14 من أسرار تتبع الوقت يجب على جميع المصممين معرفتها
نشرت: 2021-06-16سواء كنت مستقلاً أو موظفًا في شركة تصميم جرافيك ، فإن عملية التصميم تظل كما هي. هناك العديد من الخطوات المتضمنة في كل فئة تصميم تخلق طريقة معقدة للحصول على أفضل مخرجات إبداعية. وعندما تعمل على مشاريع متعددة في وقت واحد ، يصبح الأمر مملاً حقًا إذا كانت مهاراتك التنظيمية غير متوفرة.
لذا فإن إدارة الوقت وتتبع الوقت هما جزءان مهمان للغاية من حياة محترف التصميم الجرافيكي. قد تضطر إلى إبلاغ رئيسك في العمل كجزء من وظيفتك ، أو قد تضطر إلى القيام بذلك من أجل ممارساتك المرضية. ولكن مع التصميم ، قد يكون من الصعب قليلاً تتبع كل خطوة وكل عملية بسبب طبيعتها السائلة. وبالتالي ، قمنا بتجميع 14 سرًا لتتبع الوقت يجب أن يعرفها جميع المصممين.
هذه الأسرار هي إرشادات الخبراء ، ويتحدثون عن كيفية تتبع العمل في مهنتك في التصميم بأقل قدر من المتاعب. دعنا نتعمق في التفاصيل.
1. إدخالات الوقت اليدوية أكثر جدوى بالنسبة للمبتدئين:
للمبتدئين ، لا ينصح باتباع جداول البيانات الطويلة والكتيبات المعقدة. تبدأ عملية تتبع الوقت البسيطة من تدوين الوقت يدويًا في مستندك الشخصي. هذه هي الخطوة الأساسية التي يجب على كل مبتدئ اتخاذها قبل القفز في أي وقت صعب لتتبع الصيغ. ليس من المهم تتبع كل شيء من اليوم الأول.
إذا كنت تريد تضمين هذا في روتينك ، فاجعله بسيطًا وسهلًا للبدء به. يمكن أن يكون الاحتفاظ بمؤقت على هاتفك وملاحظة إدخالات وقت التوقف في بداية ونهاية مهمة أو مشروع ما هو الخطوة الأولى المثالية. لذلك لا تجعل الأمور مربكة لجعل هذه الممارسة أكثر ملاءمة ويسهل دمجها.
2. قسّم المشروع إلى خطوات:
النشاط الأكثر شيوعًا بين المصممين مع تتبع الوقت هو تقسيم المشروع إلى بعض الخطوات الرئيسية. إنها تساعدك حقًا على تحليل الخطوة التي تستغرق مقدار الوقت وما يمكنك القيام به لتحسين الأداء العام. قد يكون لديك عملية مختلفة لمشاريع مختلفة. لذلك ، لأخذ تتبع وقتك في مزيد من التفاصيل ، يمكنك تقسيم المشروع إلى بعض الأجزاء الرئيسية الشائعة وتحليل وقتهم لمعرفة ما يحدث بالضبط مع هذه العملية.
يعد التخطيط والبحث ووضع المفاهيم والتصميم والاختبار والتسليم خطوات أساسية لأي مشروع تصميم. يمكن أن يكون لديهم جميعًا بعض القطاعات الحيوية الأخرى أيضًا ، لذلك وفقًا لمشروعك ، يمكنك إنشاء الأقسام وتتبع وقتهم.
3. تحليل قدراتك مهم قبل إعطاء وزن لكل الخطوات:
عندما يتعلق الأمر بتحديد وزن زمني تقريبي لكل عملية من عملياتك ، فليس من المفترض أن تتخذ قرارات متسرعة ؛ هذا فيما يتعلق بعملية تقدير المشروع. بعد ممارسة تتبع الوقت لفترة من الوقت ، يمكنك تقدير الوقت التقريبي للمشاريع القادمة. ولكن قبل ذلك ، تأكد من فحص قدراتك بدقة.
