كيف تطور مهارات إدارة الوقت للموظفين؟

لماذا تعتبر مهارات إدارة الوقت مهمة؟

تعد إدارة الوقت بلا شك واحدة من أهم السمات التي يجب أن يمتلكها الشخص للعمل بشكل جيد. إذا كنت تعمل في مؤسسة ، فيجب أن تعمل على إدارة وقتك جيدًا. هذا سيفيدك أنت والموظفين الآخرين والشركة ككل.

سيؤدي إكمال كل مهمة في الوقت المحدد إلى تقليل التوتر ، وهو أمر يشعر به حوالي 46 ٪ من الموظفين بسبب زيادة عبء العمل بسبب سوء إدارة الوقت. بصفتك موظفًا ، تتحمل دائمًا مسؤولية تقديم عمل يفوق جودة ومعايير معينة. عندما تدير وقتك بشكل فعال وترتب أولويات واجباتك ، فإن إنشاء عمل بجودة أعلى يكون أمرًا بسيطًا. تساعدك استراتيجيات إدارة الوقت في تحديد أولويات المهام حتى تتمكن من التركيز دون تشتيت انتباهك.

6 طرق لتطوير مهارات إدارة الوقت للموظفين:

1. حدد مواعيد نهائية وتوقعات واقعية.

بصفتك أحد كبار المسؤولين أو الموارد البشرية أو المدير ، إذا كنت ترغب في مساعدة الموظفين على إدارة وقت عملهم بشكل جيد ، فيجب أن يكون أهم شيء هو تحديد مواعيد نهائية مرنة وتوقعات واقعية. من الأهمية بمكان معرفة مقدار ما يمكن للموظف أن يعمل. يمكن إنشاء توقعات الموظف باستخدام الأهداف المعلنة جيدًا والنتائج الفعلية. إن مجرد تحديد الهدف لا يكفي. حدد النتائج الرئيسية القابلة للقياس الكمي حتى يتمكن العمال من تتبع تقدمهم نحو الهدف. يجب على المديرين تحديد أهداف واقعية ، ولكن يجب على قادة الفريق أيضًا التأكد من أن الموظفين يفهمون أنهم مسؤولون عن تلك الأهداف.

2. التواصل الجيد أمر بالغ الأهمية.

يجب أن يكون التواصل بين الموظفين والمدير جيدًا بما يكفي ليقول الموظف بحرية ما إذا كان عبء العمل كبيرًا أو يصعب إنهاء المواعيد النهائية. قد تؤدي القدرة على التواصل بشكل فعال في العمل إلى زيادة الإنتاجية الإجمالية والمساعدة في تكوين فريق متماسك. إذا تواصل الموظفون مع بعضهم البعض والنظر في وجهات نظر الآخرين ، فسيكونون أكثر انخراطًا في العمل وإيجاد الحل الأفضل معًا. قد يفهم المديرون بشكل أفضل مواهب وقدرات العاملين لديهم من خلال إنشاء خطوط اتصال مفتوحة ثم تقديم تعليمات واضحة للأشخاص الأكثر ملاءمة للوظيفة ، مما يزيد من الفعالية الإجمالية لكل مشروع.

3. يمكن للتقدير أن يفعل المعجزات.

يجب أن يراقب المديرون مدى جودة أداء موظفيهم ، لكن هذا التقييم لا ينبغي أن يمتد إلى حد معين. أيضًا ، عندما يعمل الموظف جيدًا ويكمل جميع المشاريع في الوقت المحدد ، يجب على الرؤساء مكافأته أو تقديره. التقدير ضروري في مكان العمل لأنه يساعد على تعزيز ثقافة ممتعة وتطوير العلاقات بين الموظف والقائد. لقد ظهر التقدير في العديد من الدراسات على أنه أحد أكثر الطرق فعالية لتشجيع الناس وزيادة إنتاجيتهم وزيادة التزامهم بمناصب عملهم.

