إدارة الأصول الرقمية: دليل كامل

مصدر الصورة: Pexels.com

تقدم إدارة الأصول الرقمية حلاً للبرامج والأنظمة يمكّن الشركات من تخزين الأصول الرقمية للمؤسسة وتنظيمها وإدارتها واستردادها وتوزيعها. ربما تتساءل ما هي إدارة الأصول الرقمية. حسنًا ، تشير إدارة الأصول الرقمية إلى عملية الأعمال وتكنولوجيا إدارة المعلومات.

ما هي الأصول الرقمية؟

تشير الأصول الرقمية إلى أي شكل من أشكال المحتوى يمكن تخزينه إلكترونيًا ، مما يتيح لك إنشاء ونشر وإدارة ومشاركة مع أي شخص داخل وخارج مؤسستك. تعني البيئة الرقمية سريعة التغير اليوم أنه لا يوجد حد لما يشمل الأصول الرقمية.

تعتبر الملفات مثل مقاطع الفيديو والصور والمستندات ومقاطع الفيديو والوسائط الأخرى أصولًا. يشارك كل قسم تقريبًا في الأصول الرقمية التي تغذي نمو مؤسستك ونجاحها. ومن المثير للاهتمام أن النظام الأساسي لإدارة الأصول الرقمية يسمح لأعضاء الفريق داخل مؤسستك بالبحث عن الأصول والتعاون فيها ومشاركتها بفعالية.

ما هي فوائد إدارة الأصول الرقمية؟

يتطلب التحول الرقمي الفعال من المنظمات إدارة كل ملف رقمي في نظامها الإعلامي. كلما نمت أعمالك ، زادت مكتبة الأصول الرقمية الخاصة بك.

هناك عدد لا يحصى من الفوائد المرتبطة بإدارة الأصول الرقمية لمؤسستك.

1. الوصول السريع والسهل إلى الملفات

يمكن لأي شخص يتطلع إلى فهم إدارة الأصول الرقمية أن يرتبط بقضاء الكثير من الوقت في ملف واحد.

تعتمد معظم حلول إدارة الأصول الرقمية على السحابة وبالتالي تتيح للجميع الوصول على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع إلى الأصول الرقمية من أي مكان طالما أن لديهم اتصالاً بالإنترنت. يسمح البرنامج للشركات بتخزين كل محتوياتها الرقمية في مكان مركزي واحد. بهذه الطريقة ، يمكن للمساهمين الداخليين والخارجيين العثور على ما يحتاجون إليه بشكل أسرع.

وبالمثل ، فإن تلك الشركات التي تفهم إدارة الأصول الرقمية لديها حق الوصول إلى الحقوق والأذونات التي يمكن تخصيصها لتلبية احتياجات المستخدمين المختلفين - مما يضمن وصول الأشخاص المناسبين إلى النظام.

2. محتوى حديث

إذا كنت تتطلع إلى فهم إدارة الأصول الرقمية ، فأنت بحاجة إلى فهم أن مخاطر الملفات القديمة تقل بشكل كبير. تضمن إدارة الأصول الرقمية تحديث الأصول الأساسية بسهولة عند تحميلها.

مع أحدث المعلومات ، يظل عملك على أهبة الاستعداد لأن هناك معلومات جاهزة عن السوق الحالية. يتمتع مستخدمو النظام أيضًا براحة البال التي يحتاجونها لأداء جيد أثناء استخدام أحدث المعلومات.

3. يعزز سلامة وأمن الأصول الهامة

تقضي إدارة الأصول الرقمية على مخاطر فقدان معلومات الأعمال الهامة. يمنع فقدان ملفاتك من خلال ضمان تخزين آمن ومأمون في موقع مركزي ، على عكس ما يحدث مع محركات الأقراص الثابتة الخارجية.

4. يحسن مشاركة الملفات المباشرة

باستخدام نظام إدارة الأصول الرقمية ، يمكنك بسهولة مشاركة ملفاتك مع الآخرين داخل النظام. على سبيل المثال ، يحتاج أصحاب المصلحة الداخليون والخارجيون إلى الوصول إلى حصة جيدة من معلومات شركتك.

يمكنك التحكم في كيفية استخدام الأصول بعد مشاركتها مع مستخدمين مختلفين لأن النظام يسمح لك بتعيين تواريخ انتهاء الصلاحية وتتبع محفوظات المشاركة الخاصة بك.

5. تقليل تكاليف التشغيل

إدارة الأصول الرقمية توفر التكاليف التشغيلية. يمكن لنظام إدارة الأصول الرقمية أن يوفر لمؤسستك الكثير من الوقت الذي تقضيه في أداء مهام ذات قيمة عالية ، وبالتالي تعزيز الأداء التنظيمي.

يمكن أن تساعد إدارة الأصول الرقمية في تحسين عائد الاستثمار من خلال تمكين إنشاء الأصول الرقمية وتخزينها واستعادتها وتوزيعها بشكل أسرع.

