دليلك للتواصل الفعال في مكان العمل

التواصل الفعال ضروري بغض النظر عن مكانك أو الشخص الذي قد تتحدث إليه.

ومع ذلك ، في مكان العمل ، ربما تكون مهارات الاتصال هي السمة الشخصية الوحيدة التي يمكن أن تحدد نجاح حياتك المهنية. في الواقع ، يمكن أن يؤدي الافتقار إلى التواصل الفعال إلى تعطيل عوامل أخرى مثل الكفاءة والأهداف وكذلك الروح المعنوية للشركة.

لقد تم استخدام مصطلح "مهارات الاتصال الجيدة" بشكل مفرط لدرجة أن الناس أصبحوا غير متأكدين من معناها. تشير مهارات الاتصال الجيدة إلى القدرة على فهم التعليمات ونقل المعلومات بطريقة بسيطة ولكن لا لبس فيها. إنها واحدة من أكثر المهارات الأساسية والأساسية التي يمكن أن تمتلكها كموظف. في الواقع ، تعد مهارات الاتصال من أول الأشياء التي يحكم عليها المحاورون في المرشح.

عناصر الاتصال الفعال

غالبًا ما ينسى الناس أن مهارات الاتصال الجيدة تشكل أكثر من مجرد "القدرة على التحدث بشكل جيد". من المؤكد أن إتقان اللغة ضروري للتواصل بشكل فعال. ولكن هناك العديد من العناصر الأخرى للاتصال الفعال.

الاستماع الفعال

الاتصال طريق ذو اتجاهين. هذا هو السبب في أن الاستماع لا يقل أهمية عن التحدث ، إن لم يكن أكثر. في مكان العمل ، تحتاج إلى الاستماع إلى الشخص الذي أمامك لفهم عملية تفكيرهم. بدون الاستماع الفعال ، قد تقول شيئًا بعيدًا عن الموضوع يؤدي إلى سوء التواصل. من أفضل الطرق لممارسة الاستماع الفعال هو طرح الأسئلة. يمكنك أيضًا إعادة صياغة ما قالوه وتكراره لهم. سيؤكد هذا للشخص الآخر أنك فهمت ما كان يحاول توصيله.

الصبر

سوف تمر عبر مجموعة متنوعة من الأشخاص في مكان عملك. أثناء المحادثة ، قد يكون الأمر محبطًا ومربكًا عندما يبدو أنك لا تستطيع إيصال وجهة نظرك. وبالتالي ، من المهم أن تتدرب على التحلي بالصبر ليس مع الآخرين فحسب ، بل مع نفسك أيضًا. لا يمكنك أن تتوقع أن يفهمك كل شخص تقابله من البداية. خذ وقتك واجعلهم يفهمون. هذا مهم بشكل خاص إذا كنت في منصب قيادي مثل مدير أو قائد فريق. يجب أن تتحلى بالصبر مع فريقك حتى يشعروا بالاطمئنان ويمكنهم التواصل معك بشكل أكثر انفتاحًا. التواصل المفتوح ضروري للعمل الجماعي.

الوضوح والتماسك

قبل أن تبدأ أي محادثة في مكان عملك ، تأكد من وجود هدف وراءها. احتفظ بملاحظة في رأسك حول ما تحاول تحقيقه من هذا الاتصال. قم بإنشاء مخطط للنقاط التي ترغب في إيصالها. نظرًا لأنه على الرغم من أهمية إرسال الرسالة الصحيحة ، فمن المهم أيضًا القيام بذلك بوضوح وتماسك. لن يؤدي عدم الوضوح إلا إلى الارتباك والخطأ ، الأمر الذي سيؤدي في النهاية إلى التأخير وضعف اتخاذ القرار. بصرف النظر عما إذا كنت تتحدث مع زميل أو كبير أو مرؤوس ، تذكر أن تجعل المحادثة واضحة ومباشرة. سيؤدي الوضوح إلى إنجاز الأشياء في الوقت المناسب.

العطف

العمل كجزء من فريق يعني أنك ستحتاج إلى الانفتاح على أفكار الآخرين أيضًا. لذا ، بغض النظر عما إذا كنت تتفق معهم أم لا ، فأنت بحاجة إلى أن تجده في نفسك لتكون منفتحًا على أفكارهم وآرائهم. حتى عندما لا تتفق مع شخص ما ، يجب أن تحترم رأيهم. نعم ، الكلام أسهل من الفعل. لكن عليك أن تتعاطف مع الشخص ، وأن تضع نفسك في مكانه لفهم سبب تصرفه بطريقة معينة. علاوة على ذلك ، يمكنك دائمًا طرح الأسئلة لفهم وضعهم بشكل أفضل.

