تقديم Float.com: بديل أفضل لجداول البيانات

(هذا منشور برعاية.) في سوق اليوم شديدة التنافسية ، من الضروري التحرك بسرعة. بعد كل شيء ، نعلم جميعًا كيف يقول المثل الشهير: "الوقت هو المال". كلما تحرك فريق منتجك بشكل أسرع عند إنشاء منتج ، زادت فرصة نجاحه في السوق. إذا كنت مدير مشروع ، فأنت بحاجة إلى أداة تساعدك على تحقيق أقصى استفادة من وقت كل عضو في فريقك.

على الرغم من أن الفرق الإبداعية تعمل عادةً على منتجات جديدة ومبتكرة ، لا يزال الكثيرون يستخدمون الأدوات القديمة لإدارة عملهم. تعد جداول البيانات من أكثر الأدوات شيوعًا في صندوق أدوات مدير المشروع. في حين أن هذا قد يكون مناسبًا لفريق من عضوين أو ثلاثة أعضاء ، مع نمو الفريق ، تصبح إدارة وقت الفريق مهمة صعبة.

عندما يحاول مديرو المشاريع إدارة فريقهم باستخدام جداول البيانات وحدها ، فإنهم عادةً ما يواجهون المشكلات التالية:

1. الافتقار إلى النظرة العامة

يتطلب فهم ما يحدث بالفعل في المشروع الكثير من العمل. من الصعب أن تفهم بصريًا من هو مشغول ومن ليس كذلك. نتيجة لذلك ، قد ينتهي الأمر ببعض أعضاء الفريق إلى التحميل الزائد ، بينما سيكون لدى البعض الآخر القليل جدًا للقيام به. لن تحصل أيضًا على تفصيل واضح لمقدار الوقت المخصص لعمل معين وعملاء معينين ، وهو أمر بالغ الأهمية ليس فقط لأغراض الفوترة ولكن أيضًا لإبلاغ قرارات وكالتك المستقبلية ، مثل الشخص الذي سيتم تعيينه بعد ذلك.

2. من الصعب إبلاغ أصحاب المصلحة

نظرًا لأن جداول البيانات هي موطن إدارة المشاريع ، فإن ترجمة البيانات حول الأشخاص والوقت إلى رؤى ملموسة يمثل تحديًا. يعد تصور البيانات أيضًا مستحيلًا تقريبًا مع النطاق المحدود لوظائف إنشاء المخططات التي توفرها أدوات جداول البيانات. نتيجة لذلك ، يصبح إعداد التقارير باستخدام جداول البيانات مهمة تستغرق وقتًا طويلاً. كلما زاد عدد الأشخاص والأنشطة التي يمتلكها المشروع ، سيتم استهلاك وقت مدير المشروع في إعداد التقارير.

3. جداول البيانات تدير المهام ، وليس الأشخاص

تعد إدارة المشاريع باستخدام جداول البيانات الفردية كارثة تنتظر حدوثها. على الرغم من أن جدول البيانات الفردي قد يعطي تفصيلاً واضحًا لمشروع واحد ، إلا أنه لا يوجد لديه طريقة للإشارة إلى الحمل الزائد والنقص في الحمل لأعضاء فريق معينين في جميع المشاريع.

4. عدم وجود نظرة عامة رفيعة المستوى للمشروع

من المعروف جيدًا في الصناعة أن العديد من المصممين يعانون من رؤية النفق: بدون الصورة الكبيرة للمشروع في الاعتبار ، يتحول تركيزهم إلى حل المهام الجارية. لكن مشكلة رؤية النفق لا تقتصر على المصممين. كما أنه موجود في إدارة المشاريع.

عندما يستخدم مدير المشروع أداة مثل جدول البيانات ، عادة ما يكون من الصعب (أو حتى المستحيل) إنشاء نظرة عامة عالية المستوى على المشروع. حتى عندما يستثمر مدير المشروع الكثير من الوقت في إنشاء هذه النظرة العامة ، تصبح الصورة قديمة بمجرد أن يتغير اتجاه الشركة.

5. مخاطر المعلومات القديمة

يتحرك تطوير المنتج بسرعة ، مما يجعل من الصعب على مديري المشاريع مراقبة وإدخال جميع التغييرات المطلوبة في جدول البيانات باستمرار. لا يستغرق هذا وقتًا طويلاً فحسب ، بل إنه ليس ممتعًا أيضًا - ونتيجة لذلك ، غالبًا لا يتم إنجازه.

كيف تجعل التكنولوجيا حياتنا أفضل: تقديم تعويم

كان الغرض من التكنولوجيا دائمًا هو تقليل العمل الميكانيكي من أجل التركيز على الابتكار. في وكالة إبداعية أو منتج ، يتمثل الهدف النهائي في أتمتة أكبر قدر ممكن من تصميم المنتج وعملية الإدارة البشرية ، بحيث يمكن للفريق التركيز على العمل العميق للإبداع والتنفيذ.

مع وضع ذلك في الاعتبار ، دعنا نستكشف Float ، وهو تطبيق لإدارة الموارد للوكالات الإبداعية. يجعل Float من السهل فهم من يعمل على ماذا ، ليصبح مصدرًا واحدًا للحقيقة لفريقك بأكمله.