ليس الأمر نفسه بالنسبة لكل مصمم ، لذلك لا تضع أبدًا متتبعًا للوقت وفقًا لبعض البيانات العشوائية عبر الإنترنت أو ضغط الأقران. تعرف على قدراتك وحدودك ، ثم حدد مقدار الوقت الذي تحتاجه لإنهاء عملية معينة. من الأهمية بمكان لكل مصمم أن يعد تقريرًا صالحًا لتتبع الوقت.
4. لا يمكن أن يكون كل نشاط صغير جزءًا من تتبع الوقت:
من المحتمل جدًا أن تضيف أنشطتك الصغيرة إلى خطة تتبع الوقت ، وهو أمر غير مفيد للقيام به. تعد بعض الخطوات الأساسية القياسية جزءًا أساسيًا من تتبع الوقت ، وهي تتطلب انتباهك ، ولكن لا يجب تضمين عناوين الأنشطة المخصصة في تتبع الوقت. لأنه بدلاً من مساعدتك في الحصول على فكرة واضحة ، فقد يتسببون في حدوث ارتباك وتعقيدات لمشروعك.
مع ممارسة تتبع الوقت ، يكون الأبسط أفضل من أي شيء آخر ، لذا حاول تقليل كل عنصر إلى الحد الأدنى وتجنب إضافة أنشطة مشروع صغير غير ضرورية إلى الخطة. قد تكون النصيحة البسيطة هي استخدام المصطلحات الأوسع بدلاً من أجزاء الأنشطة الأصغر لوضع خطة تتبع الوقت المثالية.
5. الفترات الزمنية مفيدة جدًا دائمًا:
لتشجيع ممارسة تتبع الوقت ، هناك بعض الحيل المفيدة التي يمكن أن تجعل العملية أسهل. يعد تقسيم يومك إلى كتل زمنية أحدها. بالطبع يمكنك تقسيمها إلى أسابيع وأيام أيضًا ، لكن عادةً ما يعمل المصممون يوميًا ويفضلون التقسيم بالساعات. يعد تقسيم يومك إلى كتل زمنية وتخصيص كل كتلة لنشاط معين شكلاً أبسط من أشكال تتبع الوقت.
من خلال هذه العملية ، يصبح من السهل فهم النسبة الزمنية لكل نشاط. وتصبح أكثر انتباهًا ووضوحًا حول كيفية إدارة كل ساعة وتحديد الوزن. لذلك فهي خدعة بسيطة ورائعة لممارسة المزيد من تتبع الوقت في الروتين اليومي.
6. يمكن أن يؤدي الضغط الناتج عن تتبع الوقت إلى تحسين الإنتاجية:
من الناحية المثالية ، ليس الضغط هو الهدف الأساسي لتتبع الوقت. كما أن ممارسات تتبع الوقت الصارمة في المكاتب ليست مفيدة جدًا لأي شخص. ولكن إذا نظرت إلى الجانب الأكثر إشراقًا ، فإن تتبع الوقت يؤدي حتمًا إلى الضغط والانضباط ، وهو ما يمكنك اعتباره تحديًا إيجابيًا وتحويله لصالحك.
قبل تتبع الوقت ، قد تكون تعمل بأسلوب حر ، لكنك الآن تتبع نمطًا معينًا وتنظم وقتك جيدًا ، مما قد يؤدي بالتأكيد إلى زيادة الكفاءة. تشجع الإدارة الجيدة وعملية التصميم المنضبطة على نتائج أفضل وإخراج أسرع. لذا بدلًا من أن تغمر نفسك بالضغط ، حاول أن تضع بعض الضغط الذي يمكن تحمله واستمتع به بنتائج غير متوقعة.
7. يمكن لأجهزة تتبع الوقت التلقائية تقديم حلول مذهلة:
هناك برامج وأدوات مذهلة لتتبع الوقت التلقائي متوفرة في السوق. يمكنك العثور عليه مجانًا وللنسخ المدفوعة أيضًا. يتم استخدامها على نطاق واسع في المؤسسات الكبيرة لجعل الأمور أكثر سلاسة. تتمتع هذه الأدوات بوظائف وخيارات ممتازة لدعم أنشطة تتبع الوقت. تحصل على تجربة رائعة تجعل عملية تتبع الوقت أكثر إثارة ومتعة.