موقف ايجابي

نمر جميعًا بأيام أو أيام سيئة نشعر فيها بالطقس. في حين أنه من المقبول السماح لنفسك ببعض الوقت للعودة إلى وتيرتك ، لا تحمل هذه الطاقة للعمل. لا تدع ذلك يؤثر على طريقة تعاملك مع الأشخاص في العمل. حاول الحفاظ على موقف إيجابي في العمل بغض النظر عما قد يحدث في حياتك الشخصية. من ناحية أخرى ، إذا كانت لديك مشكلات مع الأشخاص في العمل ، فتحدث عنها! تواصل مع هؤلاء الأشخاص واكتشف طريقة لتجاوزها والتغلب على مشاكلك. مهما فعلت ، تذكر فقط معالجة الموقف. لأنك إذا اخترت قمعها ، فإن تحدياتك ستزداد فقط إلى درجة تثقل كاهلك وبالتالي تزيد الأمور سوءًا.

نبرة الصوت

نبرة الصوت عنصر حاسم في عملية الاتصال. يمكنه ضبط الحالة المزاجية للمحادثة بالكامل. على سبيل المثال ، إذا بدأت المحادثة بطريقة غاضبة أو عدوانية ، فمن المحتمل جدًا أن يتفاعل الشخص الذي تتحدث معه بالمثل. تشمل نبرة الصوت المشاعر التي تدمجها بالإضافة إلى الحجم الذي تستخدمه. يمكن أن يكون لجملة واحدة معانٍ متعددة بناءً على نبرة صوتك وكذلك الكلمات التي اخترتها للتأكيد عليها. علاوة على ذلك ، لا تنطبق نبرة الصوت على المحادثات مع الزملاء فحسب ، بل تنطبق أيضًا على الوظائف التي تواجه العملاء. خاصة إذا كنت لا ترغب في جعل المواقف أسوأ مع عميل غاضب بالفعل ، فأنت بحاجة إلى التحدث معه بهدوء.

الصدق والصراحة

يتطلب التواصل الجيد من الناس أن يكونوا صادقين ومنفتحين مع بعضهم البعض. حاول أن يكون لديك عقل متفتح عندما تتحدث إلى شخص ما. التزم بفهم وجهة نظرهم قبل القفز إلى استنتاج أو العودة إليها مما يؤدي إلى جدال لا طائل من ورائه. حاول التفاوض والوصول إلى حل وسط. الاقتراب من كل محادثة بعقل متفتح سيؤدي إلى نتائج أكثر نجاحًا. علاوة على ذلك ، كن دائما صادقا. إذا كنت تواجه مشكلة في شيء ما في العمل ، فتواصل مع أحد الموارد البشرية أو مديرك. أشر إلى الأشياء التي قد تزعجك. إذا اتبعت نهجًا صادقًا ، فسيشعرون به وينغمسون في المحادثة بصدق.

كيفية تنفيذ الاتصال الفعال في العمل

بصفتك صاحب عمل ، من المهم بالنسبة لك بذل جهد لتنفيذ اتصال فعال في مكان عملك. بعد كل شيء ، يؤدي الاتصال الفعال إلى مساحة عمل منتجة. ولكن عندما تتعامل مع الكثير من الأشخاص في وقت واحد ، فقد يكون الأمر محبطًا بعض الشيء. هذا لأنهم جميعًا يختلفون من حيث الشخصيات وعمليات التفكير وفهم القدرات وأخلاقيات العمل وما إلى ذلك.

فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها تنفيذ تواصل فعال بين موظفيك:

برامج تدريب الموظفين

كما ذكرنا سابقًا ، يختلف كل موظف عن الآخر. ليس من الضروري أن يكون كل شخص اجتماعيًا أو لديه قدرات تفاعلية. في بعض الأحيان تحتاج إلى إخراجها من الناس. طريقة رائعة للقيام بذلك هي من خلال تنظيم برامج تدريب الموظفين في العمل. يمكن لهذه البرامج أن ترشد الناس إلى كيفية الاسترخاء أمام بعضهم البعض وأن يكونوا أكثر راحة في التواصل الاجتماعي. يمكن للموظفين معرفة كيف يمكن للتواصل الفعال أن يزيد من مستويات إنتاجيتهم. يمكن أن يتكون برنامجك من موضوعات مثل مهارات الاستماع وأساسيات الاتصال والتواصل عبر الإنترنت وما إلى ذلك.

لتضع مثالا

واحدة من أفضل الطرق لجذب الموظفين إلى مجلس الإدارة من خلال التواصل الفعال هي من خلال تقديم مثال. يمكن أن يكون نمذجة التواصل الجيد والفعال أمام موظفيك طريقة رائعة لتشجيع التعلم الاجتماعي. ينطبق هذا بشكل خاص على الشركات والشركات الصغيرة حيث يمكن لطبيعة وموقف صاحب العمل أن يكون لهما تأثير كبير على عقلية الموظف. يتضمن معظم عملهم التواصل وجهاً لوجه مع بعضهم البعض على أساس يومي.

ومن ثم ، إذا كان صاحب العمل قدوة حسنة ، فسوف يتابع الموظفون ذلك. سيقوم الموظفون بنمذجة سلوكهم وفقًا للمثال الذي حدده رئيسهم. من ناحية أخرى ، إذا كنت تعمل في شركة كبيرة - يمكنك الجمع بين الموظفين الجدد والموظفين القدامى الذين يمارسون بالفعل التواصل الفعال.

