ومنذ ذلك الحين أثبتت Jira نفسها على أنها حل إدارة المشاريع المفضل لفرق Agile حول العالم. على الرغم من أنها لا تزال تستخدم في الغالب من قبل فرق التطوير ، إلا أن وظائف Jira المرنة يمكن أن تعمل مع أي فريق تقريبًا في أي مؤسسة.

ومع ذلك ، مع هذه المرونة تأتي مخاطر التعقيد: واحدة من الشكاوى الأكثر شيوعًا التي أسمعها عن البرنامج هي أن تدفقات العمل المترامية الأطراف لا يمكن التحكم فيها. إذن ، كيف يجب إنشاء تدفقات العمل لتعزيز التبني والحفاظ على الكفاءة؟

أستخدم Jira منذ 12 عامًا في العديد من الصناعات وفي مجموعة متنوعة من إدارة المشاريع وتحليلات الأعمال وأدوار مسؤول Jira. ستساعدك أفضل ممارسات سير عمل Jira على تحسين الإعداد وتعظيم فوائد مرونته في جميع مجالات مؤسستك.

كيفية تكييف مهام سير عمل Jira لأي قسم

من تنفيذ مهام سير عمل التطوير القياسي إلى تصميم أولئك الذين لديهم متطلبات أكثر تعقيدًا ، يمكن لمسؤول Jira تكييف قدرات البرنامج مع أي جزء من مؤسستهم. إذا كنت بحاجة إلى تتبع العمليات خارج مجال تكنولوجيا المعلومات ، فإن لدى Jira ما تقدمه أكثر من عرض لوحة العدو النموذجي. فيما يلي بعض الطرق التي يمكن من خلالها للإدارات والشركات المختلفة تحسين استخدام Jira:

إدارة سير العمل في جيرا

عند استخدام تدفقات عمل متعددة لوظائف مختلفة ، قد يجد المسؤولون أنفسهم يكافحون لإدارة المخططات العديدة. إذا انتهى الأمر بمسؤول مع مخطط سير عمل مختلف لكل مشروع ، فقد يصبح من المستحيل تقريبًا صيانة اللوحات الناتجة. لتجنب ذلك ، قم ببناء سير العمل والحفاظ عليه بطريقة هادفة. هذه هي أهم ثلاث توصيات للقيام بذلك:

1. البحث عن أرضية مشتركة

لا تتطلب أسماء الأعمدة المختلفة على اللوحة بالضرورة مهام سير عمل مختلفة لدعم كل منها. ابحث عن القواسم المشتركة عبر مهام سير عمل المشروع والحالات والانتقالات. يمكن أن تغطي خطوة أو حالة "قيد التقدم" خطوة تطوير لتقنية المعلومات ، وخطوة لتجميع المتطلبات لمكتب إدارة مشروع ، وخطوة إنشاء لحملة تسويقية. إذا كان بإمكانهم اتباع حالة مشتركة وسير عمل ، فيمكنك تقليل حجم عناصر Jira للمحافظة عليها. يؤدي القيام بذلك أيضًا إلى تقليل احتمالية فقدان الانتقال في مشروع معين.

2. التركيز على ماذا

في كثير من الأحيان ، يقوم الأشخاص بإنشاء خطوات سير عمل لكل عضو في الفريق لديه إجراء ، والذي يمكن أن ينتج عنه سير عمل يشبه السباغيتي ولوحة بها أعمدة ضيقة جدًا بحيث لا يمكن قراءتها. بدلاً من ذلك ، ركز على نوع المهمة ، أي "ماذا" وليس "من" أو "كيف". إذن كيف يمكنك إدارة سير عمل يحتوي على عدة خطوات للمراجعة والموافقة متشابهة في طبيعتها وتحدث في نفس الوقت تقريبًا ولكن يتم تنفيذها بواسطة أشخاص مختلفين؟ استخدم ميزات مثل وظائف التكرار ووظائف النشر والأتمتة التي تسمح للعنصر بالتواجد في خطوة سير عمل الموافقة (والتي يمكن استخدامها أيضًا لبعض خطوات الاختبار في سير عمل التطوير) ولكنها لا تزال تمثل إجراءات ومهام ونقاط اختبار متعددة.

ضع في اعتبارك أن أعمدة اللوحة تتعلق بالحالات ، لذا تتطلب 15 حالة إما 15 عمودًا ، لكل منها حالة واحدة ، أو حالات متعددة لكل عمود. إذا كانت طريقة عرض اللوحة تتطلب بالفعل 15 حالة منفصلة ، فقد تحتاج إلى إنشاء سير عمل أكثر تعقيدًا. إذا كانت طريقة عرض اللوحة الخاصة بك تتضمن حالات متعددة لكل عمود ، مع ذلك ، ففكر في تبسيط سير العمل الخاص بك لمطابقة الأعمدة.