مساعدة مديري المنتجات على التغلب على تحديات إدارة الوقت والأشخاص

يسهل Float تعاون الفريق ويجعل العمل أكثر فعالية. إليك الطريقة:

1. مخطط الفريق المرئي: انظر لمحة سريعة عن الفريق والمهام

يتيح لك Float تخطيط المهام بصريًا باستخدام علامة التبويب "الجدول الزمني". في طريقة العرض هذه ، يمكنك تخصيص تعيينات المشروع وتحديثها. تجعل واجهة السحب والإفلات جدولة فريقك أمرًا بسيطًا.

فيما يلي مثال على طريقة عرض الجدول الزمني :

لكن هذا ليس كل شيء. يمكنك فعل المزيد:

• تحديد أولويات المهام
  يمكنك القيام بذلك ببساطة عن طريق تحريكها فوق الآخرين.
• مهام مكررة
  ببساطة اضغط على "Shift" واسحب المهمة المحددة إلى موقع جديد.

• تمديد مهمة
  إذا احتاج شخص ما في فريقك إلى وقت إضافي لإنهاء مهمة ، فيمكنك تمديد الوقت بنقرة واحدة باستخدام الواجهة المرئية.
• تقسيم مهمة
  عندما يتضح أن شخصًا ما في فريقك يحتاج إلى مساعدة في مهمة ما ، فمن السهل تقسيم المهمة إلى أجزاء وتعيين كل جزء إلى عضو آخر.

2. المدمج في التقارير والإحصاءات

يمكن لميزة التقارير والإحصاءات المضمنة في Float (تقارير "الاستخدام") توفير ساعات مديري المشاريع من العمل اليدوي في نهاية الأسبوع أو الشهر أو ربع السنة.

من السهل نسبيًا تخصيص تنسيق التقرير. يمكنك:

• اختر أدوار أعضاء الفريق (موظفين ، مقاولين ، الكل) في "الأشخاص" ؛
• اختر نوع المهام (مؤقت ، مؤكد ، مكتمل) في "المهمة".

من الضروري الإشارة إلى أن Float يسمح لك بتحديد الأدوار المختلفة لأعضاء الفريق. على سبيل المثال ، إذا كان شخص ما يعمل بدوام جزئي ، فيمكنك تحديد ذلك في إعدادات "الملف الشخصي" وتحديد أن عمله بدوام جزئي فقط. هذه الميزة مفيدة أيضًا عندما تحتاج إلى حساب ميزانية.

يمكنك إرسال بريد إلكتروني إلى أعضاء الفريق لساعات عملهم الفردية خلال الأسبوع.

3. البحث والتصفية: كل المعلومات التي تحتاجها ، في متناول يدك

توجد جميع معلومات فريقك في مكان واحد. لا تحتاج إلى استخدام جداول بيانات مختلفة لمشاريع مختلفة ؛ لإضافة مشروع جديد ، ما عليك سوى النقر فوق "المشاريع" وإضافة كائن جديد.

يمكنك أيضًا استخدام أدوات التصفية لتمييز مشاريع محددة. هناك طريقة بسيطة لرؤية المهام ذات الصلة في لمحة سريعة وهي التصفية حسب العلامات ، مع ترك أنواع معينة فقط من المشاريع (على سبيل المثال ، المشاريع التي لديها متعاقدون).

4. الحصول على نظرة عامة رفيعة المستوى لجميع مشاريعك

مع Float ، سيكون لديك دائمًا سجل لما حدث ومتى. - قم بتعيين المعالم في إعدادات المشروع ، وراقب المعالم القادمة في موجز النشاط الخاص بك.

• انتقل لأسفل إلى مستخدم أو فريق وراجع جدولهم الزمني. عندما ترى أن شخصًا ما تجاوز الجدول الزمني (سيخبرك اللون الأحمر بذلك) ، يمكنك نقل أعضاء الفريق الآخرين إلى هذا النشاط وإعادة تجميعهم.

يمكنك العرض حسب اليوم أو الأسبوع أو الشهر ، مما يسهل التصغير ورؤية صورة كبيرة لمشروعك.

5. تقليل مخاطر المعلومات القديمة

لا تحتاج إلى التبديل بين أدوات متعددة لمعرفة كل ما تحتاج إلى معرفته. هذا يعني أن معلوماتك ستكون محدثة (من الأسهل بكثير إدارة مشروعك باستخدام أداة واحدة ، بدلاً من العديد من الأدوات).

يمكن توصيل Float بسهولة بجميع الخدمات التي تستخدمها.

خاتمة

إذا كانت إدارة مشروع فريقك تترك الكثير مما هو مرغوب فيه ، فإن Float لا تحتاج إلى تفكير. يجعل Float من السهل رؤية كل ما تحتاج لمعرفته حول مشاريع فريقك في مكان واحد ، مما يمنح مديري المشاريع المعلومات والوظائف التي يحتاجون إليها للتعامل مع العالم سريع الخطى للتصميم والتطوير الرقمي. ابدأ مع Float اليوم!