يمكن للأدوات التلقائية أن تهتم بكل نشاط صغير وكبير نيابة عنك وتمنحك الإخراج الذي تريده. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك الحصول على تحليلات وتقارير متنوعة ، وحفظ بياناتك ، وإنشاء عناصر جديدة وجعلها أكثر احترافية. لذلك إذا كنت ترغب في الوصول إلى مزايا تتبع الوقت المتقدمة ، فمن الجيد الحصول على بعض أدوات تتبع الوقت الذكية.
8. الحساب الصارم وغير المتحيز أمر لا بد منه:
إذا كنت مصممًا متخصصًا وتريد تنفيذ تتبع الوقت لنفسك ، فمن المهم أن تكون صادقًا تمامًا مع هذه العملية. بعد الحصول على جميع بيانات تتبع مشروعك ، تحتاج إلى الحساب والتوصل إلى نتيجة مناسبة. لا يوجد مجال للأعذار والنتائج المربكة لممارسات تتبع الوقت الصحيحة.
يجب أن تكون صارمًا وأن تأخذ حسابات غير متحيزة لتعرف الحالة الدقيقة لتتبع وقتك. التقرير نصف المحايد لا يفيد المصمم الذي يريد الحصول على فوائد تتبع الوقت المنضبط. لذلك على المدى الطويل ، من الأفضل تصحيح المعايير من البداية. حاول أن تتأكد من مراقبة البيانات بشكل نقدي وتقديم التقارير المناسبة.
9. تصنيف المشاريع وعمل العلامات خطوة أساسية:
يتوقع جزء الإبلاغ الانتباه والجهود بقدر جزء تتبع الوقت. عندما تتعامل مع مشاريع متعددة ، فأنت بحاجة إلى فهم طبيعة كل مشروع وتوقعاته. لا يمكن أن يساعدك تتبع الوقت ليوم واحد في التعمق في خط المشروع. لذا ابدأ في تحليل بيانات تتبع الوقت حسب المشاريع. ثم قم بإنشاء علاماتك المخصصة لأنواع مختلفة من المشاريع لجعل عملك أكثر تنظيماً وسلاسة.
يمكنك القيام بذلك على أساس الأنشطة الأساسية أو المخرجات أو العملاء أو المواعيد النهائية. وفقًا لعملك وسوقك ، تحتاج إلى اتخاذ هذه الخطوة وإنشاء فئات وعلامات لأغراض تتبع الوقت.
10. الانحرافات والتعديلات غير متسقة:
هناك شيء واحد يجب أن تفهمه في تتبع الوقت وهو أن مصادر التشتيت ثم التعديلات التي تتبعها ليست جزءًا ثابتًا من ممارسة تتبع الوقت. يمكن أن تكون ممكنة في المرحلة الأولى ، ولكن من المحظور بشدة أن تصبح جزءًا طبيعيًا. ومع ذلك ، إذا كنت تريد تجنب ما يشتت انتباهك من البدء ، فحاول استخدام شريحة وقت الإلهاء في الجدول.
بهذه الطريقة ، يمكنك تدريب عقلك على استخدام كل أنواع الإلهاء والأنشطة الأخرى في تلك الفترة الزمنية فقط - فكلما قل التشتت زادت النتائج ، وفي النهاية ، لم يتم إجراء أي تعديلات. لذا درب نفسك على اتباع نمط منضبط واستخدام الوقت بحكمة لتقرير تتبع الوقت المثالي.
11. الاحتفاظ ببيان شخصي والتقارير هي المكونات السرية:
حتى لو كان لديك مسؤول كبير لتقديم التقارير إليه ، فمن الأفضل الاحتفاظ بملاحظة شخصية وتقرير. يمكن أن يكون لبيانات تتبع الوقت عدة عوامل مؤثرة ، وإذا كنت تستخدم أداة تلقائية ، فلن تكون العديد من المتغيرات تحت سيطرتك. وهذا هو السبب في أن ورقة تتبع الوقت الشخصية يمكن أن تساعدك كثيرًا في تحليل عملك الفعلي ، ومن السهل الحفاظ عليها ومن السهل الحصول على نتائج مثمرة.