3. استخدم البيانات حيثما أمكن ذلك

تعتمد Jira على البيانات ، لذا غالبًا ما يكون استخدام البيانات أكثر فاعلية - بدلاً من خطوة سير العمل - لتمثيل حالة المهمة. بدلاً من نقل قصة المستخدم من المتطلبات إلى معايير القبول إلى المراجعة ، يمكنك تمثيل كل فئة من هذه الفئات كحالة واحدة حيث ترتبط كل مهمة بحقل معين أو عنصر بيانات.

إذا اتبعت نهجًا يعتمد على البيانات ، فيمكنك أيضًا الاستفادة من عناصر التشغيل الآلي والجدولة للتنقل خلال سير العمل عند اكتمال العمل وتوثيقه ، بدلاً من انتظار شخص ما لنقل البطاقات. يمكن استخدام سمات البيانات مثل الحقول القياسية أو الحقول المخصصة أو الملصقات لهذا الغرض.

على سبيل المثال ، لتقليل الضوضاء في سير عمل تطوير كبير ، يمكن أن توجد حالات المتطلبات الثلاثة جميعها في خطوة متطلبات سير عمل واحدة. عندما يكون المتطلب جاهزًا لمعايير القبول ، يضيف مالك المهمة تسمية "AC مطلوب" أو يتحقق من حقل مخصص لـ "جاهز للتيار المتردد" ، وستقوم Jira تلقائيًا بتعيينه للاختبار. هذا يسهل العملية بنفس طريقة وجود خطوات متعددة ولكنه يحافظ على سير العمل خفيف الوزن. هذا مهم بشكل خاص إذا كان لديك سير عمل يمكن أن يدعم الخطوات المتزامنة أو يكون الترتيب مرنًا له.

مثالان لسير عمل جيرا النظيف

توضح المخططات التالية تفاصيل مهام سير العمل الفعالة والقابلة للإدارة والمكونة من الحالات والانتقالات والدقة التي يمكن تطبيقها في مجموعة متنوعة من السيناريوهات.

يمكن استخدام سير عمل الموافقة العامة الهزيل لجميع أنواع مهام العمل ، مثل مقترحات التسويق ، بالإضافة إلى أجزاء مختلفة من مهام التطوير ، مثل المتطلبات.

يمكن أن يدعم سير عمل التطوير الجيد لوحات متعددة وقد يدعم العديد من فرق التطوير التي تعمل بطرق مختلفة. مرة أخرى ، فإنه يركز على ماذا ، وليس من. يمكن أن يدعم سير العمل هذا العديد من أنواع اللوحات والمؤسسات ومراحل المشروع ومهام العمل. على الرغم من أنه قد يبدو معقدًا ، إلا أن هذا يرجع إلى حد كبير إلى عدد الانتقالات الضرورية للفرق التي تستخدمها لإدارة العناصر بكفاءة.

تحديات وحلول Jira المشتركة

تعني مرونة Jira أنه يجب أن تكون هادفًا في كيفية إعداد سير العمل والحفاظ عليه. تحتاج أيضًا إلى التأكد من أنك لا تتخلف عن مهام سير العمل عندما تكون الأساليب الأخرى أكثر ملاءمة. يمكن معالجة بعض المشاكل الشائعة باتباع الخطوات التالية:

اعتمد على هذه الأساليب لنجاح سير العمل

يمكن أن تجد العديد من المؤسسات فرصًا إضافية لاستخدام Jira ، لكنها مثقلة بالفعل بسير العمل من مشاريع تكنولوجيا المعلومات الخاصة بهم. من خلال تنفيذ هذه التوصيات وأفضل الممارسات ، يمكنك توسيع استخدام Jira دون زيادة العبء الإداري. إذا كانت لديك خبرة في استخدام Jira في مؤسسات أخرى ، فاستخدم ذلك كمصدر إلهام ولكن لا تقصر تفكيرك على الطريقة التي تراها تستخدم في مشروع أو صناعة معينة. تذكر البحث عن أرضية مشتركة والتركيز على "ماذا" واستخدام البيانات حيثما أمكن ذلك. سيضمن القيام بذلك أنك تستخدم كل المرونة التي توفرها Jira. وبمجرد استخدام جميع مجالات مؤسستك لـ Jira بكفاءة ، سيكون من الأسهل مناقشة وتنفيذ مؤشرات الأداء الرئيسية العالمية وتحسينات العمليات والمبادرات الأخرى عبر الشركة.