المشرفين

هناك طريقة أخرى فعالة لتنفيذ مهارات الاتصال الفعال في مكان عملك وهي وضع الموظفين ذوي مهارات الاتصال الفعال في أدوار إشرافية أو قيادية. من خلال كونهم قائد فريق أو مشرف ، يمكن لهؤلاء الموظفين نقل هذه المهارات إلى زملائهم في العمل. نتيجة لذلك ، ستتابع الفرق أو المجموعات التي سيكونون مسؤولين عنها. علاوة على ذلك ، عندما يرى الموظفون الأشخاص يتم ترقيتهم إلى مستويات إشرافية ، فلن يقتصر الأمر على تعيين المعيار المناسب لكل موظف فحسب ، بل سيحفزهم أيضًا على العمل بجدية أكبر على مهاراتهم.

تقييم الأداء

تقييمات الأداء هي مصدر كبير لتحفيز الموظفين. السياسة التي يمكن لأصحاب العمل تنفيذها هي من خلال تضمين مهارات الاتصال والكفاءة في تقارير الأداء أو التقييمات الخاصة بهم. بهذه الطريقة سيتم تحفيز الموظفين للعمل على مهارات الاتصال الخاصة بهم وتحقيق أهدافهم. يمكنك أيضًا تحديد أهداف للموظفين ومنحهم الحوافز لتحقيق تلك الأهداف. يمكنك تقديم مكافآت أو إعداد برنامج مكافأة للموظفين الذين يحققون أهداف الاتصال الخاصة بهم.

تمارين بناء الفريق

تعتبر تمارين بناء الفريق طريقة رائعة لجعل الناس يتواصلون ويتعرفون على بعضهم البعض. وكلما كان الترابط أفضل بين الموظفين ، كان التواصل بينهم أفضل. قم بإشراك فرقك وموظفيك في الأنشطة التي ستجعلهم يعملون بشكل متماسك لتقوية تواصلهم مع بعضهم البعض.

تبسيط قنوات الاتصال

تنخرط معظم الشركات في قنوات وسلاسل اتصال صارمة تجعل من الصعب التدفق الحر للتواصل داخل المنظمة. إن المراقبة المستمرة لقنوات الاتصال الخاصة بهم مثل رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الفورية وقنوات الركود وما إلى ذلك ستضيف فقط ضغوطًا غير ضرورية على موظفيك. قم بإنشاء قنوات توظيف يسهل المرور بها ولا ترهق الموظفين. اجعل الإدارة العليا أكثر انفتاحًا ويمكن الوصول إليها من قبل المرؤوسين. عندما تكون قنوات الاتصال أبسط ، فإن الموظفين سوف ينخرطون في التواصل في كثير من الأحيان مما يؤدي إلى تحسين مهارات الاتصال لديهم.

قم بإجراء الجلسات الفردية

لقد ثبتت فعاليته في أن الموظفين هم أكثر عرضة للتحدث والتواصل عند التحدث إليهم شخصيًا. كمدير ، تحتاج إلى إجراء جلسات فردية متكررة مع أصحاب العمل. سواء كان ذلك موظفًا جديدًا ينضم كعضو جديد أو زميل يعمل في شركتك منذ 4 سنوات. خصص وقتًا للجميع. حافظ على هدوء سلوكك واتزانه طوال الجلسة. حافظ على التواصل الطبيعي بالعين واجعله يشعر بالراحة.

تطبيق نظام التغذية الراجعة

طريقة واحدة للاتصال فقط يمكن أن تذهب بعيدا. إرسال الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني والنشرات الإخبارية وما إلى ذلك - يرسلون جانبًا واحدًا فقط من الرسالة. تطبيق نظام التغذية الراجعة في نظام شركتك. شجع الموظفين على المشاركة وتقديم الملاحظات ، وشجعهم على طرح الأسئلة. لن يجعلهم ذلك يشعرون بأنهم مسموعون فحسب ، بل سيسمح لهم أيضًا بالتواصل بشكل أفضل مع الإدارة. يمكن القيام بذلك بمساعدة النماذج عبر الإنترنت أو أثناء اجتماعات الموظفين. هذه الطريقة رائعة أيضًا للترحيب ببعض التحسينات والأفكار الحقيقية التي يمكن أخذها في الاعتبار.

بغض النظر عن المجال الذي نعمل فيه ، لدينا جميعًا أساليب وطرق مختلفة للتواصل. يقضي الموظفون جزءًا كبيرًا من أيامهم في العمل في المكتب. مساعدتهم على البقاء على اتصال مع مهمة المنظمة ورؤيتها هي إحدى طرق تحسين مشاركة الموظفين. كلما كانت قنوات الاتصال في مكان العمل أكثر انفتاحًا وفعالية ، كان من الأفضل لنا إدارة الشائعات وانعدام الثقة الذي يحدث عندما يشعر الموظفون أنه لم يتم سماعهم أو إبقائهم في الحلقة.