4. مساعدة أعضاء الفريق في التخطيط لوقتهم.

كلما كان صدى فريقك أكثر ، كان ذلك أفضل. على سبيل المثال ، أكثر الأوقات إنتاجية في يوم الموظف هي النافذة الصباحية التي تبلغ مدتها ثلاث ساعات من الساعة 9 صباحًا حتى الساعة 12 ظهرًا. اكتشف طريقة للاستفادة من هذه المرة أكثر من غيرها. يمكنك البدء في تحسين إدارة وقت فريقك من خلال جعلهم يتتبعون وقتهم. قبل أن يتمكنوا من المساهمة بشكل فعال في ذلك ، يجب أن يكون كل شخص مسؤولاً عن إنفاق وقته. من الجيد أيضًا مراقبة وقتهم لمدة أسبوعين أو حتى شهر لفهم فريقك بشكل أفضل. إدارة الوقت الشخصية هي تقنية أخرى رائعة لتعليمها بشكل أفضل. أخبر المجموعة أن تغيير عادات عملهم هو ممارسة حاسمة قد يطبقونها في حياتهم الشخصية.

5. يمكن أن تلعب التذكيرات أيضًا دورًا حاسمًا.

احتفظ بتذكير مرئي مستمر بتقدم المشروع والمواعيد النهائية لمساعدة فريقك في إدارة أولوياتهم بشكل أفضل. بطبيعة الحال ، لا ينبغي أن يكون أي منها مخيفًا أو مرعبًا. بدلاً من ذلك ، يمكن كتابة أداة تعقب المعالم الأساسية على السبورة البيضاء أو رسم بياني إرشادي على شاشة مثبتة على الحائط. جعل الأفراد أكثر وعيًا بالقيود الزمنية والقيود المفروضة عليهم للعمل بفعالية داخلهم.

اكتشف دوراتنا الشعبية في مجال الموارد البشرية

6. تشجيع أخذ فترات راحة بين العمل

تتمثل الخطوة الأولى في إدراك أن حصول موظفيك على فترات راحة ليس شيئًا سيئًا بل هو أمر سيفيد عملك على المدى الطويل. في حين أنه قد يبدو أن عدم إنجاز أي عمل لبعض الوقت هو عيب ، فإن الموظفين الذين يتعبون في وقت مبكر من بعد الظهر نتيجة للعمل دون توقف سيكونون أكثر من ذلك بكثير. قد يبدو الأمر بديهيًا ، ولكن تذكير الموظفين بأنه ليس مسموحًا لهم فقط ولكن يتم تشجيعهم بنشاط على أخذ قسط من الراحة يمكن أن يزيد من احتمالية القيام بذلك.

كيف تتعلم استراتيجيات إدارة الوقت ؟

يمكنك الالتحاق بدورات الشهادات عبر الإنترنت مثل برنامج الدراسات العليا التنفيذية في إدارة الموارد البشرية التابع لمعهد Loyola لإدارة الأعمال بالتعاون مع upGrad. يقدم أكثر من 300 ساعة من المحتوى التعليمي تحت إشراف خبراء الصناعة من الدرجة الأولى من خلال جلسات التوجيه المباشر وجولات التدريب.

استنتاج

تهتم أدوات إدارة وقت الفريق في المقام الأول بتحديد أولويات الأهداف الأوسع ، والتواصل بشكل فعال ، وتقليل فجوات سير العمل الناتجة عن العمليات المعقدة بشكل مفرط. تعد مساعدة الفرق على اكتساب هذه المهارات الحاسمة أحد الأساليب لجعل الأشخاص يتعاونون في تحسين إدارة وقتهم. كما أن إشراكهم في العملية في كل مرحلة سيجعلهم أكثر انفتاحًا على الاستراتيجيات والأدوات الجديدة التي تريد استخدامها. سيسمح لك ذلك بمساعدة موظفيك في أن يكونوا أكثر إنتاجية ، مما سيفيد المنظمة أيضًا.