لذلك قم بتضمين ورقة شخصية من إدخالات الوقت في ممارسات تتبع الوقت ، خاصة عندما تعتمد على بعض الأدوات أو طريقة الاستعانة بمصادر خارجية. بهذه الطريقة ، يمكنك إعطاء تحليل تتبع الوقت الملموس لعميلك أو صاحب العمل.
12- تعتبر الأنشطة غير القابلة للفوترة مهمة أيضًا:
كما ذكرنا سابقًا ، يمكن أن تحتوي عملية التصميم على طبقات من الأنشطة المتعلقة بالبحث والتخطيط والإعداد والتصميم. لذلك عندما يكون لديك وقت لتتبع عملك لمشروع معين ، فأنت بحاجة إلى تضمين بعض الأنشطة غير القابلة للفوترة أيضًا لأنها تساهم أيضًا كثيرًا في النتيجة النهائية.
يجب أيضًا احتساب ساعات البحث الخاصة بك ، وجمع الموافقات والتراخيص الأساسية ، وإجراء تعديلات متعددة ، والعديد من الأنشطة الثانوية الأخرى التي قد لا تدرجها كأعمال تصميم أساسية في تقرير تتبع الوقت. لأنهم يكملون مشروعك ويكلفونك أشياء كثيرة.
13. تقدير المشروع ومراقبته في كل مرة:
بعد العمل على ممارسة مناسبة لتتبع الوقت لفترة من الوقت ، يمكنك التحرك نحو جزء التقدير والمراقبة. مع كل مشروع جديد ، يمكنك تقدير الوقت مقدمًا ثم مراقبته على فترات متعددة للتحقق من مدى قربك من تنبؤاتك الخاصة.
إنها خطوة أساسية لأنها تمنحك سلطة على دورة إدارة الوقت الخاصة بك. ببطء ، ستعرف عدد الساعات التي ستستثمرها في أنشطة ومشاريع مختلفة قبل العمل. ولكن يمكن أن يحدث ذلك فقط عندما تكون قد لاحظت بشكل نقدي نمط تتبع الوقت الخاص بك وتعرف على نظام العمل الخاص بك.
14. الأساليب والمعايير المعقدة ليست ضرورية:
إذا كنت تعتقد أن ممارسات تتبع الوقت المهنية المعقدة فقط يمكن أن تساعد في عملية التصميم الخاصة بك ، فأنت مخطئ بشكل خطير. في بعض الأحيان ، لا يتعين عليك اتخاذ الطريق الصعب لأن الخيارات البسيطة يمكن أن تؤدي المهمة أيضًا. وفقًا لنمط عملك وفهمك ، يمكنك الخروج بأي خطة أساسية لتتبع المسار الصحيح للوقت.
الدافع النهائي لتتبع الوقت هو الحصول على بيانات واضحة للوقت والمهام ذات الصلة ، والتي لا يجب بالضرورة أن تتضمن عمليات ومعايير معقدة. حاول أن تجعل الأمر بسيطًا قدر الإمكان بحيث يظل من السهل متابعته وتنفيذه في كل مرة تعمل فيها على مشروع جديد.
يساعد تتبع الوقت المصمم حقًا على معرفة مجالات خبرته والتحسينات الخاصة به. إن تقديم تصميم ناجح هو الهدف النهائي لوظيفة المصمم ، لكن تسليمه في غضون جدول زمني معقول له نفس القدر من الأهمية. يمكن أن يساعدك تطبيق ممارسات تتبع الوقت من بداية حياتك المهنية كثيرًا على المدى الطويل.
يساعدك على العمل بسلاسة مع مهارات تنظيمية أفضل. وفي مرحلة ما ، يشعر كل مصمم أن كل عملية من عملياته يجب أن يكون لها فترة زمنية محددة للتنبؤ بمشروع كامل قبل الموافقة على موعد نهائي معين. لذلك مع الأسرار المذكورة أعلاه ، ربما تكون لديك فكرة عن كيفية البدء وأين تحتاج إلى العمل.
يمكنك تحقيق دفع أفضل وفعالية أفضل من خلال ممارسات تتبع الوقت المناسبة. لذا راقب نمط عملك وابدأ في تنفيذ ممارسات تتبع الوقت بأولوية قصوى لتصبح الأفضل في السوق.