التحديات المرتبطة بإدارة الأصول الرقمية

ستصل قريبًا إلى الحد الأدنى إذا لم تكن تدير أصولك الرقمية بشكل مناسب. فيما يلي بعض التحديات التي تواجهها الشركات في إدارة الأصول الرقمية وكيفية حلها.

إمكانية الوصول إلى الأصول

بالكاد يمكنك التحكم في الأصول الرقمية الخاصة بك إذا لم يكن لديك نظام إدارة رقمي فعال. من المحتمل أن الأشخاص الخطأ يستخدمون الأصول الخاطئة ، والتي يمكن أن تكون مكلفة لعملك.

لحسن الحظ ، يمكنك استعادة التحكم من خلال حل مركزي يساعد في إنشاء مهام سير العمل وإدارة الوصول إلى النظام وتبسيط عملية الموافقة بحيث تصل الملفات الصحيحة إلى اليد اليمنى.

القوى العاملة المنفصلة

إذا لم تكن تدير أصولك الرقمية بشكل مناسب ، فهناك احتمال كبير أنك تدير قوة عاملة منفصلة.

يمكنك الاستفادة من النظام الأساسي الموحد الذي يساعد على تعزيز التعاون والمشاركة. باستخدام نظام أساسي لإدارة الأصول الرقمية ، يمكنك تحسين أداء الفريق من خلال إضفاء الطابع الديمقراطي على الأصول وتحسين الاتساق عبر القنوات وإنشاء تدفقات عمل مرنة.

باستخدام برنامج إدارة الأصول الرقمية ، يتم تمكين فريقك لأن لديهم مصدرًا واحدًا للمعلومات لجميع أصول علامتك التجارية. تم أيضًا تحسين أمان المعلومات بشكل كبير لأنه يمكّن فريقك من تخزين مكتبتهم الرقمية ومشاركتها وتنظيمها ومشاركتها.

الوقت والمال الضائع

ستستمر في احتساب الخسائر الكبيرة إذا أمضى فريقك وقتًا ثمينًا في البحث عن أصول في غير محلها. باستخدام نظام أساسي مركزي ، يمكن للقوى العاملة لديك تنظيم ومراقبة وصيانة كل أصل في عملك ، مما يمنحهم الوقت للتركيز على تنمية أعمالك.

متى يجب أن تستثمر في برنامج إدارة الأصول الرقمية؟

• عندما يكون الأمر مستهلكًا للموارد للعثور على أصولك. يمكن أن يساعدك برنامج إدارة الأصول الرقمية إذا استغرق البحث عن الملفات الرقمية ومشاركتها عدة دقائق. يأتي مع مجموعة واسعة من الأدوات التي يمكن أن تساعدك في تنظيم الملفات والبحث عنها.
• عندما يتعذر الوصول إلى الأصول الخاصة بك بسهولة ، فإن إمكانية الوصول ضرورية للإنتاجية بين أعضاء الفريق. إذا لم يتمكن فريقك من الوصول إلى الملفات بسهولة ، فقد يكون من الصعب تأجيل المواعيد النهائية ، وقد يكون التناقض مع العلامة التجارية شائعًا أيضًا.
• افترض أنك بحاجة إلى أمان على مستوى المؤسسة للمشاركة والوصول إلى التخزين. يجب عليك تأمين مستندات العمل الأساسية في بيئة مستقرة وآمنة. يتيح لك نظام إدارة الأصول الرقمية الاستمتاع بمركز بيانات آمن للمراقبة على مدار الساعة.
• إذا كنت تواجه اختناقات أثناء التعاون الإبداعي. باستخدام نظام إدارة الأصول الرقمية ، يمكنك الحصول على تنبيهات في الوقت الفعلي تزيد من اتصالات المشروع. على سبيل المثال ، سيتم تحديث القوى العاملة لديك عند إضافة ملفات وتعليقات جديدة.

افكار اخيرة

تُستخدم إدارة الأصول الرقمية عبر الصناعات التي تشارك فيها الأصول الرقمية. عند البحث عن أفضل برنامج لإدارة الأصول الرقمية لشركتك ، يجب عليك أولاً تحديد التحديات الحالية لعملك.

• حدد المستخدمين الرئيسيين وناقش الوظائف التي يحتاجونها.
• قم بإنشاء قائمة بالميزات المهمة التي يجب مراعاتها عند البحث عن موفري إدارة الأصول الرقمية.
• كن حذرًا في التفكير في نوع نظام إدارة الأصول الرقمية المناسب لعملك. على سبيل المثال ، يمكنك تقييم فوائد نظام إدارة الأصول الرقمية المستند إلى السحابة على حل مثبت في مكان العمل لشركتك.
• حدد أفضل البرامج التي ستفيد عملك والتي سيستفيد منها موظفوك.